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Was ist ein ERP-System?

Alle relevanten Informationen zu ERP-Systemen, wichtige Anwendungsbereiche und die wichtigsten Vorteile dieser Business-Software lesen Sie hier.

Überall sind sie in aller Munde und doch ist nicht jedem gleich klar, was genau ERP-Systeme eigentlich sind. Wir wollen Ihnen an dieser Stelle alle wichtigen Informationen rund um das Thema ERP-Software mit an die Hand geben. 

Wir zeigen Ihnen die Vor- wie auch die Nachteile derartiger Softwareanwendungen und werfen auch einen Blick in die Praxis. Von der Geschichte bis hin zu den aller modernsten ERP-Systemen zeigen wir Ihnen, warum diese Anwendungen für Unternehmen aller Art so wichtig geworden sind. Beginnen wollen wir mit einer Einordnung der wichtigsten Begrifflichkeiten. 

Inhaltsverzeichnis 

Was ist ERP? – Eine Definition

ERP steht für Enterprise-Resource-Planning und beschreibt die Aufgabe eines Unternehmens alle ihm zur Verfügung stehenden Ressourcen so effizient wie nur eben möglich einzusetzen. Dabei werden unter dem Begriff Ressourcen sämtliche Betriebsmittel eines Unternehmens verstanden. So sind Ressourcen beispielsweise: 

  • Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
  • Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
  • Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
  • Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
  • Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
  • Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)

Im Kern geht es um die Organisation, die Planung, die Steuerung und die Überwachung sämtlicher Prozesse in einem Unternehmen. Da in modernen Unternehmen gleich eine Vielzahl verschiedener Geschäftsprozesse zum Teil parallel zueinander verlaufen, ist dies eine kaum zu bewältigende Aufgabe.

Alle Daten an einem Ort 

Zu diesem Zweck sind ERP-Systeme konzipiert worden. Das System bildet sämtliche Prozesse im Unternehmen digital ab und führt diese auf einer zentralen Datenbank zusammen. Hier werden viele Prozesse automatisiert, zusammengeführt und deutlich effizienter gestaltet. 

Abteilungsgrenzen sprengen und Prozesse optimieren

Durch die zentrale Speicherung lassen sich Abteilungsgrenzen im Unternehmen überwinden und Informationen deutlich schneller verteilt. Da fortan alle Akteure im Unternehmen mit denselben Daten arbeiten, werden Fehler durch Übertragungen oder Dubletten weitestgehend vermieden. 

Ressourcen effizient verteilen

Letztlich hat eine ERP-Software also die Aufgabe, die Prozesse im Unternehmen zum einen effizienter zu gestalten. Zum anderen soll dafür Sorge getragen werden, dass alle Geschäftsprozesse zu jeder Zeit mit der richtigen Zeit an notwendigen Ressourcen versorgt sind, ohne dass es dabei zu Verschwendungen von Ressourcen kommt. 

Technische Ebene von ERP-Software

Aufgebaut sind ERP-Systeme zumeist aus verschiedenen Modulen, die allesamt einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen abdecken, inhaltlich jedoch miteinander verknüpft sind und kommunizieren können. So finden sich in gängigen ERP-Systemen oftmals folgende Module an: 

  • Business Intelligence
  • Customer-Relationship-Management
  • Dokumentenmanagement
  • Finanzbuchhaltung
  • Warehouse-Management
  • Human-Resource-Management
  • Produktion

Nicht jedes Unternehmen benötigt jedes dieser Module, andere benötigen darüber hinaus noch weit mehr Funktionen, um Ihre Geschäftsprozesse ausreichend abdecken zu können. Neben dem Funktionsumfang für den sich ein Unternehmen entscheiden muss, kommt es auch auf die Plattform an, auf der die ERP-Software betrieben werden soll. 

Eine Frage der Plattform 

Hier gibt es gleich mehrere Modelle. Primär geht es dabei um den Standort der Server, auf denen die Software betrieben und die Daten gespeichert werden. Im Wesentlichen fallen einem dabei diese vier Modelle ins Auge: 

  • On-Premise-ERP
  • Cloud-ERP
  • Hosted-ERP
  • Hybrides-ERP

On-Premise ERP-Software

Klassischerweise erwirbt man die ERP-Software bei einem Anbieter und installiert diese auf den hauseigenen Servern. In diesem Fall ist von On-Premise oder auch lokalem ERP die Rede. Der größten Vorteile bei diesem Lizenzmodell, die Daten bleiben im eigenen Unternehmen und es lassen sich beliebig viele Anpassungen an der Software vornehmen. 

ERP aus der Cloud

In den letzten Jahren hat sich das Modell des Cloud-Computings immer weiter vor getan. Bei diesem wird die Software über das Internet bereitgestellt und kann vom Anwender online genutzt werden. 

Es bedarf keiner eigenen Server und man kann entsprechend seines Bedarfs Lizenzen erwerben, die monatlich bezahlt werden. Hohe Anfangsinvestitionen entfallen und auch die Wartung des Systems wird vom Anbieter vorgenommen. 

Nachteilig wird oftmals die Speicherung der Daten auf Servern im Ausland gesehen. Die großen Rechenzentren der Cloudbetreiber haben Ihren Sitz oftmals in den USA oder anderweitig außerhalb des EU-Raums. Das wirft datenschutzrechtliche Fragen auf. 

Gehostete ERP-Software 

Für Unternehmen ohne eigene Serverkapazitäten ist es durch dieses Modell möglich eine ERP-Software auf gemieteten Servern zu betreiben. Die Anschaffung eigener Server wird obsolet und man kann die Vorteile eines lokalen ERP-Systems voll ausschöpfen. 

Je nach Anbieter muss jedoch abgewogen werden, ob die Kosten für die Miete und auch die Wartung der Server in einem adäquaten Verhältnis zu einer Selbstanschaffung von Servern stehen. 

Hybride ERP-Software 

Hybride ERP-Systeme sind ein Zugeständnis an die Cloud. All jene Daten, die bedenkenlos auf Servern Dritter gespeichert werden können, werden in die Cloud verlagert, andere Bereich im Unternehmen verbleiben auf den hauseigenen Servern. 

Oftmals ergibt es wenig Sinn die Produktion eines Unternehmens vollständig in die Cloud zu überführen, auch weil die Abhängigkeit von der Internetverbindung eher negativ zu sehen ist. Diese Bereiche werden dann auf hauseigenen Servern abgebildet, während beispielweise das CRM-Modul aus der Cloud bezogen wird. 

Mit speziellen hybriden ERP-Systemen wird die Kommunikation zwischen beiden Varianten gewährleistet, ohne dass sensible Daten aus dem lokalen System auf die Cloud-Server geraten können. 

Funktionsumfang in ERP-Systemen

Wir haben eingangs bereits über die verschiedenen Module in ERP-Systemen gesprochen und festgestellt, dass jedes dieser Module einen bestimmten Bereich im Unternehmen abdeckt. 

Um sich jedoch besser vorstellen zu können, wie genau diese Module arbeiten und welche Aufgaben sie dabei übernehmen, wollen wir an dieser Stelle einen Blick auf ein paar dieser Module und ihre Funktionen werfen. 

CRM-Modul für höhere Kundenbindung

CRM steht für Customer-Relationship-Management und hat die zentrale Aufgabe alle Maßnahmen die ein Unternehmen zur Bindung der Kunden unternimmt zu organisieren. Dazu werden alle Kundendaten in speziellen Kundenakten gespeichert und verschiedenen Abteilungen zugänglich gemacht. 

So kann der Kundenservice beispielsweise offene Rechnungen oder Reklamationen der Kunden bei Kontaktaufnahme des Kunden direkt einsehen und dessen anfrage deutlich schneller und besser bearbeiten. 

Gleichsam können durch die Auswertung der Daten das Marketing und auch der Vertrieb wichtige Erkenntnisse zu den Bedürfnissen der Kunden gewinnen. So kann deutlich individueller geworben werden und die Verkaufschancen lassen sich besser erkennen. 

DMS-Modul für das papierlose Büro

Das Dokumentenmanagement-System übernimmt die Aufgabe alle elektronischen Dokumente die täglich in ein Unternehmen ein- und ausgehen zu organisieren. Diese müssen entsprechend gesetzlicher Vorgaben gespeichert und auch gelöscht werden. 

Ebenso geht es darum die Dokumente allen Akteuren im Unternehmen zur Verfügung zu stellen. So wird immer nur eine valide Version des Dokumentes bereitgestellt, sodass alle Änderungen an diesem nachverfolgt werden können. 

Das sorgt nicht nur für sicherere, sondern vor allem auch schnellere Prozesse. Durch das Dokumentenmanagement-Systeme entstehen an vielen Stellen im Unternehmen dynamische Workflows, die abteilungsübergreifend gestaltet werden können. 

Warehouse-Management für effiziente Planung

Lagerverwaltungssysteme kommen zur unternehmerischen Verwaltung und Organisation von Warenlagern und Distributionszentren zum Einsatz. Im Kern geht es darum sämtlich Warenein- und Ausgänge im Unternehmen abzubilden, zu steuern und zu überwachen. 

Durch die Verbindung des Lagerverwaltungssystem mit dem ERP lässt sich beispielweise auch im Vertrieb genau einsehen, wie es um die jeweiligen Lagerbestände bestellt ist. Für die Angebotserstellung ein wesentlicher Vorteil. 

Fazit: Mehrwerte im gesamten Unternehmen schaffen

Mit einer ERP-Software werden sämtliche Prozesse eines Unternehmens effizienter und schlanker gestaltet. Richtig implementiert und genutzt sind die Einsparungspotentiale derartiger Lösungen mitunter enorm. 

Je nach Branchenzugehörigkeit des Unternehmens finden sich am ERP-Markt unzählige verschiedene Lösungen. Die Suche nach einer passenden Lösung kann daher mitunter recht schwierig werden. Mit unserem Vergleichstool können Sie unzählige Lösungen nach Ihren Bedürfnissen filtern und finden schnell die richtige ERP-Software für Ihre Zwecke. 

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