Was ist ein Personalinformationssystem (PIS)?

Und wie kann die passende Personalmanagement-Software gemeinsam mit dem ERP Unternehmen dabei helfen, ihre HR-Prozesse zu optimieren?

Mitarbeiter sind eine überaus wertvolle Ressource, welche es gezielt und bewusst einzusetzen gilt. neben der Personaleinsatzplanung spielen dabei beispielsweise auch Faktoren wie die Personalentwicklung eine wichtige Rolle. Wer als Unternehmen Personalprozesse optimieren will, sollte sich softwareseitige Unterstützung holen; beispielsweise in Form eines Personalinformationssystems.

Im Folgenden beleuchten wir, worum es sich handelt und welche Funktionen eine solche Lösung umfassen kann. Werfen wir jedoch zunächst einmal einen Blick auf das Human Resource Management im allgemeinen.

Inhaltsverzeichnis

• Human Resource Management
• Personalinformationssystem
• Funktionen eines PIS
  • Stammdatenverwaltung
  • Abrechnung
  • Arbeitszeitermittlung
  • Personal-Reporting
  • Personalplanung
  • Personalentwicklung

Ein Blick auf das Human Resource Management

Im Human Resource Management - auch Personalwesen, Personalmanagement oder Personalverwaltung genannt - geht es im Kern um den "Produktionsfaktor Arbeit". Die Mitarbeiter werden als eine zentrale Ressource des Unternehmens betrachtet Der zielorientierte Einsatz des Personals ist die Kernaufgabe dieser zentralen, unternehmerischen Funktion. Streng genommen handelt es sich bei der Personalverwaltung nur um einen Teilbereich des Human Resource Managements. In der Praxis werden die Begriffe jedoch häufig synonym verwendet.

"Workforce Management" hingegen hat zumeist eine eingeschränktere Bedeutung und befasst sich vornehmlich mit der Personaleinsatzplanung (PES); einem Teilbereich des Human Resource Managements, in dem es vor allem um die Zuordnung von Mitarbeitern zu bestimmten Tätigkeiten/Positionen in bestimmten Zeiträumen geht.

Was ist ein Personalinformationssystem?

Im Bereich der Personalverwaltung können sogenannte computergestützte Personalinformationssysteme (kurz PIS oder CPIS, engl. Human resource information systems) zum Einsatz kommen, um personenbezogene Daten im Unternehmen zu speichern, verarbeiten, pflegen und bereitzustellen. Dabei handelt es sich um persönliche Daten (wie beispielsweise Stammdaten) zu Mitarbeitern.

Funktionsumfang variiert von Lösung zu Lösung

Im HR-Bereich können Entscheidungsträger zwischen Lösungen mit den unterschiedlichsten Bezeichnungen wählen: Personalsoftware, HR-Tools, Software für die Personalverwaltung, HRM-Software, PIS & Co. Auch gibt es ERP-Systeme, die über ein integriertes HRM-Modul verfügen. Wichtig ist dabei letztlich weniger, als was die Software konkret zu bezeichnen ist, und vielmehr, welche Funktionen sie umfasst. Und: Ob diese dem Bedarf des eigenen Unternehmens entsprechen.

Verwandt: Die wichtigsten ERP-Funktionen im Personalmanagement.

Unternehmen auf der Suche nach einer geeigneten Software für das Human Resource Management sollten daher potenzielle Anbieter und Lösungen genau unter die Lupe nehmen und prüfen, ob diese den eigenen Anforderungen gerecht werden.

Die wichtigsten Funktionen eines Personalinformationssystems

Werfen wir daher einmal einen Blick auf einige, mögliche Funktionen eines Personalinformationssystems. Hierbei handelt es sich lediglich um eine Übersicht. Jedes System zeichnet sich letztlich durch einen individuellen Funktionsumfang aus.

Stammdatenverwaltung

Eine Stammdatenverwaltung zählt dabei zu den rudimentärsten Funktionen eines Personalinformationssystems. Charakteristisch für Stammdaten ist, dass sie sich selten verändern und relevante Grundinformationen enthalten, die essenziell für Geschäftsprozesse sind.

Im Bereich des Personalwesens zählen Informationen wie Name, oder Adresse des Mitarbeiters zu den Stammdaten. Mit einem PIS werden all diese wichtigen Daten in digitalen Personalakten an einer zentralen Stelle gespeichert und sind dort jederzeit bei Bedarf abrufbar.

Abrechnung

Ein ganzheitliches System ermöglicht es dabei auch, dass relevante Stammdaten direkt in andere Prozesse übertragen werden. So beispielsweise die Abrechnung, welche sich ebenfalls mithilfe eines Personalinformationssystems realisieren lässt. Benötigte Daten wie Anschrift oder geleistete Arbeitszeit stehen dazu direkt im System verfügbar.

Arbeitszeitermittlung

PIS können darüber hinaus auch die Ermittlung der Arbeitszeit unterstützen. Kommen gesonderte Zeiterfassungssysteme oder Stempeluren zum Einsatz, ist eine softwareseitige Anbindung von Vorteil. Auf diese Weise können die geleisteten Stunden pro Woche oder Monat im Personalinformationssystem einfach automatisiert aufaddiert werden.

Verwandt: Arbeitszeiterfassung mit der ERP-Software.

Personal-Reporting

Im HR-Reporting wird die Entwicklung unterschiedlicher Personalkennzahlen beobachtet. Je nach Unternehmen können dabei zahlreiche KPIs zum Einsatz kommen. Von der bloßen Anzahl der Mitarbeiter in bestimmten Bereichen und wie sich diese entwickelt bis hin zu Krankheitstagen können unterschiedliche Kennzahlen erhoben, softwareseitig verfolgt und analysiert werden.

Personalplanung

Auch die Personalplanung lässt sich über ein Personalinformationssystem softwareseitig unterstützen. Neben Aufgaben wie dem Workforce Management geht es dabei auch um die Personaleinsatzplanung, die Personaleinsatzplanung oder die Personalbedarfsplanung. Auch die Personalkosten lassen sich mithilfe eines PIS planen.

Personalentwicklung

Je nach System können auch Funktionen aus dem Bereich der Personalentwicklung abgebildet werden. Auf diese Weise lassen sich beispielsweise Weiterbildungsmaßnahmen digital planen, verwalten und einsehen.

Auf Unternehmensebene handelt es sich hierbei um Maßnahmen, die zum erfolgreichen Erreichen der Unternehmensziele beitragen sollen. Gleichzeitig können sich Weiterbildungsmaßnahmen jedoch auch positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit auswirken. Nicht ohne Grund werden sie nur zu gern bei Stellenausschreibungen unter den Benefits aufgeführt.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass HR-Abteilungen bei unterschiedlichen Aufgaben auf die softwareseitige Unterstützung eines PIS bauen können. Diese Lösungen halten die wichtigsten Informationen zentral vor und unterstützen so reibungslose, digitale Abläufe.

Neben einer Stammdatenverwaltung kann ein solches System dabei auch Funktionen oder Module aus den Bereichen der Personalplanung, Arbeitszeitermittlung und Abrechnung oder des Personal-Reportings umfassen.

Darüber hinaus können noch weitere Bereiche abgedeckt werden. Je nach Lösung variiert jedoch der Funktionsumfang. Unternehmen auf der Suche nach einer (neuen) Software sollten sich daher im Vorab intensiv mit den konkreten Funktionen potenziell geeigneter Systeme auseinandersetzen. Weiterführende Informationen zum Thema finden Sie zudem auf der Seite Human Resource Management.