Warehouse Management Software für KMU

Effizientere Bestände, schlankere Prozesse und Kosteneinsparungen: Die Funktionen und Vorteile eines Warehouse-Management-Systems für KMU.

Wer behauptet, dass Unternehmenssoftwaresysteme wie ERP und WMS nur für große Unternehmen wertvoll sein können, liegt falsch. Kleine und mittlere Unternehmen, kurz KMU, sind das Rückgrat der europäischen Wirtschaft. Mit einem Anteil von über 90 % aller bestehenden Unternehmen sind KMU von enormer Bedeutung für die Weltwirtschaft. Daher können auch sie von allen Vorteilen einer geeigneten Unternehmenssoftware profitieren.

Inhaltsverzeichnis

• Software für KMU
• Lagerverwaltung
• Warehouse Management für KMU
• Lagerverwaltung ohne WMS
• WMS für KMU: Funktionen und Vorteile
• Fazit

Software für KMU

Angesichts der rasanten Digitalisierung und einer nicht immer besonders stabilen Wirtschaftslage ist eine adäquate Softwareunterstützung für KMU umso wichtiger. Für jeden Anwendungsbereich gibt es zahlreiche passende Lösungen von Herstellern, die sich auf die Anforderungen von KMUs spezialisiert haben.

Im Bereich der Lagerverwaltung ist die Warehouse-Management-Software (WMS) das bekannteste Beispiel. Solche Systeme sind in der Lage, Unternehmen u. a. aus Handel und Produktion bei der Optimierung ihrer Lagerprozesse zu unterstützen. Auf diese Weise können die Unternehmen wertvolle Ressourcen einsparen, die wiederum an anderer Stelle im Unternehmen eingesetzt werden können.

Besondere Anforderungen

Theoretisch sind das also alles Vorteile, aber damit sie Wirklichkeit werden, muss die Software zum Unternehmen passen. Denn jedes Unternehmen hat seine eigenen Anforderungen an eine Unternehmenssoftware, zum Beispiel abhängig von der Branche oder Nische, auf die es sich spezialisiert hat, von der Anzahl der Filialen oder Mitarbeiter und von der Größe des Unternehmens.

Bevor wir uns jedoch mit den Funktionen eines WMS-Systems für KMU befassen, werfen wir einen Blick auf die Funktionalitäten eines Lagerverwaltungssystems im Allgemeinen, unabhängig von der Größe des Nutzers.

Lagerverwaltung

Unter Lagerverwaltung versteht man die Organisation, Verwaltung und Kontrolle aller Prozesse im Lager. Sie umfasst die Verwaltung des Lagerbestands und des Warenein- und -ausgangs, einschließlich der Vorbereitung von Bestellungen. Es ist auch in der Lage, bei der Struktur des Lagers selbst sowie bei lagerinternen Prozessen wie Umlagerungen oder Umklassifizierungen zu unterstützen.

Die Rolle des Warehouse-Management-Systems (WMS)

Alle diese Prozesse erzeugen Daten und neue Daten. Diese Informationen müssen verwaltet werden, und hier spielt ein WMS eine wichtige Rolle. Es ermöglicht Unternehmen jeder Größe, die Warenströme im Lager digital abzubilden. Auch die richtige Hardware wie mobile Geräte mit integrierten Barcode-Scannern sind dabei sehr wichtig.

Eine Lagersoftware mit Scannern ermöglicht es den Mitarbeitern, blitzschnell Informationen über Waren abzurufen. Diese ist in der Regel mit dem WMS selbst oder der Enterprise-Resource-Planning-(ERP-)Umgebung verbunden, so dass jeder jederzeit Zugriff auf die richtigen Daten in Echtzeit hat. Das erhöht nicht nur die Transparenz der Arbeitsabläufe, sondern verbessert auch die unternehmensweite Zusammenarbeit.

Weitere allgemeine Informationen zu WMS finden Sie auf der Modulseite.

Warehouse Management für KMU

Doch wie genau unterscheidet sich die Lagerverwaltung für KMUs von derjenigen größerer Unternehmen? Die grundlegenden Prozesse bleiben in der Regel dieselben. Der große Unterschied besteht darin, dass größere Organisationen in der Regel mehrere Standorte mit der Software verwalten können müssen, während es bei KMU in der Regel nur ein Lager ist.

Für kleinere Unternehmen besteht das Ziel der Lagerverwaltung hauptsächlich darin, die begrenzten Kapazitäten optimal zu nutzen. Gerade in Zeiten von Personalknappheit und wirtschaftlicher Unsicherheit ist es wichtiger denn je, begrenzte Ressourcen so effektiv wie möglich zu nutzen.

Lagerverwaltung ohne WMS

Unternehmen, die noch keine Warehouse-Management-Software einsetzen, richten ihre Lagerprozesse in der Regel etwas anders ein. Es ist nicht ungewöhnlich, dass sie für die Bestandsverwaltung Tabellenkalkulationsprogramme verwenden. Dies ist oft einfacher, weil die Lizenzen für solche Programme bereits vorhanden sind. Sie sind einfach zu bedienen und vertraut, so dass keine ausführliche Einarbeitung erforderlich ist.

Komplexe Datenpflege

Allerdings stoßen solche Lösungen schnell an ihre Grenzen. Insbesondere wenn die Warenströme mit dem Wachstum des Unternehmens komplexer werden, kann die Lösung funktional kaum mitwachsen. Die Automatisierungsmöglichkeiten sind begrenzt, wenn die Datenpflege manuell durchgeführt wird.

Der Einblick in die Daten in Echtzeit ist entscheidend für die effiziente und schlanke Gestaltung und Verwaltung von Lagerprozessen. Wenn Sie Bestandsänderungen jedes Mal manuell eingeben müssen, weil immer noch Tabellenkalkulationen verwendet werden, ist dies ein unnötig arbeitsintensiver Prozess. Das kostet Zeit, ist fehleranfällig und führt dazu, dass ein Mitarbeiter in diesem Moment nichts anderes zu tun hat.

Eine geeignete Unternehmenssoftware für die Lagerverwaltung ist also auf jeden Fall ihr Geld wert. Viele Unternehmen stellen früher oder später fest, dass es an der Zeit ist, eine spezielle Lagerverwaltungslösung einzuführen.

Eingeschränkte Einblicke

Darüber hinaus enthalten WMS-Lösungen auch bestimmte Analysefunktionen, mit denen sich Rückschlüsse auf den Verlauf bestimmter Dinge ziehen lassen. So erhalten Sie einen Überblick darüber, welche Dinge gut laufen, aber auch darüber, was möglicherweise verbessert werden könnte. Tabellenkalkulationen bieten zwar auch hier und da ähnliche Lösungen, aber diese Möglichkeiten sind oft recht begrenzt.

Separate Systeme wie ein WMS sind daher wesentlich besser geeignet, wenn die Anforderungen langsam wachsen und die Prozesse komplexer werden.

Software für KMU

Dies ermöglicht Lösungen für große, international tätige Unternehmen, die es ihnen ermöglichen, ihre Lagerprozesse über zahlreiche Standorte weltweit zu verwalten. Erfreulicherweise gibt es aber auch spezielle Lösungen für kleinere Unternehmen. Diese kümmern sich ebenfalls um alle wichtigen Funktionen im Lager, ohne dabei zu komplex zu werden.

WMS für KMU sind so konzipiert, dass sie einfache Lösungen sind, die den Warenfluss übersichtlich und zentral abbilden. Gleichzeitig sind sie für Unternehmen mit weniger komplexen Anforderungen in der Regel deutlich günstiger, so dass sie in Bezug auf das Budget ideal für KMU sind.

WMS für KMU: Funktionen und Vorteile

Werfen wir nun einen Blick auf einige der wichtigsten Merkmale von Warehouse-Management-Software für KMU.

Schnittstelle zum ERP

Zunächst einmal sorgen Schnittstellen zwischen der firmeneigenen Warenwirtschaftslösung (in der Regel ERP) und dem WMS für einen reibungslosen Datenaustausch. In erster Linie sorgt die ganzheitliche Konzeption der Warenwirtschaftssoftware dafür, dass Module wie das WMS problemlos an die bestehende Umgebung angebunden werden können. Von der Buchhaltung bis zum Inventar sind alle Daten miteinander verknüpft und ihre Verwaltung wird so automatisiert.

Inventarverwaltung

Damit ist sichergestellt, dass Ihre Lagerverwaltung vollständig in Ordnung ist. Alle Bewegungen in und aus dem Lager werden kartiert und analysiert. So haben Sie in Echtzeit Einblick in den Stand der Dinge und können sicherstellen, dass Ihre Produkte immer vorrätig sind.

MDE/Scanner

Durch den Einsatz von Scannern im Lager können Artikel schnell, einfach und eindeutig identifiziert werden. Das macht die Abläufe in Ihrem Lager noch einfacher und effizienter. Durch den Einsatz von Mobile Data Capture (MDE) über tragbare Geräte wie Scanner ersetzen Sie manuelle, analoge Listen durch eine wesentlich transparentere und effizientere Arbeitsweise. So können sich Ihre Mitarbeiter auf andere wichtige Aufgaben konzentrieren.

Fazit

Dedizierte Lagerverwaltungslösungen helfen KMUs, ihre Lagerprozesse zu optimieren. Das spart Zeit, Personal und finanzielle Ressourcen.

Eine Anbindung an das ERP-System sorgt für einen nahtlosen Datenaustausch und gibt einen Überblick über die gesamte Prozesskette. Wenn also die Lagerprozesse komplexer werden, können auch KMU sehr wohl über die Einführung eines geeigneten Warehouse-Management-Systems nachdenken.