Warum auch KMU von Business Intelligence profitieren können

Alles über Business Intelligence (BI) für kleine und mittlere Unternehmen: ein Instrument, das keineswegs nur großen Unternehmen vorbehalten ist.

In diesem wettbewerbsintensiven Markt sucht fast jedes kleine und mittlere Unternehmen (kurz: KMU) nach Möglichkeiten, der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein. Zu diesem Zweck wird fleißig nach Unternehmenssoftware für KMU gesucht, zum Beispiel in Form von Modulen für das Kundenbeziehungsmanagement. Und während dies sicherlich auch gute Möglichkeiten sind, um als Unternehmen zu wachsen, ist vielen nicht bewusst, dass sie außerordentlich viel aus etwas gewinnen können, das sie eigentlich schon haben: ihren eigenen Daten.

Die Vorstellung, dass BI-Tools nur für größere Unternehmen geeignet sind, ist inzwischen völlig überholt. Auch KMU können von einer analytischen Sicht auf ihre eigenen Daten und Prozesse erheblich profitieren. Laut Amazon steigern KMU, die Datenanalysetools einsetzen, ihren Umsatz sogar doppelt so schnell wie Unternehmen, die dies nicht tun. Mit anderen Worten: Es ist höchste Zeit, dass KMUs mit BI beginnen.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist Business Intelligence (BI)?
• BI-Tools für KMU: ein Leitfaden
  • Professionalisierung
  • Was genau sammelt ein BI-Tool?
  • Visuelle Darstellung
  • Die Suche nach einem geeigneten System

Was ist Business Intelligence (BI)?

Viele Unternehmer verlassen sich auf ihren Instinkt, wenn es darum geht, Entscheidungen zu treffen, die die Richtung ihres Unternehmens beeinflussen. Davon wollen wir auch gar nicht abraten. Tatsache ist aber, dass diese Entscheidungen ihren Zweck noch besser erfüllen, wenn sie durch relevante und konkrete Daten untermauert sind.

Um diesen Prozess zu unterstützen, hat man Business-Intelligence-(BI-)Software entwickelt, manchen vielleicht besser bekannt als BI-Tool. Diese Software sammelt die in Ihrem Unternehmen zirkulierenden Daten, analysiert sie für Sie und wandelt sie in eine Sprache um, die jeder verstehen kann. So haben die Nutzer jederzeit einen Überblick darüber, was in ihrer Organisation vor sich geht und wie die Fahne gerade weht. Auf der Grundlage dieser Informationen können Folgemaßnahmen ergriffen werden.

Daten sind Gold wert

Wir leben in einem digitalen Zeitalter, in dem Daten Gold wert sind. Unternehmen, die nicht nur die Bedürfnisse ihrer Kunden kennen, sondern auch über eine gute Selbsterkenntnis verfügen, haben ein viel größeres Potenzial als diejenigen, die in dieser Hinsicht nicht proaktiv sind. Wenn man nicht genau weiß, was der Kunde braucht, wie kann man ihn dann wirklich gut bedienen?

Um zu diesen Erkenntnissen zu gelangen, braucht man also die richtige Business-Software, die einem relevante Einblicke und Analysen liefert. Das Tolle daran ist: Sie nutzt dazu die Daten, die man bereits hat, und kostet sozusagen nichts. Ein BI-Tool hilft einfach bei der effizienten Nutzung von Ressourcen (Daten), die Sie bereits besitzen.

ERP und BI

Obwohl BI-Anwendungen auch als eigenständige Systeme angeboten werden, liegt ihre wahre Stärke in der Kombination mit dem ERP-System. Letzteres fungiert nämlich als zentrale Datenbank, in der alle Prozesse und Datenströme in und um Ihr Unternehmen zusammenlaufen. Erst mit dem Zugriff auf diese unternehmensweiten Informationen kommt die analytische Kraft eines BI-Tools richtig zur Geltung. Erkundigen Sie sich daher bei Ihrem ERP-Anbieter nach den Möglichkeiten einer Verknüpfung mit einem BI-Tool.

BI-Tools für KMU: ein Leitfaden

Schauen wir uns die konkreten Vorteile und Funktionen dieser Form von KMU-Software an. Es liegt auf der Hand, dass größere Unternehmen leistungsfähigere und umfassendere BI-Tools benötigen, aber einige der Funktionen der Software sind auch für KMU absolut relevant.

Professionalisierung

Der Einsatz eines geeigneten BI-Tools ist ein Schritt zur Professionalisierung Ihres Unternehmens. Sie lassen die Ära von Excel hinter sich und beginnen, mit einem Tool zu arbeiten, das Ihnen einen echten Einblick in Ihre Daten gibt.

Verstehen Sie mich nicht falsch, Excel ist immer noch ein unglaublich nützliches Softwareprogramm, aber auf analytischer Ebene hat ein BI-Tool einfach viel mehr Vorteile. So können Sie beispielsweise Ihre Daten in Echtzeit aktualisieren und haben Zugang zu umfangreichen Analysemöglichkeiten, die Ihnen helfen werden, Ihr Unternehmen weiterzuentwickeln.

Was genau sammelt ein BI-Tool?

Genug von den Vorteilen der Business-Intelligence-Software, lassen Sie uns einen konkreten Blick darauf werfen, was das BI-Tool für Sie tun kann:

• Daten in Echtzeit. Mit dem BI-Tool haben Sie den Stand der Dinge im Blick: Von der Bestandsverwaltung bis zum Tagesumsatz wissen Sie jederzeit, was los ist.
• Datenverwaltung und -analyse. Das System behält nicht nur den Überblick über die Statistiken, sondern gibt Ihnen gleichzeitig Einblick in den Fortschritt bestimmter Prozesse und Ziele, zum Beispiel im Finanzbereich.
• Leistungsmanagement. Durch die Verfolgung dieser Fortschritte erhalten Sie gleichzeitig einen Einblick in die Fortschritte bestimmter Geschäftsbereiche. So erhalten Sie einen besseren Einblick in die Bereiche, in denen es noch Schwierigkeiten gibt, und können an der Optimierung dieses Prozesses arbeiten.
• Vorausschauende Analytik. Da das System auch Zugang zu historischen Daten hat, kann es auf der Grundlage der Gegenwart und der Vergangenheit Vorhersagen über bestimmte (künftige) Muster und Trends machen. Denken Sie zum Beispiel an eine Vorhersage über das Kaufverhalten. Wenn Sie dank des BI-Tools frühzeitig wissen, welche Trends kommen werden, können Sie entsprechend reagieren.

Visuelle Darstellung

Auf den ersten Blick mag das alles etwas kompliziert klingen, aber zum Glück trägt das BI-Tool dem Rechnung. Das System sammelt und analysiert nicht nur, sondern sorgt auch dafür, dass die Daten in einer klaren Sprache, oft visuell, dargestellt werden. Auf diese Weise kann jeder die Analysen relativ leicht verstehen.

Die Suche nach einem geeigneten System

Es ist also klar, welchen Mehrwert Business-Intelligence-Software bieten kann. Abschließend stellen wir Ihnen ein 3-Schritte-Programm zur Verfügung, das Sie bei der Suche nach dem für Sie passenden Softwaresystem befolgen können.

1. Die große Datenbereinigung. Die Suche nach einem geeigneten BI-Tool beginnt bei Ihnen. Welche Daten haben Sie derzeit, und was genau soll damit geschehen? Sind bestimmte Daten oder Dokumente doppelt vorhanden, und welche Bedeutung haben sie für Ihr Unternehmen? Erst wenn Sie Ihre eigene Datenverwaltung in Ordnung haben, können Sie über ein BI-Tool nachdenken. Andernfalls wird es schwierig sein, daraus wertvolle Schlüsse zu ziehen.

2. Machen Sie sich Gedanken über Ihre Datenstruktur. Abgesehen von den Daten, die Sie aufbewahren, ist es auch wichtig, darüber nachzudenken, wie Sie dies tun. Wo befinden sich diese Daten, und wer hat Zugang zu ihnen?

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3. Entscheiden Sie sich für eine Lösung, die zu Ihnen passt. Nicht ganz unwichtig ist die endgültige Beschaffenheit des Tieres. Welche Funktionalitäten soll das neue System haben, und wer soll diese Software liefern? Wenn Sie bereits ein ERP-System haben, ist der erste Schritt Ihr eigener Lieferant. Sollte dieser keine BI-Lösungen entwickeln, stellt sich die Frage, ob er in der Lage ist, eine eigenständige Lösung mit der vorhandenen ERP-Software zu kombinieren.