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4 Anforderungen an eine ERP-Software für kleine Unternehmen

Kleine Unternehmen haben spezielle Anforderungen an eine adäquate ERP-Software. Welche das sind, erfahren Sie hier.

ERP-Systeme sind auf dem Vormarsch. Immer mehr Unternehmen nutzen die Softwarelösungen, um Prozesse der Geschäftsressourcenplanung zu verwalten und effizienter zu gestalten. 

Besonders kleinere Unternehmen zögern jedoch vergleichsweise häufig, den Schritt in Richtung digitalem ERP zu wagen. Woran das liegt und welche besonderen Anforderungen diese Gruppe an ein geeignetes ERP-System hat, soll im Folgenden einmal näher aufgegriffen werden. 

Inhaltsverzeichnis 

Gründe, warum kleine Unternehmen auf ein ERP-Software verzichten 

Die Anforderungsprofile an eine geeignete ERP-Software sind so individuell wie auch die Unternehmen, die nach einem System suchen. Dennoch geben kleinere Unternehmen branchenübergreifend meist die selben Gründe an, warum sie sich vorerst gegen die Einführung eines ERP-Systems entschieden haben: 

-    1: Zu hohe Komplexität des Systems. 
-    2: Ein ERP-System wird nicht benötigt.
-    3: Ein ERP-System sei zu teuer. 
-    4: Das Unternehmen sei zu klein für ein ERP-System. 

Diesen Gründen wollen wir uns einmal der Reihe nach annehmen und herausstellen, ob es sich hierbei wirklich um fundierte Argumente handelt. 

1: Die Komplexität des Systems 

Kleine Unternehmen befürchten oftmals, mit der Komplexität des neuen ERP-Systems überfordert zu sein. Grundsätzlich ist ein solches Szenario durchaus denkbar. Moderne ERP-Systeme sind leistungsstarke Analysetools und verfügen oft über einen extensiven Funktionsumfang, um auch die individuellsten Geschäftsprozesse abbilden zu können. 

Das ist jedoch kein Muss. Viele Systeme sind in ihrer Standardausführung nicht sonderlich komplex und verfügen nur über grundlegende Funktionen, die sich bei Bedarf erweitern lassen. Kleine Unternehmen sollten sich daher bei der Suche nach einem geeigneten System auf weniger komplexe Lösungen konzentrieren. Diese sind oftmals auch kostengünstiger als umfangreiche Alternativen. 

2: Ein ERP-System wird nicht benötigt 

Letzten Endes muss jedes Unternehmen individuell entscheiden, ob die Einführung eines ERP-Systems der richtige Schritt wäre. Dennoch könnten viele Unternehmen, die aktuell auf ein System verzichten, vom Einsatz einer ERP-Lösung profitieren. 

Ein geeignetes ERP-System kann durch die Optimierung von Geschäftsprozessen wertvolle Ressourcen einsparen. Besonders bei kleinen Unternehmen sind die Ressourcen meist begrenzt. Aus diesem Grund können besonders kleine Unternehmen von der Nutzung eines ERP-Systems profitieren. Weitere

Vorteile eines ERP-Systems sind 

-    Transparenz und Einheitlichkeit 
-    Eine gemeinsame Datenbasis
-    Verbesserte Kollaboration 
-    Erleichterte Berichterstellung 
-    Bessere Projektsteuerung.

3: Die Kosten eines ERP-Systems

Der Kostenfaktor spielt für Unternehmen aller Art und Größe eine Rolle. Doch auch kleinere Investitionen können besonders bei kleinen Unternehmen bereits in erhebliches Loch ins Budget reißen. Aus diesem Grund steht der Kostenfaktor häufig zwischen kleinen Unternehmen und der Einführung eines ERP-Systems. 

Grundsätzlich handelt es sich bei einem ERP-Projekt immer um eine Investition. Das System selbst muss jedoch nicht teuer sein. Neben teuren, leistungsstarken Systemen mit extensivem Funktionsumfang bietet der Markt auch erschwingliche Versionen. Einige ERP-Systeme sind sogar kostenlos erhältlich. 

4: Größe des Unternehmens 

Betriebe mit einer geringen Anzahl an Beschäftigten geben häufig an, schlichtweg zu klein für die Einführung eines ERP-Systems zu sein. Unternehmen mit geringer Mitarbeiteranzahl haben oft eine einfache Struktur, die von kurzen Entscheidungswegen und wenig bürokratischem Aufwand geprägt ist. So lassen sich diverse Prozesse auch ohne die Nutzung eines ERP-Systems abwickeln. 

Es ist jedoch möglich, dass sich diese Prozesse effizienter gestalten ließen. Oftmals schleichen sich mit der Zeit Ineffizienzen in Prozesse ein, die das Unternehmen wertvolle Ressourcen kosten. 

Hinzu kommt, dass auch kleine Unternehmen mit einem hohen Aufkommen an Auflagen konfrontiert werden. ERP-Systeme können kleinen Unternehmen beispielsweise dabei helfen, datenschutzrechtliche Auflagen im Rahmen der DSGVO einzuhalten. 

ERP-Systeme eignen sich auch für kleine Unternehmen

Die Argumente gegen die Einführung eines ERP-Systems in kleinen Unternehmen sind also meist zu einem gewissen Ausmaß begründet. Dennoch lassen sich in den meisten Fällen Systeme finden, von deren Nutzung auch kleine Unternehmen erheblich profitieren können. 

Doch welche Kriterien muss ein ERP-System erfüllen, um einen erheblichen Mehrwert für kleine Unternehmen darzustellen?

Welche ERP-Funktionen sind für kleinere Unternehmen besonders wichtig?

Wie bereits thematisiert wurde haben kleine Unternehmen an abweichendes Anforderungsprofil an ein geeignetes System. Faktoren wie ein extensiver Funktionsumfang rücken in den Hintergrund, während das Budget meist wesentlich restriktiver bemessen ist als in großen Unternehmen. 
Neben den Kosten haben jedoch auch andere Faktoren einen hohen Stellenwert. 

Eine einfache Implementierung und Anpassung

Auch kleinere Projekte stellen für kleine Unternehmen einen erheblich größeren Aufwand dar, als es bei großen Konzernen der Fall wäre. So kann die eigentliche Implementierung des neuen ERP-Systems kleine Unternehmen vor eine nennenswerte Herausforderung stellen. Oft mangelt es nicht nur an ausreichendem IT-Know-How, sondern auch schlichtweg an infrastrukturellen Gegebenheiten. 

On-Premise Lösungen: Kontrolle und Verantwortung

Entscheiden sich Unternehmen für eine On-Premise Lösung, obliegt die gesamte Verantwortung über die Implementierung des Systems wie auch die spätere Instandhaltung der Hard- und Software dem Unternehmen. Für viele kleine Unternehmen ist dies mit einem realistisch nicht umzusetzenden Aufwand verbunden. 

In diesem Fall sollten Unternehmen zunächst bedenken, ob eine On-Premise Lösung die richtige Wahl ist, oder ob beispielsweise ein Cloud-basiertes ERP-System besser geeignet wäre. Bei einer On-Premise Implementierung können Unternehmen in der Regel auf die Unterstützung erfahrener Anbieter bauen. 

Eine hohe Nutzerfreundlichkeit

Wie an früherer Stelle bereits aufgegriffen verfügen kleine Unternehmen meist nicht über entsprechende Kapazitäten, um sich lange mit komplexen Lösungen auseinandersetzen zu können. Hier kommt es vor allem darauf an, dass das System intuitiv zu verstehen ist und über eine übersichtliche Oberfläche verfügt. 

Usability in allen Bereichen 

Tatsächlich ist Nutzerfreundlichkeit ein Thema, das branchenübergreifend an Relevanz gewinnt. Mit wachsenden Kundenerwartungen und digitalem Fortschritt fordern auch große Konzerne leistungsstarke Systeme, die intuitiv zu bedienen sind. So gehört Usability aktuell zu den wichtigsten Trends und Entwicklungen im Bereich der Unternehmenssoftware. 

Nur das Nötigste

Um keine vermeidbaren Abstriche im Bereich der Nutzerfreundlichkeit zu machen, sollten sich Unternehmen auf Systeme mit ausschließlich relevanten Funktionen konzentrieren. In der Praxis lässt sich dies nicht immer vollständig umsetzen. Dennoch gilt: Über je mehr Funktionen ein System verfügt, desto komplexer kann es potenziell in der Bedienung sein. 

Modularer Aufbau oftmals hilfreich 

Um ein geeignetes System mit – nach Möglichkeit – nur dem benötigten Funktionsumfang zu wählen, bieten sich ERP-Systeme mit modularem Aufbau an. Unternehmen wählen ausschließlich die Module, die sie zur Abbildung der eigenen Prozesse benötigen. 

So können sie sich beispielsweise eine maßgeschneiderte Kombination aus Einkauf, Vertrieb, Buchhaltung, CRM und DMS zusammenstellen und zunächst BI- und Analysefunktionen verzichten. Diese können dann je nach Bedarf später dazu gebucht werden. 

Skalierbarkeit 

Das gleiche gilt auch für die Skalierbarkeit des Systems. Kleine Unternehmen, die sich zunächst noch auf dem Markt etablieren müssen, sollten bei der Wahl eines geeigneten ERP-Systems auf die Skalierbarkeit der Lösung achten. 

Kommen zusätzliche Nutzer hinzu, sollte das System im Idealfall in der Lage zu sein, mit dem Unternehmen zu wachsen. Anderenfalls ist das System ab bestimmten Anzahl simultaner Zugriffe überlastet. Lässt es sich in diesem Fall nicht skalieren, muss ein neues System implementiert werden. 

Da dies sowohl mit erneutem Aufwand als auch zusätzlichen Kosten verbunden wäre, sollten Unternehmen bereits bei der Wahl eines geeigneten Systems auf die Skalierbarkeit achten.  

Fazit: Diese 4 Eigenschaften sollte ERP-Software für kleine Unternehmen aufweisen 

Es wird deutlich, dass kleine Unternehmen grundlegend andere Anforderungen an ein adäquates ERP-System haben als große Konzerne. Auch, wenn es zu unternehmensspezifischen Abweichungen kommen kann, lassen sich die grundlegenden Anforderungen kleiner Unternehmen an ein ERP-System wie folgt zusammenfassen: 

-    1: Möglichst geringe Kosten
-    2: Einfache Implementierung und Anpassung
-    3: Hohe Nutzerfreundlichkeit 
-    4: Modularer Aufbau und Skalierbarkeit.

Auf dem Markt finden sich geeignete ERP-Systeme für Unternehmen jeder Größe und Branchenzugehörigkeit, sodass auch kleine Unternehmen von der Nutzung eines ERP-Systems profitieren können. 

So können sich auch kleine Unternehmen durch den Einsatz eines adäquaten ERP-Systems langfristig durch die Optimierung von Prozessen und das Einsparen von Ressourcen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. 

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In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

Welche Art von Logistikdienstleistungen bieten Sie an?

Organisieren Sie die Ladungen wie folgt?

Sammelgut/Teilladungen (LTL)
Sammelgut/Teilladungen, die in einem Zentrum für mehrere Auftraggeber gebündelt werden
FTL
Komplettladungen für mehrere Auftraggeber
Dedicated Logistics
Transport für einen Auftraggeber

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Müssen Waren gekühlt transportiert werden?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

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Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

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Arbeiten Sie mit Service Level Agreements?
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