Eine ERP-Software für Immobilienmakler

Immobilienmakler müssen mit Ihrer ERP-Software kundenzentriert arbeiten und gleichzeitig effiziente administrative Prozesse umsetzen können.

Kaum ein Markt ist so umkämpft wie der Immobilienmarkt. Hier tummeln sich zig Akteure die um Zuschläge buhlen und Immobilien jeglicher Art an den Kunden bringen wollen. Der Fokus liegt hierbei zum einen auf die Akquise von Projekten und gleichzeitig auf dem Endkunden, an den eine Immobilie vermittelt wird. 

Die perfekte ERP-Software für Immobilienmakler ist in der Lage dazu Vertriebschancen zu erkennen, Märkte zu sondieren und gleichzeitig die eigenen Prozesse so schlank zu gestalten, dass überschüssige Ressourcen freigesetzt werden können. Wir wollen im Folgenden auf die Möglichkeiten einer solchen Anwendung werfen und aufzeigen, worauf es bei der Auswahl wirklich ankommt. 

Inhaltsverzeichnis 

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition

Eine Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP) kommt in Unternehmen zum Einsatz um die Prozesse zu digitalisieren und zu optimieren. Im Kern geht es darum, Verschwendungen von Ressourcen aufzudecken und diese durch effiziente Prozesse zu ersetzen. Dazu bildetet die ERP-Software sämtliche Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. 

Die Daten stehen dann allen Akteuren im Unternehmen gleichermaßen zur Verfügung und ermöglichen so schlanke und abteilungsübergreifende Prozesse, mit denen sich enorm viele Ressourcen einsparen lassen. Diese können dann an anderer Stelle gewinnbringend eingesetzt werden, sodass die ERP-Software direkt zum Wachstum eines Unternehmens beiträgt, bzw. dessen Grundlage bildet. 

Das macht ein ERP-System letztlich auch für jede Art von Unternehmen so attraktiv. Damit ein ERP letztlich die hier angesprochenen Effekte liefert, muss dieses jedoch perfekt zum eigenen Unternehmen passen und in der Lage dazu sein die jeweiligen Prozesse ganzheitlich abbilden zu können. 

Warum benötigt man eine branchenspezifische ERP-Software?

Aus diesem Grund haben sich viele Anbieter auf bestimmte Branchen und Unternehmensgrößen spezialisiert und ihre Lösungen genau auf die Anforderungen der jeweiligen Unternehmen angepasst. Diese enthalten dann in ihren Standardversionen alle wichtigen Funktionen, die zur Abdeckung der Prozesse eines Unternehmens aus einem bestimmten Sektor von Nöten sind. 

Aufgebaut ist eine ERP-Software aus mehreren Modulen. Jedes Modul deckt dabei einen spezifischen Aufgabenbereich im Unternehmen ab. Je nach Branche in der ein Unternehmen ansässig ist, unterscheiden sich daher auch die einzelnen Module und Funktionen voneinander. Daher ist es wichtig die passende ERP-Software für das eigene Unternehmen zu finden. 

Andernfalls müsste man an der ERP-Software noch diverse Anpassungen vornehmen, die mitunter viele Zeit und Geld rauben. Daher empfiehlt es sich von Beginn an auf eine Software zu setzen, die bereits viele wichtige Features für die eigene Branche enthält und sich bereits in anderen Unternehmen bewährt hat. 

Warum benötigt man eine ERP-Software speziell für Immobilienmakler?

Immobilienmakler haben ganz eigene Anforderungen an eine ERP-Software. Zum einen müssen Sie für potentielle Käufer jederzeit erreichbar sein und immer alle Informationen direkt parat haben. Gleichzeitig müssen Sie auch gegenüber den Verkäufern stets auskunftsfähig sein. Als Makler ist es daher wichtig, die Interessen aller Parteien in Einklang zu bringen. Dies bedingt ein besonders hohes Maß an Transparenz und Prozesssicherheit. 

Eine ERP-Software für Immobilienmakler sollte daher die Möglichkeit bieten, Prozesse über die eigenen Unternehmensgrenzen hinaus abzubilden. Auch die Ansprüche der Käufer wachsen stetig. Sie verlangen nach virtuellen 360° Rundgängen in den Objekten und Webexposés. All dies muss mit dem ERP-System erstellt und verarbeitet werden können. 

Mit einer ERP-Software von der Stange lassen sich meist nur rudimentäre Bereiche abdecken und der Anpassungsgrad ist vergleichsweise hoch. Auch müssen deutlich mehr Schnittstellen zu Drittsystemen eingerichtet werden, die Aufgaben abdecken, die eine solche Software nicht bedient. Daher empfiehlt es sich meist auf eine branchenspezifische ERP-Software zu setzen. 

Warum bedarf es eines ERP-Anbieters mit Branchenkenntnis in der Immobilienvermittlung?

Dabei steht dann auch der Anbieter der ERP-Software im Fokus. Kennt dieser Ihre Branche, ist dies ein entscheidender Vorteil gegenüber branchenfremden Anbietern. Er weiß um die spezifischen Fallstrike und Anforderungen in der Branche und kann mit wichtigen Tipps aus vorherigen Implementierungen helfen. 

Ein branchenfremder Anbieter weiß nicht, wo sich die Software den Prozessen anpassen muss und wo sich die Prozesse der Software anpassen können. Dabei ist gerade dieses Wissen entscheidend bei der Implementierung. Diese stellt immer einen entscheidenden Eingriff in die Geschäftspraktik eines Unternehmens dar. Es muss sichergestellt werden, dass es zu möglichst wenigen Störungen kommt. Daran sind viele ERP-Projekt, auch sehr großer Konzerne in der Vergangenheit bereits gescheitert. 

Wie finden Sie die richtige ERP-Software für Immobilienmakler?

Doch wie finden Unternehmen nun die passende ERP-Software am teilweise sehr undurchsichtigen ERP-Markt. Dazu ist es zunächst einmal wichtig zu wissen, wonach man eigentlich genau sucht. Das klingt banal, ist jedoch elementare Voraussetzung für die erfolgreiche Suche. Es gilt zunächst einmal festzustellen, was genau die gewünschte ERP-Software können muss. Alle Rahmenbedingungen werden in einem Lastenheft festgehalten. Das betrifft zum Beispiel: 

  • Zeitlicher Rahmen
  • Konkrete Ziele
  • Budget
  • Nutzeranzahl (Teil- und Volllizenzen)
  • Gewünschtes Lizenzmodell
  • Hardwarevoraussetzungen 
  • Funktionen

Die Funktionen werden zudem aufgelistet und priorisiert. Mit dem vollständigen Lastenheft in der Hand kann die eigentliche Suche dann starten. Vergleichsportale im Internet bieten Ihnen die Möglichkeit eine Vielzahl verschiedener Systeme auf einen Schlag zu filtern und miteinander zu vergleichen. So gelangen Sie schnell zu einer Shortlist mit potentiellen Systemen die dann genauer unter die Lupe genommen werden können. 

Welche Funktionen benötigen Immobilienmakler in einer ERP-Software?

Wir wollen uns im Folgenden einigen wichtigen Funktionen einer ERP-Software für Immobilienmakler widmen und deren Nutzen für die Praxis herausstellen. Welche Module und Funktionen letztlich implementiert werden, hängt maßgeblich vom eigenen Unternehmen und dem Geschäftsfeld ab. 

Customer-Relationship-Management (CRM)

Ein CRM-Modul zentralisiert sämtliche Maßnahmen, die ein Unternehmen in Bezug auf die Kundenzufriedenheit und Kundenbindung trifft. Angefangen beim Kundenservice, über das Marketing bis hin zum Vertrieb, laufen hier alle Prozesse zusammen und können vor hier aus organisiert und verwaltet werden. 

Für jeden Kunden wird eine Kundenakte angelegt, in der dann alle Informationen und Berührungspunkte zu diesem zusammenlaufen. Auf diese habe dann alle Akteure im Unternehmen gemeinsamen Zugriff. Auf diese Weise ist man gegenüber dem Kunden zu jeder Zeit auskunftsfähig und kann Anliegen schneller bearbeiten. 

Auswertungen der Daten verschaffen zudem ein tieferes Verständnis zu den Bedürfnissen der Kunden und lassen Rückschlüsse auf Vertriebschancen zu. So können die Bemühungen im Verkauf deutlich zielgenauer ausgerichtet werden. Letztlich trägt ein CRM-Modul dazu bei, schneller und effizienter Immobilien zu vermitteln.

Projektportfolio-Management

Die Zahl der zu vermittelnden Objekte kann schnell in drei- oder gar vierstellige Dimensionen dringen, sodass man um ein Portfolio-Management nicht herumkommt. Mit diesem lassen sich alle Informationen für jede einzelne Wohneinheit übersichtlich darstellen und verwalten. Die ERP-Software hält dann alle relevanten Daten, wie derzeitige Mieter, Raumgrößen, letzte Sanierungsdaten etc. bereit. 

Automatische Exposé-Erstellung 

Aus den Objektdaten lassen sich dann mit den entsprechenden Funktionen automatisch Exposés zu den einzelnen Immobilien erstellen. Vordefinierte Textbausteine können dann einfachmit den entsprechenden Informationen zu einem Objekt zusammengesetzt werden. Auch Fotos und Grundrisse werden einfach eingefügt. So entsteht auf Knopfdruck ein entsprechendes Exposé und man spart enorm viel Zeit, die dann an anderer Stelle gewinnbringend eingebracht werden kann. 

Berichterstattung & Business Intelligence

Ganz gleich ob Tabellen, Grafiken oder Listen mit wichtigen Kennzahlen, die Software bietet zahlreiche Möglichkeiten zur Berichtserstattung mit denen bessere Entscheidungen getroffen werden können. Auch lassen sich die einzelnen Berichte personalisieren und anpassen. So kann man sich tagesaktuell die Zahlen aufbereitet einholen, die für den eigenen Geschäftsbereich von zentraler Bedeutung sind. 

Mit den BI-Funktionen geht man dabei noch einige Schritte weiter. Zahlen werden nicht einfach nur dargestellt, vielmehr lassen diese sich analysieren und auswerten. Kausalitäten und Korrelationen können erkannt und genutzt werden. Dazu stehen eine ganz Hand von Analyseverfahren zur Verfügung. So haben Unternehmen die Möglichkeit tiefverborgende Erkenntnisse über das eigene Geschäftstreiben ans Tageslicht zu fördern. 

Human-Resource-Management (HRM)

Ebenso muss mit der ERP-Software der gesamte administrative Teil des Unternehmens abgedeckt werden. Teil dessen ist auch das Human-Resource-Management. Hier werden alle Belange rund um das eigene Personal zentralisiert und verwaltet. Lohnabrechnung, Personaleinsatzplanung, Zeit- und Arbeitsanalyse oder auch einfach die Mitarbeiterzeiterfassung finden hier ihren Platz. 

Fazit: ERP-Software passend zur eigenen Immobilienvermittlung wählen

Mit ein wenig Vorbereitung und dem Wissen wonach man genau sucht, gestaltet sich ERP-Suche bedeutend einfacher. Immobilienmakler benötigen in Ihrer ERP-Software zahlreiche Funktionen zur Kundenbetreuung, zur Objektverwaltung und auch für die Vertriebssteuerung. 

Das Zusammenspiel aller Funktionen sorgt letztlich dafür, dass enorm viele Ressourcen auf allen Ebenen eingespart und gewinnbringend an anderer Stelle eingebracht werden können. Mit unserem Vergleichstool haben Sie die Möglichkeit schnell passende System ausfindig zu machen und so eine Shortlist zusammenzustellen. 

Starten Sie Ihre ERP-Auswahl

Finden Sie das richtige ERP-System für Ihr Unternehmen

In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

Welche Art von Logistikdienstleistungen bieten Sie an?

Organisieren Sie die Ladungen wie folgt?

Sammelgut/Teilladungen (LTL)
Sammelgut/Teilladungen, die in einem Zentrum für mehrere Auftraggeber gebündelt werden
FTL
Komplettladungen für mehrere Auftraggeber
Dedicated Logistics
Transport für einen Auftraggeber

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen eigenen Fuhrpark?
Müssen Waren gekühlt transportiert werden?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art der Produktion betreibt Ihr Unternehmen?

Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Führen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten durch?
Arbeiten Sie mit Service Level Agreements?
Soll das ERP-System mit anderen Programmen verknüpft werden können?
Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Möchten Sie Stunden im System erfassen?

Geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter und Benutzer ein

Mitarbeiter
Benutzer (fakultativ)

Fragen zu Ihrer Organisation

Hat Ihr Unternehmen mehrere Niederlassungen?
Wie viele Lagerhäuser haben Sie?
Arbeiten Sie mit mehreren Währungen?
Sind Sie international tätig?
Hat die Hauptverwaltung ihren Sitz in Deutschland?
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