Was ist eine Projektverwaltungssoftware?

Mit Hilfe der richtigen Werkzeuge können Sie Ihr Projektmanagement und die damit verbundene Verwaltung effizienter und strukturierter gestalten.

Viele Unternehmen arbeiten ganz oder zumindest teilweise auf Projektbasis. Um diese Projekte zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen, bedarf es einer hervorragenden Planung und Kontrolle. Koordination und Kommunikation sind für den Projekterfolg unerlässlich.

Eine Projektmanagement- oder Projektverwaltungssoftware sorgt dafür, dass alle Schritte klar geplant und kontrolliert werden, so dass die Mitarbeiter in jeder Phase wissen, was zu tun ist. Dadurch wird die gegenseitige Zusammenarbeit deutlich verbessert und Projekte werden viel häufiger zu einem erfolgreichen Abschluss gebracht. In diesem Blog gehen wir auf die Möglichkeiten einer solchen Software ein.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist eine Projektverwaltungssoftware?
• Die Vorteile
• Die Funktionen
• Die Rolle des ERP-Systems
• Ein System, das zu Ihnen passt
• Zusammenfassung

Was ist eine Projektverwaltungssoftware?

Software zur Unterstützung des Projektmanagements ermöglicht es Unternehmen, ihre Projekte softwaretechnisch abzubilden. Alle Daten werden in einer zentralen Datenbank gespeichert. So können alle Beteiligten auf die neuesten und wichtigsten Daten zugreifen, was zu einer besseren Kommunikation, Transparenz und einem besseren Endergebnis des Projekts führt.

Projekte in der Cloud

Die Funktionalitäten der Projektmanagement-Software sorgen für schnellere und effizientere Prozesse. Man kann diese Software auf lokalen Servern installieren lassen, aber Software in der Cloud ist heutzutage viel beliebter. Das liegt daran, dass sie ein gemeinsames Arbeiten unabhängig vom Standort ermöglicht.

Die Software wird den Nutzern über das Internet zur Verfügung gestellt; die jeweiligen Anbieter sind gleichzeitig dafür verantwortlich, die Software auf dem neuesten Stand zu halten.

Die Vorteile

Die Vorteile des Einsatzes von Projektmanagement-Tools sind zahlreich. Die wichtigsten seien hier genannt.

1 | Kommunikation

Alle am Projekt beteiligten Personen und Unternehmen sollten idealerweise über das gleiche Tool mit den gleichen Daten verfügen. So ist sichergestellt, dass jeder zu jeder Zeit weiß, was vor sich geht. Darüber hinaus verfügen diese Systeme oft über Kommunikationsmöglichkeiten innerhalb der Software; Die Beteiligten können Fragen stellen oder Kommentare hinterlassen.

2 | Transparenz

Wenn ein Projekt scheitert, ist oft mangelnde Transparenz eine der Ursachen. Die richtige Software hilft, dies zu verhindern. Die Daten werden aktuell gehalten und zeigen den Fortschritt der Arbeit. Die Nutzer können sehen, wann zum Beispiel Dokumente geändert wurden und was genau diese Änderungen zur Folge hatten.

So weiß jeder, was zu welchem Zeitpunkt von ihm erwartet wird; das verhindert auch unnötige Verzögerungen. Sollte es dennoch einmal zu Problemen kommen, werden diese sofort erkannt und es kann rechtzeitig eine Lösung gesucht werden.

3 | Vorhersagbarkeit

Projektmanagement-Software hilft dabei, Projekte besser und genauer zu planen. Man kann historische Daten zu Vorhersagen heranziehen und so abschätzen, welche Maßnahmen erforderlich sind, welche Kapazitäten zur Verfügung stehen und wann das Projekt voraussichtlich abgeschlossen sein wird.

4 | Aufgabenzuteilung

Projekte bestehen oft aus mehreren Teilbereichen. Für jeden Teilbereich ist ein anderer verantwortlich. Die richtige Software hilft, diese Verantwortlichkeiten effizient zu verwalten und die notwendigen Ressourcen pro Projektgruppe zuzuweisen. So weiß jeder, was er zu tun hat und welche Ressourcen ihm zur Verfügung stehen.

5 | Projektabrechnung

Alle für das jeweilige Projekt aufgewendeten Arbeitsstunden werden direkt in der Softwareumgebung erfasst. Das ist nützlich, denn so kann man bei Bedarf eine Bilanz erstellen oder Zwischenrechnungen verschicken. Es werden aber auch z. B. die benötigten Geräte und die damit verbundenen Kosten abgebildet.

Die Funktionen von Projektmanagement-Software

Auch wenn jede Projektmanagement-Software auf ihre Weise einzigartig ist, enthält sie doch eine feste Anzahl von Funktionen, die dazu beitragen, die Planung, Durchführung und den Abschluss von Projekten zu optimieren. Im Folgenden werden die wichtigsten Funktionen aufgeführt.

Ein Projekt von A bis Z

Das System hilft nicht nur dabei, die Kosten eines Projekts zu erfassen, sondern es nutzt die Daten auch, um neue Projekte schnell und einfach zu berechnen. Vergangene Projekte können als Vorlagen für neue Projekte verwendet werden, aus denen man dann nur noch die Anforderungen und Randwerte importieren muss, um loslegen zu können. Dank dieser Arbeitsweise sind detaillierte Vorhersagen sowohl über den Fertigstellungstermin als auch über die Kosten des Ganzen leicht zu treffen.

Chat und Kommentare

Wie wir bereits festgestellt haben, ist die Kommunikation einer der Bausteine für ein erfolgreiches Projekt. Wenn die Projektmitglieder problemlos miteinander kommunizieren können, ist auch die Zusammenarbeit wesentlich einfacher. Auch die einzelnen Arbeitsschritte und die dazugehörigen Dokumente werden dadurch übersichtlich festgehalten, so dass alle Beteiligten immer auf dem Laufenden sind.

Zeiterfassung

Die Nutzer der Software können ihre Arbeitszeiten einfach im System erfassen. So können sie genau sehen, wie viele Stunden sie an jedem Projekt gearbeitet haben.

Überwachung des Fortschritts

Die Dashboards im System zeigen einzelne Teilbereiche des Projekts, aber auch das große Ganze. So bleibt man über den Fortschritt informiert. Wenn ein Projekt ins Stocken gerät oder nicht nach Plan läuft, kann man genau sehen, wo und warum etwas schief läuft.

Ressourcenmanagement

Schließlich befasst sich ein weiterer Teil der Software mit der Verwaltung der verfügbaren und benötigten Ressourcen. Artikel im Lager werden für das Projekt reserviert und fehlende Materialien werden kartiert, damit sie rechtzeitig bestellt werden können. So wird sichergestellt, dass die benötigten Ressourcen immer vorhanden sind.

Die Rolle des ERP-Systems

Manche Unternehmen entscheiden sich dafür, allein mit der Projektmanagement-Software zu arbeiten. Das volle Potenzial der Software wird aber erst dann ausgeschöpft, wenn sie mit dem ERP-System verbunden ist. Denn damit lassen sich die Prozesse noch effizienter optimieren.

Das ganze Unternehmen vernetzt

Die Integration mit dem ERP-System bildet das Bindeglied zwischen allen anderen Bereichen des Unternehmens. Denken Sie an die Lagerverwaltung, den Einkauf, die Personalverwaltung und die Buchhaltung. Schließlich spielen diese Abteilungen alle auf ihre Weise eine Rolle in dem Projekt und müssen daher auch auf dem neuesten Stand der Entwicklung sein.

So sorgt beispielsweise die Verbindung zum Lager dafür, dass Materialien vorhanden sind, oder die Verbindung zum Einkauf dafür, dass fehlende Materialien schnellstmöglich bestellt werden können. Die Personalabteilung sollte die Beteiligung der einzelnen Projektmitarbeiter problemlos berücksichtigen können; Es ist also schön, wenn diese Informationen zwischen den vorhandenen Systemen ausgetauscht werden können.

Die Verkürzung dieser Prozesse kann übrigens in allen Bereichen des Unternehmens erreicht werden, weshalb die Kombination mit dem ERP-System so wertvoll ist.

Ein System, das zu Ihnen passt

Wie immer steht und fällt die Suche nach einem geeigneten System mit der Vorbereitung. Unternehmen sollten sich zunächst Gedanken darüber machen, welche Schnittstellen sie nutzen wollen und an welche anderen Systeme (z. B. das ERP) die Software angebunden werden können soll. Schließlich wollen Sie ein System mit allen gewünschten Funktionen haben; unnötige Funktionen verkomplizieren nur die Softwareumgebung und machen sie teurer.

Deshalb ist es wichtig, sich zunächst über Ihre Anforderungen zu informieren und diese klar zu formulieren. Dies geschieht auch in einem so genannten Pflichtenheft. Hier werden Randbedingungen wie Budget, Zeitrahmen, Anzahl der Benutzer und das bereits erwähnte Lizenzierungsmodell festgehalten. Wenn Sie dies einmal festgehalten haben, wird die Suche nach einem geeigneten System sofort wesentlich einfacher.

Zusammenfassung

Projektmanagement-Software ermöglicht es Unternehmen, ihre Projekte effizienter, transparenter und kostengünstiger zu organisieren. Die Software strukturiert die Planung, erleichtert die Kontrolle des Fortschritts und trägt so zu einem effizienteren Projektablauf bei. Den größten Nutzen ziehen Unternehmen aus ihrer Software nur dann, wenn sie mit dem ERP-System verbunden ist.

Daher ist es wichtig, bei der Suche nach einer Projektmanagement-Software eine mögliche Verbindung mit Ihrer ERP-Software zu berücksichtigen. Unser herstellerunabhängiges Vergleichstool ermöglicht Ihnen die Suche nach einem ERP-System mit Integration für das Projektmanagement. Hier können Sie verschiedene Systeme miteinander vergleichen, um eine Lösung zu finden, die wirklich zu Ihnen passt.