Schritte zur Implementierung

Schritte zur Vorbereitung einer ERP-Implementierung

Nach dem Finden des richtigen ERP-Systems beginnt die ERP-Implementierung. Eine gute Vorbereitung ist entscheidend für die Erfolgschance des Projekts.

Diese Webseite hilft Ihnen das geeignetste System aus den vielen verfügbaren ERP-Lösungen auf dem deutschen Markt auszuwählen. Eine gute Wahl macht viel aus für den Erfolg Ihrer ERP-Implementierung, aber selbst mit einer guten Wahl stehen Sie erst vor dem Anfang eines langen Prozesses. Eine ERP-Implementierung fällt oder steht mit einer guten Vorbereitung. In diesem Bericht werden wir Ihnen zeigen, wie Sie die Vorbereitung angehen sollten.

1. Sorgen Sie für ein gut zusammengestelltes Projektteam

Die Vorbereitung für eine ERP-Implementierung fängt mit der richtigen Zusammenstellung des Projektteams an. Dafür ist es wichtig zu wissen, was Sie alles regeln müssen und wer für welche Aufgaben verantwortlich ist. Die Zusammenstellung des Projektteams ist ein wichtiger Unterpunkt im sog. „Projektplan“; der rote Faden in einem ERP-Implementierungsprozess.

Eine ERP-Implementierung ist nicht nur eine Sache von IT-Abteilungen und des Managements. Die meisten Mitarbeiter werden mit dem ERP zu tun bekommen und deshalb muss jede Unterabteilung einer Organisation im Projektteam repräsentiert sein. Denken Sie auch an Abteilungen, wie dem Verkauf, dem Einkauf, der Produktion und bspw. der Produktion.

Auch ihre Betriebsprozesse werden bald durch das neue ERP-System unterstützt. Weil die Mitarbeiter aus den betroffenen Abteilungen die meisten Kenntnisse über ihre eigenen Arbeitsabläufe haben und den (bestehenden) IT-Systemen, die diese Prozesse unterstützen, sind sie am fähigsten zu erkennen, wie das neue ERP für Verbesserungen sorgen kann (oder muss).

Das Projekt hat einen Teamleiter. Wer das werden soll, ist eine wichtige, aber manchmal auch lästige Entscheidung. Es sind nicht immer ausreichend Kandidaten vorhanden, bspw. weil beinahe (niemand) die Verantwortung für diese Aufgabe freiwillig übernehmen möchte. Innerhalb einer Organisation ist jeder mit seinen Tagesgeschäften beschäftigt und die Implementierung von einem neuen ERP steht nicht direkt an oberster Stelle bei allen. Mit anderen Worten: Es ist nicht immer bei jedem die benötigte Achtung zu finden, die für eine ERP-Implementierung notwendig ist.

Als Ausweg hierfür können Sie einen Mitarbeiter als Teamleiter wählen, der eine hohe Seniorität und Autorität aufweist. Ein älterer Mitarbeiter, der meistens mehr geachtet wird, kann behilflich sein, um Menschen leichter miteinander zum Arbeiten zu bringen und um die Zügel in der Hand zu behalten.

2. Halten Sie Sitzungen ab, um Wissen zu teilen

Es ist verständlich während der Vorbereitung für eine ERP-Implementierung mehrere Beratungsmomente einzuplanen. Vor Allem für strukturierte Diskussionen mit Mitarbeitern aus diversen Abteilungen, um ein besseres Bild von allen Betriebsprozessen zu bekommen. Wie arbeiten wir in verschiedenen Bereichen in der Organisation? Wie wollen wir die Arbeitsprozesse verbessern? Welche technischen Probleme kommen in unseren täglichen Geschäftsprozessen regelmäßig vor und wo sitzen die Hindernisse genau?

Durch solche Überlegungen entsteht ein klareres und kompletteres Bild von allen Betriebsprozessen. Am Anfang einer ERP-Implementierung ist dies ein sehr wichtiger und sogar kritischer Schritt.

3. Identifiziere und dokumentiere die Resultate

Wenn alle Diskussionen geführt wurden, dann sorgen Sie dafür, dass die Resultate gut dokumentieren. Interviews mit Betroffenen und Beteiligten sind von großer Wichtigkeit, um zu identifizieren, was im derzeitigen ERP unzureichend ist oder welche Probleme durch das Nicht-Existieren von einem ERP (überhaupt) entstanden sind.

Diese Befunde machen es möglich, genau zu beschreiben, welche Probleme das ERP lösen muss. Ein einfaches Beispiel: Ihre Mitarbeiter senden viele E-Mails mit Exceltabellen hin und zurück für Projekte. Dadurch könnte Information verloren gehen und Sie wissen dann nicht mehr was die aktuellsten Versionen sind. Diese und andere Probleme lösen Sie durch eine bessere Automatisierung, oder mit anderen Worten der Implementierung von einem ERP.

Versuchen Sie möglichen Problemen bei der Implementierung vorzubeugen. In Ihrem derzeitigen System könnten Daten manchmal fehlen, korrumpiert oder nicht gut strukturiert sein. Das kann zu Problemen bei der Implementierung des neuen ERPs führen, welche Sie vor dem „live date“ des neuen Systems beheben müssen. Denken Sie außerdem über die Periode nach in dem die ERP-Implementierung stattfindet.

Wählen Sie keinen Monat aus in dem auf gar keinen Fall technische Probleme auftauchen dürfen, so wie es Schokoladenhersteller Hersheys getan hat. Dort war man so unvernünftig, dass ein neues System während des geschäftigsten Monats des Jahres eingeführt wurde. Als Probleme entstanden, war der Umsatzverlust erheblich.

4. Verarbeiten Sie alle Informationen in einem Projektplan

Der Projektplan ist der rote Faden während der Implementierung Ihres ERP-Systems. Sie entwickeln einen Projektplan am Anfang der Vorbereitungsphase, aber Sie müssen den Plan im Rest der Vorbereitungsphase von Zeit zu Zeit anpassen.

Einige Teile im Projektplan sind sehr detailliert, während andere eher grob sind. Obwohl die Planungen im Projektplan sehr wichtig sind, ist doch auch Flexibilität geboten. Sollten Sie während des Projektes neue Informationen erhalten, die eine Revision der Planung notwendig macht, halten Sie dann nicht zu krampfartig am Projektplan fest.

Starten Sie Ihre ERP-Auswahl

Finden Sie das richtige ERP-System für Ihr Unternehmen

In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

Welche Art von Logistikdienstleistungen bieten Sie an?

Organisieren Sie die Ladungen wie folgt?

Sammelgut/Teilladungen (LTL)
Sammelgut/Teilladungen, die in einem Zentrum für mehrere Auftraggeber gebündelt werden
FTL
Komplettladungen für mehrere Auftraggeber
Dedicated Logistics
Transport für einen Auftraggeber

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen eigenen Fuhrpark?
Müssen Waren gekühlt transportiert werden?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art der Produktion betreibt Ihr Unternehmen?

Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Führen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten durch?
Arbeiten Sie mit Service Level Agreements?
Soll das ERP-System mit anderen Programmen verknüpft werden können?
Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Möchten Sie Stunden im System erfassen?

Geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter und Benutzer ein

Mitarbeiter
Benutzer (fakultativ)

Fragen zu Ihrer Organisation

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