Eine ERP-Software für die Produktion

Produzierende Unternehmen unterscheiden sich in ihren Prozessen enorm voneinander. Eine ERP-Software für die Produktion muss also vor allem eins – flexibel sein.

Unternehmen der Produktion müssen mit einer ERP-Software komplexe und oftmals hoch individualisierte Prozesse abdecken. Daher bedarf es ERP-Software-Lösungen, die dazu in der Lage sind.

Wir wollen Ihnen zeigen, warum gerade die Produktion bei ihrer Auswahl einer passenden ERP-Software auf branchenspezifische Software und einen Partner mit Kenntnissen der Branche setzen sollte.

Zudem wollen wir einen Blick auf die Unterschiede zwischen Prozessproduktion und diskreter Fertigung werfen und herausstellen, welche unterschiedlichen Anforderungen sich dabei für eine ERP-Software ergeben.

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition

Die Abkürzung ERP steht für das sogenannte „Enterprise-Resource-Planning“. Hierbei geht es um die effiziente Planung, Steuerung und Verwendung aller Ressourcen über die ein Unternehmen verfügen kann. Alle Ressourcen sollen nach Möglichkeit so eingesetzt werden, dass es zu keinem Zeitpunkt zu Verschwendungen dieser kommt.

Gleichzeitig soll der Prozessablauf zu jeder Zeit reibungslos von Statten gehen können. Dazu gilt es die vorhandenen Ressourcen so effizient wie möglich auf die vorliegenden Prozesse zu planen. Dabei werden unter Ressourcen sämtliche Betriebsmittel verstanden, auf die das Unternehmen zurückgreifen kann.

Alle Ressourcen im Blick

Neben den zu verarbeitenden Materialien werden auch die Maschinen und Anlagen, Immobilien, Werkzeuge, aber auch finanzielle Mittel oder das Personal als Ressourcen verstanden. Es gilt alle Prozesse zentral zu steuern, zu planen und zu überwachen. Das wird mit einer ERP-Software möglich.

Diese bildet sämtliche Prozesse digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. So lassen sich viele Prozesse abteilungsübergreifend und somit effizienter gestalten und verschlanken. An vielen Stellen können Abläufe auch durch das System selbst automatisiert werden, was weitere Einsparungen von Ressourcen zur Folge hat.

Aufgebaut ist eine ERP-Software aus mehreren Modulen, die jeweils einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen abdecken. Es finden sich Module für die Produktion, für das Warehouse-Management, die Personalverwaltung oder auch das Rechnungswesen an. Je nach Bedarf des Unternehmens werden dann Module und Funktionen so zusammengestellt, dass die gesamten Prozesse abgedeckt werden können.

Warum benötigt man eine branchenspezifische ERP-Software?

Da sich Unterschiede zwischen Unternehmen vor allem entlang ihrer Branchenzugehörigkeit manifestieren, haben sich ERP-Software-Lösungen immer mehr bestimmten Branchen angepasst. So finden sich am Markt spezielle ERP-Lösungen für den Bau, für Business Services oder eben auch für die Produktion.

Mit einer standardisieren ERP-Software lassen sich zwar die wesentlichsten Prozesse eines Unternehmens, wie die Buchhaltung oder das Dokumentenmanagement abbilden, doch spezifische Prozesse und Bereiche sind oftmals weit weniger differenziert. Daher empfiehlt es sich meist auf eine branchenspezifische ERP-Software zurückzugreifen.

Warum benötigt man eine ERP-Software speziell für die Produktion?

Insbesondere produzierende Unternehmen weisen hochdifferenzierte Prozesse auf, die es softwareseitig abzubilden gilt. Der Materialfluss muss zu jedem Zeitpunkt gewährleistet werden. Fehlen an einer Stelle Ressourcen, stockt der gesamte Betriebsablauf. Die Schäden können dann mitunter gravierend sein.

Gleiches gilt für die Produktionsanlagen. Fällt eine Anlage aus, hat das direkten Einfluss auf alle anderen Prozesse. Daher spielen auch die Wartung und Instandhaltung innerhalb der ERP-Software eine zentrale Rolle. Ebenso im Fokus steht die Lagerverwaltung. Es gilt die Lagerzeiten so gering wie möglich zu halten und auch die Kapitalbindung weitestgehend abzubauen.

Warum bedarf es einer ERP-Software speziell für die diskrete Fertigung?

Die diskrete Fertigung ist durch eine Produktionsumgebung gekennzeichnet, in der sich hergestellte Produkte in abzählbare Einheiten einteilen lassen. Hier entstehen also aus Materialien und Rohstoffen neue, abzählbare Produkte. Stücklisten sind hier von zentraler Bedeutung. Oftmals bedarf es vieler verschiedener Prozessschritte, bis das End- oder Teilprodukt fertig gestellt ist.

Dabei kommt es auch zu manuellen Installationsschritten und vielen automatisierten Abläufen. All diese Schritte müssen in einer einheitlichen ERP-Software abgebildet werden können. Stockt der Prozess an der einen Stelle, kann das System direkt reagieren und Lösungsvorschläge errechnen, die den Schaden begrenzen.

Warum bedarf es einer ERP-Software speziell für die Prozessproduktion?

In der Prozessproduktion wird vor allem mit Rezepten gearbeitet. Gekennzeichnet ist die Prozessindustrie dadurch, dass sich das Endprodukt nicht mehr ohne weiteres in die ursprünglichen Rohstoffe zurückführen lassen. Hier werden mittels besonderer Verfahren Rohstoffe durch Umwandlung zu neuen Produkten verarbeitet.

Beispiele sind die Lebensmittelindustrie oder auch die Pharmazie. Es bedarf einer Rezepturverwaltung innerhalb einer ERP-Softwarelösung, mit der sich Rezepte erstellen und verändern bzw. anpassen lassen können.

Auch die Lagerverwaltung spielt eine zentrale Rolle. Oftmals wird mit verderblichen Gütern gearbeitet, was bedingt, dass hier besonders geplant werden muss. Die Lagerung selbst unterliegt oft anderen Gesetzmäßigkeiten. All diese Faktoren bedingen es, dass eine branchenspezifische ERP-Software unbedingt von Nöten ist.

Warum bedarf es eines ERP-Anbieters mit Branchenkenntnis in der Produktion?

In der Produktion, ganz gleich ob in der diskreten oder Prozessproduktion, kommt es zu besonderen Herausforderungen. ERP-Software-Systeme müssen dazu in der Lage sein, alle Schritte abzubilden, ohne dabei den Ablauf grundlegend zu verändern oder zu stören. Die Software muss sich meist weit mehr an die Prozesse des Unternehmens anpassen als umgekehrt.

Keine besonders leichte Herausforderung. Ein Implementierungspartner ohne ausreichende Erfahrung in der Einführung von ERP-Systemen in der Produktion kann dies oftmals nicht leisten. Ebenso weiß er nicht, wo genau die Fallstrike bei der Einführung liegen können und worauf es im Speziellen ankommt.

Produktionsablauf darf nicht gestört werden

Gerade in der Produktion muss eine ERP-Software absolut perfekt aufgesetzt sein, ehe diese live gehen kann. Wird der Produktionsablauf nachhaltig gestört, kann diese zu immensen Schäden führen. Auch kann dann nicht ohne weiteres auf alte Systeme zurückgegriffen werden. Daher ist es so wichtig, dass der entsprechende Implementierungspartner weiß, was er tut.

Immer wieder hört man von fehlgeschlagenen ERP-Einführungen in produzierenden Unternehmen. Auch prominente Hersteller sind davor nicht immer gefeit. Mit einem erfahrenen Anbieter lässt sich dieses Risiko jedoch minimieren.

Wie finden Sie die richtige ERP-Software für Ihr Produktionsunternehmen?

Am ERP-Markt finden sich unzählige Lösungen die sich teilweise mehr teilweise weniger auf bestimmte Branchen und Unternehmensgrößen spezialisiert haben. Die richtige ERP-Software zu finden ist da sicher kein leichtes Unterfangen. Elementar bei der Such nach der passenden Software ist zu wissen wonach Sie eigentlich genau suchen.

Daher empfiehlt es sich zu Beginn erst einmal ein umfangreiches Lastenheft zu erstellen. Darin halten Sie Ihre konkreten Ziele fest, die Sie mit der Einführung der neuen Software verfolgen. Ebenso werden alle weiteren Rahmenbedingungen, wie der zeitliche Rahmen, Nutzeranzahl und Budget darin festgehalten.

Alle Faktoren im Lastenheft festhalten

Dann gilt es sämtliche Funktionen, über die das System verfügen muss, aufzulisten und zu priorisieren. Mit dieser Liste lässt sich dann die Suche deutlich effizienter gestalten. Vergleichsportals bieten Filter, mit denen sich dann alle ERP-Lösungen anzeigen lassen, die Ihre Kriterien erfüllen. Das Lastenheft hat jedoch noch einen weiteren Nutzen.

Ihr Implementierungspartner kann an Hand Ihres Lastenheftes deutlich besser verstehen worauf es Ihnen insbesondere ankommt und dementsprechend Anpassungen deutlich besser umsetzen. Die Kommunikation zum Anbieter spielt ohnehin eine enorm wichtige Rolle im Implementierungsprozess, die es nicht zu unterschätzen gilt.

Welche Funktionen benötigt die Produktion in einer ERP-Software?

Werfen wir nun einen Blick auf ein paar elementare Funktionen und Module einer ERP-Software für die Produktion. Da kaum ein Unternehmen dem anderen in Gänze gleicht, benötigt jedes Unternehmen andere Funktionen. Daher kann hier nur ein großer Überblick über mögliche Funktionen gegeben werden.

Zunächst widmen wir uns einigen Funktionen, die sowohl für die diskrete Fertigung als auch für die Prozessproduktion relevant sind. Im Anschluss daran blicken wir noch auf ein paar spezielle Funktionen beider Branchen.

Warehouse-Management (WMS)

Mit dem Warehouse-Management-Modul lassen sich alle ein- und ausgehenden Waren zentral verwalten und überwachen. Alle Warenströme innerhalb des Unternehmens lassen sich in diesem Modul abbilden und nachverfolgen. So ist für jeden Artikel direkt ersichtlich, wann dieser in welchen Prozess überführt wird.

Das Modul und die diversen Funktionen in diesem helfen dabei die Kapitalbindung im Lager möglichst gering zu halten und gleichzeitig den reibungslosen Produktionsablauf gewährleisten zu können. Es lassen sich optimale Lagerstandorte und Routen entwickeln, die auch innerhalb des Lagers die Prozesse effizienter gestalten.

Rechnungswesen und Controlling

Jedes Unternehmen, ganz gleich welcher Branche dieses angehört, muss sich mit den Finanzen auseinandersetzen. Mit einem umfangreichen Finanzmodul lassen sich viele lästige Alltagsaufgaben automatisieren. Rechnungen werden automatisch erstellt und verbucht und Finanzberichte lassen sich erstellen.

Diese helfen dann auch bei unternehmerischen Entscheidungen. Die wichtigsten Kennzahlen werden erhoben und ausgewertet, so dass genau evaluiert werden kann, wie es um die jeweiligen Posten bestellt ist.

Qualitätsmanagement

Das Qualitätsmanagement spielt für produzierende Unternehmen eine übergeordnete Rolle. Mit diesem wird zum einen sichergestellt, dass die angelieferten Produkte von Zulieferern von gleichbleibender Qualität sind. Zum anderen wird die eigene Produktion überwacht und die Produkte laufend getestet. Kommt es zu Fehlern, meldet die Qualitätskontrolle dies direkt und es kann entsprechend gehandelt werden.

Lieferantenmanagement

Produzierende Unternehmen haben ihre bevorzugten Lieferanten. Gleichsam will man auch nicht nur von einem Lieferanten abhängig sein. Ausfälle bei diesem führen dann auch automatisch zu Ausfällen im eigenen Produktionsablauf. Mit dem Lieferantenmanagement lassen sich alle potentiellen und aktuellen Lieferanten verwalten. Von der Kontaktpflege über Konditionen bis hin zur Bestellung lassen sich alle wichtigen Prozesse rund um das Lieferantenmanagement zentral mit diesem Modul verwalten.

Produkt-Konfiguration

Kunden verlangen immer häufiger nach individuellen Anpassungen von Artikeln jeglicher Art. Sowohl in der Prozess- als auch in der diskreten Fertigung kommen Produkt-Konfiguratoren zum Einsatz. Kunden haben mit diesem Tool die Möglichkeit Produkte nach Ihren Wünschen zu gestalten. Die Verbindung zur ERP-Software ermöglicht die automatische Preisgestaltung und es kann ein möglicher Liefertermin angezeigt werden.

Welche speziellen Funktionen benötigt die diskrete Fertigung in einer ERP-Software?

Neben den zuvor aufgeführten Funktionen, gibt es noch spezielle, nur für die diskrete Produktion konzipierte Funktionen. Auf eben jene wollen wir im Folgenden ebenfalls einen Blick werfen. Im Anschluss daran widmen wir uns dann all jenen Funktionen, die speziell für die Prozessindustrie entwickelt wurden.

Computer Aided Design (CAD-Software)

Die Entwicklung von Produktvarianten wird durch eine CAD-Software in Verbindung mit der ERP-Software massiv vereinfacht. Entwickler können einfach auf die vorhandenen Daten zurückgreifen. Stücklisten müssen nicht permanent manuell angepasst werden. Durch die Verbindung zum Warenlager ist immer ersichtlich welche Artikel zur Herstellung einer neuen Spezifikation noch vorhanden sind und welche nachbestellt werden müssen.

Stücklisten erstellen

Unternehmen der diskreten Fertigung arbeiten hauptsächlich mit Stücklisten. Stücklisten sind hier Listen die alle Teile eines Produktes enthalten. So ist immer ersichtlich welche Artikel und Materialien für die Herstellung des Endproduktes von Nöten sind. Auch sind hier alle Aktionen und Prozessschritte für die Produktion festgehalten.

Welche speziellen Funktionen benötigt die Prozessproduktion in einer ERP-Software?

Auch die Prozessproduktion benötigt innerhalb ihrer ERP-Software spezielle Funktionen zur Bewältigung und zur Abbildung der eigenen Produktion. Werfen wir einen Blick auf einige dieser Funktionen.

Rezepturverwaltung

Allen voran ist die die Rezepturverwaltung anzumerken. Im Gegensatz zur diskreten Fertigung, wo mit Stücklisten gearbeitet wird, sind hier Rezepte entscheidend. In diesen wird die genau Zusammensetzung des Endproduktes festgehalten. So lassen sich beispielsweise Inhaltsverzeichnisse automatisch erstellen.

Auch lassen sich Rezepte einfach anpassen und bei bedarf verändern. So können Produktvarianten einfach erstellt werden. Das System errechnet dann den Bedarf an Rohstoffen neu und passt die Bestellungen an den Lieferanten gleich mit an.

Branchenspezifische Vorschriften einhalten

Insbesondere für die Prozessindustrie gelten unzählige gesetzliche Vorgaben. Man denke nur an die Lebensmittelindustrie oder Hersteller pharmazeutischer Produkte. Nicht nur nationale Vorgaben gilt es zu beachten, auch die EU schreibt diverse Vorgaben aus. Wenn beispielweise mit Gefahrengütern gearbeitet wird, müssen im ERP-System Protokolle hinterlegt sein, die die Erstellung eines korrekten CMR-Frachtbriefes ermöglichen.

In der Lebensmittelindustrie werden dann Gefahrenanalysen und HACCP-Protokolle (Hazard Analysis and Critical Control Points) relevante. Mit der ERP-Software lassen sich hier alle relevanten Daten speichern und auswerten.

Fazit: ERP-Software passend zum eigenen Produktionsunternehmen wählen

Eine ERP-Software für die Produktion ist sehr vielfältig. Am Markt finden sich diverse Lösungen, die sich auf bestimmte Branchen innerhalb der Produktion spezialisiert haben. Hier den Überblick zu behalten ist nicht immer leicht. Daher ist es elementar zu wissen, wonach genau gesucht wird. Auch der Anbieter selbst spielt eine entscheidende Rolle.

Je mehr Erfahrung dieser in Ihrer Branche mitbringt, desto besser lassen sich etwaige Komplikationen im Implementierungsprozess vermeiden. Nutzen Sie daher die Möglichkeit, mehrere Anbieter zu vergleichen und die Systeme vorab zu testen. Die Mehrwerte, die sich mit einer ERP-Software erzielen lassen, sind den Mehraufwand in jedem Fall wert.