Tips für ein modernes Kassensystem

Kassensysteme im Einzelhandel werden zunehmend komplexer und können deutlich mehr als früher. Doch was genau sollte ein modernes Kassensystem heute können?

Von Kundenverwaltung zu Arbeitszeiterfassung zu komplett digitalen Systemen ist das moderne Kassensystem stark differenziert von einer einfachen 'Geldschublade'. Dank eines Zuwaches an gesetzlichen Anforderungen, sowie das Wachstum der Customer Relationship Management Branche ist das moderne Kassensystem kompliziert, mit vielen zusätzlichen organisatorischen Funktionen.

Im Folgenden widmen wir uns den gängigsten Funktionen eines modernen Kassensystems und schauen im Anschluss auf weitere Extrafunktionalitäten, die dem Handel dienlich sein könnten.

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Inhaltsverzeichnis

• EAN Codes
• Gesetzliche Vorgaben
• Kundenverwaltung
• Zahlungsarten
• Verwaltung
• Filialanbindung
• Rabattaktionen

EAN Codes

Die European Article Number oder auch die Artikelidentifikationsnummer (Global Trade Item Number GTIN), ist eine, meistens 13-Stellige, international einheitliche Produktkennzeichnung für Handelsartikel. Jeder Handelsartikel verfügt über ein EAN Code und kann in Ihrem Kassensystem eingespeichert und abgelesen werden. So kann ein Barcode scanner Etiketten mit den Barcodes ablesen und einordnen.

Gesetzliche Vorgaben

Von 2018 an, wurden die Anforderungen für eine ordnungsgemäße Kassenführung deutlich verschärft. Jedes Kassensystem muss technisch in der Lage sein, jeden Verkaufsvorgang detailliert aufzuzeichnen.

Diese sogenannte Einzelaufzeichnungspflicht wurde eingeführt, um die unangekündigte Kassennachschau von Behörden zu ermöglichen. Außerdem besagt die Verfahrensdokumentation, dass die Unterlagen des eigenen Kassensystems wie z.B. Serien-Nummer, Einsatzzeiten etc. stets abrufbereit sein sollten.

Seit Januar 2020 herrscht nun auch die Bonpflicht, die besagt, dass der Verkauf einer Ware oder Dienstleistung an einen Kunden von einem Beleg begleitet werden muss. Diese gesetzlichen Neuerungen verlangen ein intelligentes Kassensystem, sodass ihr Gewerbe alle Anforderungen erfüllen kann.

Arbeitszeiterfassung

Nicht jedes Kassensystem verfügt über eine Arbeitszeiterfassung. Jedoch kann diese Funktion im Zuge des Arbeitszeiterfassungsurteil des europäischen Gerichtshofs noch deutlich wichtiger . Mitarbeiter melden sich einfach unkompliziert mit einer PIN-Nummer an und ab, die Kasse erstellt einen Bon und dieser kann dann ausgedruckt werden. 

Wir haben gesehen, wie komplex neue Kassensysteme zurzeit schon sind und welche Neuerungen auf diese alsbald noch zukommen werden. Immer mehr Zahlungssysteme bieten weitreichendere Marketingstrategien, Cross-Selling-Angebote oder gar der Verzicht auf manuelle Kassen, wodurch die Zukunft solcher Systeme sehr dynamisch bleibt.

Kundenverwaltung

Kunden registrieren sich immer häufiger bei Einzelhändlern in der Erwartung, Rabatte und Sonderangebote zu erhalten. Dabei können die gesammelten Daten gewinnbringend ausgewertet werden. Kassensysteme können in Echtzeit relevante Zusatzangebote (Cross- oder Upselling) für den jeweiligen Kunden bereitstellen, detaillierte Produktinformationen geben oder sorgen für eine schnelle Abwicklung von Transaktionen sorgen. Ziel ist es, den Einkauf des Kunden im Laden so angenehm wie möglich zu gestalten und dabei seine Erwartungen im besten Fall zu übertreffen. 

Unterschiedliche Zahlungsarten

Heutzutage ist das klassische Bargeld in Deutschland zwar immer noch sehr beliebt, doch rund die Hälfte aller Käufe werden noch bar getätigt und andere Zahlungsmethoden holen immer weiter auf. Nicht nur die EC-Kartenzahlung ist hier zu nennen, sondern auch diverse andere integrierte Zahlungsmethoden, wie PayPal, GooglePay oder die Zahlung mit Online-Banking über mobile Geräte. Kassensysteme müssen sich dahingehend immer auf neue Methoden einstellen, um dem Kunden jegliche Möglichkeiten bieten zu können. 

Integrierte Waagen

Ob Obst und Gemüse, Schrott oder Second-Hand-Kleidung, die Einsatzmöglichkeiten von Kassensystemen mit integrierter Waage sind vielfältig. Überall dort, wo das Gewicht den Endpreis bestimmt, kommen diese zum Einsatz. Nun kann ein modernes Kassensystem nicht nur Bons erstellen, sondern auch mit den Beständen abgleichen. 

Artikelverwaltung

Die Anbindung von Kassensystemen an die Warenwirtschaft ist ein wesentlicher Bestanteil dieser. Registriert die Kasse einen Artikel, gleicht sie diesen mit dem Bestand ab. So können Engpässe vermieden werden und etwaige Prognosen über zukünftige Schwankungen erkannt werden. 

Filialanbindung

Verfügt ein Unternehmen über verschiedene Filialen, lohnt es sich, die Kassensysteme der einzelnen Filialen miteinander zu verbinden. Dies hat gleich mehrere Vorteile. Neben der Anbindung an die Warenwirtschaft und der damit verbundenen Möglichkeit Verfügbarkeiten in anderen Filialen auszumachen, erleichtert dies auch die Warenverteilung an sich. Es lässt sich erkennen, welche Artikel an welchem ort benötigt werden, Umsätze werden vergleichbar und Rabattaktionen in verschieden Filialen durchführbar. 

Gutschein- und Rabattaktionen

Gutscheine und Rabattaktionen dienen dazu den Kunden langfristig an das Unternehmen zu binden und für dieses zu begeistern. Moderne Kassensysteme helfen bei der Erstellung und Verwaltung von Gutscheinen. Dabei können Gutscheinkarten mit einem Guthaben aufgeladen werden und dies mehrfach. Daher sind solche Kartensystem länger nutzbar und eben auch filialübergreifend. 

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Quelle

merklatt-kassen-data.pdf (ihk.de) - 15.05.2024