Eine ERP-Software für die Vermietung

Finden Sie heraus, worauf Sie bei der Suche nach einer ERP-Software für die Vermietung achten müssen.

Unternehmen aus dem Bereich Leasing unterscheiden sich hinsichtlich Ihres Geschäftsfeldes teilweise massiv von vielen anderen. Daher benötigen diese auch Funktionen innerhalb der eigenen ERP-Software, die in der Lage sind, diese speziellen Prozesse abbilden zu können. Wir wollen Ihnen an dieser Stelle aufzeigen, warum es für Leasingunternehmen Sinn ergeben kann, auf eine branchenspezifische ERP-Software zu setzen.

Zuvor beschäftigen wir uns noch mit der allgemeinen Funktionsweise einer ERP-Software und der Frage, warum auch der Anbieter eine wichtige Rolle bei der Auswahl einer passenden ERP-Lösung spielt.

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition

Die Abkürzung ERP steht für „Enterprise-Resource-Planning“. Hierbei handelt es sich um die Aufgabe eines Unternehmens, alle vorhandenen Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen. Hierfür bedarf es schlanker und optimierter Prozesse, die möglichst wenige Ressourcen auf sich vereinen. Ebenso bedarf es einer Möglichkeit alle Prozesse zentral planen, steuern und überwachen zu können.

Unter Ressourcen versteht man in diesem Zusammenhang alle Betriebsmittel, auf die ein Unternehmen zur Erfüllung der eigenen Geschäftsprozesse zurückgreifen kann. Hierrunter fallen beispielweise:

  • Materialien (Rohstoffe, Werkstoffe, Bauteile, etc.)
  • Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
  • Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.)
  • Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
  • Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
  • Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.)
  • Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)

All diese Ressourcen müssen so auf die Prozesse verteilt werden, dass es zu keinem Zeitpunkt zu Engpässen in der Versorgung kommt. Gleichzeitig gilt es Verschwendungen soweit es geht zu vermeiden. Keine leichte Aufgabe, bedenkt man, dass täglich unzählige Prozesse parallel zueinander, ineinander übergehend oder aufeinander aufbauend ablaufen.

Hier kommt eine ERP-Software ins Spiel. Diese bildet alle Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. So haben alle Akteure im Unternehmen Zugriff auf dieselben Daten was zu mehr Transparenz und schnellerem Informationsfluss führt.

Zudem lassen sich Prozesse nun abteilungsübergreifend und deutlich schlanker aufsetzen. Das spart erneut viele Ressourcen ein, die dann an anderer Stelle gewinnbringend eingesetzt werden können. Eine ERP-Software kann auf den hauseigenen Servern oder aber auch aus der Cloud heraus bezogen werden. Was für ein Unternehmen die beste Option ist, hängt massiv von den eigenen Begebenheiten ab.

Warum benötigt man eine branchenspezifische ERP-Software?

Doch auch hinsichtlich des Funktionsumfangs einer ERP-Software ergeben sich viele Unterschiede zwischen den diversen Lösungen am Markt. Eine ERP-Software setzt sich aus mehreren Modulen zusammen, die allesamt über die zentrale Datenbank miteinander verbunden sind. Jedes dieser Module deckt einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab und verfügt über zahlreiche Funktionen, die den Bereich unterstützen. So finden sich z.B. folgende Module in einer ERP-Software an:

  • Business Intelligence
  • Customer Relationship Management
  • Dokumenten-Management
  • Finanzen
  • Global Business Management
  • Personalwesen
  • Installation und Wartung
  • Produktion

Je nach Bedarf des Unternehmens kommen weitere Module und Funktionen hinzu oder werden ausgeklammert. Viele ERP-Anbieter haben sich auf bestimmte Branchen und Unternehmensgrößen spezialisiert und ihre Lösungen entsprechend auf die Bedürfnisse dieser angepasst. So finden sich am Markt unzählige verschiedene Lösungen, wie eben auch ERP-Systeme, die speziell für Leasingunternehmen konzipiert wurden.

Warum benötigt man eine ERP-Software speziell für Leasingunternehmen?

Leasingunternehmen legen den Fokus auf die Vermietung von meist mobilen Investitionsgütern. Diese müssen in der ERP-Software abbildbar sein. Nicht jedes ERP-System verfügt über die entsprechenden Funktionen, die es dafür braucht. Daher lohnt ein Blick auf branchenspezifische ERP-Lösungen.

Diese bieten oftmals vollständige Abwicklungsmöglichkeiten für alle Geschäftsbereiche eines Leasingunternehmens. Insbesondere Funktionen zur Zahlungsabwicklung, zur Analyse von Kontokorrenten oder auch für das Mahnwesen sind hier zu nennen. Auch lassen sich alle relevanten Kennzahlen und ein detailliertes Reporting in Echtzeit mit der Software umsetzen.

Entscheidet man sich für eine Standard-ERP-Software fehlen viele dieser spezifischen Funktionen und müssen umständlich hinzugefügt und angepasst werden. Das wiederum verursacht Aufwand und Kosten. Viele dieser speziellen Funktionen sind in einer branchenspezifischen ERP-Software für Leasingunternehmen bereits im Standard enthalten.

Warum bedarf es eines ERP-Anbieters mit Branchenkenntnis im Leasing?

Doch auch der Anbieter spielt bei der Auswahl einer ERP-Software eine wichtige Rolle. Dieser hat sich auf die Belange und Anforderungen der Leasingbranche spezialisiert und kennt alle Herausforderungen. Auch weiß er um potentielle Fallstrike, die sich während einer Implementierung ergeben können. Erfahrende Implementierungspartner können diese dann einfach umgehen.

Auch wird die Kommunikation zu einem erfahrenden Anbieter deutlich vereinfacht. Man spricht die „gleiche Sprache“ und versteht Fachtermini einfacher. Der Anbieter versteht ohnehin leichter, worauf es Ihnen ankommt und kennt auch den gesamten Markt besser, als ein branchenfremder Anbieter.

Viele ERP-Projekte scheitern an mangelnder Kommunikation zwischen Kunden und Anbieter. Letzterer versteht oftmals nicht, worauf es dem Kunden genau ankommt und implementiert Funktionen die nur unzureichend den Bedarf des Kunden abdecken. Erfahrende Anbieter hingegen können zu 100% auf die Vorstellungen der Kunden eingehen und zudem noch wichtige Tipps geben, die Sie selbst noch nicht auf dem Schirm haben.

Wie finden Sie die richtige ERP-Software für Leasingunternehmen?

Doch wie findet man letztlich die passende ERP-Software und den passenden Implementierungspartner? Das wohl wichtigste hierbei ist, zu wissen wonach man eigentlich genau sucht. Zu diesem Zweck empfiehlt es sich im Vorfeld eine umfangreiche IST-Analyse durchzuführen. Hier wird evaluiert, wo es Verbesserungspotentiale gibt und was die Software eigentlich wirklich leisten muss.

Auf der Analyse werden konkrete Ziele abgeleitet und formuliert. Diese sind dann in ein Lastenheft einzutragen. In diesem werden auch sämtliche Rahmenbedingungen für das Projekt festgehalten. Das betrifft das Budget, die Nutzerzahl, die Hardwarevoraussetzungen, benötigte Schnittstelle oder auch den zeitlichen Rahmen.

Ebenso werden alle Funktionen die benötigt werden aufgelistet und priorisiert. Mit diesem Lastenheft kann dann die eigentliche Suche starten. Vergleichsportale im Internet bieten die Möglichkeit viele Systeme und deren Anbieter entsprechend Ihren Kriterien zu filtern und miteinander zu vergleichen. So gelangen Sie schnell zu einer Shortlist mit passenden Anbietern und können diese detaillierter miteinander vergleichen, bis Sie den für Sie passenden Anbieter gefunden haben.

Welche Funktionen benötigen Leasingunternehmen in einer ERP-Software?

Wir wollen an dieser Stelle noch einen Blick auf ein paar Funktionen werfen, die in ERP-Systemen für Leasingunternehmen zu finden sind. Ob Ihr Unternehmen wirklich all diese Funktionen benötigt, hängt maßgeblich vom eigenen Geschäftsfeld ab. Daher geben wir hier eher einen Überblick über die Möglichkeiten, die eine branchenspezifische ERP-Software für Leasingunternehmen bereitstellt.

Zahlungsabwicklung

Mit der ERP-Software lässt sich der gesamte Zahlungstransfer zentral abwickeln. Vom Zahlungseingang bis zum Zahlungsausgang lassen sich alle Bewegungen direkt nachverfolgen. Dabei werden auch SEPA-Verfahren mit der Software einfach und benutzerfreundlich möglich gemacht. Auf diese Weise lassen sich auch Sonderzahlungen oder Rabatte einfach verwalten und buchen.

Mahnwesen

Ebenfalls bietet die ERP-Software für Leasingunternehmen Funktionen für das Mahnwesen, mit dem ausbleibende Zahlungen einfacher angemahnt werden können. Dies kann automatisch geschehen und bestimmten Gesetzmäßigkeiten folgen. So können beispielweise Mahnung für wichtige Kunden, oder Kunden mit denen gerade Verkaufsgespräche geführt werden, zurückgestellt werden. So wird der Vertrieb nicht durch Mahnungen erschwert.

Gleichzeitig kann die Software jedoch auch die weiterführende Rechtsverfolgung begleiten, nachdem das Mahnverfahren abgeschlossen ist. Eine automatisierte Zahlungserinnerung sorgt für schnelleren Zahlungseingang, was wiederum den Cash-Flow insgesamt erhöht und Ihnen mehr Spielraum bietet.

Rechnungswesen

Generell bietet eine ERP-Software für Leasingunternehmen diverse Funktionen im Rechnungswesen, die dabei helfen tagesaktuelle Aufgaben zu verarbeiten. Dabei werden auch alle gesetzlichen Vorgaben verschiedener Einrichtungen berücksichtigt. So kann sicher und flexibel im Rahmen aller Gesetze agiert werden, was vor Allem das Tagesgeschäft massiv entlastet.

Wartung

Die verwendete Ausrüstung muss ebenfalls gewartet werden, da ein Kunde, der mit einer schlechten Ausrüstung gesattelt ist, niemandem etwas bringt. Um das geliehene Produkt in einem Top-Zustand zu halten, müssen Sie von Zeit zu Zeit den Zustand überprüfen. Um sicherzustellen, dass dies rechtzeitig erfolgt, können Sie die Wartung mithilfe eines ERP einplanen. Sie können den Zeitraum selbst einstellen und das System erinnert Sie oder Ihren Wartungsmitarbeiter daran, wenn es an der Zeit ist.

Fazit: ERP-Software passend für das eigene Leasingunternehmen finden

Eine passende ERP-Software zu finden ist für Leasingunternehmen nicht immer leicht. Viele spezifische Prozesse müssen damit abgebildet werden können. Vom elektronischen Mahnverfahren, über die Verarbeitung von Service- und Wartungsaufträgen bis hin zur Abschreibung von Anlagegütern und einer automatisierten Rechnungsstellung.

Bei der Auswahl der passenden ERP-Software ist auch der Anbieter mit in den Fokus zu nehmen. Erfahrende Anbieter wissen um die spezifischen Herausforderungen in der Leasingbranchen, kennen den Markt und können mit wichtigen Tipps weiterhelfen, sodass Ihr ERP-Projekt letztlich ein voller Erfolg wird.