Was ist eine UBL-Rechnung? Weniger Fehler, mehr Effizienz

Eine Definition, die Vorteile und ein Leitfaden: Hier erfahren Sie alles, was Sie über UBL-Rechnungen wissen müssen.

Die UBL-Rechnung: Einige haben vielleicht schon davon gehört, andere nicht. Für Unternehmer wird dies jedoch ein Konzept sein, mit dem sie in nicht allzu ferner Zukunft täglich umgehen müssen. Höchste Zeit also, sich mit diesem Thema näher zu befassen.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist eine UBL-Rechnung?
  • E-Invoicing wird zur Norm
• Die Vorteile einer UBL-Rechnung
• Erstellen von UBL-Rechnungen: ein Schritt-für-Schritt-Plan
  • Herausforderung
• Geeignete Software ist entscheidend

Was ist eine UBL-Rechnung?

Universal Business Language, kurz UBL, ist ein Format, mit dem man Rechnungen elektronisch erstellen kann. Eigentlich handelt es sich um eine Art Vorlage. Der große Vorteil einer UBL-Rechnung ist, dass die Daten der Rechnung selbst in einer XML-Datei erfasst werden.

Dies ermöglicht es Softwaresystemen, bestimmte Informationen systematisch zu erkennen und zu verarbeiten. Denken Sie z. B. an den Absender, eine Kontonummer oder den Gesamtbetrag.

E-Invoicing wird zur Norm

Abgesehen von den Vorteilen, auf die wir gleich noch eingehen werden, gibt es noch einen weiteren Grund, warum UBL-Rechnungen für Unternehmer so wichtig sind (und werden). Denn ab dem Jahr 2028 wird die elektronische Rechnungsstellung in der EU zur Norm werden.

Die Vorteile einer UBL-Rechnung

Erfreulicherweise hat die Verwendung von UBL zahlreiche Vorteile. So wird die Rechnung sofort nach Erhalt gelesen und im Rechnungsstellungssystem erfasst. Dadurch entfällt die Notwendigkeit einer manuellen, menschlichen Eingabe, wodurch auch das Fehlerrisiko verringert wird. Außerdem kann die Rechnung so schneller bearbeitet werden. Langfristig spart dies einfach Zeit und damit Geld.

Dies ist also ein großer Unterschied zur Bearbeitung einer normalen digitalen Rechnung. Hier muss man zunächst die Rechnung selbst prüfen und sie dann im richtigen Ordner unter dem richtigen Kunden ablegen.

Erstellen von UBL-Rechnungen: ein Schritt-für-Schritt-Plan

Wer über die richtige Software verfügt, wird bei der Erstellung einer UBL-Datei kaum Schwierigkeiten haben. Man erstellt eine Vorlage, die die Bestandteile enthält, die man auf der Rechnung sehen möchte, z. B. das eigene Logo und die Corporate Identity. Diese Informationen werden als UBL-Rechnung gespeichert, und diese Vorlage kann dann in Zukunft beibehalten werden.

Herausforderung

Für Unternehmen, die international tätig sind und daher auch Rechnungen mit Partnern aus anderen Ländern austauschen, gibt es noch eine wichtige Anmerkung. Denn weltweit werden unterschiedliche Arten von elektronischen Rechnungen verwendet. Die UBL-Rechnung wird daher nicht von jedem System in jedem Land anerkannt.

Geeignete Software ist entscheidend

Glücklicherweise können Unternehmen mit den richtigen Softwarelösungen diese Herausforderung leicht umgehen. Maßgeschneiderte Rechnungssysteme können die Rechnung in das vom jeweiligen Empfänger verwendete Format umwandeln.

Auch hier zeigt sich die Bedeutung eines geeigneten Softwaresystems. Diese Systeme sind so konzipiert, dass sie sich an Ihre Bedürfnisse anpassen und Ihnen helfen, Ihre Geschäftsprozesse Schritt für Schritt zu optimieren und effizienter zu gestalten.

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