Die direkten und indirekten Kosten eines ERP-Systems

Bei der Implementierung von ERP-Software ist es sehr wichtig, alle Kosten im Voraus genau zu ermitteln.

Wer auf der Suche nach einem neuen ERP-System ist, muss sich gut auf den bevorstehenden Prozess vorbereiten. Das beginnt mit der Erstellung und Überprüfung einer Checkliste, aber auch mit der Ermittlung aller Kosten, die auf Sie zukommen werden.

Im Allgemeinen unterteilen wir diese Kosten in zwei Kategorien: direkte und indirekte Kosten. Beide Kostenpunkte spielen eine entscheidende Rolle im Entscheidungsprozess. Und Sie ahnen es vielleicht schon: Die indirekten Kosten werden oft übersehen.

Inhaltsverzeichnis

• Direkte und indirekte Kosten: die wichtigsten Unterschiede
  • Direkte Kosten
  • Indirekte Kosten
  • Gute Planung ist entscheidend
• Wie viel kann ein ERP‑System einsparen?
  • Greifbare Vorteile
  • Immaterielle Vorteile
• Zusammenfassung

Direkte und indirekte Kosten: die wichtigsten Unterschiede

Bevor wir näher auf die direkten und indirekten Kosten eingehen, ist es wichtig zu wissen, dass jedes ERP-Projekt einzigartig ist. Einige indirekte Kosten können in Ihrer Situation als direkte Kosten gelten und umgekehrt.

Direkte Kosten

Mit direkten Kosten sind alle Ausgaben gemeint, sowohl anfängliche als auch laufende, die in direktem Zusammenhang mit der Anschaffung und Nutzung des ERP-Systems stehen. Nachfolgend finden Sie die häufigsten direkten Kosten:

• Lizenz: Je nach Ihrer Wahl – lokal oder in der Cloud – zahlen Sie einmalig oder monatlich für die Nutzung der Software.
• Hardware: Bei einem lokalen ERP-System müssen Sie in zusätzliche Geräte wie Server oder einen separaten Serverraum investieren.
• Implementierung: Hierbei handelt es sich um Kosten für die Installation und Konfiguration des Systems, einschließlich der dafür aufgewendeten Zeit des Lieferanten.
• Service und Wartung: Diese wiederkehrenden Kosten sorgen dafür, dass das System reibungslos funktioniert, Probleme schnell behoben werden und Updates rechtzeitig erfolgen.
• Personalisierung: ERP-Systeme bestehen oft aus Modulen mit jeweils eigenen Funktionen. Je mehr Module und Anpassungen Sie wählen, desto höher sind die Kosten.

Indirekte Kosten

Es gibt jedoch auch eine Reihe indirekter, manchmal sogar versteckter Kosten, die viele übersehen. Diese Kosten stehen nicht in direktem Zusammenhang mit der Software, sondern mit den Veränderungen, die das System mit sich bringt. Die Auswirkungen eines neuen Softwaresystems werden nämlich oft unterschätzt.

• Mitarbeiterschulung: Die Mitarbeiter müssen lernen, mit dem neuen System zu arbeiten. Je schneller dies gelingt, desto schneller können Sie die Vorteile nutzen.
• Änderungsmanagement: Eine ERP-Lösung verändert Prozesse und Arbeitsweisen. Um das Unternehmen darauf vorzubereiten, sind Zeit und Budget erforderlich.
• Personalisierung: Aufmerksamen Lesern wird auffallen, dass die Personalisierung auch unter den direkten Kosten aufgeführt war. Der Grund dafür ist eigentlich ganz einfach: Einige entscheiden sich dafür, ihr System mit zusätzlichen Modulen und Funktionen auszustatten, andere nicht. Auch wenn Sie keine zusätzlichen Module wählen, kostet es Zeit, die Umgebung richtig einzurichten. Je nach Ihren Entscheidungen fallen diese Kosten unter die direkten oder indirekten Kosten.
• Integration mit anderen Systemen: ERP muss oft mit anderer Software verbunden werden, beispielsweise mit Ihrem Buchhaltungs- oder CRM-System. Dies verursacht zusätzliche Kosten.

Gute Planung ist entscheidend

Es ist daher unerlässlich, sich im Voraus ein realistisches Bild von den Gesamtkosten der Implementierung zu machen. Sie können diese vielleicht nicht auf den Cent genau schätzen, aber Sie können feststellen, ob das Projekt finanziell realisierbar ist. So treffen Sie klügere Entscheidungen, begrenzen Risiken und holen mehr aus Ihrem ERP-System heraus.

Wie viel kann ein ERP-System einsparen?

Haben Sie die Kosten für das ERP-Paket genau ermittelt? Dann ist es an der Zeit, zu prüfen, welche Einsparungen das System Ihnen bringen kann. So erhalten Sie einen Einblick in den „Gewinn” des Projekts, basierend auf zwei Arten von Vorteilen.

Greifbare Vorteile

Diese Vorteile sind messbar. Denken Sie beispielsweise an niedrigere Produktionskosten, schnellere Prozesse und eine effizientere Nutzung von Ressourcen. Dank der Erkenntnisse aus dem ERP-System können Sie genau sehen, was Sie konkret einsparen.

Immaterielle Vorteile

Einige Vorteile lassen sich jedoch nicht in Zahlen ausdrücken. Das bedeutet aber nicht, dass Sie sie nicht spüren werden. Zu den immateriellen Vorteilen zählen beispielsweise eine bessere Entscheidungsfindung, eine höhere Kundenzufriedenheit, eine bessere Zusammenarbeit zwischen den Teams und eine größere Flexibilität Ihres Unternehmens. Das lässt sich zwar nicht in Zahlen ausdrücken, ist aber für den Fortbestand des Unternehmens von entscheidender Bedeutung.

Zusammenfassung

Die Implementierung von ERP-Software ist eine strategische Entscheidung, die eine erhebliche Investition erfordert: sowohl finanziell als auch organisatorisch. Um eine fundierte Entscheidung treffen zu können, ist es wichtig, nicht nur die direkten Kosten zu betrachten, sondern auch die indirekten Kosten so gut wie möglich zu erfassen.

Darüber hinaus ist es unerlässlich, sich mit den Vorteilen von ERP auseinanderzusetzen. Ein gut implementiertes ERP-System kann erhebliche Einsparungen und operative Verbesserungen mit sich bringen, sowohl in materieller als auch in immaterieller Form. Letzteres äußert sich in Form von erhöhter Effizienz, besseren Entscheidungen und einem nachhaltigen Wettbewerbsvorteil.

Indem Sie sich im Voraus einen Überblick über alle Kosten und Vorteile verschaffen, legen Sie den Grundstein für eine erfolgreiche ERP-Implementierung, die Ihr Unternehmen zukunftssicher macht.