Die Vorteile eines ATS-Systems

Einen tieferen Einblick in eines der hilfreichsten HR tools: Das Bewerber-Tracking-System

Rekrutierung ist einer der ersten und wichtigsten Bausteine eines Unternehmens und immer mehr HR-Fachleute tendieren zu einem ATS-System. Es bleibt heute sehr gängig, dass Unternehmen in alle Arten von Software investieren, um alltägliche Prozesse so effizient wie möglich zu organisieren und ‘Human Resource Management’ ist keine Ausnahme. Die Angestellten einer Firma bestimmen den Erfolg einer Organisation: Schließlich sind es die Mitarbeiter, die dafür sorgen, dass die Vision und die Ziele des Unternehmens erreicht werden. Daher bleibt es entscheidend, die richtige Person zu wählen. 

Im Normalfall ist dies ein sehr zeitaufwendiger Prozess. Der Durchschnitts HR-Recruiter hat nicht genügend Zeit, neben seinen anderen Aufgaben, sorgfältig den perfekten Angestellten zu finden. Daher wird dieser Artikel die Vorteile eines ATS-Systems betrachten.

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Inhaltsverzeichnis

• Was ist ein ATS-System
• Die Vorteile
• Digitalisierung des HRM

Definition

‘Applicant Tracking System’ oder kurz ATS ist oft im deutschen Raum unter einem anderen Titel bekannt, nämlich Rekrutierungssystem, Auswahlsoftware oder Kandidaten-Tracking-System. Das S in dem Kürzel steht für System, jedoch ist auch das ATS-System eine sehr gängige Sprechweise.

ATS-Software dient im Normalfall dazu, Interaktionen mit Kandidaten zu verwalten und wo möglich zu automatisieren. Ziel ist es, den Auswahlprozess sowohl für den Personalvermittler als auch für den Kandidaten so effizient wie möglich zu gestalten.

Der Mehrwert eines Bewerber-Tracking-Systems

Ein Bewerber-Tracking-System (ATS) kann für Unternehmen, die viele offene Stellen haben und täglich dutzende Bewerbungen empfangen, eine entscheidende Hilfe sein. Die Kommunikation mit so vielen Kandidaten erhöht konsequent die Wahrscheinlichkeit, dass Fehler auftauchen und kann letztendlich Ihrer Firma schaden.

• Administrative Unterstützung

Das ATS-System unterstützt Sie, indem es bestimmte administrative Aufgaben dem Recruiter abnimmt. So ist es beispielsweise in der Lage, automatisierte Nachrichten an die richtigen Kandidaten zu senden, zum Beispiel über den aktuellen Status ihrer Bewerbung. Schließlich möchte jeder wissen, wo er oder sie steht, und auf diese Weise verhindern Sie, dass Sie Kandidaten durch schlechtes Zeitmanagement verlieren.

Eine weitere nützliche Funktion des Systems ist die Erstellung einer internen Datenbank, in der Sie einfachen und übersichtlichen Zugriff auf alle Bewerbungen haben: von der Antwort auf die freie Stelle bis zum Vorstellungsgespräch, in dem der Vertrag unterzeichnet wird. Ein ATS kann auch Lebensläufe überprüfen, potenzielle Talente identifizieren durch die Verwendung von KI und offene Stellen in Jobbörsen automatisch veröffentlichen.

• Berichterstattung und Analyse

Die moderne Arbeitswelt bleibt stark datengesteuert, wer einen klaren Einblick in seine Prozesse und die daraus resultierenden Ergebnisse besitzt, hat Gold in der Hand. Schließlich wissen Sie besser als jeder andere, was Sie als nächstes tun können, um diese Prozesse anhand der Daten noch effizienter zu gestalten.

Das Applicant-Tracking-System kann automatisch Berichte und Übersichten über die oben genannten Prozesse erstellen. So können Sie beispielsweise genau sehen, wie viele Antworten jede Stelle erhält, wie hoch die Erfolgsquote des Assessments ist und wie viel Prozent der Kandidaten beispielsweise zu einem zweiten Vorstellungsgespräch eingeladen werden. Diese Erkenntnisse sind äußerst wertvoll, da Sie zur Optimierung des Rekrutierungsprozesses genutzt werden können und Ihre HR Abteilung entlasten.

• Einhaltung der Vorschriften

Natürlich herrschen viele Vorschriften bezüglich der rechtmäßigen Anstellung von eines Bewerbers. Das ATS-System entnimmt ihnen diese Administrative Last und kann Selbständige alle vom Staat verlangte Dokumente fertigstellen.

Die Digitalisierung des HRM

Die Digitalisierung unterschiedlicher Geschäftsbereiche ist in den letzten Jahren nicht unbemerkt geblieben. Wo man früher auf Software Anwendungen wie Word und Excel setzte, hat man erkannt, dass eine gute Unternehmenssoftware den Arbeitsalltag erheblich optimieren kann.

Human Resource Management wird mit neuen Gesetzesentwürfen wie die Arbeitszeiterfassungspflicht teilweise verpflichtet, in die digitale Welt einzutreten, hiervon abgesehen müssen Firmen an Innovationen teilnehmen, um weiter wettbewerbsfähig zu bleiben.

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Das bedeutet jedoch nicht, dass jeder Recruiter im HR Management ohne gründliche Recherche in ein ATS-System investieren sollte. Wie wir oft wiederholen, ist es wichtig zu fragen: Auf welche Weise soll das ATS-System unsere tägliche Arbeit unterstützen?

Wenn Sie beispielsweise das System implementieren, aber nicht im Detail definiert haben, in welchen Phasen Kandidaten bestimmte automatisierte Nachrichten erhalten sollen, wird schnell etwas schiefgehen. Die Korrektur nimmt dann mehr Zeit in Anspruch, als der Einsatz des Systems erbracht hat.

Softwareentwickler können die Systeme in der Regel auf die Bedürfnisse eines Kunden zuschneiden. Legen Sie also im Voraus fest, welche Funktionalitäten Sie benötigen, und finden Sie heraus, ob der Lieferant diese erfüllen kann. Das stellt sicher, dass Sie das Beste aus dem System herausholen können und dass es einwandfrei zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt.

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