Wie profitieren Unternehmen von einem Qualitätsmanagementsystem?

Alles, was wir über die Rolle des Qualitätsmanagements und dessen QMS-System wissen müssen.

In jedem Unternehmen gibt es unzählige Verfahren und Regeln, die täglich überwacht werden müssen. Diese Regeln wurden aufgestellt, um die Arbeit bestmöglich zu erledigen. Häufig wurden sie vom Gründer aufgestellt oder sind im Laufe der Zeit entstanden, weil frühere Verfahren nicht optimal funktioniert haben.

Wenn die Firma wächst, steigt der Bedarf an Vorgaben, die jederzeit abrufbar sind. Man könnte es auch eine einheitliche Arbeitsmethodik nennen. Da sich alle an diese Arbeitsweise halten, wird die Arbeit in hoher Qualität erledigt.

In diesem Fall verlassen sich viele Unternehmen auf die Unterstützung durch ein Quality-Management-System, auf Deutsch auch Qualitätsmanagementsystem (QMS) genannt. In diesem Blog befassen wir uns genauer mit der Definition und den Vorteilen eines solchen Systems, aber zunächst einmal: Was genau umfasst das Qualitätsmanagement?

Inhaltsübersicht

• Qualitätsmanagement: eine einheitliche Arbeitsweise
  • Vereinbarungen treffen
  • Beispiele für Qualitätsstandards
  • ISO-Richtlinien
• Die Rolle des QMS-Systems
• Qualitätsmanagement-Software: So funktioniert sie
  • Protokollverwaltung
  • Lehren aus der Praxis
• Zusammenfassung

Qualitätsmanagement: eine einheitliche Arbeitsweise

Jedes Unternehmen möchte, dass sein Produkt oder seine Dienstleistung von höchstmöglicher Qualität ist. Wir müssen nicht einmal begründen, warum. Aber wie stellt man sicher, dass diese Qualität erreicht wird und – was oft noch schwieriger ist – dass sie beibehalten wird? Um dies zu gewährleisten, haben viele Unternehmen einen speziellen Aufgabenbereich, der sich mit dem Qualitätsmanagement befasst, im Englischen auch Quality Management genannt.

Eine der wichtigsten Aufgaben des Qualitätsmanagements ist die Einhaltung von Standards im Arbeitsablauf. Denn wenn sich alle an die getroffenen Vereinbarungen halten, wird sich die Qualität des Endprodukts erheblich verbessern. Auch Kontrollen und Bewertungen sind ein wichtiger Bestandteil des Qualitätsmanagements, denn sie zeigen, ob Vorschriften tatsächlich eingehalten werden und was verbessert werden könnte.

Vereinbarungen treffen

Es ist klar, dass Vereinbarungen getroffen werden müssen. Aber was sollen diese Vereinbarungen beinhalten und wie genau soll die Qualität gewährleistet werden? In vielen Fällen sind diese Fragen nicht sehr greifbar. Außerdem variieren die Qualitätsanforderungen oft von Sektor zu Sektor, so dass es auch keine umfassende Vorlage gibt, auf die man sich stützen könnte.

Beispiele für Qualitätsstandards

Nehmen wir zum Beispiel die Arbeitsregeln in einem Lagerhaus. Das Handbuch enthält alle möglichen Regeln für das Verhalten und die Kleiderordnung beim Be- und Entladen. In einem Fertigungsunternehmen gelten jedoch andere Regeln, die sich beispielsweise auch auf die Wartung der Maschinen beziehen.

ISO-Richtlinien

Es gibt jedoch bestimmte internationale Normen, mit denen Unternehmen arbeiten können, um diesen Prozess zu gestalten. Vielleicht haben Sie schon einmal von ISO 9000 gehört: Diese internationalen Normen verlangen von den Unternehmen, dass sie ihre Gedanken und Ideen zu Papier bringen. Welche Ziele hat das Unternehmen, auf welchem Weg will es sie erreichen und welche Ressourcen braucht es dazu? Die ISO-Normen stellen dann fest, ob diese Arbeitsweise qualitativ ausreichend ist.

Es handelt sich also eigentlich um eine Art Gütesiegel. Wenn Sie die Zertifizierung erhalten, dann haben Sie sich Gedanken über die Gestaltung Ihrer Prozesse gemacht, um die höchstmögliche Qualität zu gewährleisten.

Die Rolle des QMS-Systems

Software spielt im digitalen Zeitalter eigentlich immer eine Rolle, jedenfalls in der einen oder anderen Form. Es gibt kaum ein Geschäftsfeld oder eine Aufgabe, bei der die Unterstützung durch die richtige Software nicht dafür sorgt, dass dieser Prozess noch besser organisiert wird. Und das gilt auch für das Qualitätsmanagement.

In einigen Fällen sind Organisationen sogar verpflichtet, ein Qualitätsmanagementsystem einzuführen. In Sektoren wie dem Gesundheitswesen oder der Lebensmittelindustrie wird besonders viel Wert auf die Qualitätskontrolle gelegt, und um alle geltenden Normen zu erfüllen, müssen Organisationen in diesem Sektor ihre Aktivitäten in einem QMS-System erfassen.

Qualitätsmanagement-Software: So funktioniert sie

Alles, was mit Qualitätsmanagement zu tun hat, muss in irgendeiner Form aufgezeichnet werden. Daher fungiert das QMS auch als zentrale Datenbank, in der alle diese Aufzeichnungen zu finden sind.

Das System weist daher viele Ähnlichkeiten mit einem DMS auf, bei dem die Benutzer eine Versionskontrolle haben und bestimmen können, wer ein Dokument ändern darf. Jedes Dokument, das jemals zur Verbesserung der Geschäftsprozesse erstellt wurde, findet sich im QMS-System wieder. Man kann es also auch als Wissensdatenbank betrachten.

Protokollverwaltung

Unternehmen arbeiten mit einer Vielzahl von Protokollen. In diesen Protokollen wird nicht nur festgelegt, wie die Dinge zu tun sind, sondern auch, warum sie auf diese Weise getan werden sollten.

Zugleich ändern sich die Protokolle ständig. Um die Qualität des Protokolls so hoch wie möglich zu halten, ist es wichtig, sie ständig zu bewerten: Gibt es jetzt eine bessere oder effizientere Möglichkeit, diese Aufgabe zu erledigen? Oder hat sich vielleicht etwas an den geltenden Gesetzen und Vorschriften geändert, so dass eine Überarbeitung des Protokolls erforderlich ist?

Viele QMS-Systeme verfügen daher über automatische Benachrichtigungen. Ändert sich etwas in einer der ISO-Normen, oder wurde ein bestimmtes Protokoll seit einiger Zeit nicht mehr bewertet? Wenn dies der Fall ist, kann das System seine Benutzer benachrichtigen, damit sie die Protokolle so aktuell wie möglich halten können.

Lehren aus der Praxis

Die Bedeutung eines Protokolls ist also klar. Ebenso wichtig ist jedoch, dass die Unternehmen aus der Praxis lernen. So können sie beispielsweise Rückmeldungen von Kunden nutzen, um ihre Abläufe weiter zu verbessern.

Aber sie können auch aus Zwischenfällen lernen. Schließlich werden dort, wo Menschen arbeiten, auch Fehler gemacht. Welche Auswirkungen hatte dieser Fehler, und welche Maßnahmen sollte das Unternehmen ergreifen, um zu verhindern, dass er sich wiederholt?

Zusammenfassung

Qualitätsmanagement steht niemals still. Unternehmen müssen ihre eigenen Prozesse ständig optimieren. Nicht nur, um den Kunden oder den eigenen Geldbeutel glücklich zu machen. Manchmal sind Unternehmen einfach dazu gezwungen.

Qualitätsmanagement kann also auch als eine der tragenden Säulen eines Unternehmens gesehen werden. Ohne die richtigen Protokolle kann nicht nach den Regeln gearbeitet werden. Darüber hinaus ist es wichtig, dass diese Protokolle regelmäßig überprüft werden, um herauszufinden, ob dieser Prozess noch verschiedenen Kriterien, wie z. B. den Erwartungen der Kunden, entspricht.

Ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) kann Unternehmen dabei helfen, einen Überblick über den ständig laufenden, komplexen Prozess des Qualitätsmanagements zu erhalten. Die Softwareumgebung dient nicht nur als zentrale Datenbank, sondern unterstützt die Benutzer auch proaktiv dabei, ihre Protokolle und Richtlinien auf dem neuesten Stand zu halten. Das Ergebnis ist, dass die Unternehmen jeden Tag daran arbeiten, hohe Qualität zu bieten: etwas, von dem letztendlich alle profitieren.