Wie gut ist Open Source ERP-Software?

Wie gut ist Open Source ERP-Software?

ERP-Systeme sind teuer. Da klingt ein Open Source ERP schon verlockend. Doch kommt man dabei wirklich billiger weg und was kann ein solches System?

Open Source ist für viele ein Schwert mit zwei Seiten. Zum einen ermöglicht dieses Modell auch ohne viel Geld in der Rückhand den Zugang zu komplexer Software, andererseits muss dafür zunächst einmal die notwendige Expertise zur Verfügung stehen. Gerade kleine Unternehmen stoßen hier schnell an ihre Grenzen. 

So wird aus dem vermutlichen Sparmodell schnell ein unübersichtliches und kostspieliges Projekt, dessen Mehrwert leicht in weite Ferne rückt. Wie man von Open Source ERP-Software profitieren kann, für wen dieses Modell eine echte Alternative darstellen kann und welche Systeme sich am Markt finden, all das soll Gegenstand dieses Artikels sein. 

Inhaltsverzeichnis 

Definition: Was ist Open Source?

Mit dem Begriff Open Source wird Software bezeichnet, dessen Quellcode öffentlich ist und von jedem frei eingesehen werden kann. Dieser lässt sich dann auch meist kostenlos verändern und nutzen. 

Im Gegensatz zu klassischen Softwaremodellen müssen Anwender hier keine Lizenzgebühr an den Entwickler entrichten. Im Kontext von ERP-Systemen kam der Open Source Ansatz immer wieder auf, um die teilweise sehr hohen Lizenzgebühren zu umgehen. 

Verschiedene Ansätze von Open-Source

Quellenoffene Lösungen werden oftmals aus altruistischen oder serviceorientierten Gründen angeboten. Oftmals bieten Unternehmen eine Open Source Lösung an, um an zusätzlichen Support-Leistungen zu verdienen. 

Es gibt jedoch auch eben jene nicht-kommerziellen Systeme, die von Communities weiterentwickelt werden. In Foren tauschen sich Anwender über mögliche Anpassungen aus und programmieren eigenständig Updates und Upgrades um die Open-Source-Software. 

Sich als Unternehmen auf ein derartiges System zu verlassen ist jedoch grob fahrlässig. Weder kann man mit Sicherheit sagen, dass die dargebotenen Funktionen funktionieren noch, dass Compliance-Anforderungen eingehalten werden. 

Open-Source ERP-Software in der Praxis

Eine ERP-Software unterstützt Unternehmen dabei, die eigenen Prozesse effizienter zu gestalten und Ressourcen einzusparen. Dazu bildet die Software alle Prozesse des Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese haben dann alle Akteure im Unternehmen gemeinsamen Zugriff. 

So lassen sich Informationen schneller teilen und Prozesse lassen sich abteilungsübergreifend realisieren. Das bedeutet auch, dass diese deutlich schlanker und ressourcenschonender von Statten gehen können. Die zentrale Aufgabe des Enterprise Resource Planning ist es, Verschwendungen von Ressourcen aufzudecken und diese durch effizientere Prozesse zu ersetzen. 

Branchenspezifische ERP-Software 

Eine ERP-Software unterstütz genau dabei. Dazu muss die Software jedoch perfekt zum Unternehmen passen und in der Lage dazu sein, sämtliche Abläufe in sich abzubilden. Werden Bereiche des Unternehmens ausgeklammert, gehen nicht nur wichtige Potentiale verloren. Auch die Datenbasis, auf dessen Grundlage Prognosen und Simulationen angestellt werden können, weißt Lücken auf. 

Viele ERP-Anbieter haben sich daher im Lauf der Jahre auf bestimmte Branchen spezialisiert und ihre Lösungen auf die Belange dieser Unternehmen angepasst. So finden sich zahlreiche ERP-Systeme für beispielsweise Finanzdienstleister, Unternehmen der diskreten Produktion, Lebensmittelhersteller oder für Logistikdienstleister. 

Diese branchenspezifischen ERP-Systeme sind hinsichtlich ihres Funktionsumfangs hochgradig auf die jeweilige Branche eines Unternehmens abgestimmt und sind in der Lage alle Prozesse einheitlich darzustellen. Genau hier setzt das erste Problem von Open Source ERP-Software an. Wir wollen im Folgenden einige wesentliche Probleme von diesem Modell genauer durchleuchten und aufzeigen, warum Open Source ERP-Systeme nicht die Heilsbringer sind, die man sich einst versprach. 

Passende Open Source-Lösung finden

Ein zentrales Problem von Open-Source-ERP-Software besteht allein schon darin, die passende Software zu finden. Anders als bei kommerzieller Software ist man stark darauf angewiesen, dass es bereits andere Unternehmen aus derselben Branche gibt, die eine solche Software zum Einsatz gebracht haben. 

Andernfalls müssten sämtliche Anpassung und spezifischen Funktionen eigenständig entwickelt und programmiert werden. Jede Open-Source-Software hat andere Schwerpunkte und man muss sich selbst darum kümmern, das für sein Unternehmen passende Paket zusammenzuschnüren. Die so zusammenkommende Vielzahl verschiedener Tools und Funktionen passen dann nicht immer optimal zusammen. 

Letztlich entsteht eine Art Patchwork-System, dass modernen Ansprüchen kaum gerecht wird. Zudem fehlt es an Schulungsmöglichkeiten zu den einzelnen Teilmöglichkeiten und man muss viel Zeit investieren, um die einzelnen Funktionen zu verstehen und diese treffend umsetzen zu können. 

Kaum Implementierungspartner für Open Source-ERP

Ein weiteres Problem bei Open Source ERP-Projekten stellt sich dann in den Weg, wenn ein passender Implementierungspartner gefunden werden muss. Viele Systemhäuser haben sich auf bestimmte ERP-Modelle spezialisiert und fungieren meist auch als deren Vertriebspartner. Das ist bei Open-Source-Lösungen anders. 

Zudem fehlt es schlichtweg an dem einen Open-Source-ERP-System um das sich herum mehrere Anbieter etabliert haben. Im CRM-Bereich findet man diese sehr wohl, doch geht es um eine ganzheitliche ERP-Software sucht man vergebens. Die Akzeptanz von Open-Source-ERP ist am Markt einfach deutlich geringer. 

Das hat viele verschiedene Gründe. Zum einen liegt dies an der hohen Komplexität dieser Systeme, zum anderen aber auch an der fehlenden Unterstützung bei der Prozessoptimierung und dem generell fehlenden Support. Auch ist der Anpassungsgrad enorm hoch, was wiederum mit hohen Kosten verbunden ist. 

Open-Source-ERP-Software ist keineswegs frei von Kosten

Wer denkt Geld mit einer Open-Source-Lösung einsparen zu können, realisiert meist recht schnell wie falsch er mit dieser Annahme lag. Fehlende Lizenzgebühren täuschen letztlich nur über die vielen Folgekosten eines solchen Unternehmens hinweg. Angefangen bei der Zeit die man in ein solches Unterfangen investiert, über notwendige externe Dienstleistungen und auch externe Tools, die nicht von der Software abgedeckt werden. 

Investierte Zeit bedenken

Eine Open Source ERP-Software ist mit unter sehr komplex und erfordert sehr viel Zeit bei der Implementierung und der Anpassung. Auch die spätere Wartung und Instandhaltung darf dabei nicht außer Acht gelassen werden. Dazu bedarf es tiefgehender Expertise in den eigenen Reihen. 

Die eigene IT-Abteilung sollte so gut aufgestellt sein, dass diese zu jedem Zeitpunkt eigenständig in der Lage ist Antworten auf auftretende Probleme zu finden. Ist dies nicht der Fall, bedarf es eines zuverlässigen externen Partners. In beiden Fällen entstehen Personalkosten, die bei der Projektplanung unbedingt mit bedacht werden sollten. 

Kosten für Add-Ons und weitere Funktionen

Oftmals steht der Kern einer Open-Source-ERP allen frei zur Verfügung. Add-Ons und weitere Funktionen zu dieser müssen dann jedoch beim Entwickler bezahlt werden. So kommt schnell eine stattliche Summe für Lizenzen zusammen und das bei einem System, dass eigentlich kostenlos sein sollte. 

Fehlt es an einer Funktion und am entsprechenden Add-On basierend auf diesem, bedarf es einer kompatiblen externen Lösung. Diese kostet dann in zweierlei Hinsicht Geld. Zum einen entstehen Kosten beim Erwerb zum anderen bei der Anpassung des Add-Ons an das ERP-System. 

Abhängigkeit von der Open-Source-ERP-Lösung

Ein weiterer negativer Effekt einer Open-Source-ERP besteht darin, dass man sich in eine enorme und vielschichtige Abhängigkeit gleich mehrere Akteure begibt. Zum einen muss man auf eine lebendige und stetig wachsende Community hoffen, die ständig neue Funktionen entwirft und weiterentwickelt. Nur so kann gewährleistet werden, dass die eigene ERP-Software auch langfristig einsatzfähig bleibt. 

Zudem ist man abhängig von kompatiblen Add-Ons. Benötigt man dringend ein passendes Ass-On so ist man entweder auf die Community oder aber auch externe Anbieter angewiesen, die entsprechende Funktionen für einen herausarbeiten. Auch kann niemand dafür garantieren, dass die Funktionen so einsetzbar sind und eben jene Mehrwerte schaffen, wie man sich das selbst vorstellt. 

Open-Source als Geschäftsmodell

Ein letzter Punkt muss bei unserer Betrachtung noch angesprochen werden. Es gibt Anbieter am ERP-Markt, die ihre Lösungen kostenfrei anbieten. Damit geben diese gerade kleinen und mittelständischen Unternehmen die Möglichkeit frühzeitig und ohne großen Kostenaufwand eine ganzheitliche ERP-Software zu implementieren. 

ERP-Software wächst mit dem Unternehmen

Das ist insofern eine gute Sache, also dass ein Unternehmen frühzeitig die Datenbasis schafft und effiziente Strukturen etablieren kann. Kosten entstehen dann eher langfristig, etwa wenn das eigene Unternehmen wächst und man weitere Lizenzen und Funktionen benötigt. 

ERP-Implementierung verursacht immer Kosten

Ebenso bieten die Anbieter diverse Dienstleistungen um die Open-Source-Software herum an, mit denen diese dann Geld verdienen. Dieses Modell kann sich durchaus für Unternehmen und Anbieter lohnen und eine für beide Seite lukratives Geschäft sein. Unternehmen sollten sich jedoch von dem Gedanken verabschieden, gratis eine ERP-Software in den eigenen Reihen gewinnbringend zum Einsatz zu bekommen. 

Fazit: Open-Source meist keine wirkliche Alternative

Es gibt zahlreiche Gründe, die gegen eine Open Source-ERP-Software sprechen. Angefangen bei der Abhängigkeit zu einer Community, über die notwendige Expertise in den eigenen Reihen bis hin zu den versteckten Kosten, die eine Implementierung letztlich mit sich bringt, erscheint eine open-Source längst nicht mehr so reizvoll wie zu Beginn. 

Dennoch können gerade kleine Unternehmen aus diesem Modell ihren Nutzen ziehen, etwa dann, wenn eine ERP-Software in einer rudimentären Version vom Anbieter Open Source angeboten wird und man dann mit dieser langfristig wachsen kann. Doch auch hier muss man sich darüber bewusst sein, dass ein solches System ebenfalls mit gewissen Kosten verbunden ist, die sich jedoch anders verteilen. 

Starten Sie Ihre ERP-Auswahl

Finden Sie das richtige ERP-System für Ihr Unternehmen

In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

Welche Art von Logistikdienstleistungen bieten Sie an?

Organisieren Sie die Ladungen wie folgt?

Sammelgut/Teilladungen (LTL)
Sammelgut/Teilladungen, die in einem Zentrum für mehrere Auftraggeber gebündelt werden
FTL
Komplettladungen für mehrere Auftraggeber
Dedicated Logistics
Transport für einen Auftraggeber

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen eigenen Fuhrpark?
Müssen Waren gekühlt transportiert werden?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art der Produktion betreibt Ihr Unternehmen?

Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Führen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten durch?
Arbeiten Sie mit Service Level Agreements?
Soll das ERP-System mit anderen Programmen verknüpft werden können?
Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Möchten Sie Stunden im System erfassen?

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Mitarbeiter
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