DMS in der Cloud: die Lösung für das hybride Büro

Wir arbeiten heute viel häufiger von zu Hause. In diesem Blog werfen wir einen Blick auf cloudbasierte DMS-Software – ein Muss für jedes hybride Büro.

Ein DMS, oder Dokumentenmanagementsystem, dient zur Unterstützung der Sammlung und Verwaltung aller Dokumente im Unternehmen. Vorbei sind die Zeiten, in denen man sich durch Ordner wühlen musste, um ein bestimmtes Dokument zu finden. Darüber hinaus ist ein DMS-System ein hervorragendes Instrument für Organisationen, die den Übergang zum papierlosen Unternehmen anstreben. In diesem Blog möchten wir einen weiteren wichtigen Aspekt ansprechen, nämlich die zunehmende Beliebtheit der Integration eines DMS-Systems in die Cloud.

Inhaltsverzeichnis

• Zentralisierung
  • Aufgaben- und Projektverwaltung mit DMS
• Cloud-DMS
• Effizientes Daten- und Dokumentenmanagement mit Cloud-DMS

Zentralisierung

Ein DMS geht perfekt Hand in Hand mit Ihrem ERP-System. In der heutigen digitalen Landschaft ist es fast undenkbar geworden, dass alle Ihre Unterlagen noch irgendwo in Ordnern liegen. Immer mehr Unternehmen haben bereits auf digitales Dokumentenmanagement umgestellt. Dies dient nicht nur der Produktivitätssteigerung und der Rationalisierung von Prozessen, sondern ist auch unter dem Gesichtspunkt der Sicherheit unglaublich wichtig, um vertrauliche Dokumente von Ihnen und Ihren Kunden in einer sicheren Umgebung aufzubewahren.

Außerdem können Sie leicht festlegen, wer auf welches Dokument zugreifen darf, denn nicht jeder muss auf alles zugreifen können. Pro Abteilung können Sie so Ihre Dokumente ordentlich und übersichtlich aufbewahren.

Aufgaben- und Projektverwaltung mit DMS

Zusätzlich zu den oben genannten Vorteilen hilft DMS auch bei der Verwaltung zeitkritischer Dokumente. Denken Sie an die gesetzlich vorgeschriebenen Fristen, innerhalb derer Sie sensible Informationen wie personenbezogene Daten aufbewahren dürfen. Das System kann Sie mit Erinnerungen unterstützen, wenn die Aufbewahrungsfrist bald abläuft. Auch Fristen und Bearbeitungszeiten können mit Dokumenten verknüpft werden, so dass jeder in Ihrem Team genau weiß, wie viel Zeit ihm für die Bearbeitung des jeweiligen Dokuments bleibt.

Cloud-DMS

Traditionell wurden DMS-Systeme lokal auf der Datenbank in den Unternehmen installiert, aber heutzutage entscheiden sich immer mehr Organisationen für die Nutzung von Cloud-basierten Servern. Die Nutzung der Cloud hat zwei große Vorteile. Erstens kümmert sich Ihr Anbieter um die technische Seite, indem er Updates und Wartung bereitstellt, um sicherzustellen, dass Ihre Dokumente so gut wie möglich erhalten bleiben.

Darüber hinaus ermöglicht sie einen viel einfacheren hybriden Zugriff auf Ihre Dokumente. Egal, ob Sie im Büro oder unterwegs sind, Sie können jederzeit auf Ihre Daten zugreifen. Häufig bieten die Anbieter von DMS-Systemen auch den Zugang zu mobilen Anwendungen an, mit denen Sie auch unterwegs auf Ihre Daten zugreifen können.

Effizientes Daten- und Dokumentenmanagement mit Cloud-DMS

Die Integration eines DMS-Moduls in Ihr ERP-System hat also zahlreiche Vorteile. Vorbei sind die Zeiten, in denen Sie selbst suchen müssen. Lassen Sie die Software die Suche für Sie erledigen. Sie hilft Ihnen, sich an Fristen zu erinnern und Sie können entscheiden, wo bestimmte Dokumente geordnet abgelegt werden. Auf lange Sicht spart das eine Menge Zeit, Ressourcen und vor allem Frustration. Es wirkt wie ein roter Faden durch Ihr Unternehmen. Die Entscheidung für ein cloudbasiertes DMS-System hat also auch den Vorteil, dass es viel mehr Flexibilität bietet, vor allem wenn ein großer Teil Ihrer Mitarbeiter hybrid arbeitet.