Warenwirtschaft im Einzelhandel: Funktionen & Vorteile

Von Einkauf bis Inventur: Was muss ein Warenwirtschaftssystem für den Einzelhandel leisten können?

Die Planung, Steuerung und Verwaltung von Warenströmen ist eine Kernaufgabe des Handels. Groß- wie auch Einzelhändler benötigen softwareseitige Unterstützung, um stets einen Überblick über sämtliche Bewegungen und aktuelle Bestände zu behalten. Im Folgenden beleuchten wir daher, was ein Warenwirtschaftssystem für den Einzelhandel alles leisten muss. Weiterführende Informationen zum Thema WWS im allgemeinen finden Sie zudem auf der Warenwirtschaft-Subpage.

Inhaltsverzeichnis

• Blick auf die Warenwirtschaft
• Warenwirtschaft im Einzelhandel
• WWS für den Einzelhandel
• Funktionen
  • Einkauf
  • Verkauf
  • Lagerverwaltung
  • Inventur

Ein Blick auf die Warenwirtschaft

Die Warenwirtschaft befasst sich mit sämtlichen Aufgaben, die den Materialfluss betreffen. Von der Planung über die Verwaltung bis hin zur Steuerung von Material- und Warenströmen lassen sich sämtliche Tätigkeiten unter der Warenwirtschaft zusammenfassen. Einkauf, Verkauf und Warenlogistik zählen somit zu den wichtigsten Bestandteilen. Das ist auch im Einzelhandel der Fall; doch dazu später mehr.

Für jeden dieser Kernbereiche gibt es definierte Prozesse, die das Warenwirtschaftssystem (WWS/WaWi) ganzheitlich abbilden kann. So beginnt ein Prozess im Einkauf beispielsweise mit der Bedarfsmittelung; etwa aufgrund eines größeren Auftrages, oder da der definierte Mindestbestand im Lager erreicht wurde. Ist der Bedarf bekannt, müssen Angebote bei Lieferanten eingeholt werden und es kommt zur Entscheidungsfindung.

Im Anschluss muss die Bestellung abgewickelt werden. Auch Aufgaben wie Rechnungseingang, Wareneingang und Warenkontrolle fallen in diesen Bereich und lassen sich mithilfe eines WWS zentral verwalten und steuern.

Warenwirtschaft im Einzelhandel

Darüber hinaus können Warenwirtschaftssysteme noch weitere Funktionen umfassen. Welche Module von Bedeutung sind hängt vor allem mit dem Einsatzbereich bzw. der Branche zusammen. So müssen auch in Produktionsunternehmen beispielsweise Materialströme gesteuert werden.

WWS für die Produktion beinhalten daher häufig Schnittstellen zur Produktionsplanung und -Steuerung (PPS). Im Einzelhandel hingegen spielen andere Punkte eine Rolle. So etwa die Verwaltung unterschiedlicher Verkaufsfilialen oder eine Anbindung an das hauseigene Kassensystem für den Direktverkauf.

Ein Warenwirtschaftssystem für den Einzelhandel

Dedizierte Systeme für den Einzelhandel umfassen bereits im Standard die wichtigsten Funktionen und Module, derer es in diesem Sektor in der Regel bedarf. Selbstverständlich hat dabei nach wie vor jedes Unternehmen darüber hinaus auch individuelle Anforderungen. Branchenlösungen sind jedoch ein guter Ausgangspunkt bei der Marktsondierung.

Unternehmen auf der Suche nach einer passenden Lösung können zudem das Software-Vergleichstool nutzen. Im linken Seitenmenü können Unternehmen Ihre Branche auswählen und zahlreiche Systeme unterschiedlicher Anbieter nach ihren Kriterien durchsuchen.

ERP oder Warenwirtschaftssystem?

Zwar handelt es sich hierbei um einen ERP-Vergleich; jedoch ist es mitunter genau das, wonach Unternehmen suchen. Tatsächlich werden die Begriffe "Warenwirtschaftssystem" und "ERP-System" häufig synonym verwendet, v.a. im Handel. Weiterführende Informationen zu diesem Thema finden Sie im Artikel "Der Unterschied zwischen ERP- und Warenwirtschaftssystemen".

Funktionen eines WWS für den Einzelhandel

Widmen wir uns nun den wichtigsten Funktionen einer Software für den Einzelhandel. Zuvor sollte jedoch herausgestellt werden, dass wir hier ausschließlich den stationären Handel behandeln werden. Selbstverständlich gibt es auch Einzelhandelsunternehmen, welche im E-Commerce tätig sind.

Auch für diese Betriebe gibt es gesonderte Lösungen, welche speziell auf ihre Anforderungen zugeschnitten sind. Dazu finden Sie auf der Seite "Eine ERP-Software für den E-Commerce" weitere Informationen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass mit zunehmender Bedeutung des Online-Handels auch immer mehr stationäre Einzelhändler in diesen Bereich vordringen und etwa einen eigenen Webshop/Online-Shop betreiben.

Diese Unternehmen benötigen dann Funktionen für beide Bereiche. Sollen dafür unterschiedliche Systeme anderer Hersteller implementiert werden, sollten Unternehmen im Vorab auf die Kompatibilität achten, damit ein nahtloser Datenaustausch gewährleistet ist.

Einkauf

Der Einkauf zählt zu den zentralen Modulen eines Warenwirtschaftssystems und ist auch im Einzelhandel von großer Bedeutung. Zunächst einmal bedarf es hier eines softwareseitigen Lieferantenmanagements, mithilfe dessen sich alle wichtigen Zulieferer zentral verwalten lassen.

Funktionen wie Bedarfsermittlung, Bestellabwicklung, Wareneingang, Rechnungsprüfung & Co. sollten zudem umfasst sein, um den Einkaufprozess ganzheitlich zu unterstützen. Dabei können Systeme nicht nur auf operativer, sondern auch strategischer Ebene unterstützen. So beispielsweise durch smarte Bestellvorschläge.

Verkauf

Auch der Verkauf zählt zu den Kernmodulen eines WWS. Sowohl auf operativer als auch auf strategischer Ebene kann ein WaWi Unternehmen hier unterstützen. Aussagekräftige Analysen und Trends verschaffen einen Überblick darüber, welche Artikel besonders gefragt sind. Im stationären Handel spielt dabei auch die Anbindung an ein Kassensystem eine wichtige Rolle.

Siehe dazu auch: Ein Kassensystem für den Einzelhandel.

Insgesamt sollte der Stellenwert von Schnittstellen und anderen Formen der Anbindung zu weiteren Bestandteilen der IT-Infrastruktur nicht unterschätzt werden. Über eine Schnittstelle zur Buchhaltungssoftware können beispielsweise Rechnungsprozesse erheblich verschlankt werden. Unternehmen auf der Suche nach einer (neuen) Lösung sollten sich demnach im Vorab mit der Kompatibilität potenzieller Systeme untereinander befassen.

So können beispielsweise CRM-Systeme dabei helfen, Marketing-Maßnahmen zu optimieren und einen Überblick über die Bedürfnisse der Kunden zu behalten. Auch Kundenbindungsprogramme lassen sich über derartige Lösungen realisieren.

Lagerverwaltung

Die softwareseitige Lagerverwaltung sorgt dafür, dass Unternehmen stets einen Überblick über aktuelle Bestände haben. Durch die Nutzung einer ganzheitlichen Lösung können zudem automatisch weitere Prozesse angestoßen werden, wie beispielsweise der Einkauf, wenn bestimmte Mindestbestände erreicht werden. Eine Erfassung nach Artikelnummer mit wichtigen Informationen wie Menge, Gewicht (oder auch MHD bei verderblichen Produkten) ist über ein Warenwirtschaftssystem für den Einzelhandel problemlos möglich.

Inventur

Auch bei der Inventur kein ein Warenwirtschaftssystem Einzelhändler unterstützen. Insbesondere händisch ist dieser Prozess sehr zeitaufwendig. Mithilfe mobiler Datenerfassungsgeräte (MDE) lassen sich jedoch Inventurprozesse erheblich verschlanken.

Zu differenzieren ist dabei zwischen einer laufenden bzw. permanenten Inventur, einer Jahresinventur und einer Stichtagsinventur. Warenwirtschaftssysteme können Unternehmen bei jeder Form der Inventur umfassend unterstützen.

Zusammenfassung

Stationäre Händler im Business-to-Consumer (B2C) Segment erhalten mit einem branchenspezifischen Warenwirtschaftssystem bzw. einer geeigneten Lösung für das Enterprise Resource Planning (ERP) im Einzelhandel umfassende, softwareseitige Unterstützung in allen Bereichen.

Somit lassen sich Prozesse von Ein- und Verkauf, Lagerhaltung, Inventur & Co. verschlanken und optimieren. Da auch Unternehmen des stationären Einzelhandels zunehmend ins Online-Geschäft vordringen, können sie ebenfalls von gesonderten Lösungen und Funktionen für den E-Commerce profitieren.