Warum ist ein Inventory Management System (IMS) unverzichtbar?

Das A und O für ein übersichtliches und effizientes Lager.

Jedes Unternehmen, das mit Waren handelt, benötigt eine effektive Lösung zur Bestandsverwaltung. Dabei kann Ihnen ein Inventory Management System Abhilfe leisten. Mehr dazu erfahren Sie in diesem Artikel. 

Inhaltsverzeichnis 

• Definition und Funktionen eines IMS
• Warum ist ein Inventory Management System so wichtig? 
• Welche IMS-Typen gibt es?
• ERP-Inventarverwaltungssystem
  • Vorteile
• Fazit

Definition und Funktionen eines IMS

Ein Inventory Management System (IMS), oder auch Bestandsmanagement-System, bezieht sich auf die Verwaltung aller Waren und Produkte, die vom Hersteller über den Transport bis hin zum Lager geführt werden. Es deckt somit den gesamten Prozess der Lieferkette ab. Dabei werden jegliche Bestandsbewegungen und Bestandsaufnahmen erfasst, während es auch mögliche Nachfragen prognostizieren kann. Somit können die Lagerbestände berechnet und der Bestand demnach verwaltet werden. 

Diese Überwachung, Verwaltung und Kontrolle Ihrer physischen Bestände ist wichtig, um nur das Nötigste im Lager zu haben. Mit einem IMS können Sie also nicht nur Geld für unnötig hohe Bestände einsparen, sondern es hilft Ihnen auch dabei, Ihre Bestände zu optimieren und Überstände sowie Engpässe zu vermeiden.   

Warum ist ein Inventory Management System so wichtig? 

Ein effizientes Bestandsmanagement ist entscheidend, um in der heutigen Geschäftswelt erfolgreich zu sein. Ohne ein gut organisiertes System besteht die Gefahr, dass das Lager überfüllt oder sogar unterbesetzt ist.

Optimierung der Geschäftsprozesse

Ein zentraler Vorteil des Bestandsmanagements liegt in der Optimierung der Geschäftsprozesse. Beispielsweise ermöglichen Just-in-Time (JIT)-Lieferungen, dass Produkte genau dann geliefert werden, wenn sie benötigt werden. Dies reduziert Lagerhaltungskosten und vermeidet unnötige Bestände.

Bessere Lagerübersicht für eine reibungslose Auftragsabwicklung

Ein gut durchdachtes Inventory Management System sorgt auch für eine bessere Lagerübersicht. So wissen Sie genau, wo sich ein Produkt befindet, wie viele Einheiten auf Lager sind und wann Nachbestellungen erforderlich sind. Dies ist besonders wichtig, um die Kundenerwartungen zu erfüllen: Ein stets richtig befülltes Lager bedeutet, dass Bestellungen rechtzeitig und in ausreichender Menge geliefert werden können. Auf diese Weise können Sie auch mögliche Verkäufe steigern.  

Kostenkontrolle 

Zudem erlaubt es, dass Sie die Produktions- und Verkaufskosten präzise ermitteln und somit den tatsächlichen Wert Ihres Inventars bestimmen können. Dies führt zu einer besseren finanziellen Übersicht und zu fundierten Entscheidungen.

Steigerung der Effizienz

Ein weiterer Vorteil ist die Effizienzsteigerung. Durch die digitale Erfassung der Lagerbestände ist es nicht mehr notwendig, Bestände manuell zu zählen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch Fehler und sorgt dafür, dass Sie jederzeit aktuelle und genaue Daten zur Verfügung haben.

Finanzielle Transparenz und Kontrolle

Dazu können Sie mit einem IMS eine präzise finanzielle Übersicht erstellen. Ohne eine genaue Erfassung der Bestände und deren Werte ist es nahezu unmöglich, eine verlässliche Buchhaltung zu führen. Das Bestandsmanagementsystem bietet Ihnen daher nicht nur eine effiziente Arbeitsweise, sondern auch eine Grundlage für die finanzielle Kontrolle und Planung Ihres Unternehmens.

Welche IMS-Typen gibt es?

Periodische Bestandsführung

Bei der periodischen Bestandsführung wird der Bestand in bestimmten Zeitabschnitten gezählt. Dabei wird zuerst der Anfangsbestand erfasst, die neuen Bestandskäufe werden hinzugefügt, um am Ende den Endbestand abzuziehen. Dadurch können Sie die Kosten der verkauften Ware (COGS) berechnen. 

Inventartabelle 

Für Firmen mit einfachen Ansprüchen ist die Tabellenkalkulation eine sehr günstige Lösung mit einfacher Handhabung. Dafür werden meist Programme wie Excel oder Google Sheets DOC zur Hand genommen. Jedoch können menschliche Fehler dazu führen, dass das ganze System fehlerhaft ist. 

Automatisiertes Inventarverwaltungsystem

Ein automatisiertes IMS ist ein cloudbasiertes System, das die Bestände verfolgt und kontrolliert und einen Zugriff von überall ermöglicht. Das Ziel ist die Reduzierung des Verwaltungsaufwandes, die Verbesserung der Sichtbarkeit sowie die Optimierung der Prozesse. Dabei ist zu beachten, dass die Einrichtung und Schulung zeitaufwendig ist. 

Barcode-Scanner 

Die Verwendung von Barcode-Scannern zur Bestandsverfolgung verbessert die Genauigkeit beim Zusammenstellen und Verpacken von Bestellungen. Jedes Produkt erhält eine individuelle Nummer, die Informationen wie den Lieferanten, die Größe, das Gewicht und die Lagerbestände enthält. Dieses System sorgt für mehr Transparenz in der Lieferkette, erfordert jedoch die Anschaffung von spezieller Hardware. Zusätzlich können Barcode-Systeme in automatisierte Bestandsmanagement-Systeme integriert werden, um die Effizienz weiter zu erhöhen.

RFID-Technologie 

Die RFID (Radio Frequency Identification) Technologie hilft bei der Verwaltung der Bestände. Produktidentitäten werden drahtlos als eindeutige Seriennummern erfasst, wodurch Artikel und detaillierte Produktinformationen verfolgt werden können. Die Nutzung von RFID-Scannern kann Ihre Effizienz und den Überblick über Bestände erhöhen. Außerdem gewährleistet dieses System eine schnelle Selbstregistrierung von Wareneingängen und Lieferungen .

Im Vergleich zu Barcodescannern bietet RFID einige Vorteile, wie insbesondere die Geschwindigkeit und die Möglichkeit, mehrere Artikel gleichzeitig zu scannen. 

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Lagerverwaltungssystem (WMS)

Das Warehouse Management System, kurz WMS, unterstützt das Lagerteam dabei, effizienter zu arbeiten, und optimiert die Organisation und Verwaltung von Lagerbeständen. Ein Unterschied zu Inventarverwaltungssystemen ist, dass Funktionen wie Einkauf und Produktion fehlen. Stattdessen liegt der Fokus auf der Lagerorganisation und -optimierung. 

3PL-Inventarverwaltungssystem

Für Drittlogistik-Dienstleister (3PL) gibt es Systeme, die eine Echtzeit-Verfolgung des Bestands ermöglichen, mehrere Lager gleichzeitig verwalten und Bestellungen über verschiedene Verkaufskanäle hinweg abwickeln können. Solche Systeme helfen auch bei der Verwaltung von Rücksendungen und Nachbestellungen und lassen sich mit E-Commerce- und CRM-Systemen verbinden. Ein 3PL-System ist in der Lage, mehrere Lagerstandorte zu verwalten, was es besonders nützlich für Unternehmen macht, die mit externen Logistikpartnern zusammenarbeiten.

Buchhaltungs- und Inventarverwaltungssystem

Bei diesem Bestandsmanagementsystem werden Inventar- und Finanzverwaltung kombiniert. Dadurch können Bestandsbewegungen und finanzielle Daten synchronisiert werden. Insgesamt kann die Genauigkeit und Beständigkeit zwischen den Systemen erhöht werden. 

Cloud-basiertes Inventarverwaltungssystem

Cloud-Systeme sind oft die Grundlage für viele moderne Systeme (wie z. B. automatisierte IMS), da sie nahtlos mit anderen Anwendungen und Systemen integriert werden können. Die Nutzung von Clouds reduziert administrative Aufgaben und senkt die Kosten, während sie auch einen leichteren Fernzugriff und die Integration mit anderen Cloud-Systemen gewährleistet. 

Asset-Inventarverwaltungssystem

Ein Asset-IMS verwaltet physische (z. B. Maschinen, Werkzeuge) und digitale Ressourcen. Der Fokus liegt auf der Verwaltung von Geschäftsressourcen, nicht auf Produkten. Zusätzlich kann es auch zusammen mit regulären Inventarsystemen oder Tabellenkalkulationen verwaltet werden.

ERP-Inventarverwaltungssystem

Ein ERP-System kann auch für das Bestandsmanagement verwendet werden. Es handelt sich um ein integriertes System, das viele Geschäftsbereiche wie Bestandsverwaltung, Buchhaltung und HR abdeckt. Der große Vorteil eines ERP-Systems ist, dass es alle wichtigen Funktionen in einem System vereint. Es ist besonders nützlich für Unternehmen, die eine genaue, effiziente und gut vernetzte Bestandsführung brauchen.

Vorteile 

Eine ERP ermöglicht Ihnen eine sehr genaue Bestandsführung dank Echtzeit-Updates und automatisierten Prozessen. Da das ERP-System alle relevanten Abteilungen miteinander verbindet, wie Einkauf, Verkauf, Lager und Finanzen, sorgt es für eine bessere Zusammenarbeit und einen fließenden Informationsaustausch. Die Automatisierung, Echtzeit-Daten und die enge Verknüpfung mit anderen Geschäftsprozessen helfen Ihnen, Bestände effektiver zu verwalten und letztlich die Kosten zu senken, während gleichzeitig die Kundenzufriedenheit gesteigert wird.

Des Weiteren können ERP-Systeme mit dem Unternehmen wachsen. Ob Sie nun mehrere Lager haben oder internationale Märkte bedienen möchten: Ein ERP-System lässt sich problemlos an Ihre wachsenden Anforderungen anpassen.

Herausforderungen

Es können hohe Kosten durch die umfangreiche Implementierung, Anpassung und Wartung des ERP-Systems entstehen. In der Regel sind dafür eine komplexe Infrastruktur erforderlich und oft spezialisierte Schulungen nötig. Außerdem besteht die Möglichkeit, dass das ERP-System viele Dinge gut macht, aber nichts davon besonders hervorragend. 

Fazit

Ein Inventory Management System hilft, sowohl Engpässe als auch Überbestände zu vermeiden. Dies führt nicht nur zu Kostensenkungen, sondern verbessert gleichzeitig den Kundenservice und die Kundenzufriedenheit – eine klare Win-win-Situation für Ihr Unternehmen.