Die perfekte Software für NGOs und NPOs

Mitgliederverwaltung, Projektmanagement & Co.: Wir beleuchten, was eine geeignete Software für NGOs und gemeinnützige Organisationen leisten muss.

Genauso wie For-profit Unternehmen eine passende Business-Software brauchen, um ihre täglichen Prozesse umfassend abzubilden und zu steuern, benötigen auch NGOs und NPOs Lösungen, um ihre Ressourcen und Abläufe zu verwalten. Im Folgenden wollen wir uns daher näher mit den Anforderungen dieser Organisationen auseinandersetzen und aufzeigen, worauf sie bei der Software-Auswahl achten sollten. Weiterführende Informationen finden Sie zudem auf der Themenseite "Eine ERP-Software für NGOs und Vereine".

Inhaltsverzeichnis

• Ein Blick auf NGOs & NPOs
• Software-Funktionen
  • Projektmanagement
  • Mitgliederverwaltung
  • Fundraising & Spendenverwaltung

Ein Blick auf NGOs & NPOs

Zunächst wollen wir jedoch einen Blick darauf werfen, was diese Organisationen überhaupt auszeichnet. NGO (Non-governmental organizations, dt. Nicht-Regierungsorganisationen; NRO) sind, wie der Name bereits preisgibt, unabhängig von Regierungen und dabei zumeist im gemeinnützigen Bereich zu verorten. Es gibt jedoch auch NGOs, welche als Lobby-Organisationen tätig sind, wie etwas das World Economic Forum (WEF), zu Deutsch Weltwirtschaftsforum.

Zu klassifizieren sind NGOs einerseits auf Grundlage ihrer Tätigkeitsbereichs (beispielsweise Menschrechte, Umweltschutz, etc.) sowie basierend auf dem Maßstab, auf dem sie tätig ist (lokal, regional, national, international).

Was sind NPOs?

Non-Profit Organisationen sind eng mit NGOs verwandt und stehen Wirtschaftsunternehmen gegenüber. Alle Einnahmen, die die Ausgaben übersteigen, können nicht etwa an Stakeholder oder andere Privatpersonen ausgeschüttet werden. Stattdessen müssen sie für den eigentlichen gemeinnützigen Zweck der Non-Profit eingesetzt werden.

Das bedeutet jedoch nicht, dass sie nicht wirtschaftlich agieren müssen. Auch hier geht es darum, verfügbare finanzielle Mittel so effektiv wie möglich einzusetzen. Allerdings geht es dabei letztlich nicht um die Gewinnmaximierung im privatwirtschaftlichen, profitorientierten Sinne. Stattdessen tritt das eigentliche Missionsmotiv an Stelle des Profitmotivs.

Zentrale Funktionen einer Software für NGOs und NPOs

Wenngleich Freiwillige im NGO/NPO eine große Rolle spielen, beschäftigen auch diese Organisationen, ebenso wie Unternehmen, Mitarbeiter. Sie müssen Löhne bezahlen, Personalpläne erstellen und wirtschaftlich bleiben. Im Folgenden wollen wir daher beleuchten, wie eine dedizierte Softwarelösung ihnen dabei helfen kann.

Die Funktionen einer NGO-Software können dabei selbstverständlich von Anbieter zu Anbieter und Lösung zu Lösung variieren. Auch hat letztlich jede Organisation individuelle Anforderungen an eine geeignete Software. Dennoch wollen wir einen allgemeinen Überblick über einige, wichtige Funktionen geben, von denen NGOs und NPOs zumeist profitieren.

Organisationen auf der Suche nach einer passenden Software können zudem über das Vergleichstool im linken Seitenmenü nach geeigneten Anbietern filtern, die sich auf ihren Sektor spezialisiert haben. 

Projektmanagement

NGOs und NPOs arbeiten häufig projektbasiert. Je nach Größe der Organisation müssen dabei auch mehrere Projekte an unterschiedlichen Orten und mit unterschiedlichen Ausrichtungen parallel koordiniert werden. Eine Projektmanagement-Software hilft ihnen dabei, den Überblick über alle Ressourcen zu behalten und Zeitpläne einzuhalten.

PM-Funktionen für NGOs und NPOs

To-Do-Listen, Kollaborationsfunktionen mit automatischen Benachrichtigungen, Gantt-Diagramme, Kanban-Boards mit benutzerdefinierten Feldern, Budgetpläne und vieles mehr lassen sich mithilfe eines geeigneten Projektmanagement-Tools unterstützen. Alle Projekte und Aufgaben sind dabei zentral abrufbar, was auch die Zusammenarbeit im Team erleichtert.

Mitgliederverwaltung für NGOs & NPOs

Auch kann eine geeignete Software für NGOs und NPOs Organisationen dabei unterstützen, neue Mitlieder zu gewinnen und die Beziehungen zu bestehenden Mitgliedern zu verwalten. Nicht unähnlich einem privatwirtschaftlichen Unternehmen, welches eine hohe Customer Loyalty erzielen will, geht es zudem bei NGOs und NPOs auch um die Mitgliederbindung. Auch dabei kann eine dedizierte Software helfen.

Das geschieht zunächst einmal über eine zentrale Mitgliederverwaltung, über welche sich sämtliche (Stamm-)Daten managen lassen. Diese ähnelt im wesentlichen einem CRM-Modul. Informationen wie beispielsweise Kontaktpräferenzen lassen sich in einer dedizierten Mitglieder-Akte hinterlegen. So erhalten Mitglieder nur für sie relevante Mailings, Newsletter & Co. auf dem von ihnen präferierten Weg.

Eine zentrale Mitgliederverwaltung ermöglicht es Organisationen, sowohl den Überblick über die Gesamtheit der Mitglieder zu wahren, als auch die individuellen Präferenzen einzelner Mitglieder zu berücksichtigen.

Fundraising und Spendenverwaltung

Das befähigt NGOs und NPOs letztlich auch, diese mit gezielten Maßnahmen zu erreichen. Breiter aufgestellte Organisationen, die in unterschiedlichen Bereichen aktiv sind, können beispielsweise ihre Mitglieder insbesondere auf aktuelle Kampagnen für Zwecke aufmerksam machen, für die sie bereits gespendet haben. Neben der softwareseitigen Verwaltung von Spenden lässt sich auch das Fundraising softwareseitig optimieren.

Das einerseits auf operativer Ebene, indem Features wie mobiles Spenden bei Aktionen vor Ort ermöglicht werden. Andererseits jedoch auch auf strategisch-analystischer Ebene, indem der Erfolg vergangener Kampagnen ausgewertet wird. So lassen sich vielversprechende Strategien auf künftige Projekte übertragen und weniger effektive Maßnahmen einstellen.

Zusammenfassung

Eine Software für NGOs und NPOs kann gemeinnützige und Nicht-Regierungsorganisationen umfassend in allen Bereichen unterstützen; sowohl auf operativer als auch auf strategischer Ebene. Die Verwaltung zentraler Ressourcen ist dabei ebenso ein wichtiger Bestandteil wie auch die Unterstützung der organisationsinternen Kollaboration oder das Projektmanagement.