5 Eigenschaften einer ERP-Software für das Projektmanagement

Erfahren Sie hier, was eine ERP-Software für projektorientiert-arbeitende Unternehmen können muss. Projektbasiertes Arbeiten ist in vielen Branchen verbreitet – In manchen ist es lediglich ein Teil des Gesamtgeschäftes, andere Unternehmen operieren wiederum nahezu ausschließlich projektbasiert. Klar ist jedoch, dass projektbasierte Arbeit zunimmt und zukünftig einen noch größeren Stellenwert einnehmen wird. Wir wollen uns daher an dieser Stelle einmal näher mit den Anforderungen projektbasiert-arbeitender Unternehmen auseinandersetzen und aufzeigen, über welche Eigenschaften eine geeignete ERP-Software für diese Unternehmen aufweisen muss.

Aktuelle Herausforderungen projektbasiert-arbeitender Unternehmen

Die Zahlen sind ernüchternd: Laut einer globalen Studie der IPMA (International Project Management Association) und IFS trauen sich nur etwa zehn Prozent der befragten Projektmanager und Geschäftsführer zu, bereits heute Projekte mit einer größtmöglichen Effizienz abwickeln zu können.

72 Prozent der Befragten halten jedoch Projektmanagement als Fähigkeit für hochrelevant oder sogar unabdingbar für den zukünftigen Erfolg des Unternehmens.

Mangelnde Integration von Projektmanagement-Tools und ERP-Software

Problematisch ist weiterhin die mangelnde Integration von ERP-Software und Projektmanagement-Lösungen. So gaben nur ein Viertel der Befragten an, bereits eine entsprechende Kopplung vorgenommen zu haben. Doch warum ist eine Integration beider Systeme von so großer Relevanz? Um diese Frage zu beantworten, müssen wir uns zunächst näher mit ERP-Software auseinandersetzen.

ERP-Software: Ein Überblick

„ERP“ ist ein Akronym und bezeichnet die unternehmerische Aufgabe der Geschäftsressourcenplanung bzw. des „Enterprise-Ressource-Planning“. Es hat die grundlegende Funktion, alle unternehmensrelevanten Ressourcen zur richtigen Zeit in benötigter Qualität und Quantität an richtiger Stelle im Betrieb zur Verfügung zu stellen. Hierbei handelt es sich also um die zentrale Aufgabe der Steuerung des Betriebes inklusive all seiner Prozesse.

ERP-Software ist in der Lage, all diese Prozesse digital abzubilden. Innerhalb der ERP-Software können sie dann verwaltet, gesteuert, optimiert oder sogar automatisiert werden. Auf diese Weise werden an einigen Stellen wertvolle Ressourcen eingespart, welche dann wiederum an anderer im Unternehmen zielführender und gewinnbringender eingesetzt werden können.

Der Stellenwert integrierter Software

Doch warum ist es nun so wichtig, dass ERP-Software und Projektmanagement-Tools integriert werden und als eine Einheit operieren?

Noch immer betreiben zu viele Unternehmen mehrere, parallel laufende Insellösungen. Dies hat jedoch meist die Konsequenz, dass es nicht zu einem lückenlosen Informations- und Datenaustausch zwischen den unterschiedlichen Systemen kommen kann.

Die Problematik mehrerer Insellösungen

Die Folge: In manchen Geschäftsbereichen stehen wertvolle Informationen ggf. nicht ohne weiteres zur Verfügung. Da Daten aus gutem Grund auch als Öl des 21. Jahrhunderts bezeichnet werden, kann dies die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens stark negativ beeinflussen.

Alternativ besteht die Möglichkeit der doppelten Datenpflege. Dies resultiert jedoch nicht nur in einem erhöhten Verwaltungsaufwand und demnach vermehrt eingebundenen Personalressourcen, sondern schafft auch Raum für mögliche Übertragungsfehler. Somit leidet die Qualität der verwalteten Daten.

ERP-Software für das Projektmanagement

Es wird deutlich, warum ein in die ERP-Software integriertes Projektmanagement-Tool für Unternehmen mit projektbasierter Arbeit einen so hohen Stellenwert hat. Doch über welche konkreten Funktionen sollte eine geeignete ERP-Software im Detail verfügen und wie gelingt ein softwaregestütztes Projektmanagement? Im Folgenden wollen wir uns einmal mit fünf grundlegenden Eigenschaften einer geeigneten ERP-Software für projektbasiert-arbeitende Unternehmen auseinandersetzen.

1: Anpassungsfähigkeit und Flexibilität

In Projekten ist es durchaus üblich, dass Unternehmen kurzfristig ungeplante Änderungen vornehmen müssen. Diese können auf langfristiger Ebene beispielsweise durch sich ändernde Marktanforderungen auftreten. Auf kurzfristiger Ebene kann es sich jedoch auch schlichtweg um eine Nachforderung des Kunden handeln. Aus diesem Grund sollte die ERP-Software über ein integriertes Nachforderungs- bzw. Nachtragsmanagement verfügen und das Unternehmen bei Innovationen unterstützen.

2: Unterstützung der Projektmanagement-Methode

Es gibt eine Vielzahl möglicher Projektmanagement-Methoden.

  • Das agile Projektmanagement
  • Das Lean Projektmanagement
  • Das Projektmanagement nach Wasserfall- bzw. Meilenstein-Methode

Sind nur einige Beispiele für beliebte Projektmanagement-Methoden. Im Idealfall sollte die Projektmanagement-Software unterschiedliche Methoden abbilden können, um den individuellen Anforderungen des jeweiligen Projektes gerecht zu werden.

3: Analyse- und Reporting-Funktionen

Bereits heute nutzen viele Unternehmen ERP-Software auch als leistungsstarkes Analysetool. Im Bereich des Projektmanagements kann sie beispielsweise eingesetzt werden, um den Fortschritt des Projektes anhand vordefinierter KPIs zu ermitteln. Analysefunktionen können zudem frühzeitig erste Signale für potenzielle Überschneidungen oder Verzögerungen erkennen, sodass diesen schnell entgegengewirkt werden kann.

Das Berichtwesen bzw. Reporting spielt für Unternehmen unterschiedlicher Branchenzugehörigkeit eine große Rolle. Bei projektbasierter Arbeit geht es jedoch oftmals nicht nur um Reporting für interne Zwecke, sondern um das Bereitstellen wichtiger Informationen bezüglich des laufenden Projektes gegenüber dem Auftraggeber. Ein geeignete ERP-Software sollte demnach über entsprechende Automatisierungen verfügen, die den administrativen Aufwand des Reportings auf ein Minimum reduzieren und für eine entsprechende Transparenz gegenüber allen Projektbeteiligten sorgen.

4: Funktionen zur internen und externen Kommunikation

Das Reporting gegenüber dem Auftraggeber geht Hand in Hand mit einer entsprechenden Anbindung bzw. Schnittstelle, über die erstellte Berichte problemlos an den Auftraggeber übermittelt werden können. Alternativ ermöglichen einige Systeme auch die Erstellung bestimmter Gast-Zugänge mit entsprechend eingeschränkten Rechten, die Auftraggebern die Einsicht in den Projektfortschritt erleichtern. Auch wird diesem so die Möglichkeit gegeben, nahtlos Änderungswünsche oder andere Informationen gegenüber allen beteiligten Akteuren zu kommunizieren.

Projektarbeit erfordert eine effiziente, zielführende Kollaboration aller beteiligten Akteure. Dies ist nur möglich, wenn alle Projektbeteiligten die Möglichkeit zum einfachen Austausch von Informationen haben. Aus diesem Grund sollte eine adäquate ERP-Software entsprechende Funktionen beinhalten, die einen einfachen, unbürokratischen Austausch wichtiger Informationen ermöglichen. Beispiel für ein solches Feature ist eine projektbasierte Chatfunktion.

5: Projektbasierte Rollenvergabe

Die Möglichkeit der Vergabe unterschiedlicher Rollen innerhalb der ERP-Software ist auch unabhängig von einem projektbasierten Arbeiten von erheblicher Relevanz. Durch ein solches Rollenvergabesystem werden die Rechte definiert, die unterschiedliche User innerhalb der ERP-Software ausüben können. Aus datenschutzrechtlichen Gründen stellt dies ein essenzielles Feature von ERP-Software dar.

Innerhalb eines Projektes können Rollen jedoch variieren. So kann sich die Rolle eines Mitarbeiters innerhalb eines bestimmten Projektes von seiner Rolle im Unternehmen unterscheiden. Aus diesem Grund sollte eine geeignete ERP-Software zusätzlich die Vergabe temporärer, projektbasierter Rollen ermöglichen. Wichtig ist zudem, dass alle beteiligten Akteure Einsicht in die jeweiligen Rollen weiterer Projektbeteiligten haben.

Auf diese Weise werden klare Zuständigkeitsbereiche gegenüber allen Akteuren definiert und Fragen wie „An wen muss ich mich wenden, wenn…?“ können innerhalb weniger Sekunden beantwortet werden.

Fazit: Zukunftsfähig mit der richtigen ERP-Software

Es wird deutlich, dass eine geeignete ERP-Software Unternehmen in puncto Projektmanagement maßgeblich unterstützen kann. Wichtig sind dabei unter anderem:

  • Anpassungsfähigkeit und Flexibilität (bspw. Integriertes Nachtragsmanagement)
  • Unterstützung der Projektmanagement-Methode
  • Reporting-Funktionen
  • Funktionen zur internen und externen Kommunikation
  • Projektbasierte Rollenvergabe

Diverse Anbieter haben sich auf die Bereitstellung von ERP-Software für Unternehmen mit einem ausgeprägten Projektgeschäft spezialisiert. Daher sind sie mit den individuellen Anforderungen dieser Unternehmen vertraut und bieten Softwarelösungen an, die alle Bereiche des Projektmanagements sowohl auf strategischer als auch auf operativer Ebene unterstützen.