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3 ultimative Tools für die Materialwirtschaft

Mit diesen 3 Funktionen für die Materialwirtschaft machen Sie Ihr ERP-System mehr als nur konkurrenzfähig. Gerade Bauunternehmen profitieren.

Nur durch reden lässt sich kein Haus bauen. Dafür bedarf es einer Vielzahl von Ressourcen bestehend aus Personal, Maschinen, Werkzeugen und Materialien. Wer schon einmal im privaten an einem Bauprojekt beteiligt gewesen ist, wird es zu Weilen kennen.

Die Klinkersteine sind erst am Montag da, Heizungsrohre müssen nochmal nachbestellt werden, die falschen Fließen wurden geliefert. Die Folge – der gesamte Bauplan verschiebt sich, da viele Arbeiten aufeinander aufbauen. 

Inhaltsverzeichnis

Was im Kleinen noch nicht all zu große Probleme darstellen mag, führt bei größeren Bauprojekten schon zu gravierenden Problemen. Alle Firmen arbeiten zeitlich straff getaktet, Verzögerungen an der einen Stelle stören den Betriebsablauf an einer anderen und kosten letztlich bares Geld. Hat ein Unternehmen seine Materialwirtschaft nicht im Griff, wird diese auf kurz oder lang keine Aufträge mehr bekommen. 

Sich als Unternehmen weiterentwickeln

Denn so etwas spricht sich schnell herum und kein Unternehmen hat ein gesteigertes Interesse daran mit unzuverlässigen Dritten zusammenzuarbeiten und von diesem abhängig zu sein. Bauunternehmen müssen also ihre Prozesse ins neue Zeitalter überführen, sprich digitalisieren. Es gilt also das gesamte Unternehmen mit einem ERP-System abzubilden. Vor allem für die Materialwirtschaft kann dies einen beachtlichen Sprung bedeuten. 

Wir wollen uns in diesem Artikel einmal der Materialwirtschaft von Bauunternehmen widmen. Dabei soll ein Blick auf die Möglichkeiten und Funktionen eines ERP-Systems für diesen Bereich geworfen werden. Zunächst jedoch wollen wir uns noch einmal kurz vor Augen führen, was ERP-Systeme genau sind und wie diese funktionieren. 

Was ist ein ERP-System? – Eine Definition

ERP steht für Enterprise-Ressource-Planning und beschreibt die Aufgabe eines Unternehmers, die ihm zur Verfügung stehenden Ressourcen, so effizient wie möglich einzusetzen. Zu diesen Ressourcen gehören neben Rohstoffen, Materialien und Werkzeugen, auch Arbeitskraft, Maschinen, Immobilien oder finanzielle Mittel. 

Ziel ist es die Geschäftsprozesse so zu steuern und zu überwachen, dass diese ein möglichst hohes Betriebsergebnis erzielen. Dabei sollen unnötige Schritte aufgedeckt und egalisiert werden. Zudem gilt es neue, schlankere Prozesse aufzusetzen, wenn diese versprechen positiv zum Betriebsergebnis beizutragen. 

ERP-Systeme helfen dabei

Da Unternehmen heute meist aus vielen verschiedenen Abteilungen mit mehreren Angestellten und einer Vielzahl verschiedenster Arbeitsprozesse bestehen, ist es für einen Unternehmer schier unmöglich all diese permanent zu steuern und zu überwachen. Viele Manager kennen die einzelnen Prozesse vieler Angestellter nicht einmal. 

Zu diesem Zwecke kommen ERP-Systeme zum Einsatz. In diesen, werden sämtliche Prozesse eines Unternehmens abgebildet. Dazu werden alle Daten auf einer zentralen Datenbank gespeichert, zusammengeführt und Prozesse auf diese Weise verschlankt und an vielen Stellen automatisiert. Durch den Einsatz von ERP-Systemen strukturieren Unternehmen zu Weilen ihre alten Geschäftsprozesse maßgeblich neu und machen diese effizienter. 

Interne Kommunikation verbessern

Zudem werden Abteilungsgrenzen überwunden, Datensilos aufgelöst und die interne Kommunikation entscheidet verbessert. Durch die neuen Prozesse werden alle Stellen miteinander verbunden und auch Prozesse die externe Dritte bedingen, werden im ERP-System abgebildet. Werfen wir einen Blick auf die verschiedenen Bereiche und gängigsten Funktionen eines ERP-Systems. Diese sind zu Weilen: 

  • Materialwirtschaft
  • Kundenservice/Vertrieb/Marketing
  • Rechnungswesen
  • Personalwesen
  • Projektmanagement 
  • Dokumentenmanagement

Im Folgenden interessiert uns hauptsächlich der Punkt der Materialwirtschaft. Doch zunächst werfen wir noch einen Blick auf die technische Ebene von ERP-Systemen. 

Cloud oder lokal – Eine Frage der Flexibilität

ERP-Systeme lassen sich auf verschiedenste Arten und Weisen in ein Unternehmen integrieren. Oft wird die Unterscheidung zwischen lokalem und cloudbasiertem ERP bemüht. Lokal meint in diesem Kontext, dass das System auf den unternehmenseigenen Servern installiert wird. Diese Form hat den Vorteil, dass die ERP-Version die erworben wird, gänzlich dem Unternehmen gehört und nach den eigenen Bedürfnissen angepasst werden kann. 

Bei einem ERP in der Cloud greift man hingegen auf den Dienst eines Cloudanbieters zurück. Über monatliche zu bezahlende Lizenzen erhält man Zugriff auf das System und kann dieses nach Belieben nutzen. Hier sind die individuellen Anpassungsmöglichkeiten etwas geringer, doch decken moderne Cloudlösungen ohnehin so gut wie alle Fälle ab. 

Abhängig von eigenen Zielen

Letztlich ist die Frage nach dem Speicherort durchaus entscheidet für ein Unternehmen und hängt maßgeblich von den eigenen Begebenheiten und Zielen ab. Auch verteilen sich die Kosten bei einer Cloud-Lösung flexibler, während lokale Lösungen oft mit hohen Anfangsinvestitionen verbunden sind. Ebenfalls spielt der Datenschutz eine entscheidende Rolle. Es gilt sich also im Vorfeld genau zu informieren. Doch kommen wir nun zur Materialwirtschaft – dem eigentlichen Thema. 

Was ist Materialwirtschaft?  - Eine Definition

In der Materialwirtschaft, oder auch Warenwirtschaft genannt, beschäftigt man sich mit der Verwaltung, Planung und Steuerung aller Materialbewegungen innerhalb eines Unternehmens und eines Unternehmens zu seiner Umwelt. Dabei verlaufen die Planung und Steuerung auf verschiedenen Ebenden:

  • Zeitlicher Ebene
  • Quantitative Ebene
  • Qualitativer Ebene
  • Räumlicher Ebene

Letztlich muss auf all diesen Ebenen sichergestellt werden, dass die Materialien bestmöglich und in passend zur Verfügung stehen, bzw. beschaffen sind. Zentrale Aufgabe der Materialwirtschaft ist also die Koordination des Warenflusses zwischen Lieferanten, Kunden und dem Lager mit dem Ziel eine ganzheitliche Versorgung sicherzustellen. 

Dabei deckt die Materialwirtschaft die verschiedensten Objekte ab. 

  • Rohstoffe, wie Klinkersteine, Fliesen, Dachpfannen
  • Hilfsstoffe, wie Zement, Kitt, Schrauben
  • Halbfabrikate, wie Fertigbauteile, Garagentore, Türen
  • Betriebsstoffe, wie Benzin, Maschinenöl
  • Abfall- und Verschließstoffe, wie Verschnitte, Bruchsteine
  • Kuppelprodukte, also Stoffe die bei der Herstellung eines Hauptproduktes entstehen
  • Fertigungserzeugnisse und Waren in Arbeit
  • Zwischengelagerte Handelswaren

Mit diesen 3 Funktionen im ERP zur erfolgreichen Materialwirtschaft

Wir wollen Ihnen an dieser Stelle die drei spannendsten Funktionen eines ERP-Systems im Bereich der Materialwirtschaft vorstellen. Über diese hier angeführten Funktionalitäten hinaus, bieten ERP-Systeme noch zahlreiche weitere Funktionen. Doch mit den nun folgenden Funktionen, sichern sich Bauunternehmen schon einigen wichtige Vorteile. 

1. Mit der Materialdisposition alles am richtigen Ort

Unternehmen verarbeiten zu Weile unterschiedliche Aufträge gleichzeitig. Da muss sichergestellt werden, dass alle Materialien zur richtigen Zeit am richtigen Ort in der korrekten Menge zur Verfügung stehen. Mithilfe der Materialdisposition lässt sich direkt erkennen, welche Werkstoffe, Materialien oder Betriebsstoffe für welches Projekt benötigt werden, welche zurzeit im Einsatz sind und welche Mengen schon verbaut wurden. 

Auch mobil nutzbar

Gerade für die spätere Rechnungsstellung ein großer Gewinn. Die Posten werden einfach laufend geführt und dokumentiert. Werden Nachbestellungen nötig, wird der entsprechende Mehrbedarf einfach über mobile Apps angemeldet und das System kann entsprechende Bestellungen anfertigen uns ausführen. 

Mit einer Lagerverwaltung kann immer eingesehen werden, welche Stoffe in welcher Menge noch zur Verfügung stehen. Sollte der Bestand eines bestimmten Artikels knapp werden, kann das System diesen automatisch auffüllen. 

2. Make-or-Buy-Analyse

Oft stehen Bauunternehmen vor der Frage, ob ein bestimmtes Bauteil effizienter selbst herzustellen ist oder ob man die Herstellung lieber auslagert. Diese Funktion berechnet unter Berücksichtigung aller tangierten Faktoren, was die beste Lösung ist. Stehen beispielweise ausreichend Kapazitäten zur Selbst-Herstellung zur Verfügung? 

Mit validen Zahlen arbeiten

Sprich, ist es zeitlich überhaupt machbar und stehen die nötigen Materialien, Werkzeuge, Maschinen oder auch personelle Ressourcen zur Verfügung. Oder ist es wirtschaftlicher ein Subunternehmen damit zu beauftragen? Zu wann könnte das Bauteil in diesem Fall fertig sein und geliefert werden. All diese Dimensionen werden in der Kalkulation des Systems abgedeckt. 

3. Automatisierte Abrechnung

Mit dem Modul zur Materialwirtschaft wird, wie zuvor bereits erwähnt auch die Abrechnung deutlich einfacher. Denn neben allen zum Einsatz kommenden Materialien, werden auch Gerätebewegungen mit hinterlegten Verrechnungssätzen erfasst und können in das Rechnungswesen zur Abrechnung überführt werden. Dies wird mit einer entsprechend angebundenen Geräteverwaltung möglich. 

Am Ende eines Bauabschnitts oder eines gesamten Projektes können verschiedene Rechnungstypen mit dem System angefertigt werden. So ist es beispielweise möglich, Einheiten wie Paletten aufzusplitten und in Teilen in Rechnung zu stellen. Generell lassen sich alle Bestandsveränderungen, egal ob Zu- oder Abgänge zentral verwalten. Die entsprechenden Buchungen werden in einem Lagerbuchungsprotokoll nachvollziehbar eingepflegt. 

Fazit – Mehr als nur Bestände verwalten

Eine modernen Materialwirtschaft kann mehr als nur Auskunft über Bestände geben. Mit dem ERP-System wird es möglich zum einen intelligenter und effizienter zu beschaffen, effektiver zu lagern und gezielter zu verteilen. 

Auf heutigen Baustellen müssen Materialien genau dann zur Verfügung stehen, wenn diese auch verbaut, bzw. benötigt werden. Oftmals ist eine lange Lagerung auf der Baustelle auf Grund fehlender Lagerflächen nicht möglich. Daher muss die Materialwirtschaft auch die externe Lieferung abdecken. Ohne entsprechendes ERP-System ein kaum noch zu händelndes Unterfangen. 

Mit einem ERP-System sichern sich Bauunternehmen das Werkzeug zur effizienten Verwaltung und Organisation aller Materialbewegungen und stellen so sicher, dass Bauprojekte im Rahmen der vertraglich festgehaltenen Bedingungen realisiert werden können. 

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