Eine ERP-Software für Versorgungs­unternehmen

Finden Sie heraus, worauf Sie bei der Suche nach einer ERP-Software für Versorgungsunternehmen achten müssen.

Die Relevanz von Versorgungsunternehmen ist in unserer heutigen Zeit nicht abzustreiten. Letztlich sind sie es, die der Bevölkerung in wesentlichen Punkten die Grundversorgung gewährleisten. Oftmals befinden sich derartige Unternehmen in öffentlicher Trägerschaft und treten als natürliche Monopolisten auf.

Oftmals fällt das Thema Digitalisierung in Bezug auf Institutionen der öffentlichen Hand schnell unter den Tisch. Dabei birgt ERP-Software großes Potenzial für den Versorgungssektor. In welchen Bereichen Prozesse optimiert werden können, soll im Folgenden näher aufgegriffen werden.

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition

„ERP“ steht für Enterprise-Resource-Planning. Dies bezeichnet die zentrale unternehmerische Aufgabe der Geschäftsressourcenplanung. Deren Ziel ist es, alle geschäftsrelevanten Ressourcen zur richtigen Zeit in benötigter Qualität und Quantität an richtiger Stelle und mit den benötigten Informationen verfügbar zu machen.

Dazu bedarf es schlanker und optimierte Prozesse im gesamten Unternehmen und einer Möglichkeit die vorhandenen Ressourcen effizient auf die vorliegenden Prozesse zu verteilen. Unter Ressourcen versteht man in diesem Zusammenhang alle dem Unternehmen zur Verfügung stehenden Betriebsmittel, auf die zur Erfüllung der eigenen Geschäftszwecke zurückgegriffen werden kann, wie beispielweise:

  • Materialien (Rohstoffe, Werkstoffe, Bauteile, etc.)
  • Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
  • Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.)
  • Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
  • Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
  • Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.)
  • Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)

Es gilt die Ressourcen so auf die vorliegenden Prozesse zu verteilen, sodass diese zu jedem Zeitpunkt mit allen notwenigen Mitteln versorgt sind, gleichzeitigt jedoch möglichst wenig Verschwendungen produziert werden. Mit einer ERP-Software lässt sich dies realisieren.

Dazu werden alle Prozesse eines Unternehmens digital in der Software abgebildet und die Daten anschließend auf einer zentralen Datenbank zusammengeführt. Auf diese Weise lassen sich abteilungsübergreifend und somit schlankere Prozesse im gesamten Unternehmen realisieren. Ressourcen lassen sich zentral verwalten und den entsprechenden Prozessen zuordnen.

Warum benötigt man eine branchenspezifische ERP-Software?

Zu diesem Zweck ist eine ERP-Software aus mehreren Modulen aufgebaut. Jedes Modul verfügt über zahlreiche Funktionen, die einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen abdecken und unterstützen. So finden sich in einer ERP-Software oftmals folgende Module an:

  • Business Intelligence
  • Customer Relationship Management
  • Dokumenten-Management
  • Finanzen
  • Global Business Management
  • Personalwesen
  • Installation und Wartung
  • Produktion

Nicht jedes Unternehmen benötigt jedes Modul um die eigenen Prozesse abbilden zu können. Welche Module und Funktionen ein Unternehmen in seiner ERP-Software benötigt, hängt maßgeblich von der Branche ab, in der es tätig ist. Viele ERP-Anbieter haben sich im Laufe der Jahre auf bestimmte Branchen spezialisiert und die eigene Software auf die Belange dieser Branchen angepasst.

So finden sich heute am ERP-Markt unzählige Lösungen, die auf bestimmte Branchen oder auch Unternehmensgrößen zugeschnitten sind. Auch für Versorgungsunternehmen finden sich entsprechende Lösungen. Diese enthalten bereits in Ihren Standardversionen wichtige Funktionen, die von allen Unternehmen dieser Branche benötigt werden.

Die Software muss also nicht mehr aufwendig an die Belange eines Unternehmens angepasste werden und kann schneller zum Einsatz gebracht werden. Das spart Zeit und vor Allem Geld.

Warum benötigt man eine ERP-Software speziell für Versorgungsunternehmen?

Versorgungsunternehmen haben ganz eigenen Anforderungen an eine ERP-Software. Mit einer Lösung von der Stange kommt man hier meist nicht weit. Versorgungsunternehmen sind im Allgemeinen für die Infrastruktur der öffentlichen Daseinsvorsoge verantwortlich. Das betrifft beispielweise die Wasser-, Elektrizitäts-, Fernwärme- oder auch Gasversorgung. Um die Prozesse ausreichend abbilden zu können, bedarf es spezieller Funktionen.

Diese sucht man in einer ERP-Software von der Stange vergeblich. Daher ist die Wahl einer branchenspezifischen ERP-Software meist die bessere. Hier werden wichtige Funktionen bereits in der Standard-Version abgedeckt. Hinzu kommt, dass Stromversorger andere fachspezifische Anforderungen an eine geeignete ERP-Software als Wasser & Utility Asset Management Unternehmen haben.

Daher sollte man bei der Auswahl einer passenden ERP-Software immer darauf achten, ob sich diese wirklich für das eigene Unternehmen eignet. Gleichsam gibt es auch Funktionen, von denen die meisten Versorgungsunternehmen profitieren, wie beispielsweise all jene Funktionen die Außeneinsätze unterstützen oder mit denen eine optimale Projektverwaltung möglich wird, in der Software abzubilden.

Warum bedarf es eines ERP-Anbieters mit Branchenkenntnis in Versorgungsunternehmen?

Neben dem Funktionsumfang spielt auch der Anbieter bei der Auswahl der passenden ERP-Software eine wichtige Rolle. Kennt dieser Ihre Branche, so weiß er auch um die spezifischen Prozesse und die Herausforderungen die mit einer Implementierung einhergehen. Im besten Fall hat der gewählte Anbieter bereits einigen, Ihnen ähnlichen Unternehmen, in der Vergangenheit erfolgreich helfen können.

Anbieter mit keinerlei Erfahrung in Ihrer Branche laufen Gefahr all jene Fehler zu machen und nur unzureichend zu verstehen, worum es Ihnen bei der Implementierung geht. Spricht man hingegen „dieselbe Sprache“ wird es einfacher sich zu verständigen. Viele ERP-Projekte scheitern an der Kommunikation zwischen Anbieter und Kunden.

Mit einem erfahrenden Anbieter umgeht man diese Barrieren und kann sich zudem darauf verlassen, dass dieser weitere wichtige Tipps parat hat, die Ihnen helfen werden, das Projekt erfolgreich umzusetzen. Auch was die Weiterentwicklung der Software angeht, ist auf den Anbieter zu achten. Hat sich dieser auf Ihre Branche spezialisiert, wird er dementsprechend den Fokus für zukünftige Entwicklungen auf eben jene legen.

Wie finden Sie die richtige ERP-Software für Versorgungsunternehmen?

Die passende ERP-Software für Versorgungsunternehmen zu finden, ist angesichts der Fülle von Systemen am Markt nicht immer leicht. Daher ist es grundsätzlich wichtig zu wissen, wonach man eigentlich sucht. Das klingt zunächst banal, doch genau hier entscheidet sich, ob ein ERP-Projekt erfolgreich ist oder scheitern wird.

Daher sollte man zunächst eine IST-Analyse der derzeitigen Situation durchführen. Dabei wird genau evaluiert, wo es derzeit hakt und was von der neuen ERP-Software erwartet wird. Daraus sind konkrete Ziele abzuleiten. Diese werden dann in einem Lastenheft festgehalten. In diesem Lastenheft werden zudem alle weiteren Rahmenbedingungen für das Projekt beschrieben.

Das betrifft zum einen das Budget, den zeitlichen Rahmen, benötigte Schnittstellen und Integrationen, die Nutzeranzahl und die IT-Voraussetzungen. Zum anderen geht es auch um die Software selbst. Es gilt alle Funktionen aufzulisten und zu priorisieren. Das hilft zum einen den Fokus während der Suche nicht zu verlieren und zum anderen dem Anbieter dabei besser verstehen zu können, worauf es Ihnen bei der ERP-Software wirklich ankommt.

Mit diesem vollständigen Lastenheft gestaltet sich die Suche dann deutlich einfacher. Vergleichsportale im Internet bieten die Möglichkeit viele verschiedene Systeme direkt miteinander zu vergleichen und nach Ihren Kriterien zu filtern. So gelangen Sie schnell zu einer kurzen Liste mit ERP-Lösungen, die für Sie in Frage kämen.

Welche Funktionen benötigen Versorgungsunternehmen in einer ERP-Software?

Werfen wir nun noch einen Blick auf ein paar wesentliche Funktionen einer ERP-Software für Versorgungsunternehmen.

Dabei variieren die Geschäftsbereiche selbstverständlich zwischen unterschiedlichen Teilbranchen und Fachgebieten. So haben Stromversorger andere fachspezifische Anforderungen an eine geeignete ERP-Software als Wasser & Utility Asset Management Unternehmen. Dennoch profitiert die Mehrheit der Versorgungsbetriebe beispielsweise von Funktionen, die Außendiensteinsätze effizienter gestalten. Auch profitieren Versorgungsunternehmen durch die Nutzung einer geeigneten

ERP-Software von einer optimalen Projektverwaltung und einer größtmöglichen Wertschöpfung vorhandener Anlagen. Generell hat im Versorgungswesen jeder Prozess zwei Seiten: Eine kaufmännische und eine technische. Eine adäquate ERP-Software muss beide Aspekte ganzheitlich abdecken können.

Kundenverwaltung mit dem CRM

Wie bereits an früherer Stelle angeschnitten wurde, werden die branchenübergreifend wachsenden Kundenerwartungen mittlerweile auch im Versorgungswesen spürbar. Um den Wünschen und Bedürfnissen ihrer Kunden nachzukommen, bedarf es somit auch im Versorgungswesen einer geeigneten Softwarelösung.

Um Kundenbeziehungsprozesse ganzheitlich abzubilden und zu optimieren, kommen CRM-Systeme zum Einsatz. Diese sollten keinesfalls als Insellösung behandelt, sondern in die bestehende IT-Infrastruktur integriert werden.

Nachhaltigeres Ressourcenmanagement

Auch in puncto Nachhaltigkeit hat ein in die ERP-Software integriertes CRM-System ein großes Potenzial. Wie ein besseres Kundenbeziehungsmanagement durch den Einsatz geeigneter Softwarelösungen Versorgungsunternehmen bei der Bewältigung der Probleme von morgen helfen kann, soll im Folgenden einmal am Beispiel von Wasserversorgern erläutert werden.

Bislang fehlt es im Versorgungswesen vielerorts noch an ganzheitlich-integrierten Plattformen, die zudem eine Schnittstelle zum Endverbraucher und verwandten Versorgungsunternehmen ermöglichen. Wasser- und Abwasserbetriebe könnten durch ein ganzheitlich vernetztes System so bestehende Datensilos abschaffen, Prozesse transparenter gestalten und die Kundenbindung verbessern.

Schnittstellen und mobile Anwendungen

Durch die Schnittstelle zum Kunden haben Versorgungsunternehmen die Möglichkeit, ihnen einen Echtzeit-Überblick über den aktuellen Verbrauch zu liefern. Das gleiche Vorhaben greift auch im Bereich der Energieversorgung. Endverbraucher können über eine App und ein (mobiles) Endgerät den aktuellen Verbrauch einsehen.

Entsprechende Apps können auch für Aufklärungsarbeit eingesetzt werden. So können sie nützliche Tipps zu praktischen Sparmaßnahmen beinhalten. Kommt es zu einem Problem, haben sowohl Endkunde als auch Versorgungsunternehmen die Möglichkeit, die andere Partei in Echtzeit über die Schnittstelle zu informieren. Die dadurch geschaffene Transparenz erhöht das Vertrauen des Kunden und wirkt sich somit positiv auf die Kundenbindung aus.

Fazit: ERP-Software passend für Ihr Versorgungsunternehmen wählen

In Zeiten, in denen das Bewusstsein für nachhaltige Geschäftspraktiken und Prozesse beim Endverbraucher zunehmend ausgeprägt ist, wird die Verfolgung nachhaltiger Ansätze und Strategien für Unternehmen aller Branchen immer mehr zum Alleinstellungsmerkmal und Wettbewerbsvorteil.

Dabei bietet sich eine Verknüpfung einer Nachhaltigkeitsstrategie mit der digitalen Strategie schlichtweg an. Durch die Nutzung einer geeigneten ERP-Software für Versorgungsunternehmen können Prozesse optimiert und somit auch Ressourcen eingespart werden. Diese effizientere Nutzung von Ressourcen kann über eine Schnittstelle auch beim Kunden vor Ort zum Tragen kommen.