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3 ultimative Tools für die Materialwirtschaft

Mit diesen 3 Funktionen für die Materialwirtschaft machen Sie Ihr ERP-System mehr als nur konkurrenzfähig. Gerade Bauunternehmen profitieren.

Nur durch reden lässt sich kein Haus bauen. Dafür bedarf es einer Vielzahl von Ressourcen bestehend aus Personal, Maschinen, Werkzeugen und Materialien. Wer schon einmal im privaten an einem Bauprojekt beteiligt gewesen ist, wird es zu Weilen kennen.

Die Klinkersteine sind erst am Montag da, Heizungsrohre müssen nochmal nachbestellt werden, die falschen Fließen wurden geliefert. Die Folge – der gesamte Bauplan verschiebt sich, da viele Arbeiten aufeinander aufbauen. 

Inhaltsverzeichnis

Was im Kleinen noch nicht all zu große Probleme darstellen mag, führt bei größeren Bauprojekten schon zu gravierenden Problemen. Alle Firmen arbeiten zeitlich straff getaktet, Verzögerungen an der einen Stelle stören den Betriebsablauf an einer anderen und kosten letztlich bares Geld. Hat ein Unternehmen seine Materialwirtschaft nicht im Griff, wird diese auf kurz oder lang keine Aufträge mehr bekommen. 

Sich als Unternehmen weiterentwickeln

Denn so etwas spricht sich schnell herum und kein Unternehmen hat ein gesteigertes Interesse daran mit unzuverlässigen Dritten zusammenzuarbeiten und von diesem abhängig zu sein. Bauunternehmen müssen also ihre Prozesse ins neue Zeitalter überführen, sprich digitalisieren. Es gilt also das gesamte Unternehmen mit einem ERP-System abzubilden. Vor allem für die Materialwirtschaft kann dies einen beachtlichen Sprung bedeuten. 

Wir wollen uns in diesem Artikel einmal der Materialwirtschaft von Bauunternehmen widmen. Dabei soll ein Blick auf die Möglichkeiten und Funktionen eines ERP-Systems für diesen Bereich geworfen werden. Zunächst jedoch wollen wir uns noch einmal kurz vor Augen führen, was ERP-Systeme genau sind und wie diese funktionieren. 

Was ist ein ERP-System? – Eine Definition

ERP steht für Enterprise-Ressource-Planning und beschreibt die Aufgabe eines Unternehmers, die ihm zur Verfügung stehenden Ressourcen, so effizient wie möglich einzusetzen. Zu diesen Ressourcen gehören neben Rohstoffen, Materialien und Werkzeugen, auch Arbeitskraft, Maschinen, Immobilien oder finanzielle Mittel. 

Ziel ist es die Geschäftsprozesse so zu steuern und zu überwachen, dass diese ein möglichst hohes Betriebsergebnis erzielen. Dabei sollen unnötige Schritte aufgedeckt und egalisiert werden. Zudem gilt es neue, schlankere Prozesse aufzusetzen, wenn diese versprechen positiv zum Betriebsergebnis beizutragen. 

ERP-Systeme helfen dabei

Da Unternehmen heute meist aus vielen verschiedenen Abteilungen mit mehreren Angestellten und einer Vielzahl verschiedenster Arbeitsprozesse bestehen, ist es für einen Unternehmer schier unmöglich all diese permanent zu steuern und zu überwachen. Viele Manager kennen die einzelnen Prozesse vieler Angestellter nicht einmal. 

Zu diesem Zwecke kommen ERP-Systeme zum Einsatz. In diesen, werden sämtliche Prozesse eines Unternehmens abgebildet. Dazu werden alle Daten auf einer zentralen Datenbank gespeichert, zusammengeführt und Prozesse auf diese Weise verschlankt und an vielen Stellen automatisiert. Durch den Einsatz von ERP-Systemen strukturieren Unternehmen zu Weilen ihre alten Geschäftsprozesse maßgeblich neu und machen diese effizienter. 

Interne Kommunikation verbessern

Zudem werden Abteilungsgrenzen überwunden, Datensilos aufgelöst und die interne Kommunikation entscheidet verbessert. Durch die neuen Prozesse werden alle Stellen miteinander verbunden und auch Prozesse die externe Dritte bedingen, werden im ERP-System abgebildet. Werfen wir einen Blick auf die verschiedenen Bereiche und gängigsten Funktionen eines ERP-Systems. Diese sind zu Weilen: 

  • Materialwirtschaft
  • Kundenservice/Vertrieb/Marketing
  • Rechnungswesen
  • Personalwesen
  • Projektmanagement 
  • Dokumentenmanagement

Im Folgenden interessiert uns hauptsächlich der Punkt der Materialwirtschaft. Doch zunächst werfen wir noch einen Blick auf die technische Ebene von ERP-Systemen. 

Cloud oder lokal – Eine Frage der Flexibilität

ERP-Systeme lassen sich auf verschiedenste Arten und Weisen in ein Unternehmen integrieren. Oft wird die Unterscheidung zwischen lokalem und cloudbasiertem ERP bemüht. Lokal meint in diesem Kontext, dass das System auf den unternehmenseigenen Servern installiert wird. Diese Form hat den Vorteil, dass die ERP-Version die erworben wird, gänzlich dem Unternehmen gehört und nach den eigenen Bedürfnissen angepasst werden kann. 

Bei einem ERP in der Cloud greift man hingegen auf den Dienst eines Cloudanbieters zurück. Über monatliche zu bezahlende Lizenzen erhält man Zugriff auf das System und kann dieses nach Belieben nutzen. Hier sind die individuellen Anpassungsmöglichkeiten etwas geringer, doch decken moderne Cloudlösungen ohnehin so gut wie alle Fälle ab. 

Abhängig von eigenen Zielen

Letztlich ist die Frage nach dem Speicherort durchaus entscheidet für ein Unternehmen und hängt maßgeblich von den eigenen Begebenheiten und Zielen ab. Auch verteilen sich die Kosten bei einer Cloud-Lösung flexibler, während lokale Lösungen oft mit hohen Anfangsinvestitionen verbunden sind. Ebenfalls spielt der Datenschutz eine entscheidende Rolle. Es gilt sich also im Vorfeld genau zu informieren. Doch kommen wir nun zur Materialwirtschaft – dem eigentlichen Thema. 

Was ist Materialwirtschaft?  - Eine Definition

In der Materialwirtschaft, oder auch Warenwirtschaft genannt, beschäftigt man sich mit der Verwaltung, Planung und Steuerung aller Materialbewegungen innerhalb eines Unternehmens und eines Unternehmens zu seiner Umwelt. Dabei verlaufen die Planung und Steuerung auf verschiedenen Ebenden:

  • Zeitlicher Ebene
  • Quantitative Ebene
  • Qualitativer Ebene
  • Räumlicher Ebene

Letztlich muss auf all diesen Ebenen sichergestellt werden, dass die Materialien bestmöglich und in passend zur Verfügung stehen, bzw. beschaffen sind. Zentrale Aufgabe der Materialwirtschaft ist also die Koordination des Warenflusses zwischen Lieferanten, Kunden und dem Lager mit dem Ziel eine ganzheitliche Versorgung sicherzustellen. 

Dabei deckt die Materialwirtschaft die verschiedensten Objekte ab. 

  • Rohstoffe, wie Klinkersteine, Fliesen, Dachpfannen
  • Hilfsstoffe, wie Zement, Kitt, Schrauben
  • Halbfabrikate, wie Fertigbauteile, Garagentore, Türen
  • Betriebsstoffe, wie Benzin, Maschinenöl
  • Abfall- und Verschließstoffe, wie Verschnitte, Bruchsteine
  • Kuppelprodukte, also Stoffe die bei der Herstellung eines Hauptproduktes entstehen
  • Fertigungserzeugnisse und Waren in Arbeit
  • Zwischengelagerte Handelswaren

Mit diesen 3 Funktionen im ERP zur erfolgreichen Materialwirtschaft

Wir wollen Ihnen an dieser Stelle die drei spannendsten Funktionen eines ERP-Systems im Bereich der Materialwirtschaft vorstellen. Über diese hier angeführten Funktionalitäten hinaus, bieten ERP-Systeme noch zahlreiche weitere Funktionen. Doch mit den nun folgenden Funktionen, sichern sich Bauunternehmen schon einigen wichtige Vorteile. 

1. Mit der Materialdisposition alles am richtigen Ort

Unternehmen verarbeiten zu Weile unterschiedliche Aufträge gleichzeitig. Da muss sichergestellt werden, dass alle Materialien zur richtigen Zeit am richtigen Ort in der korrekten Menge zur Verfügung stehen. Mithilfe der Materialdisposition lässt sich direkt erkennen, welche Werkstoffe, Materialien oder Betriebsstoffe für welches Projekt benötigt werden, welche zurzeit im Einsatz sind und welche Mengen schon verbaut wurden. 

Auch mobil nutzbar

Gerade für die spätere Rechnungsstellung ein großer Gewinn. Die Posten werden einfach laufend geführt und dokumentiert. Werden Nachbestellungen nötig, wird der entsprechende Mehrbedarf einfach über mobile Apps angemeldet und das System kann entsprechende Bestellungen anfertigen uns ausführen. 

Mit einer Lagerverwaltung kann immer eingesehen werden, welche Stoffe in welcher Menge noch zur Verfügung stehen. Sollte der Bestand eines bestimmten Artikels knapp werden, kann das System diesen automatisch auffüllen. 

2. Make-or-Buy-Analyse

Oft stehen Bauunternehmen vor der Frage, ob ein bestimmtes Bauteil effizienter selbst herzustellen ist oder ob man die Herstellung lieber auslagert. Diese Funktion berechnet unter Berücksichtigung aller tangierten Faktoren, was die beste Lösung ist. Stehen beispielweise ausreichend Kapazitäten zur Selbst-Herstellung zur Verfügung? 

Mit validen Zahlen arbeiten

Sprich, ist es zeitlich überhaupt machbar und stehen die nötigen Materialien, Werkzeuge, Maschinen oder auch personelle Ressourcen zur Verfügung. Oder ist es wirtschaftlicher ein Subunternehmen damit zu beauftragen? Zu wann könnte das Bauteil in diesem Fall fertig sein und geliefert werden. All diese Dimensionen werden in der Kalkulation des Systems abgedeckt. 

3. Automatisierte Abrechnung

Mit dem Modul zur Materialwirtschaft wird, wie zuvor bereits erwähnt auch die Abrechnung deutlich einfacher. Denn neben allen zum Einsatz kommenden Materialien, werden auch Gerätebewegungen mit hinterlegten Verrechnungssätzen erfasst und können in das Rechnungswesen zur Abrechnung überführt werden. Dies wird mit einer entsprechend angebundenen Geräteverwaltung möglich. 

Am Ende eines Bauabschnitts oder eines gesamten Projektes können verschiedene Rechnungstypen mit dem System angefertigt werden. So ist es beispielweise möglich, Einheiten wie Paletten aufzusplitten und in Teilen in Rechnung zu stellen. Generell lassen sich alle Bestandsveränderungen, egal ob Zu- oder Abgänge zentral verwalten. Die entsprechenden Buchungen werden in einem Lagerbuchungsprotokoll nachvollziehbar eingepflegt. 

Fazit – Mehr als nur Bestände verwalten

Eine modernen Materialwirtschaft kann mehr als nur Auskunft über Bestände geben. Mit dem ERP-System wird es möglich zum einen intelligenter und effizienter zu beschaffen, effektiver zu lagern und gezielter zu verteilen. 

Auf heutigen Baustellen müssen Materialien genau dann zur Verfügung stehen, wenn diese auch verbaut, bzw. benötigt werden. Oftmals ist eine lange Lagerung auf der Baustelle auf Grund fehlender Lagerflächen nicht möglich. Daher muss die Materialwirtschaft auch die externe Lieferung abdecken. Ohne entsprechendes ERP-System ein kaum noch zu händelndes Unterfangen. 

Mit einem ERP-System sichern sich Bauunternehmen das Werkzeug zur effizienten Verwaltung und Organisation aller Materialbewegungen und stellen so sicher, dass Bauprojekte im Rahmen der vertraglich festgehaltenen Bedingungen realisiert werden können. 

Starten Sie Ihre ERP-Auswahl

Finden Sie das richtige ERP-System für Ihr Unternehmen

In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

Welche Art von Logistikdienstleistungen bieten Sie an?

Organisieren Sie die Ladungen wie folgt?

Sammelgut/Teilladungen (LTL)
Sammelgut/Teilladungen, die in einem Zentrum für mehrere Auftraggeber gebündelt werden
FTL
Komplettladungen für mehrere Auftraggeber
Dedicated Logistics
Transport für einen Auftraggeber

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen eigenen Fuhrpark?
Müssen Waren gekühlt transportiert werden?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art der Produktion betreibt Ihr Unternehmen?

Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Führen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten durch?
Arbeiten Sie mit Service Level Agreements?
Soll das ERP-System mit anderen Programmen verknüpft werden können?
Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Möchten Sie Stunden im System erfassen?

Geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter und Benutzer ein

Mitarbeiter
Benutzer (fakultativ)

Fragen zu Ihrer Organisation

Hat Ihr Unternehmen mehrere Niederlassungen?
Wie viele Lagerhäuser haben Sie?
Arbeiten Sie mit mehreren Währungen?
Sind Sie international tätig?
Hat die Hauptverwaltung ihren Sitz in Deutschland?
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