ERP-Software optimiert Ihren E-Commerce

Wie Sie Ihren E-Commerce mit einer ERP-Software optimieren und sich dem Druck der wachsenden Konkurrenz nachhaltig stellen können. Der Online-Handel ist in den letzten Jahren zunehmend wichtiger geworden und das über alle Branchen hinweg. Wer seinen Kunden sein Angebot nicht auch über das Internet zugänglich macht, lässt sich wichtige Verkaufschancen entgehen. Das haben die meisten Unternehmen längst verstanden, doch ist ein Online-Shop allein nicht alles. Mit Einbettung in ein ERP-System lassen sich unzählige Mehrwerte generieren, auf die wir im Folgenden einmal genauer eingehen wollen. Zunächst jedoch werfen wir einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise von ERP-Software-Lösungen. Dies soll dabei helfen verstehen zu können, wie genau diese Mehrwerte genau geschaffen werden können und wie diese auch in Ihrem Unternehmen umzusetzen sind.

Was ist ERP-Software? – Eine Definition

ERP ist die Abkürzung für Enterprise-Ressource-Planning. Damit ist die unternehmerische Aufgabe, alle vorhandenen Ressourcen so effizient wir nur eben möglich für die zu Grunde liegenden Geschäftsprozesse einzusetzen.

Unter Ressourcen werden in diesem Kontext sämtliche verfügbare Mittel eines Unternehmens verstanden. Neben den Materialien zur Herstellung von Waren, also auch Werkzeuge, Anlagen und Maschinen, Personal, finanzielle Mittel, Immobilien oder weitere Anlagevermögen.

Ziel ist es, diese Ressourcen so einzusetzen, dass alle Geschäftsprozesse zur richtigen Zeit am richtigen Ort mit der benötigten Anzahl an Ressourcen versorgt werden, ohne dass Engpässe oder Verschwendungen entstehen.

Alles zusammen auf einer Datenbank

Dazu werden alle Geschäftsprozesse in der ERP-Software abgebildet und auf einer zentralen Datenbank zusammengeführt. Das gesamte Unternehmen kann nun auf die Daten aller anderen Abteilungen zugreifen, was die interne Kommunikation nachhaltig verbessert und Prozesse beschleunigt.

Doch werden die Prozesse nicht einfach nur beschleunigt, sondern vielerorts auch durch das System automatisiert und zusammengeführt. So entstehen durch den Einsatz einer ERP-Software viele neue, schlankere Prozesse, die mit dem zentralen System überwacht, organisiert und gesteuert werden können.

Aufbau eines ERP-Systems

Dazu verfügt ein ERP-System über viele verschiedene Module, die jeweils einen bestimmten Bereich des Unternehmens abdecken. Solche Module können beispielweise folgende sein:

  • CRM (Customer-Relationship-Management)
  • Produktion
  • Lagerverwaltung
  • BI (Business Intelligence)
  • E-Commerce
  • DMS (Dokumentenmanagement)

Darüber hinaus finden sich jedoch noch viele weitere Module an, je nach Bedarf und Beschaffenheit eines Unternehmens. Inhaltlich sind die Module miteinander verbunden und können problemlos miteinander kommunizieren.

Cloud oder lokal – Evolutionär oder Ganzheitlich?

Dabei kann eine ERP-Software auf verschiedene Arten und Weisen Einzug in ein Unternehmen finden. Entweder erwirbt man ein komplettes ERP-System und betreibt dieses auf den hauseigenen Servern oder man bezieht eine Lösung aus der Cloud. Auch setzen viele Unternehmen auf einzelne Module und erweitern diese nach Bedarf von Zeit zu Zeit, ehe eine umfassende ERP-Lösung entsteht.

Was ERP-Software für den E-Commerce leisten kann

Betrachtet man E-Commerce als ein Modul innerhalb eines ganzheitlichen ERP-Systems, ist zunächst einmal festzustellen, dass viele verschiedene Funktionen innerhalb dieses Moduls dazu beitragen den E-Commerce zu optimieren.

E-Commerce als Teil von ERP-Software

Zunächst muss man sich also darüber bewusstwerden, dass eine Software-Lösung zum E-Commerce Bestandteil einer ganzheitlichen ERP-Lösung ist. Mit dieser lassen sich diverse verschiedene Aufgaben bewältigen. Doch erst in Verbindung mit den anderen Modulen, wird die gesamte Macht dieser Anwendung erst richtig entfaltet.

Vertrieb auf anderen Wegen

E-Commerce ist zunächst einmal nichts anderes als der Vertrieb von Waren und Dienstleistungen eines Unternehmens auf webbasierten Absatzwegen. Diese können einen eigenen Online-Shop auf der Unternehmenswebsite oder auch die Präsenz auf Handelsplattformen wie Amazon, eBay usw. darstellen.

Sehen wir uns also einmal etwas genauer an, wie die einzelnen Module wechselseitig voneinander profitieren können.

CRM und E-Commerce

Eng miteinander verbunden sind in jedem Fall das Customer-Relationship-Management und der E-Commerce. Man will seinen Kunden einen hervorragenden Service bieten, der sich von der Konkurrenz absetzt.

Hierzu zählt auch, dass der Kunde die angebotenen Waren und Dienstleistungen überall dort erwerben kann, wo er sich normalerweise aufhält. In einem CRM-System werden sämtliche Daten des Kunden zentral gespeichert. So eben auch alle bisherig getätigten Käufe.

Gleicher Service über alle Kanäle hinweg

Kauft der Kunde nun ein Produkt Online, so muss ihm derselbe Service zu Teil werden, wie wenn er auf anderen Wegen einen entsprechenden Kauf tätigt. Dadurch dass E-Commerce und CRM miteinander verbunden sind, können Servicemitarbeiter direkt einsehen, wenn der Kunde eine Bestellung aufgegeben hat.

Meldet sich dieser und hat noch eine Änderung oder Frage zu dieser Bestellung, kann der Service also direkt auf die Bestellung zugreifen und den Kunden bestmöglich beraten. Auch kann dem Kunden direkt nach dem Kauf, anhand der im CRM hinterlegten Daten, ein Folgeangebot unterbreitet werden.

Auch der Vertrieb profitiert von Anbindung

Handelt es sich beispielsweise um einen Stammkunden, kann durch die Verbindung des E-Commerce mit dem CRM, beispielsweise auch ein Rabatt vorgeschlagen werden usw. Hier wird schon ersichtlich, dass auch der Vertrieb eng mit dem CRM-System verbunden ist.

Warenwirtschaft und E-Commerce

Heute erwarten Kunden, dass ihre online bestellten Waren in möglichst kurzer Zeit bei ihnen eintreffen. Vielmehr noch erwarten diese, dass sie Informationen zum jeweiligen Status ihrer Bestellung in Echtzeit erhalten.

Kunden erwarten mehr

Bestellt ein Kunde über den Webshop ein Produkt, so will er wissen, wann genau dieses geliefert wird und wie lange die Lieferung voraussichtlich dauern wird. Daher muss der E-Commerce auf die Daten der Warenwirtschaft zugreifen können.

Ein Beispiel: Ein Kunde bestellt einen Staubsauger über den Webshop. Nach einer automatisch generierten Bestellbestätigung, erhält dieser einen Tracking-Link, über die er den gesamten Auslieferungsprozess verfolgen kann.

Damit dies funktioniert, der Online-Shop auf Bestände im Lager zugreifen können. Ist das Produkt beispielweise gerade ausverkauft, wird die Lieferung deutlich länger brauchen, also wenn das Produkt noch massenhaft auf Lager ist.

Dies würde der Kunde selbstverständlich gern schon vor dem Kauf gerne wissen. Unerwartet lange Lieferzeiten führen am Ende nur dazu, dass der Kunde zur Konkurrenz wechselt, wenn diese schneller liefern kann.

Ein ganzheitlicher Prozess entsteht

Geht die Bestellung nun ein, wird diese direkt in die Kommissionierung weitergleitet und dort verarbeitet. Ebenso kann direkt eine entsprechende Rechnung erstellt und der Verkauf gebucht werden, da alle Stellen Zugriff auf diese Bestellung erhalten. Diese muss also nicht erst von der einen zur anderen Abteilung weitergeleitet werden, was den gesamten Prozess nachhaltig verschlankt.

DMS und E-Commerce

Ein Dokumentenmanagementsystem zentralisiert sämtliche im Unternehmen umherlaufende Daten. Zu diesen gehören eben auch alle Dokumente, die im E-Commerce entstehen. So werden beispielweise erstellte Rechnungen automatisch den entsprechenden Ablageordnern zugewiesen und dort sicher gespeichert.

Revisionssichere Ablage wichtig

Gerade Rechnungen unterliegen einer gesetzlichen Speicherungsfrist. Mit Anbindung an das DMS muss mach sich diesbezüglich keine Gedanken mehr machen und die Rechnungen gar ausdrucken und physisch speichert.

Auf der anderen Seite können beispielweise Produktbeschreibungen, die im DMS lagern ganzeinfach im E-Commerce nutzen. Automatisch lassen sich so Produkte auf entsprechenden Portalen platzieren und mit den stets richtigen Informationen versehen.

Viele weitere wechselseitige Verbindungen denkbar

Neben den hier angeführten Verbindungen sind jedoch noch viele weitere nutzbringende Anbindungen und Verknüpfungen denkbar. Beispielweise das Marketing kann von den Daten aus dem Online-Handel profitieren.

Muster erkennen, Absatz steigern

So lassen sich beispielweise Verkaufsmuster evaluieren oder Zielgruppen ermitteln. Mit diesen Daten wird es dem Marketing dann einfacher möglich, die Kunden individuell anzusprechen. Kauft eine bestimmte Gruppe beispielweise kurz nach dem Erwerb von Produkt A auch Produkt B, so kann dieses helfen, Neukunden für sie interessante Produkte zu offerieren.

Fazit: Ohne ERP kein E-Commerce denkbar

Klar ist es schon ein guter Schritt, seine Produkte auch über Online-Vertriebswege zu präsentieren. Das allein reicht jedoch heute schon nicht mehr aus. Wer sich langfristig am Markt behaupten und von der Konkurrenz absetzten will, muss ein paar Schritte mehr gehen.

Das bedingt unbedingt die Anbindung des Online-Shops an das ERP-System, da gerade an dieser Stelle unzählige wechselseitige Vorteile generiert werden können. Nutzen Sie also Online-Vertriebswege, sollten Sie bei der Auswahl eines neuen ERP-System also unbedingt darauf achten, ob die ERP-Software auch Ihren Online-Shop abdecken kann.