Business Process Management: Alles, was Sie wissen müssen
Erfahren Sie mehr über alle relevanten Aspekte des Business Process Management (BPM).
Unternehmen haben zahlreiche Möglichkeiten, die interne Effizienz und letztlich den Gewinn zu steigern. Es ist jedoch nicht immer einfach, diese Möglichkeiten zu erkennen. Business Process Management (BPM) kann hier Unterstützung bieten. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie auch Ihr Unternehmen von einem effektiven Business Process Management profitieren kann. Doch zunächst: Was genau ist Business Process Management?
Inhaltsverzeichnis
Was bedeutet BPM?
Das Geschäftsprozessmanagement oder Business Process Management (BPM) befasst sich mit der Identifizierung, Klassifizierung, Dokumentation, Umsetzung, Kontrolle und Optimierung von unternehmensweiten Prozessen. Ein anderer gebräuchlicher Begriff dafür ist Prozessmanagement. Es befasst sich nicht nur mit technischen, sondern auch mit organisatorischen Fragen und nutzt Key Performance Indicators (KPI), um den Fortschritt und Erfolg von Aktivitäten zu messen. Die zentrale Frage im BPM umfasst die 5 W's und H's, oder: Wer, was, wo, wann, warum und wie?
BPM vs. ERP
Betrachten wir die enge Wechselwirkung zwischen Business Process Management (BPM) und Enterprise Resource Planning (ERP).
Ähnlichkeiten
Zunächst einmal sind sowohl ERP- als auch BPM-Systeme in der Lage, Geschäftsprozesse abzubilden. Ziel ist es dann, diese zu managen und, wenn möglich, zu optimieren. Im Wesentlichen verfolgen beide Lösungen das Ziel, die Effizienz des Unternehmens und damit auch den Gewinn zu steigern.
Der größte Unterschied
Der größte Unterschied zwischen den beiden Systemen besteht darin, dass sich BPM noch stärker auf die Prozesse konzentriert. Das ERP bildet zwar auch Geschäftsprozesse ab, allerdings liegt der Schwerpunkt hier auf der Betrachtung von bestimmten Geschäftsbereichen und Abteilungen. Sie eignen sich daher vor allem für die Abbildung und Steuerung von Schlüsselprozessen aus zentralen Geschäftsbereichen, wie z. B. dem Finanzwesen oder der Produktion. Das Business Process Management betrachtet die Prozesse ganzheitlich und führt viele zusätzliche Analysen durch.
Der Zweck von Business Process Management
Das Hauptziel des Business Process Management ist es, die im Unternehmen vorhandenen Informationen so zu nutzen, dass sich die Organisation besser an den Kundenbedürfnissen ausrichten kann. Dabei wird gleichzeitig versucht, die Unternehmensziele besser zu erreichen. Das Business Process Management (BPM) lässt sich in folgende Aufgaben- bzw. Tätigkeitsbereiche unterteilen:
- Planung, Modellierung und Gestaltung von Geschäftsprozessen.
- Ausführen von Aktivitäten/Arbeiten nach den definierten Prozessen.
- Überwachung/Steuerung der Geschäftsprozesse.
Auf diese Weise werden die Prozesse innerhalb der Organisation umfassend betrachtet. Nur wenn ein Unternehmen seine Prozesse durch und durch kennt, kann es entsprechende Optimierungen vornehmen.
Neben der Erfassung der Geschäftsprozesse, die ebenfalls in den Bereich des BPM fällt, ist es eine weitere Aufgabe/Zielsetzung, klare Zusammenhänge zwischen den Prozessen herzustellen. Denn es entsteht ein klares Bild über die Zusammenhänge und Verbindungen zwischen Abteilungen und anderen Geschäftsbereichen.
BPM: Die Vorteile
Es gibt viele gute Gründe für den Einsatz von BPM-Software. Diese Form der Digitalisierung ermöglicht es Ihnen nicht nur, Ihre Prozesse abzubilden und damit zu optimieren, sondern auch, bestimmte Aufgaben/Aktivitäten zu automatisieren.
Die wichtigsten Vorteile von Business-Process-Management-Software sind:
- Senkung der Kosten.
- Höhere Produktivität, Flexibilität und Effizienz.
- Zentralisierte Prozessdokumentation.
- Transparenz zwischen den Prozessen.
- Verbesserte Prozessqualität.
- Reduzierung des Arbeitsaufwands durch Automatisierung von Routineaufgaben.
Letztendlich bleibt es natürlich dem jeweiligen Unternehmen überlassen, ob es ein eigenes BPM-System einführen möchte. Falls noch keine Softwarelösung für das zentrale Management von Geschäftsprozessen im Einsatz ist, empfiehlt es sich, zunächst über die Einführung einer ERP-Software nachzudenken.
Denn ein ERP-System ist unverzichtbar, um Daten aller Art in einer zentralen Datenbank zusammenzuführen. Gibt es in Ihrem Unternehmen viele automatisierte Prozesse und müssen bestimmte Datenströme immer wieder von einer Abteilung zur anderen geschickt werden? Wenn ja, kann ein BPM-System hier durchaus Struktur schaffen und die übergeordnete ERP-Umgebung bereichern.