5 Punkte, die auf keiner ERP-Checkliste fehlen dürfen

Mit Hilfe einer ERP-Checkliste stellen Sie sicher, dass Sie gut vorbereitet in die Suche nach dem perfekten ERP-System gehen.

Geschäftsprozesse optimieren: Ohne die Unterstützung einer geeigneten Software geht es heute nicht mehr. Das klingt vielleicht etwas überspitzt, aber es ist die Realität. Ohne Softwareunterstützung werden Sie es wahrscheinlich nie schaffen, das Beste aus Ihren Prozessen herauszuholen. Und da sich dies direkt auf die Rentabilität Ihres Unternehmens auswirkt, sollten Sie sich noch heute mit ERP-Software befassen.

Die richtige Software wird Ihnen helfen, Ihre unternehmensweiten Prozesse zu optimieren. Doch zunächst müssen Sie sicher sein, dass das System Ihre Prozesse richtig abbilden kann. Nur wenn das System alle Ihre Anforderungen erfüllt, können Sie die Vorteile des Systems voll ausschöpfen.

Deshalb finden Sie in diesem Blog die ERP-Checkliste, die Sie bei der Suche nach einem neuen System unterstützt. So können Sie sicher sein, dass die ERP-Software wirklich zu Ihrem Unternehmen passt.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist ERP?
• Eine ERP-Checkliste macht den Unterschied
• Die 5 Schritte einer ERP-Checkliste
  • 1 | Die technischen Vorraussetzungen
  • 2 | Präferenzen und Anforderungen
  • 3 | Funktionen und Module
  • 4 | Der ERP-Anbieter
  • 5 | Die Implementierung
• Finden Sie Ihr perfektes ERP mit Hilfe der Checkliste

Was ist ERP?

Enterprise Resource Planning (ERP) ist ein Begriff, der die systematische Planung, Steuerung und Verknüpfung aller wesentlichen Geschäftsprozesse bezeichnet. Ziel ist es, diese so effizient wie möglich zu gestalten, denn wer so wenig Ressourcen wie möglich verschwendet, kann am Ende eine Menge Kosten sparen.

Das ERP-System

Ohne ein entsprechendes Softwaresystem ist dies oft nicht zu erreichen. Oder besser gesagt, ohne die Hilfe eines ERP-Systems. Die Software sorgt dafür, dass Daten aus verschiedenen Abteilungen in einer zentralen Datenbank zusammengeführt werden. So arbeiten alle mit denselben Daten.

Geschäftsprozesse im Griff

Das ERP-System sorgt dafür, dass die Benutzer ihre eigenen Geschäftsprozesse besser in den Griff bekommen. Schließlich kann man nichts verbessern, wenn man nicht genau weiß, was verbessert werden muss. ERP-Software hilft Ihnen, diese Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen.

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Eine ERP-Checkliste macht den Unterschied

Bei der Suche nach einem (neuen) Softwaresystem ist es ratsam, mit einer Checkliste zu arbeiten. So stellen Sie sicher, dass alle Bedürfnisse im Voraus klar umrissen sind und dass alle wichtigen Schritte unternommen wurden. Es geht nicht nur darum, was Sie suchen, sondern auch darum, warum Sie es suchen.

Unterschiedliche Geschmäcker

Ob das Softwaresystem wirklich zu den Endnutzern passt, hängt von deren spezifischen Anforderungen und Wünschen ab. Und diese können von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich sein. Die folgenden Faktoren beeinflussen dies:

• Die Größe des Unternehmens
• die Struktur des Unternehmens
• die Branche, in der das Unternehmen tätig ist
• Spezielle Module oder Funktionen, die gesucht werden

All diese Faktoren wirken sich auf das endgültige Anforderungsprofil aus. Denn oft gibt es kein „Standard“-System, das für alle in vollem Umfang nutzbar ist. Daher ist es nicht verwunderlich, dass sich branchenspezifische ERP-Software immer größerer Beliebtheit erfreut - diese Systeme sind perfekt auf die Bedürfnisse einer bestimmten Branche zugeschnitten.

Die 5 Schritte einer ERP-Checkliste

Um also das bestmögliche System zu finden, ist es wichtig, mit einer Checkliste zu arbeiten. Natürlich steht es jedem frei, diese zu modifizieren, und nicht jeder Punkt wird für jedes Unternehmen entscheidend sein, aber im Allgemeinen gibt es eine Reihe von Faktoren, die für alle eine wichtige Rolle spielen. Im Folgenden finden Sie daher die 5 wichtigsten Bestandteile einer ERP-Checkliste. Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass an alles gedacht wird.

1 | Die technischen Vorraussetzungen

Jede Suche beginnt mit dem sprichwörtlichen Blick in den Spiegel. Was machen Sie, wer sind Sie, warum machen Sie das und wie soll das neue System letztendlich dazu beitragen? Neben diesen existenziellen Fragen ist es auch wichtig, die bestehende IT-Infrastruktur zu erfassen. Welche Systeme setzen Sie bereits ein und sollen diese bei der Einführung des neuen ERP-Systems beibehalten werden?

Bei diesem Schritt ist es wichtig, die folgenden Fragen zu stellen:

• Welches Lizenzierungsmodell wählen wir: einen lokalen Server oder die Cloud?
• Welches Betriebssystem setzen wir derzeit ein?
• Gibt es eigenständige Anwendungen, die wir nutzen und die Teil der ERP-Umgebung werden sollen?
• Verfügen wir über ausreichende IT-Kenntnisse, um die Implementierung des ERP-Systems weitgehend zu übernehmen?
• Welche Währungen sollen Teil des Systems sein?
• In welchen Sprachen soll das ERP-System zur Verfügung gestellt werden?

2 | Präferenzen und Wünsche

Während der vorherige Schritt technischer Natur war, geht es jetzt um die intrinsische Motivation. Sie wollen ein System, das wirklich einen Unterschied macht, wertvolle Erkenntnisse liefert und damit Ihre Rentabilität steigert.

Aber was genau brauchen Sie? Wieder einmal ist es Zeit für einen Blick in den sprichwörtlichen Spiegel, bei dem Sie sich folgende Fragen laut stellen sollten:

• Wie wollen wir in den nächsten Jahren wachsen? Wenn Sie mit einer Verdoppelung der Belegschaft rechnen, ist es entscheidend, dass das System mitwachsen kann.
• Inwieweit ist unser Unternehmen bereits digitalisiert und welchen Beitrag soll das neue System dazu leisten?
• Wie soll die neue ERP-Software dazu beitragen, unsere unternehmensweite Produktivität zu steigern?
• Haben wir eine klare Vorstellung davon, welche Prozesse optimiert werden können? Wissen wir, wo wir etwas verpassen?

Dies sind nur einige Beispielfragen, letztlich muss jedes Unternehmen selbst entscheiden, was ihm am wichtigsten ist.

3 | Funktionen und Module

Die meisten ERP-Systeme sind modular aufgebaut. Sie bestehen aus einer zentralen ERP-Umgebung mit zusätzlichen Modulen für bestimmte Geschäftsbereiche. Ein Transportunternehmen benötigt zum Beispiel ein Transport Management System (TMS). Nachfolgend sehen Sie einige häufig verwendete Module. Eine vollständige Übersicht finden Sie in diesem Artikel.

• Business Intelligence (BI): für die systematische Analyse Ihrer Organisation. So können Sie genau sehen, was passiert und was möglicherweise verbessert werden kann.
• Customer Relationship Management (CRM): Für jedes Unternehmen gilt - der Kunde ist die Nummer eins. CRM-Software hilft bei der Erfassung von Kundendaten und den Interaktionen, die Menschen mit Ihrem Unternehmen haben. Auf diese Weise wissen Sie genau, wer sie sind und welche Erwartungen sie haben.
• Dokumentenmanagementsystem (DMS): Die Bibliothek Ihres Unternehmens ist für die Erfassung von Richtlinien, Handbüchern und allen anderen Dokumenten zuständig.
• Finanzen: Die Automatisierung von Finanzprozessen spart viel Zeit - und, wie man so schön sagt, auch Geld.
• Personalverwaltung (HRM): Sie ist für alles zuständig, was mit Mitarbeitern, aber auch mit potenziellen Mitarbeitern zu tun hat. Jeder Mitarbeiter hat sein eigenes Konto, so dass die Mitarbeiter der Personalabteilung schnell und einfach sehen können, was vor sich geht oder gegangen ist.
• Beschaffung: schafft Transparenz über die Einkäufe des Unternehmens. Könnte man diese Materialien nicht intelligenter oder billiger einkaufen?
• Projektmanagement: Viele Unternehmen arbeiten auf Projektbasis. Dieses Modul bietet daher Unterstützung; die Benutzer können alle Schritte von A bis Z überblicken.

Ein branchenspezifisches ERP-System

Heutzutage entscheiden sich immer mehr Unternehmen für ein branchenspezifisches ERP-System . Diese Systeme werden von Anbietern entwickelt, die mit den täglichen Herausforderungen in bestimmten Branchen vertraut sind. Daher fügen sich diese Systeme auch nahtlos in die bestehenden Prozesse dieser Unternehmen ein. Genau das soll Software ja auch: sich dem Anwender anpassen, nicht umgekehrt.

Übrigens: Es gibt einige besonders beliebte ERP-Module, die wir in der vorherigen Übersicht nicht genannt haben. So sind zum Beispiel Systeme wie das TMS und WMS für Unternehmen in einigen Branchen absolut unverzichtbar.

4 | Der ERP-Anbieter

Die Rolle des ERP-Anbieters wird oft vergessen. Man kauft nicht einfach das System und findet dann alles selbst heraus. ERP-Systeme sind auf eine langfristige und intensive Nutzung ausgelegt, daher ist die Wahl des Anbieters entscheidend. Schließlich gehen Sie mit ihm eine lange und hoffentlich erfolgreiche Partnerschaft ein.

Stellen Sie sich daher die folgenden Fragen:

• Hat der Anbieter Erfahrung in unserer Branche?
• Wie flexibel ist das System? Ist es in der Lage, mit uns zu wachsen?
• Mit welcher Regelmäßigkeit wird das System aktualisiert?
• Wie sieht der Support aus? Sind sie für Fragen erreichbar und werden sie uns während des gesamten Prozesses helfen?
• Wie gesund ist der ERP-Anbieter? Handelt es sich um einen neuen Anbieter oder um einen seriösen Partner, auf den sich zahlreiche Unternehmen seit Jahrzehnten verlassen?

5 | Die Implementierung

Im Anschluss an die Auswahl des Anbieters ist es wichtig, sich anzusehen, wie die ERP-Implementierung normalerweise abläuft. Dabei ist es wichtig, Ihre Anforderungen klar zu definieren, damit es während des Prozesses keine Unklarheiten mehr gibt und keine unnötigen Verzögerungen entstehen. Daher sind die folgenden Faktoren bei diesem Schritt der Checkliste wichtig:

• Wie lernen wir, das System zu benutzen? Findet eine Schulung statt, oder müssen wir uns mit Videos und digitalen Handbüchern begnügen?
• Können wir das System zunächst ausprobieren?
• Ersetzen wir unser bisheriges System schrittweise durch das neue, oder stellen wir alles auf einmal um? Dies wird auch als „Go-Live“-Typ bezeichnet.

Finden Sie Ihr perfektes ERP mit Hilfe einer Checkliste

Wir können also sagen, dass eine Checkliste eine wichtige Rolle bei der erfolgreichen ERP-Auswahl spielt. Sie zeigt wichtige Schritte auf, die Sie unternehmen müssen, um zu einem geeigneten System zu gelangen.

Übrigens ist es nie ratsam, ein neues System „blind“ auszuwählen. Die Stärke einer Software liegt in ihrer Ausrichtung auf Ihr Unternehmen und seine Prozesse. Das ist eine Entscheidung, die Sie bewusst treffen müssen. Dabei können Sie sich auf diese ERP-Checkliste verlassen.