ERP-Auswahl: So finden Sie die passende Softwarelösung

Worauf müssen Sie achten und welche Fragen müssen beantwortet werden, bevor eine Entscheidung getroffen wird?

Bei der Auswahl eines ERP-Systems kann viel schiefgehen. Die Vielzahl unterschiedlicher Lösungen und Lieferanten macht es nicht einfacher. Noch dazu müssen Sie die benötigte Art der Software, der Module und Funktionalitäten, aber auch die, die Sie nicht brauchen, berücksichtigen.

Daher sollten Sie gut vorbereitet an die Entscheidung herangehen, um nicht den Überblick zu verlieren. Wie finden Sie also die passende ERP-Software für Ihr Unternehmen?

Inhaltsverzeichnis

• Was ist ERP? Eine Definition
• Wo fangen wir an?
• Stellen Sie die richtigen Fragen
• 1 | Was sind die technischen Rahmenbedingungen?
• 2 | Was ist Ihnen wichtig?
• 3 | Welche Funktionen und Module benötigen Sie?
• 4 | Welche Anforderungen muss der ERP-Anbieter erfüllen?
• 5 | Wie wird die endgültige ERP-Implementierung ablaufen?
• Die ERP-Entscheidung

Was ist ERP? Eine Definition

Das Enterprise Resource Planning (ERP)-System ist für die Automatisierung bestimmter manueller Tätigkeiten verantwortlich und fungiert dabei gleichzeitig als zentrale Datenbank. Verwaltungsprozesse, die zuvor manuell durchgeführt wurden, werden nun wesentlich effizienter gestaltet. Das spart Zeit und senkt gleichzeitig das Fehlerrisiko erheblich. Darüber hinaus haben alle Benutzer jederzeit Zugriff auf die aktuelle Datenbank, sodass sie immer mit den richtigen Daten arbeiten können.

Ein unverzichtbares System

Viele moderne Unternehmen können nicht mehr ohne ERP auskommen, dennoch gibt es viele Firmen, die den Schritt noch nicht gewagt haben. Lohnt sich diese Investition überhaupt?

Die Antwort auf diese Frage? Ein klares Ja! Die Zentralisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen spart enorm viel Zeit und eliminiert gleichzeitig das Risiko menschlicher Fehler. Außerdem erhalten Sie einen besseren Überblick über die Prozesse in und um das gesamte Unternehmen herum, was letzten Endes zur Steigerung der Rentabilität beiträgt.

Die richtige Lösung finden

Aber wie bereits erwähnt, ist die Auswahl einer Lösung, die wirklich zu Ihnen passt, leichter gesagt als getan. Denn es gibt viele Faktoren, die zum Erfolg beitragen.

Zunächst einmal muss das Paket natürlich den Gegebenheiten der Organisation entsprechen. Zudem sollte der ERP-Berater idealerweise mit den Tätigkeiten des Betriebs und der Branche, in der er tätig ist, vertraut sein. So soll er die Software besser auf die zuvor genannten Anforderungen abstimmen können. Diese Liste könnte noch lange so weitergehen.

Wo fangen wir an?

Die Entscheidung ist gefallen: Sie möchten ein ERP-System einführen. Aber wie geht es nun weiter? Zunächst einmal sollten Sie festhalten, dass diese Entscheidung in der Regel nicht innerhalb eines Tages getroffen wird. Es handelt sich um eine tiefgreifende Veränderung: Die Arbeitsweise des Betriebs steht vor einer kompletten Umstellung.

Dabei ist zu beachten, dass Menschen zwar Veränderung wollen, aber ungern aus den gewohnten Arbeitsroutinen gerissen werden. Um Widerstände zu vermeiden, ist eine klare Projektleitung wichtig, die den Übergang schrittweise begleitet und alle Beteiligten aktiv einbindet.

Um den gesamten Prozess so erfolgreich wie möglich zu gestalten, ist eine sorgfältige Vorbereitung unerlässlich. Entscheiden Sie sich für eine Anwendung oder einen Anbieter, der nicht wirklich zu Ihrem Unternehmen passt, werden Sie das früher oder später merken. Doch wie finden Sie heraus, ob eine ERP-Software wirklich Ihren Anforderungen entspricht?

Anforderungen variieren

Bevor wir uns mit diesen Überlegungen befassen, ist es wichtig, sich vor Augen zu halten, dass jede Organisation ihre eigenen Anforderungen und Bedürfnisse hat. Faktoren wie Unternehmensgröße, Struktur und Branche spielen dabei eine wichtige Rolle, denn zusammen bilden sie das endgültige Anforderungsprofil.

Die Frage nach dem Warum darf dabei natürlich nicht fehlen. Warum suchen Sie nach einer neuen Unternehmenssoftware? Was wird erwartet und welche Rolle soll es spielen?

Stellen Sie die richtigen Fragen

Das ERP-System, für das Sie sich schließlich entscheiden, soll Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern. Deshalb ist es wichtig, bei der Suche nach der richtigen ERP-Lösung immer die folgenden Fragen zu stellen. So kann man sich sicher sein, dass die Anwendung auch tatsächlich den Bedürfnissen des Kunden entspricht.

1 | Was sind die technischen Rahmenbedingungen?

Um die spezifischen Anforderungen festlegen zu können, ist es wichtig, dass Sie zunächst einen Blick in den Spiegel werfen. Was machen Sie, warum machen Sie das und wie soll die Software-Lösung Sie dabei unterstützen? Darüber hinaus muss auch die bestehende IT-Infrastruktur berücksichtigt werden, da die vorhandenen Softwareanwendungen mit dem ERP-System kompatibel sein müssen.

Stellen Sie sich in dieser Phase folgende Fragen:

• Wollen wir die Software auf unserem lokalen Server implementieren oder entscheiden wir uns für die Cloud?
• Welches Betriebssystem verwenden wir derzeit?
• Welche Anwendungen müssen mit ihr verbunden werden?
• Verfügen wir über das Wissen, um die Implementierung selbstständig zu begleiten, oder brauchen wir in der Anfangsphase noch Unterstützung?
• Wie benutzerfreundlich muss die Lösung sein? Sind unsere Mitarbeiter technisch geübt, um alle Funktionen der Plattform selbstständig zu entdecken, oder benötigen sie ein fertiges Softwarepaket, in dem alles klar und einfach erklärt wird?
• In welchen Sprachen muss das System verfügbar sein?
• Mit welcher Währung arbeiten wir?

2 | Was ist Ihnen wichtig?

Nachdem diese Rahmenbedingungen definiert und sozusagen ein Entwurf des Unternehmens erstellt wurde, ist es an der Zeit, sich mit der internen Motivation zu befassen. Diese Software soll Abläufe effizienter gestalten und wertvolle Erkenntnisse liefern, mit denen Firmen ihre Rentabilität steigern können. Was dabei genau benötigt wird, kann jedoch unterschiedlich sein.

Überlegen Sie in diesem Schritt:

• Wie soll das System zur Steigerung unserer Produktivität beitragen?
• Was sind unsere Mission und Vision? Und welche Rolle könnte die ERP-Software bei der Verwirklichung dieser Ziele spielen?
• Wie dynamisch ist unser Markt? Wie wichtig ist es, dass die Anwendung schnell auf Veränderungen in unserem Markt oder unserem Betrieb reagieren kann?
• Wie viel Wert legen wir auf Modernisierung und Digitalisierung? Möchten wir, dass unsere ERP-Umgebung mit den neuesten technologischen Innovationen ausgestattet ist, oder reicht uns eine „einfache” Version?
• Wie wird sich unsere Firma in den nächsten Jahren voraussichtlich entwickeln? Und inwiefern trägt die Anwendung dazu bei?

Letztendlich ist es von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich, welche Fragen Vorrang haben.

Integriert oder Best-of-Breed?

Oft wird auch die grundsätzliche Architektur des Systems unterschätzt: Möchten Sie ein integriertes ERP aus einer Hand, bei dem alle Funktionen bereits aufeinander abgestimmt sind? Oder setzen Sie auf den sogenannten Best-of-Breed-Ansatz, bei dem Sie für jeden Geschäftsbereich die jeweils beste spezialisierte Lösung wählen und diese dann miteinander verknüpfen?

Beide Modelle haben Vor- und Nachteile: Integrierte Systeme sind häufig kostengünstiger, lassen sich schneller einführen und sind wartungsärmer. Best-of-Breed-Lösungen bieten hingegen maximale Flexibilität und können besser auf individuelle Anforderungen abgestimmt werden. Diese erfordern aber auch mehr Koordination und Integration.

3 | Welche Funktionen und Module benötigen Sie?

Die meisten ERP-Lösungen sind modular aufgebaut. Das bedeutet, dass die Softwareumgebung aus verschiedenen Funktionen und Komponenten besteht, die jeweils ihre eigene Aufgabe erfüllen.

Ein Vergleich: Man könnte sich das ERP-System wie ein Einkaufszentrum vorstellen. Ein Einkaufszentrum besteht nämlich aus vielen verschiedenen Geschäften, die jeweils ihre eigenen Produkte und Dienstleistungen verkaufen. Die Geschäfte sind in diesem Fall die Module der ERP-Anwendung.

Viele ERP-Lösungen verfügen über eine Reihe von Grundfunktionen und -modulen. Lassen Sie uns einige davon auflisten.

Customer Relationship Management (CRM)

Fast jedes Unternehmen benötigt ein CRM-Modul. Das Customer Relationship Management beschäftigt sich mit allen Formen des Kundenkontakts: vom Kundenservice über das Marketing bis hin zum Vertrieb.

Genau wie das ERP-System ist auch die CRM-Software in der Lage, bestimmte Prozesse zu automatisieren. Denken Sie dabei beispielsweise an die Verarbeitung von Kontaktdaten oder die Analyse der Social-Media-Kanäle. Zusätzlich fungiert die CRM-Umgebung auch als zentrale Datenbank: Was auch immer Sie über einen Kunden wissen möchten, finden Sie im CRM-System.

Lesen Sie auch „Was ist der Unterschied zwischen ERP und CRM?"

Finanzbuchhaltung

Jede ERP-Software verfügt über eine Umgebung, in der man alles über die eigenen Finanzen sehen kann. Es vermittelt ein besseres Bild über die allgemeine finanzielle Lage der Firma und dient gleichzeitig als zentrale Datenbank für alle ein- und ausgehenden Zahlungen und Rechnungen. So haben Benutzer jederzeit einen Überblick über ihre Transaktionen.

Projektmanagement

Viele Unternehmen arbeiten zumindest teilweise auf Projektbasis. Eine Komponente, die das Projektmanagement unterstützt, bringt in diesem Fall viele Vorteile mit sich. Alle Schritte des Projekts werden übersichtlich dargestellt, sodass man genau sehen kann, in welcher Phase sie sich befinden. Dadurch erhält man auch einen Überblick darüber, was noch zu tun ist, wie viel es noch kosten wird und so weiter.

Eigene Gestaltung

Das waren nur drei Funktionen und Module, die man in fast jedem ERP-System findet. Die ERP-Umgebung kann jedoch noch viel mehr umfassen. So gibt es beispielsweise Funktionseinheiten, die bei der Optimierung des Lagers (das WMS) oder der effizienteren Gestaltung von Routen (das TMS) helfen. Am Ende muss der Kunde entscheiden, welche Komponenten essenziell sind.

„ERP-Funktionen: Übersicht der wichtigsten Module”

4 | Welche Anforderungen muss der ERP-Anbieter erfüllen?

Bei der Auswahl einer geeigneten Unternehmenssoftware ist es daher sehr wichtig, feste Vorstellungen zu haben. Gleiches gilt jedoch auch für den Anbieter, für den Sie sich letztendlich festlegen. In vielen Fällen gehen beide Parteien eine langfristige Zusammenarbeit ein.

Daher ist es wichtig, die folgenden Kriterien zu berücksichtigen:

• Verfügt der Anbieter über Erfahrung und Kenntnisse in Ihrer Branche sowie mit den branchenspezifischen Herausforderungen, mit denen Sie konfrontiert sind?
• Wie flexibel ist der Anbieter? Angenommen, wir möchten die Anzahl der Nutzer in zwei Jahren verdoppeln, kann er das bewältigen?
• Wenn wir Fragen haben, wann und auf welchem Weg können wir den Anbieter kontaktieren?
• Wie oft findet eine Wartung statt? Und wie lange haben wir dann keinen Zugriff auf unsere Softwareumgebung?
• Wie gesund ist der Lieferant selbst? Ist er gerade erst am Anfang oder handelt es sich um ein Unternehmen, das schon seit Jahrzehnten besteht?

5 | Wie wird die endgültige ERP-Implementierung ablaufen?

Schließlich muss auch über die Implementierung des Systems nachgedacht werden. Indem Sie sich auf die Anforderungen und Wünsche im Vorhinein optimal vorbereitet haben, werden Unklarheiten vermieden. Und Unklarheiten führen schlussendlich nur zu Verzögerungen.

Dies sind die wichtigsten Faktoren für eine erfolgreiche Implementierung von ERP:

• Gibt es eine Testversion?
• Welche Support-Möglichkeiten werden angeboten? Müssen wir die neue Plattform selbst erkunden, findet ein Workshop statt oder müssen wir anhand digitaler Handbücher arbeiten?
• Der „Go-Live”: Führen wir das neue Tool schrittweise ein oder erfolgt dies auf einmal?

Die ERP-Entscheidung

Wenn uns all diese Überlegungen etwas lehren, dann ist es, dass es kein perfektes ERP-System gibt. Jede Software und auch jedes Unternehmen ist einzigartig. Jeder hat seine eigenen spezifischen Anforderungen, die von einem bestimmten ERP-Anbieter am besten erfüllt werden können.

Wenn Sie die oben genannten Fragen so vollständig wie möglich beantworten können, sind Sie in der Lage, eine fundierte Entscheidung zu treffen. Eine Entscheidung, die Ihren spezifischen Ansprüchen entspricht. So wird sichergestellt, dass die Softwarelösung auch wirklich zu Ihnen passt.

Zum Abschluss dieses Artikels noch ein nützlicher Tipp: Sie haben das ideale System oder den idealen Anbieter gefunden, aber es fehlt noch eine Funktion, die Sie wirklich benötigen? Sprechen Sie darüber! In vielen Fällen ist es nämlich durchaus möglich, eine bestimmte Funktion oder ein bestimmtes Modul hinzuzufügen. Lassen Sie sich also nicht von den Standardmöglichkeiten abschrecken, sondern fragen Sie nach!