Eine ERP-Software für IKT-Unternehmen

Finden Sie heraus, worauf Sie bei der Suche nach einer ERP-Software für IKT-Unternehmen achten müssen.

Der Markt für Informations- und Kommunikationstechnik – kurz IKT – wächst stetig. Im Zeitalter der digitalen Transformation nimmt IKT wirtschaftlich wie auch gesellschaftlich einen immer größeren Stellenwert ein.

Aus diesem Grund wollen wir uns an dieser Stelle einmal näher mit dieser Branche auseinandersetzen und aufzeigen, welche Anforderungen Unternehmen der IKT-Branche an eine geeignete ERP-Software haben.

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition

ERP ist die Abkürzung für Enterprise-Resource-Planning. Dieses beschreibt die unternehmerische Aufgabe, alle vorhandenen Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen. Dazu werden die Prozesse soweit es geht optimiert und ressourcensparend aufgesetzt.

Unter Ressourcen versteht man in diesem Zusammenhang sämtliche, dem Unternehmen für die Erfüllung der eigenen Geschäftszwecke zur Verfügung stehenden Betriebsmittel. Das sind beispielweise:

  • Materialien (Rohstoffe, Werkstoffe, Bauteile, etc.)
  • Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
  • Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.)
  • Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
  • Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
  • Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.)
  • Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)

Mit einer ERP-Software lassen sich all diese Ressourcen optimal auf die vorliegenden Prozesse planen. Dabei ist es zum einen wichtig, dass zu jedem Zeitpunkt jeder Prozess mit den notwendigen Ressourcen in der richtigen Menge ausgestattet ist und zum anderen Verschwendungen von Betriebsmitteln möglichst vermieden werden.

Die freigesetzten Ressourcen können dann an anderer Stelle gewinnbringend eingesetzt werden. Das macht eine ERP-Software letztlich auch für jedes Unternehmen so attraktiv. Alle Prozesse werden digital abgebildet und auf einer zentralen Datenbank zusammengeführt. Dadurch lassen sich Abteilungsgrenzen überwinden, Informationen schneller teilen und Prozesse transparenter gestalten.

Warum benötigt man eine branchenspezifische ERP-Software?

Aufgebaut ist eine ERP-Software aus mehreren Modulen. Jedes Modul deckt dabei einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab und verfügt über zahlreiche Funktionen, die bei der Bewältigung der anfallenden Prozesse unterstützen. In einigen Fällen lassen sich bestimmte Prozessschritte gänzlich mit der ERP-Software automatisieren. Dazu muss die ERP-Software jedoch genau zum Unternehmen passen.

Viele ERP-Anbieter haben sich daher über die Jahre auf bestimmte Branchen spezialisiert und Ihre Lösungen immer weiter an die Prozesse der jeweiligen Branche angepasst. So finden sich heute zahlreiche ERP-Lösungen mit vielen verschiedenen Funktionen und Modulen, die auf bestimmte Unternehmen abzielen.

Module decken dabei die unterschiedlichsten Bereiche eines Unternehmens ab. So finden sich in einer ERP-Software oftmals folgende Module an:

  • Business Intelligence
  • Customer Relationship Management
  • Dokumenten-Management
  • Finanzen
  • Global Business Management
  • Personalwesen
  • Installation und Wartung
  • Produktion

Nicht jedes Unternehmen benötigt jedes Modul und alle darin enthaltenden Funktionen. Andere Unternehmen hingegen brauchen zur Abdeckung der eigenen Prozesse viele weitere Funktionen. Daher empfiehlt es sich auf eine branchenspezifische ERP-Software zu setzen. Diese enthält bereits in ihrer Standardversion viele wichtige Funktionen, die für die jeweilige Branchen von Nöten sind.

Warum benötigt man eine ERP-Software speziell für IKT-Unternehmen?

Insbesondere IKT-Unternehmen benötigen eine ganze Palette an spezifischen Funktionen, die mit einer standardisierten ERP-Software meist nur unzureichend abzudecken wären. Hier gilt es zunächst zu unterscheiden, in welchem Sektor ein IKT-Unternehmen tätig ist. Hier unterscheidet man zumeist zwischen dem IKT-Handel, IKT-Dienstleister und produzierenden IKT Unternehmen.

Alle haben ganz eigene Bedürfnisse und Anforderungen an eine ERP-Software. Dementsprechend lässt sich nicht pauschal sagen, welche Funktionen genau in einer ERP-Software für IKT-Unternehmen vorhanden sein müssen. Um so wichtiger wird es auf eine branchenspezifische Lösung zu setzen, da diese viele Funktionalitäten aus den Bereichen IT und Kommunikationstechnik bereits in ihrer Standardversion enthalten.

Warum bedarf es eines ERP-Anbieters mit Branchenkenntnis in IKT-Unternehmen?

Ein branchenerfahrender ERP-Anbieter kennt die Herausforderungen und Fallstrike bei einer Implementierung genau und kann diese umgehen. Versteht ein Anbieter die Prozesse des Unternehmens nur unzureichend, kann dies zu Komplikationen führen. Etwa dann, wenn besonders sensible Prozesse nicht als solche erkannt und verändert werden.

Ein erfahrender Anbieter hingegen weiß, welche Prozesse an die Software angepasst werden können und bei welchen sich die Software an den Prozess angleichen muss. Auch kann ein erfahrender Anbieter durch sein Wissen aus vorherigen Implementierungen mit wichtigen Tipps zu Best-Practice-Modellen zur Seite stehen.

Viele ERP-Projekte scheitern, weil die Kommunikation zwischen Anbieter und Unternehmen gestört verläuft. Spricht man dieselbe Sprache und versteht der Anbieter auch Fachausdrücke aus der Branche, können Missverständnisse direkt vermieden werden.

Wie finden Sie die richtige ERP-Software für IKT-Unternehmen?

Die passende ERP-Software und den passenden ERP-Anbieter zu finden ist nicht immer leicht. Daher empfiehlt es sich zu Beginn eine IST-Analyse durchzuführen, bei der die eigenen Prozesse in den Fokus zu nehmen sind. Hierbei wird dann ersichtlich an welchen Stellen es besonderes Verbesserungspotential gibt und was die neue ERP-Software wirklich leisten muss.

Zu wissen wonach man genau sucht, erleichtert die Suche und die Auswahl enorm. Alle Ziele, die mit der Implementierung verfolgt werden sollen, werden in einem Lastenheft festgehalten. Hier werden auch alle weiteren Rahmenbedingungen beschrieben, wie zum Beispiel das Budget, die Nutzerzahl, die Plattform oder die eigenen IT-Infrastruktur.

Auch der zeitliche Rahmen wird gesetzt und alle Funktionen aufgelistet, die in der ERP-Software vorhanden sein sollen. Diese werden zudem priorisiert, sodass man stets die Prioritäten im Blick behält. Kompromisse sind bei der ERP-Auswahl ganz normal, nur sollte das Hauptziel unbedingt nicht aus den Augen verloren werden.

Die eigentliche Suche gestaltet sich dann mit einem vollständigen Lastenheft deutlich einfacher. Vergleichsportale im Internet bieten die Möglichkeit viele Systeme gleichzeitig zu überblicken, zu filtern und miteinander zu vergleichen. So gelangen Sie letztlich schnell zu einer Shortlist mit einigen ERP-Lösungen, die dann in die engere Auswahl kommen.

Welche Funktionen benötigen IKT-Unternehmen in einer ERP-Software?

Wie bereits anfangs erwähnt kommt es bei der Auswahl der Module und Funktionen stark auf die jeweilige Branche an, in der das IKT-Unternehmen tätig ist. Daher wollen wir an dieser Stelle einen Blick auf die einzelnen Sektoren werfen und für diese ein paar wichtige Funktionen herausstellen.

ERP-Software für IT-Dienstleister

IT-Dienstleister arbeiten beispielsweise oftmals projektbasiert. Sie führen entsprechende Projekte bei einem Kunden durch und betreuen diesen umfassend vor, während und nach Abschluss des Projektes. Dementsprechend benötigen diese Unternehmen eine ERP-Software mit integrierter Projektmanagement-Lösung. Diese sollte die jeweilige Projektmanagement-Methode ganzheitlich abbilden können und zudem eine zentrale Plattform für jegliche projektbezogene Kommunikation zwischen allen beteiligten Akteuren darstellen.

ERP-Software für IKT-Händler

Bei einem IKT-Händler nimmt das Projektmanagement meist eine eher untergeordnete Rolle ein. Zudem muss in jedem Fall eine Differenzierung zwischen Groß- und Einzelhandel vorgenommen werden.

Je nach individuellen Gegebenheiten bietet sich beispielsweise ein an die ERP-Software angebundener Produktkatalog an, der von (potenziellen) Kunden über eine CRM-Schnittstelle eingesehen werden kann. Bestellungen erfolgen dann ebenfalls direkt über das System, sodass Medienbrüche vermieden werden und eine prozessübergreifende Transparenz geschaffen wird.

ERP-Software für produzierende IKT-Unternehmen

In der IKT-Produktion hingegen hat beispielsweise die Produktionsplanung und -steuerung einen besonders hohen Stellenwert. Sogenannte PPS-Systeme dienen sowohl der vorbereitenden Planung als auch der Überwachung der laufenden Produktion. Sie verfolgen jedoch eher einen strategischen Ansatz.

Zur Steuerung der operativen Produktion kommen daher in Kombination mit einem PPS-System meist Manufacturing-Execution-Systeme – kurz MES – zum Einsatz. Um das volle Potenzial beider Systeme zu entfalten, sollten sie nicht als Insellösung, sondern als Teil einer ganzheitlichen ERP-Software verwendet werden.

Anbieter von PPS-Systemen bieten ihren Kunden oftmals branchenspezifische Lösungen an. Dies ist unter anderem in der zunehmenden Differenzierung in den verschiedenen Industriezweigen zu begründen. Diese Branchenlösungen enthalten dann die in der Branche üblicherweise benötigten Standardfunktionen und sind demnach besser in der Lage, branchenspezifische Prozesse abzubilden.

Fazit: ERP-Software passend für Ihr IKT-Unternehmen wählen

Mit einer branchenspezifischen ERP-Software haben IKT-Unternehmen die Möglichkeit all ihre Prozesse perfekt abzubilden ohne weitreichende Anpassungen vornehmen zu müssen. Zur perfekten Software gehört auch immer der perfekte Implementierungspartner. Bei der Suche ist also auch unbedingt auf die Erfahrung des Anbieters zu achten.

Auch eine umfangreiche Vorbereitung auf die Suche lohnt sich. Entscheidet man sich all zu schnell für die erstbeste Software, gehen wichtige Potentiale verloren oder können nur unzureichend ausgeschöpft werden.