ERP-Systeme für Bauunternehmen

Das Baugewerbe ist eine der spannendsten und anspruchsvollsten Branche überhaupt. Stetiger Innovationsdruck und wachsende internationale Konkurrenz befeuern die stetige Wandlungsfähigkeit dieses Sektors. Um sich langfristig am Markt halten zu können, müssen Ressourcen und Materialien so effizient wie möglich eingesetzt werden. Gleichzeitig gilt es, ein hohes Maß an Flexibilität im Projektgeschäft aufrecht zu erhalten.

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Ein ERP-System hilft Unternehmen der Baubranche dabei, all diesen Herausforderungen optimal zu begegnen. Wir wollen in dieser Reihe einen Blick auf die wichtigsten Funktionen eines ERP-Systems für Bauunternehmen werfen. Dabei wollen wir nicht nur deren konkreten Funktionsweisen, sondern vielmehr auch die mit sich bringenden Vorteile dieser Funktionen herausstellen.

Denn um eben diese Vorteile geht es ganz konkret beim Einsatz einer umfassenden Softwarelösung. Es gilt auf Augenhöhe mit der Konkurrenz zu bleiben und ihr, wenn möglich gar einige Schritte voraus zu sein. Im Zuge der Digitalisierung verändern sich auch die bewährten Arbeitsprozesse zunehmend. Doch nicht alles was neu und innovativ zu sein scheint, ist auch gleichzeitig ein Mehrwert. Wer aufs falsche Pferd setzt, läuft Gefahr abgehängt zu werden.

Wir wollen Ihnen dabei helfen, den Überblick zu bewahren. Denn im Meer von ERP-Lösungen und immer neuen Innovationen ist es schwer geworden das passende System für seine Belange zu finden. Jedes Unternehmen ist unterschiedlich und muss versuchen mit einem passenden ERP seine Geschäftsprozesse optimal abzubilden. Warum genau ERP-Systeme heute unablässig geworden sind und was genau diese überhaupt machen, klären einmal vorab.

Was ist ein ERP-System? – eine Definition

Der Definition nach steht ERP für Enterprise-Ressource-Planning und beschreibt die unternehmerische Aufgabe, die dem Unternehmen zur Verfügung stehenden Ressourcen bestmöglich einzusetzen. Mit Ressourcen werden neben den Materialien und Rohstoffen auch Werkzeuge, der Fuhrpark, Maschinen und auch das Personal umfasst. Es gilt die Prozesse so zu gestalten, dass möglichst wenige Ressourcen für diese aufgewendet werden müssen.

Heute sind Unternehmen, gerade auch jene der Baubranche, zunehmend komplexer geworden und die Prozesse nicht einfach zu überblicken. An dieser Stelle kommen ERP-Systeme ins Spiel. Diese Unternehmenssoftwarelösungen führen auf einer zentralen Datenbank alle Daten jedes einzelnen Bereichs des Unternehmens zusammen. Dadurch werden Prozesse sichtlich verschlankt und an einigen Stellen automatisiert.

Fortan hat jeder Nutzer des System Zugriff auf alle relevanten Daten im Unternehmen und Datensilos werden aufgelöst. Das wiederum hat zur Folge, dass weit weniger Ressourcen auf einzelne Geschäftsprozesse verwandt werden müssen. Kapazitäten werden freigesetzt und können an anderer Stelle gewinnbringend eingesetzt werden. Wir werden im Folgenden noch genauer erörtern, wie genau solche Automatisierungen in der Praxis funktionieren und welchen Mehrwert diese, speziell für Unternehmen der Baubranche bereithalten.

Module in ERP-Systemen für die Baubranche

Neben den klassischen Modulen und Funktionen in einem ERP-System, sind spezielle Branchenlösungen für den Bausektor mit diversen weiteren Funktionalitäten versehen. Schauen wir uns also einmal ein typisches ERP-System für den Bausektor mit all seinen Modulen etwas genauer an.

Effizientes Projektmanagement mit dem ERP

Beim Projektmanagement im Bausektor geht es zu Weilen darum, alle kaufmännischen und technischen Prozesse, die zur Umsetzung eines Bauprojekts notwendig sind, abzubilden. Ziel ist es, Projekte optimal zu planen, umzusetzen und zu steuern. Dabei sollen etwaige Risiken von vornherein möglichst gesenkt und Projektvorhaben hinsichtlich der Qualität und Frist optimiert werden.

Das Projektmanagement-Modul in ERP-Systemen für Bauunternehmen umfasst Funktionen zur Planung, Abstimmung und Festlegung alles Handlungsfelder. Von Gantt-Diagrammen bis hin zum Ressourcenmanagement werden diverse hilfreiche Tools eingesetzt, die nicht nur die Prozesse vereinfachen, sondern auch die interne Kommunikation und Zusammenarbeit deutlich verbessern.

Ganzheitliche und optimierte Bauplanung

Elementarer Bestandteil eines jeden Bauunternehmens ist auch immer die Bauplanung, bei der ein Bauvorhaben gestaltet und entwickelt wird. Baupläne und Architekturzeichnungen sind letztlich ausschlaggebend für die Genehmigung eines Bauvorhabens und daher von zentraler Bedeutung. Bestandteil einer erfolgreichen Bauplanung sind zu Weilen neun verschiedene Schritte, die allesamt vom ERP-System abgedeckt werden müssen.

Von der Grundlagenermittlung und -planung über die Vorplanung, der Entwurfsplanung und dem Genehmigungsverfahren, bis hin zur konkreten Ausführungsplanung, der Vergabeplanung, der Bauüberwachung und der abschließenden Objektbetreuung und der Dokumentation. ERP-Systeme helfen bei der detaillierten Bauplanung mit vielen verschiedenen Tools. Beispielsweise kommen spezielle CAD-Programme zum Einsatz. Diese ermöglichen es dem Anwender, virtuelle Modelle von Bauvorhaben unter Berücksichtigung der variablen Kosten zu erstellen.

Strategische Materialwirtschaft und Beschaffung

In einer immer komplexeren und globalisierten Lieferkette, spielen die Bereich Einkauf, Logistik und Materialwirtschaft eine entscheidende Rolle hinsichtlich des Unternehmenserfolges. Dabei kommt es nicht nur auf die internen Prozesse zur Steuerung und Überwachung der Warenwirtschaft an. Vielmehr gilt es auch strategische Überlegungen in Bezug auf die Prozesse der Beschaffung anzustellen. Eine lückenlose Dokumentation sowie eine flächendeckende Kommunikation entlang der Lieferkette sichern Unternehmen eine optimierte Beschaffungspolitik.

Es gilt die geforderte Qualität der Materialien termingetreu zu einem möglichst niedrigen Preis zu beschaffen. Doch heutzutage spielen weitere Faktoren eine entscheiden Rolle. Die Beschaffung ist heute deutlich strategischer und gestaltet auch die Lieferantenbeziehungen aktiv mit. ERP-Systeme decken an dieser Stelle nicht also nur einfach die Warenwirtschaft ab, vielmehr stellen sie auch entsprechende Tools zur Verarbeitung des komplexeren Beschaffungsmanagement bereit.

Einfache und effiziente Kalkulation

Preise, Deckungsbeiträge oder auch Budgets zu kalkulieren ist nicht immer leicht und beschäftig mitunter ganze Abteilungen langfristig. Dennoch ist eine strategische Projektkalkulation entscheidend, wenn es um den Zuschlag geht. ERP-Systeme bieten an dieser Stelle vielfältig Möglichkeiten für verschiedene Kalkulationsarten. Ob eine vor- und mitlaufende Projektkalkulation, eine Zuschlags- oder Endsummenkalkulation.

Auch Kalkulationsstatistiken mit allen relevanten Kennzahlen können einfach durchgeführt werden. Ebenso einfach lassen sich die jeweilige Kalkulation hinsichtlich vieler verschiedener Parameter verändern. So können beispielweise Lohngruppen angepasst, oder Rabatte eingerechnet werden. Je detaillierter die Kalkulation angefertigt werden kann, desto einfacher lässt sich am Ende das gesamte Projekt verfolgen. Dies dient nicht nur der Transparenz zum Kunden, vielmehr stützt eine optimierte Kalkulation auch interne unternehmerische Entscheidungen.

Dokumentenmanagement mit System

In einem Unternehmen, ganzgleich welcher Branche fallen täglich tausende von verschiedenen Dokumenten und Daten an. Ein- und ausgehende E-Mails, Bauzeichnungen, Rechnungen, Lieferscheine und so weiter.

Um all diese Dokumente optimal zu organisieren, kommen sogenannte Dokumentenmanagementsysteme zum Einsatz. Ganz konkret speichern diese alle im Unternehmen umherlaufenden Dokumente, auf einer zentralen Datenbank und versehen diese mit entsprechenden Meta-Daten. Diese dienen der Wiederauffindbarkeit und sorgen dafür, dass ein Dokument hinsichtlich seines Inhaltes korrekt gespeichert wird.

Doch gehen moderne DMS-Lösungen neben der revisionssicheren Ablage noch einige Schritte weiter. Mit ihnen lassen sich vielerorts diverse Automationen errichten, die Arbeitsprozesse verschlanken, effizienter und auch transparenter gestalten. Dadurch, dass immer nur mit einer einzigen Version eines Dokumentes gearbeitet wird, kommt es zudem zu deutlich weniger Fehlern auf Grund von Dubletten und auch die interne Kommunikation wird sichtlich vereinfacht.

Auftragsbearbeitung und -abwicklung

Mit dem ERP-System lassen sich an vielen Stellen diverse Schritte der Auftragsverwaltung automatisieren. Dabei wird nicht nur Geld und Zeit eingespart, vielmehr erhält man durch diese Funktionen einen Überblick über das große Ganze.

In der Auftragsabwicklung geht es allgemeingesprochen um alle organisatorischen Prozesse, die in Zusammenhang mit einem konkreten Auftrag stehen. So beginnt der Prozess grundsätzlich schon mit dem Erstkontakt und endet letztlich bei der Nachbetreuung des Objektes.

Mit einer strategischen Organisation der Auftragsbearbeitung beugt ein Unternehmen Fehlern, Verzögerungen und Missverständnissen vor. Das wiederrum führt zur Vermeidung zusätzlicher Kosten und Arbeitsaufwände. Zudem gilt es Vertragsstrafen unter allen Umständen zu vermeiden. Daher ist eine konkrete Auftragsplanung und -bearbeitung so wichtig.

Genaue Zeiterfassung erleichtert Rechnungsstellung

Bei Projekten gilt es auch immer nachzuhalten, wie viel Arbeitszeit in dieses eingeflossen ist. ERP-Systeme berücksichtigen nicht nur in der Kalkulation die Arbeitszeit der einzusetzenden Mitarbeiter, sondern halten diese auch während des Projektablaufes vor. So kann zu jeder Zeit eingesehen werden, wie viele Stunden, von welchen Mitarbeiter bereits in das Projekt geflossen sind und wie sich diese zur kalkulierten Arbeitszeit verhalten.

Für Projekte ist es wichtig das vorgesetzte Budget einzuhalten. Gerade Arbeitszeit ist ein entscheidender Faktor, der hier gravierenden Einfluss nehmen kann. Neben der reinen Zeiterfassung geht es eben auch darum, dynamisch Arbeitszeiten zu planen, falls es zu Verzögerungen oder Ausfällen kommt.

Schnelle und einfache Rechnungsstellung

Daten aus dem Auftrag können bei der Rechnungsstellung einfach und direkt übernommen werden. Das bringt eine massive Zeitersparnis mit sich. In ERP-Systemen sind entsprechende Vorlagen hinterlegt, die je nach Rechnung einfach und schnell abgeändert werden können. Dieses Vorgehen bei der Rechnungsstellung sorgt letztlich auch dafür, dass weniger Fehler gemacht werden. Müssen alle Positionen manuell eingegeben werden, kann dies nicht nur Zeit fressen, sondern eben auch zu Fehlern führen.

ERP-Systeme unterstützen jedoch nicht einfach nur bei der eigentlichen Rechnungsstellung. Vielmehr können mit den entsprechenden Funktionen auch Angebote, Aufträge oder Lieferscheine erstellt und versandt werden. Auch Sammelrechnungen können meist mit wenig Aufwand erstellt und verschickt werden.

Letztlich profitiert gerade das Rechnungswesen von einem ERP-System. Dadurch, dass alle Daten auf einer zentralen Datenbank zur Verfügung stehen, muss nicht lange auf fehlende Dokumente gewartet werden, sondern Rechnungen können weitestgehend automatisch erstellt werden.

Das verbessert dann am Ende nicht nur die eigenen Arbeitsabläufe, sondern sorgt für einen verbesserten Cash-Flow und einer besseren Kundenzufriedenheit.

Am Ende stehen Service und Wartung

Am Ende eines Bauprojektes gilt es auch immer dieses zu warten und entsprechende Services rund um das Gebäude abzudecken. Auch hierfür hält ein ERP-System diverse Funktionen bereit. So gilt es Serviceaufträge zu verwalten, Wartungspläne zu erstellen oder auch Kostenvoranschläge für diese zu berechnen. Doch lassen sich darüber hinaus auch grafische Servicepläne anfertigen, mit denen anstehende Aufgaben einzelner Mitarbeiter in Kalendern visualisiert und festgehalten werden können.

Fazit

ERP-Systeme für Bauunternehmen unterscheiden sich durchaus von denen anderer Branchen. Durch das konkrete Arbeitsfeld werden spezielle Lösungen fällig, die ein ERP-System optimal abzudecken vermag. Wir wollen Ihnen in dieser Reihe einen detaillierten Überblick über die verschiedensten Module und Funktionen eines ERP-System für Bauunternehmen verschaffen.

Dabei soll aufgezeigt werden, worauf Sie bei der Suche nach einem passenden System für Ihr Unternehmen unbedingt achten sollten. Darüber hinaus wollen wir Ihnen jedoch auch aufzeigen, welche Möglichkeiten in modernen ERP-Systemen stecken, die eigenen Prozesse nachhaltig zu optimieren, um sich langfristig am Markt halten und verbessern zu können.