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Was ist eine ERP-Lösung?

Mit einer ERP-Lösung gestalten Unternehmen ihre Prozesse effizienter und sicherer. Doch wie genau funktionieren solche Lösungen eigentlich genau?

ERP-Lösungen sind aus heutiger Sicht kaum noch wegzudenken. Was früher fast ausschließlich großen Unternehmen vorbehalten gewesen ist, hat längst auch kleine und mittelständische Unternehmen erreicht. 

Doch was sind ERP-Lösungen eigentlich und was können diese Softwareanwendungen wirklich leisten? Diesen Fragen wollen wir an dieser Stelle einmal etwas genauer auf den Grund gehen. 

Inhaltsverzeichnis

Definition: Was ist eine ERP-Lösung?

ERP ist die Abkürzung für den englischen Begriff „Enterprise-Resource-Planning“. Die Kernaufgabe derartiger Lösungen ist die Steuerung, Planung und Überwachung sämtlicher Geschäftsprozesse in einem Unternehmen. 

Zentrales Ziel ist es, alle Geschäftsprozesse zu jeder Zeit mit der richtigen Menge an Ressourcen zu versorgen, ohne dass es dabei zu Verschwendungen von Ressourcen kommt. Unter Ressourcen versteht man in diesem Kontext alle Mittel die dem Unternehmen zur Erfüllung des Geschäftszwecks zur Verfügung stehen. Demnach sind Ressourcen beispielsweise: 

  • Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
  • Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
  • Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
  • Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
  • Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
  • Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)

Da moderne Unternehmen über unzählig verschiedene Geschäftsprozesse verfügen, die teilweise parallel zueinander verlaufen und ineinandergreifen, ist es für die Geschäftsführung nahezu unmöglich alle Prozesse zentral zu steuern, zu verwalten und zu überwachen. An dieser Stelle kommen ERP-Lösungen ins Spiel. 

Diese Softwaresysteme bilden sämtliche Prozesse im Unternehmen digital ab und führen diese auf einer zentralen Datenbank zusammen. Dadurch lassen sich Abteilungsgrenzen überwinden und Prozesse deutlich effizienter gestalten. Informationen werden schneller verteilt und das Unternehmen in Summe deutlich transparenter. 

Technische Seite von ERP-Lösungen

Aufgebaut ist eine ERP-Lösung zumeist aus verschiedenen Modulen, die jeweils einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen abdecken. So finden sich in modernen ERP-Lösungen oftmals folgende Module an: 

  • Business Intelligence
  • Customer-Relationship-Management
  • Dokumentenmanagement
  • Finanzbuchhaltung
  • Warehouse-Management
  • Human-Resource-Management
  • Produktion

Nicht jedes Unternehmen braucht jedes dieser Module in seiner ERP-Lösung. Andere Unternehmen benötige darüber hinaus noch viele weitere Funktionen zur Abbildung Ihrer Geschäftsprozesse. Neben dem Funktionsumfang, muss ein Unternehmen bei der Auswahl der richtigen ERP-Lösung auch auf die Plattform achten, auf der sie Software letztlich betrieben und die Daten gespeichert werden. 

Eine Frage des Speicherortes 

ERP-Lösungen sind datenbankbasierte Softwareanwendungen. Die Datenbank stellt dabei die zentrale Schnittstelle sämtlicher Daten aller Prozesse dar. Hier gibt es verschiedene Lizenzmodelle, die unterschiedliche Speicherort für die Datenbank vorsehen. Im Wesentlichen gibt es vier verschiedene Modelle: 

  • On-Premise-ERP
  • Cloud-ERP
  • Hosted-ERP
  • Hybrides-ERP

On-Premise ERP-Lösungen

Die klassische Form von ERP-Lösungen bedingt den Erwerb der Software und die Installation dieser auf den eigenen Servern. On-Premise bedeutet zu Deutsch nichts anderes als im eigenen Haus – und darum geht es. Die Server sind Eigentum des Unternehmens und werden selbst gewartet und gehostet. 

Der Vorteil dieses Lizenzmodells ist der hohe Anpassungsgrad der Lösung. Da man die Software in Gänze erwirbt, kann man diese auch nach seinen Vorstellungen umgestalten. Nachteilig sind daran vor allem die hohen Anfangskosten.

Cloud-ERP-Lösungen

In den letzten Jahren sind ERP-Lösungen aus der Cloud immer weiter im Kommen. Hier wird die Software auf Servern des Cloud-Anbieters betrieben und über das Internet zur Verfügung gestellt. Es bedarf keiner eigenen Server und auch der Erwerb der Software entfällt. 

Man bucht entsprechend seines Bedarfs Lizenzen beim Anbieter und nutzt die ERP-Lösung im gewünschten Umfang. Dafür werden monatliche Kosten erhoben. Der Nachteil hier, die Daten verlassen das eigene Unternehmen und werden in Rechenzentren gespeichert, die oftmals im europäischen Ausland ansässig sind. 

Gehostete ERP-Lösungen

Verfügt das Unternehmen über keine eigenen Server, ist es auch möglich diese bei einem Softwareanbieter zu mieten. Dadurch entfällt die Investition in eigene Server und auch die Wartung dieser kann ausgelagert werden. Des Weiteren lassen sich alle Vorteile einer lokalen ERP-Lösung mit diesem Lizenzmodell nutzen. Besonders für kleinere Unternehmen ist dieses Modell interessant. 

Hybride ERP-Lösungen

Kann man aus rechtlichen, technischen oder wirtschaftlichen Gründen nicht alle Bereiche seines Unternehmens in der Cloud abbilden, will aber gleichzeitig nicht auf die Vorteile einer Cloud verzichten, hält der Markt hybride ERP-Lösungen bereit. 

Mit diesen Lösungen werden all jene Teile die in der Cloud betrieben werden können dahin verlagert, die anderen Teile verbleiben auf den hauseigenen Servern. Dennoch können beide Teile miteinander kommunizieren, ohne dass dabei Daten aus den lokalem ERP in die Cloud gelangen. 

Funktionen in ERP-Lösungen

Werfen wir an dieser Stelle nun einen Blick auf ein paar Kernfunktionen einer ERP-Lösung. Wie wir eingangs schon gesehen haben sind ERP-Lösungen aus verschiedenen Modulen zusammengesetzte Softwareanwendungen. Diese Module sind miteinander verbunden und ermöglichen so die Etablierung vieler abteilungsübergreifender Prozesse im gesamten Unternehmen. 

Individueller Umfang von Funktionen 

Der Funktionsumfang einer ERP-Lösung ist zudem stark abhängig von der jeweiligen Branche des Unternehmens. Am deutlichsten wird dies bei produzierenden Unternehmen. Hier wird ein spezielles Produktions-Modul benötigt, dass in der Lage ist, die Prozesse genau abzudecken und beispielweise Maschinen zu steuern und zu kontrollieren. 

Mehrere Standorte abdecken

Auch benötigen manche Unternehmen die Abdeckung mehrere Standorte in einem einzigen System oder müssen Tochterfirmen anbinden etc. All diese Faktoren bezüglich des Funktionsumfangs machen die Auswahl der richtigen ERP-Lösung für sein Unternehmen so schwierig. Welche Funktionen ein Unternehmen wirklich braucht und welche nicht, muss also in einem ersten Schritt evaluiert werden. 

Doch gibt es auch Module, die so gut wir in jedem Unternehmen Anwendung finden. Hier ein paar dieser standardisierten Funktionen: 

CRM – Kunden im Blick behalten

Mit einem sogenannten Customer-Relationship-Management-Modul ist es möglich, einen besseren Blick auf die Bedürfnisse der Kunden zu bekommen. Ziel ist es, die Kunden langfristig an das eigene Unternehmen zu binden. Alles Maßnahmen, die zu diesem Zwecke ergriffen werden, lassen sich durch das CRM-System steuern und organisieren. 

Alles direkt im Blick

Dazu werden sämtliche Kontaktpunkte zu den Kunden in speziellen Kundenakten auf einer zentralen Datenbank gespeichert. Auf diese Weise kann der Kundenservice direkt bei Kundenkontakt den letzten Status zum Kunden einsehen und hat auch Zugriff auf alle historischen Daten. So lassen sich Kundendaten besser und schneller beantworten. 

Besser werden und vertreiben 

Doch auch das Marketing und der Vertrieb profitieren von diesem Modul. Durch die Auswertung der Kundendaten lassen sich viele neue Erkenntnisse zum Kaufverhalten der Kunden gewinnen, die andernfalls im Verborgenden bleiben würden. 

Finanzbuchhaltung – Das gesamte Unternehmen abbilden

Jedes Unternehmen muss sich mit der Buchhaltung auseinandersetzen. Es gilt sämtliche Geldströme im Unternehmen zu überblicken und entsprechend eine Buchung vorzunehmen. Nicht nur gegenüber dem Finanzamt muss nachgehalten werden, an welcher Stelle welche Ressourcen verwendet worden sind, sondern auch für die interne Buchhaltung gilt es die Geldströme im Blick zu behalten. 

Viele Automationen entlasten die Buchhaltung 

Mit einer FiBu-Software lassen sich eben diese Ströme automatisch abbilden und buchen. So wird die Buchhaltung massiv entlastet. Auch liefert die ERP-Lösung an dieser Stelle wichtige Berichte zu den Kennzahlen, auf deren Grundlage das Management Entscheidungen besser treffen kann. 

Dokumentenmanagement – Das papierlose Büro 

Digitale Dokumente bedürfen eines digitalen Dokumentenmanagements. Digitale Dateien auszudrucken und dem physischen Archiv zuzufügen ist schon lange nicht mehr zeitgemäß. Vielmehr gilt es die letzten analogen Dokumente die heute noch eingehen, dem digitalen Dokumentenmanagement zuzufügen. 

Revisionssicher archivieren und Dokumente schnell finden 

Ein DMS speichert alle umherlaufenden Dokumente in einem Unternehmen revisionssicher ab und versehen dieses mit Metadaten. Anwender können diese dann einfach auffinden. Da es immer nur eine valide Version eines Dokumentes gibt, arbeiten alle Stellen mit demselben Dokument, was Fehler vermeidet und Informationen schneller verteilt. 

Effizientere Workflows aufsetzen

Überall im Unternehmen entstehen Workflows und das über Abteilungsgrenzen hinweg. Geht beispielsweise eine Bestellung ein, wird diese zentral gespeichert und an die Kommissionierung weitergeleitet. Ist diese fertig, wird die Bestellung an die Rechnungsstellung weitergeleitet, wo dann automatisch eine entsprechende Rechnung erstellt wird. 

Den effizientesten Weg finden 

Gleichzeitig kann eine Buchung erfolgen. So durchläuft die Rechnung vom Eingang bis zum Versenden der Ware den effizientesten und logischsten Weg. So werden sämtliche Prozesse optimiert und effizienter gestalten. 

Fazit: Mehrwerte mit der ERP-Lösung schaffen

Mit einer modernen ERP-Lösungen lassen sich im gesamten Unternehmen unzählige Mehrwerte schaffen und Kosten einsparen. Das sind letztlich auch die Beweggründe für Unternehmen sich mit der Implementierung einer solchen Anwendung auseinanderzusetzen. 

ERP-Lösungen bilden alle Prozesse eines Unternehmens digital ab und machen diese somit effizienter aber auch deutlich transparenter. Abteilungsgrenzen lassen sich überwinden und Prozesse über diese hinweg gestalten. 

Durch die Zentralisierung sämtlicher Daten an einem gemeinsamen Speicherort, haben alle Akteure, entsprechend deren Zugangsberechtigung, die Möglichkeit mit diesen Daten zu arbeiten. Stockt ein Prozess an einer Stelle, lässt sich einfach und schnell nachverfolgen, wo genau dieser zum Stillstand gekommen ist und entsprechend gehandelt werden. 

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