Optimieren Sie Ihre Abrechnungsprozesse mit Hilfe von KI

So hilft künstliche Intelligenz bei der effizienten und effektiven Bearbeitung Ihrer Rechnungen.

Künstliche Intelligenz, manchen besser bekannt als KI, ist heutzutage allgegenwärtig. Jeder will etwas damit zu tun haben, und vielleicht sollten wir das auch. In der Tat werden die Vorteile der KI zunehmend mit Zahlen und Statistiken untermauert, die zeigen, wie intelligente Technologien dabei helfen, wichtige Geschäftsziele zu erreichen.

Selbst in der Welt der Finanzen und der Rechnungsstellung verlässt man sich mehr und mehr auf Algorithmen. Jeder möchte die Rechnungsstellung vereinfachen und die ein- und ausgehenden Rechnungen so schnell wie möglich abwickeln, aber gleichzeitig ist dies ein zeit- und damit kostenintensiver Prozess.

Zum Glück kann man heutzutage auf die Unterstützung durch KI zählen. Wie genau das funktioniert? Das werden wir Ihnen in diesem Blog zeigen.

Inhaltsverzeichnis

• KI-unterstützte Rechnungsstellung
• Rechnungsverarbeitung in 4 Schritten
  • (1) Der Eingang
  • (2) Datenverarbeitung
  • (3) Fehlervermeidung
  • (4) Freigabe und Verarbeitung
• Problemlösung im modernen, digitalen Zeitalter
• Die Rolle des ERP-Systems
• Fazit

KI-unterstützte Rechnungsstellung

KI-gestützte Fakturierungssysteme nutzen Techniken wie maschinelles Lernen (ML), optische Zeichenerkennung (OCR) und natürliche Sprachverarbeitung (NLP). Lassen Sie uns den zusätzlichen Nutzen dieser Technologien auflisten:

• Maschinelles Lernen: In unserer Sprache ist ML auch als maschinelles Lernen bekannt. Die Definition dieses Begriffs ist eigentlich schon im Namen enthalten: Die Maschine lernt aus dem, was ihr vorgelegt wird. So wird die Maschine in der Lage sein, bestimmte Muster zu erkennen.
• Natural Language Processing: NLP ermöglicht es dem System, bestimmte Schlüsselkomponenten einer Rechnung zu identifizieren. Denken Sie z. B. an die Rechnungsnummer oder den Namen des Partners.
• Optische Zeichenerkennung: Die OCR-Technologie ermöglicht es der Maschine, die Informationen aus der Rechnung tatsächlich abzurufen. Außerdem kann das System die Rechnung richtig einordnen, indem es sie beispielsweise mit dem entsprechenden Kundenkonto verknüpft.

Die Stärke der KI bei der Rechnungsstellung liegt in der Kombination dieser verschiedenen Technologien. Denn auf diese Weise lassen sich die Prozesse der Rechnungsstellung automatisieren. Die KI sammelt und prüft nämlich die wichtigen Daten und benachrichtigt die Mitarbeiter, wenn die Abrechnung zur Zahlung und zum Abschluss bereit ist. Infolgedessen sind immer weniger manuelle Eingaben erforderlich, und je weiter die Maschine lernt und arbeitet, desto reibungsloser wird der Rechnungsstellungsprozess.

Rechnungsverarbeitung in 4 Schritten

Herkömmliche Rechnungsstellungsprozesse erfordern viel manuelle Arbeit. Die Rechnung muss nämlich manuell erfasst, geprüft, genehmigt und verarbeitet werden. Abgesehen davon, dass dies sehr zeitaufwändig ist, ist es auch besonders fehleranfällig. Denn wo Menschen arbeiten, werden auch Fehler gemacht.

Wenn Unternehmen diesen Prozess der KI überlassen, vereinfachen sich die Abläufe und die Anzahl der gemachten Fehler sinkt. Aber wie genau funktioniert das? Lassen Sie uns die verschiedenen Schritte aufzählen.

(1) Der Eingang

Es beginnt natürlich mit dem Empfang der Rechnung. Im Falle einer physischen Rechnung muss diese hochgeladen werden, damit die Maschine sie verarbeiten kann. Digitale Rechnungen können direkt an die AI übermittelt werden, damit diese mit ihnen arbeiten kann.

(2) Datenverarbeitung

Sobald die Rechnung vom System verarbeitet wurde, macht es sich an die Arbeit und extrahiert die wichtigsten Informationen mithilfe der oben genannten ML-, NLP- und OCR-Methoden. Sobald dies geschehen ist, sucht die KI nach einer entsprechenden offenen Zahlung im System. Im Grunde genommen spielt es keine Rolle, ob Sie der Zahler sind oder ob Sie nur darauf warten, dass ein Partner zahlt.

(3) Fehlervermeidung

Wenn die KI Diskrepanzen zwischen der Rechnung und der offenen Zahlung feststellt, bittet sie einen Mitarbeiter um manuelle Eingabe. Dies kann z. B. der Fall sein, wenn ein Lieferant etwas im System geändert hat, diese Änderung aber nicht rechtzeitig in die gesendete Rechnung übernommen wurde. Die manuelle Eingabe stellt auch sicher, dass die AI lernt und in Zukunft immer besser in der Lage sein wird, solche Fehler zu erkennen. Bei der Nutzung von KI-gestützter Rechnungsverarbeitung ist es wichtig, die in Deutschland geltenden Anforderungen der GoBD, des HGB, der Abgabenordnung sowie der DSGVO zu berücksichtigen.

(4) Freigabe und Verarbeitung

Wenn die Rechnung Schritt 3 erfolgreich durchlaufen hat, wird die KI die Rechnung zur Genehmigung vorlegen. Dies erfordert zwar einige manuelle Eingaben, aber am Ende des Tages ist es gut, wenn die Maschine geprüft wird. Schließlich kann sie immer einen Fehler machen. Gleichzeitig behält sie einen besseren Überblick über den Rechnungsstellungsprozess und die ein- und ausgehenden Rechnungen.

Sobald die Rechnung genehmigt ist, kann sie bezahlt und abgeschlossen werden. Dies sorgt für eine schnellere, aber weniger fehleranfällige Rechnungsbearbeitung. Schließlich stellt die KI sicher, dass das Dokument sorgfältig unter dem richtigen Kundenkonto gespeichert wird, falls man in Zukunft wieder auf die Daten zugreifen möchte.

Problemlösung im modernen, digitalen Zeitalter

Die heutige digitale Landschaft ist geprägt von den verschiedenen Arbeitsweisen und Technologien, die wir implementiert haben, um den Arbeitsalltag effizienter zu gestalten. Wenn es um die Bearbeitung ausstehender Rechnungen und der damit verbundenen Zahlungen geht, ist Effizienz von entscheidender Bedeutung. Schnelligkeit und Effektivität sind daher unabdingbar, aber gleichzeitig muss man so fehlerfrei wie möglich bleiben.

Und genau hier kann künstliche Intelligenz (KI) um die Ecke kommen. Sie macht manuelle Eingaben überflüssig und verringert so die Fehlerwahrscheinlichkeit. Gleichzeitig weiß die KI, wann sie um menschliche Eingaben bitten muss, und wenn sie weiter lernt, kann sie dies immer besser einschätzen. So sorgt sie dafür, dass der Lebenszyklus einer Rechnung so kurz und effizient wie möglich gestaltet wird.

Die Rolle des ERP-Systems

Wie immer ist es von entscheidender Bedeutung, dass eine Software zur Rechnungsverarbeitung mit der bestehenden IT-Infrastruktur, z. B. dem ERP-System, verbunden ist. Dadurch wird eine doppelte Datenpflege vermieden und sichergestellt, dass die im ERP-System festgelegten Finanzziele in Echtzeit aktualisiert werden können.

Fazit

Wir scheinen einer Zukunft mit KI nicht mehr ausweichen zu können. Es scheint nicht mehr die Frage zu sein, ob sie unseren Arbeitsalltag beeinflussen oder vielleicht sogar übernehmen wird, sondern wann. Dennoch sollte man mit KI nicht einfach loslegen. Solche Werkzeuge sollten als Mittel und nicht als Zweck gesehen werden. KI im Finanzwesen ist in dieser Hinsicht keine Ausnahme von der Regel.

Für ein modernes Unternehmen ist es daher entscheidend, zunächst genau zu identifizieren, warum es ein KI-gesteuertes Abrechnungssystem braucht: Welche Rolle soll es erfüllen und welche Probleme wollen wir damit angehen? Erst wenn diese Fragen klar beantwortet sind, kann man die Vorteile der künstlichen Intelligenz voll ausschöpfen.

Quelle

Nanonets: „AI invoice processing: Enhancing AP accuracy and speed“ - 21. Mai 2024.