Eine ERP-Software für die Lebensmittelindustrie

Finden Sie heraus, worauf Sie bei der Suche nach einer ERP-Software für die Lebensmittelindustrie achten müssen.

Wie jede Branche hat auch die Lebensmittelindustrie spezielle Anforderungen an geeignete ERP-Software. Daher wollen wir uns an dieser Stelle einmal näher mit der Lebensmittelindustrie als Branche im Kontext des europäischen Marktes auseinandersetzen und wichtige Entwicklungen und Trends näher unter die Lupe nehmen. Denn diese nehmen großen Einfluss auf die Anforderungen, die Unternehmen dieser Branche an eine geeignete ERP-Software haben.

Zuvor werfen wir noch einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise einer ERP-Software und klären, warum es Sinn ergibt auf eine branchenspezifische ERP-Software zu setzen. Auch wollen wir Ihnen wichtige Tipps für die Suche nach einer passenden ERP-Software mit auf dem Weg geben.

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition

ERP ist die Abkürzung für „Enterprise-Resource-Planning“ und beschriebt die Aufgabe eines Unternehmens, die zur Verfügung stehenden Ressourcen möglichst effizient zu nutzen und keinerlei Verschwendungen zu produzieren. Dazu bedarf es schlanker und optimierter Prozesse und einer Möglichkeit diese mit den notwendigen Ressourcen zu versorgen.

Eine ERP-Software bietet genau dies. Alle Prozesse eines Unternehmens werden zunächst digital abgebildet. Die Daten werden dann auf einer zentralen Datenbank zusammengeführt. So werden Datensilos aufgebrochen und alle Abteilungen arbeiten fortan mit demselben Datenstamm. Das hat auch Einfluss auf die Prozesse.

Diese lassen sich deutlich schlanker und abteilungsübergreifend aufsetzen. Dadurch werden dann für die einzelnen Prozesse auch weniger Ressourcen notwendig. Unter Ressourcen versteht man in diesem Zusammenhang alle Betriebsmittel, die dem Unternehmen zur Erfüllung der eigenen Geschäftszwecke zur Verfügung stehen, wie beispielweise:

  • Materialien (Rohstoffe, Werkstoffe, Bauteile, etc.)
  • Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
  • Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.)
  • Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
  • Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
  • Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.)
  • Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)

Mit einer ERP-Software können alle Ressourcen optimal auf die vorliegenden Prozesse verteilt werden, ohne dass Engpässe oder Verschwendungen entstehen. Langfristig bietet der Einsatz einer ERP-Software so die Möglichkeit enorm viele Ressourcen in allen Bereichen eines Unternehmens einzusparen und gewinnbringend an anderer Stelle einzusetzen.

Auch verbessert die ERP-Software die Zusammenarbeit im Unternehmen. Informationen werden schneller geteilt, Prozesse transparenter und Fehlerquoten können gesenkt werden. Die gemeinsame Datenbasis ermöglicht die Etablierung abteilungsübergreifender Prozesse. Diese sind dann nochmals deutlich ressourcensparender und setzen weitere Kapazitäten frei.

Warum benötigt man eine branchenspezifische ERP-Software?

Dazu ist eine ERP-Software aus mehreren Modulen aufgebaut. Jedes Modul verfügt über zahlreiche Funktionen und deckt einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab. Die Funktionen unterstützen bei den alltäglichen Aufgaben in diesem Bereich und übernehmen teilweise ganze Prozessschritte.

So finden sich in einer ERP-Software grundlegende Module, aber auch branchenspezifische Module an. Je nach Bedarf des Unternehmens setzt sich eine ERP-Software aus all den Modulen zusammen, die es braucht um die eigenen Prozesse vollständig abbilden zu können. Module können beispielweise sein:

  • Business Intelligence
  • Customer Relationship Management
  • Dokumenten-Management
  • Finanzen
  • Global Business Management
  • Personalwesen
  • Installation und Wartung
  • Produktion

Nicht jedes Unternehmen benötigt beispielweise ein Produktionsmodul, dafür jedoch ein tiefgehendes CRM-Modul. Für andere Unternehmen bedarf es weniger Funktionen an dieser Stelle, dafür jedoch eines umfangreichen Lagerverwaltungssystems. Viele ERP-Anbieter haben sich daher über die Jahre auf bestimmte Branchen spezialisiert und Ihre ERP-Software auf die Bedürfnisse bestimmter Unternehmen angepasst.

Am ERP-Markt finden sich viele branchenspezifische Lösungen, die die Belange einzelner Branchen weit besser abdecken und viele wichtige Funktionen für eine bestimmte Branchen bereits in ihren Standardversionen enthalten. Eine allgemeine Software ist meist weit weniger dazu in der Lage alle Belange eines Unternehmens bereits im Standard zu erfüllen. Hier sind viele Anpassungen von Nöten, die meist mit großem Aufwand und Mehrkosten verbunden sind.

Warum benötigt man eine ERP-Software speziell für die Lebensmittelindustrie?

Die Lebensmittelindustrie hat ganze spezielle Anforderungen an eine ERP-Software hier müssen viele gesetzliche Bestimmungen und Vorgaben erfüllt werden, was sich vor allem auch in einer durchgängig transparenten Supply-Chain und einem umfangreichen Qualitätsmanagement niederschlägt.

Auch muss die Produktion in der Software abgebildet werden können. Rezepte müssen sich einfach und schnell anpassen lassen können, so dass die Produktion nie ins Stocken gerät. In einer ERP-Software für die Lebensmittelindustrie finden sich daher zahlreiche Funktionen, die bei allen Herausforderungen unterstützen.

Gerade im Umgang mit Lebensmitteln müssen beispielsweise Kühlketten eingehalten oder Ablaufdaten stetig im Blick behalten werden. Eine ERP-Software für die Lebensmittelindustrie ermöglicht eine transparente Organisation aller Güter und sorgt für ein besseres Management, vom Wareneingang bis zur Auslieferung.

Warum bedarf es eines ERP-Anbieters mit Branchenkenntnis in der Lebensmittelindustrie?

In kaum einer anderen Branche spielt die Erfahrung des Implementierungspartner bei der Auswahl der passenden ERP-Software eine so große Rolle, wie in der Lebensmittelindustrie. Kennt der Anbieter Ihre Branche, weiß er auch um die Schwierigkeiten und Herausforderungen, die sich bei der Implementierung einer neuen ERP-Software ergeben können.

Die Produktion soll möglichst reibungslos weiterlaufen, während die neue ERP-Software eingeführt wird. Ein unerfahrener Anbieter kann dies meist kaum bewerkstelligen. Der Wechsel oder die Einführung einer neuen ERP-Software stellt auch immer einen sensiblen Eingriff in den Prozessablauf eines Unternehmens da. Ohne umfangreiche Implementierungsstrategie kommt es zu Störungen, mit teils gravierenden Folgen.

Selbst große Lebensmittelhersteller sind davor nicht gefeit. Prominente Beispiele aus jüngster Vergangenheit zeigen, wie wichtig das Zusammenspiel von Unternehmen und Implementierungspartner bzw. Anbieter der Software ist. Ein erfahrender ERP-Anbieter mit umfangreicher Expertise in der Lebensmittelindustrie spricht zum einen dieselbe Sprache wie Sie und kann zudem mit wichtigen Tipps helfen, alle wichtigen Funktionen erfolgreich zu implementieren.

Viele ERP-Projekte scheitern an mangelnder Kommunikation und Missverständnissen zwischen Anbieter und Unternehmen. Daher sollte man bereits im Vorfeld der Auftragsvergabe auch genau auf den Anbieter und seine Services achten.

Wie finden Sie die richtige ERP-Software für die Lebensmittelindustrie?

Es ist nicht immer leicht den passenden Anbieter und das passende ERP-System zu finden. Am Markt finden sich tausende verschiedene ERP-Software-Lösungen, die allesamt ihre ganz eigenen Vor- und Nachteile in sich tragen. Daher gilt es zu Beginn jeder Sucher erst einmal herauszufinden, wonach Sie eigentlich genau suchen.

Eine IST-Analyse der eigenen Prozesse gibt Aufschluss darüber, wo genau Verbesserungspotentiale liegen und was von der neuen ERP-Software erwartet wird. Daraus gilt es dann konkrete Ziele abzuleiten, die mit der neuen ERP-Software verfolgt werden sollen.

Diese werden dann in einem Lastenheft festgehalten. Hier werden auch alle weiteren Rahmenbedingungen für das Projekt beschrieben. Diese betreffen das Budget, den zeitlichen Rahmen, die Nutzeranzahl, benötigte Schnittstellen, die IT-Infrastruktur usw. Zudem gilt es alle Funktionen die benötigt werden aufzulisten und zu priorisieren.

Mit alle diesen Informationen im Gepäck gestaltet sich die Suche dann deutlich einfacher. Vergleichsportale im Internet bieten die Möglichkeit viele verschiedene ERP-Lösungen zu filtern und miteinander zu vergleichen. So gelangen Sie schnell zu einer Shortlist von in Frage kommenden Anbietern und Lösungen und können die Lösungen testen.

Welche Funktionen benötigt die Lebensmittelindustrie in einer ERP-Software?

Werfen wir nun noch einen Blick auf ein paar essentielle Funktionen einer ERP-Software für die Lebensmittelindustrie. Dabei sei zuvor jedoch nochmals erwähnt, dass jedes Unternehmen andere Anforderungen an eine ERP-Software stellt. Daher können die hier aufgeführten Funktionen für das eine Unternehmen von großer Wichtigkeit sein während diese für das andere Unternehmen eher eine weniger hohe Priorität einnehmen.

Skalierbarkeit

Die Skalierbarkeit einer ERP-Software bezeichnet ihre Fähigkeit, sich den wachsenden Ansprüchen eines Unternehmens in Bezug auf die Leistung des Systems anzupassen. Hierbei geht es also um Flexibilität bei der Nutzeranzahl bzw. der benötigten Speicherkapazitäten.

Internationale Einsetzbarkeit

Im Zuge der Globalisierung ist es nicht unüblich, dass Unternehmen mit der Zeit mehrere Standorte in anderen Ländern eröffnen, um weiterhin konkurrenzfähig zu bleiben. Um diese Standorte auf globaler Ebene mit einander zu vernetzen und einen lückenlosen Datenaustausch zu gewährleisten, ist eine internationale Einsetzbarkeit der ERP-Software Voraussetzung.

Die Möglichkeit eines mobilen Zugangs

Mobilität spielt in unserer schnelllebigen Zeit eine immer größere Rolle. Hierbei handelt es sich um ein Phänomen, was sowohl im privaten Bereich als auch branchenübergreifend in der Wirtschaft auftritt. Ein mobiler ERP-Zugang bringt diverse Vorteile mit sich und wird zukünftig voraussichtlich immer wichtiger werden.

Releasefähigkeit

Das Innovationspotenzial ist besonders in der IT- und Softwarewelt enorm hoch. Um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben, sollten regelmäßig Updates zur Verfügung gestellt werden, die die Entwicklungen im Softwarebereich widerspiegeln.

Erweiterbarkeit des Funktionsumfangs

Sowohl der Markt als auch einzelne Unternehmen entwickeln sich stetig weiter und passen sich neuen Gegebenheiten an. Demnach ist es von besonderer Relevanz, dass neue Funktionen sofern sie benötigt werden möglichst problemlos hinzugebucht werden können.

Eine ganzheitliche Integration der Software-Landschaft

Letztlich ist nur eine vollständig integrierte ERP-Software eine effiziente Software. Insellösungen schränken den lückenlosen Informationsaustausch erheblich ein und verringern die Effizienz von Prozessen erheblich. Insgesamt schätzen Experten, dass künftig eine zunehmende Vernetzung der gesamten Supply Chain in der Lebensmittelbranche zu erwarten ist.

So könnte es beispielsweise künftig möglich sein, die Produktionsplanung auf Grundlage von Echtzeit-Konsumentendaten durchzuführen.

MES – Manufacturing Execution System

Unternehmen der Lebensmittelindustrie sind produzierende Unternehmen. Unabhängig von der gefertigten Ware haben diese Unternehmen eines gemeinsam: Sie profitieren erheblich vom Einsatz eines sogenannten Manufacturing Execution Systems – kurz MES. Im Deutschen wird häufig synonym der Begriff „Produktionsleitsystem“ verwendet.

MES als Teil der ERP-Software

Dabei ist das MES nicht als separate Lösung, sondern als wichtiger Bestandteil der ERP-Software zu verstehen. Hierbei handelt es sich in der Regel um ein mehrschichtiges Gesamtsystem, welches die die Produktion planenden und die betriebswirtschaftlich berichtenden Ebenen der Geschäftsressourcenplanung sowie den eigentlichen Produktionsprozess abdeckt.

Einfach ausgedrückt ermöglichen MES die Planung, Steuerung und Kontrolle der Produktion in Echtzeit. Dazu werden unter anderem Informationen aus der

  • Maschinendatenerfassung
  • Betriebsdatenerfassung
  • Personaldatenerfassung

hinzugezogen. Durch ein integriertes MES als Teil einer ganzheitlichen ERP-Software sind Unternehmen der Lebensmittelindustrie somit beispielsweise in der Lage, im Fall eines Zwischenfalls unmittelbar einzugreifen und Ausfallzeiten zu vermeiden.

Ein Integriertes Qualitätsmanagement (QM)

Unternehmen der Lebensmittelindustrie stehen unter großer Verantwortung. Internationale Standards wie ISO 9000 (Qualitätsanforderungen) oder ISO 22000 (Lebensmittelsicherheit) müssen zu jeder Zeit eingehalten werden. Hinzu kommt laut Lebensmittelverband ein zunehmendes Volumen an Auflagen. Diese beziehen sich in der Lebensmittelindustrie beispielsweise auf

  • Hygienevorschriften
  • Herkunftsabsicherung
  • Rückverfolgbarkeit

Aus diesem Grund ist ein entsprechendes Qualitätsmanagement zur betrieblichen Eigenkontrolle unabdingbar.

Prozesssicherheit und Qualität

Hinzu kommt, dass sich Unternehmen der Lebensmittelindustrie zwecks Kontrolle der Prozesssicherheit und Qualität laut Lebensmittelverband noch einer zweiten Kontrolle unterstellen. Durch die Vergabe von Marken-, Prüf- und Gütezeichen wie IFS (International Featured Standards) oder QS (Qualität und Sicherheit) wird die Sicherheit bzw. die Qualität der Lebensmittel gegenüber dem Verbraucher kommuniziert.

Um entsprechenden Anforderungen gerecht zu werden, ist ein in die ERP-Software integriertes Qualitätsmanagement-Modul daher unabdingbar.

Fazit: Eine ganzheitliche ERP-Software für die Lebensmittelindustrie

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass die Lebensmittelindustrie wie auch jeder andere Sektor individuelle, branchenspezifische Anforderungen an eine geeignete ERP-Software hat. Nur durch das Vorhandensein branchenspezifischer Funktionen kann eine entsprechende Software Unternehmen der Lebensmittelindustrie langfristig und nachhaltig unterstützen.

Wichtig ist dabei vor allem, dass entsprechende Funktionen nicht im Rahmen von Insellösungen bereitstehen, sondern als Teil einer ganzheitlich integrierten IT-Infrastruktur operieren. Bei der Suche nach einer passenden ERP-Software sollte daher immer auch auf branchenspezifische Software und einen erfahrenden ERP-Anbieter zurückgegriffen werden.