Vorbereitung

Wir zeigen Ihnen alles was Sie zur Vorbereitung auf Ihr neues ERP-Projekt wissen und tun müssen. Denn eine gründliche Vorbereitung ist die halbe Miete. Steht die Entscheidung für die Einführung eines neuen ERP-Systems in das eigene Unternehmen fest, gilt es sich gründlich auf das neue System vorzubereiten. Wir zeigen Ihnen, welche Schritte dazu im Einzelnen nötig sind und welche Fragen im Vorfeld zu beantworten sind, ehe man sich auf die Suche nach einem geeigneten System begeben kann.

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Viele ERP-Lösungen erschweren die Suche

ERP-Lösungen sind wie die Unternehmen in denen sie zum Einsatz kommen, äußerst divers. Kein System gleicht dem anderen, ebenso wenig wie ein Unternehmen in Gänze dem anderen gleicht. Das macht die Suche nach einem passenden ERP-System letztlich auch so schwierig und komplex.

Ziele formulieren

Doch mit einer guten Vorbereitung auf Ihr ERP-Projekt, umgehen Sie viele diese Schwierigkeiten und kommen letztlich deutlich schneller zum Ziel. Und das Ziel ist das Erste, dass Sie angehen sollten. Die zentrale Frage sollte immer sein, was wollen Sie konkret mit dem ERP-System erreichen?

IST-Situation analysieren

Daran anschließend gilt es eine umfassende IST-Analyse anzustellen, bei der die internen Prozesse beschrieben, Unzulänglichkeiten dokumentiert und Begebenheiten, wie die derzeitige IT-Infrastruktur, festgehalten werden. Dabei wird auch dokumentiert, wie die einzelnen Abteilungen miteinander vernetzt sind.

Mitarbeiter in das Projekt einbeziehen

In der Ist-Analyse sind überdies noch viele andere Punkte zu protokollieren. Im Anschluss an dieser, gilt es die genauen Anforderungen des potentiell neuen ERP-Systems zu beschreiben. Dazu empfiehlt es sich immer die eigenen Mitarbeiter in diesen Prozess mit einzubeziehen. Diese wissen am besten, woran es derzeit noch hapert und was das neue System können sollte.

Lastenheft erstellen

Zu diesem Zwecke sollte ein Projektteam mit Vertretern jeder Abteilung gegründet werden und ein direkter Projektverantwortlicher bestimmt werden. Das Team erstellt dann ein konkretes Lastenheft, indem alle Anforderungen an das neue ERP-System festgehalten werden. Ebenso werden in diesem Lastenheft alle Ziele, die man mit dem ERP-Projekt niedergeschrieben.

Funktionen priorisieren

Hat man nun alle gewünschten Funktionen evaluiert, gilt es diese zu priorisieren. Einige Funktionen sind wichtiger als andere und das wird bei der konkreten Suche nach einem ERP-System nochmal eine wichtige Rolle spielen. Denn ein ERP-System am Markt zu finden, welches 1 zu 1 ihre Wünsche im Rahmen des gesteckten Budgets erfüllen kann, ist fast unmöglich. Anpassungen des Systems sind mitunter der Regelfall.

Cloud oder lokal

Eine wichtige Entscheidung, die ebenfalls schon in der Vorbereitung auf das ERP-Projekt getroffen werden muss, ist jene nach dem Speicherort des neuen ERP-Systems. Hier geht es vor allem darum, ob das System auf den hauseigenen Servern oder auf Servern eines Drittanbieters betrieben werden soll.