Auftragsverwaltung mit dem Order Management System (OMS)

Wie Sie Ihre Lagerprozesse mithilfe eines Order Management Systems (OMS) optimieren können, erfahren Sie hier.

Order Management Systeme (OMS), zu dt. Auftragsverwaltungssysteme, finden in unterschiedlichen Branchen und Bereichen Anwendung. Im Folgenden beleuchten wir, wie beispielsweise Handelsunternehmen mit eigenem Warehouse von der Nutzung einer solchen Softwarelösung profitieren können.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist ein OMS?
• Funktionen
• Vorteile
• Zusammenfassung

Definition: Was ist ein Order Management System?

Eine zunehmendes Bestellvolumen ist zunächst einmal eine gute Nachricht. Besser, man kann sich nicht vor Aufträgen retten, als dass die Kunden ausbleiben. Mit zunehmenden Bestellungen wächst jedoch auch der mit ihrer Verwaltung und Abwicklung verbundene Aufwand. Mit dieser Lösung sind Unternehmen in der Lage, ihre Bestellungen digital und automatisiert abzuwickeln.

Darüber hinaus hilft es ihnen auch bei der Annahme und dem Versand von Bestellungen und anderen relevanten Angelegenheiten wie Verkauf, Bestandsverwaltung und Einkauf. Es stellt sicher, dass alle Komponenten des Auftragsflusses rationalisiert werden: Von der Bestellung über den Versand des Artikels bis hin zur Rechnungsstellung.

Daten aus anderen Bereichen

Damit ein OMS sein volles Potenzial erfüllen kann, darf der Bestellprozess nicht isoliert betrachtet werden. Auch die Versorgung mit Daten und wichtigen Informationen aus anderen Geschäftsbereichen ist essenziell. So sind beispielsweise auch Daten zu aktuellen Lagerbeständen von besonderer Bedeutung.

Bedeutung der ERP-Software

Um die Prozesse unternehmensweit abteilungsübergreifend abbilden zu können, empfiehlt sich der Einsatz eines ERP-Systems. Diese Lösungen sind ganzheitlich aufgesetzt und können OMS-Komponenten umfassen, um die Auftragsverwaltung zu automatisieren. Das bedeutet, dass weniger menschliches Eingreifen erforderlich ist, was Zeit, Personalkapazitäten und finanzielle Mittel einspart. Gleichsam wird das Potenzial für Fehler reduziert.

Funktionen eines Order Management Systems

Der Funktionsumfang eines Order Management Systems variiert von System zu System, umfasst jedoch immer unterschiedliche Komponenten des Order Management Processes. Vom Order Processing zum Inventory Management/ Stock Levels können unterschiedliche Bereiche abgedeckt werden. Betrachten wir eine ganzheitliche ERP-Lösung mit Features aus dem Bereich des OMS, so könnten beispielsweise de folgenden Punkte umfasst sein:

• Auftragsabwicklung (Abwicklung von Customer Orders) inkl. Auswahl, Kommissionierung, etc.,
• Auftragserfassung,
• Beschaffung (Procurement) /Einkauf,
• Finanzielle Abwicklung,
• Lagerbestände,
• Lieferanten,
• (Potenzielle) Kunden, inkl. Kundenservice und Verwaltung von Retouren, sowie mitunter auch Marketing-Features (aktuelle Aktionen, Rabatte, etc.). Siehe dazu auch Customer Relationship Management und
• Produktinformationen (Eigenschaften/Attribute, Standorte, etc.).

Vorteile eines OMS

Welche Vorteile ein OMS mit sich bringt, hängt natürlich auch immer vom jeweiligen Funktionsumfang ab. Somit variieren die potenziellen Vorteile von System zu System. Dennoch sollen an dieser Stelle einige, wichtige potenzielle Vorteile und Potenziale genannt werden.

Jederzeit Einblick in Ihre Bestellungen

Innerhalb des OMS werden alle Daten an einem zentralen Ort gespeichert, so dass Sie immer über die neuesten Entwicklungen informiert sind. Insbesondere die Kombination mit einem Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) sorgt dafür, dass auch angrenzende Prozesse miteinander verbunden sind und jeder Mitarbeiter Zugriff auf die aktuellsten Informationen hat.

Darüber hinaus verfügen die meisten Softwarelösungen heutzutage über umfangreiche Funktionalitäten, um auch historische Daten übersichtlich darzustellen und auszuwerten. So lassen sich Trends erkennen oder gar Vorhersagen treffen.

Vermeidung von Lieferrückständen

Lieferrückstände stellen eine erhebliche Herausforderung dar und haben Einfluss auf die gesamte Supply Chain. Sie treten auf, wenn angeforderte Produkte nicht im geforderten Umfang vorrätig sind. Können sie, aufgrund unterschiedlicher Umstände, dann nicht rechtzeitig bestellt werden, können Kundenaufträge nicht erfüllt werden. Dies kann in allen Teilen der Lieferkette passieren und kann schlimmstenfalls sogar zu leeren Regalen für den Endkunden führen.

Wenngleich sich Lieferrückstände nie gänzlich ausschließen lassen, da Supply Chains zumeist sehr lang und international vernetzt sind, erhalten Unternehmen mit einem verknüpften Order Management & WMS immer einen direkten Einblick in ihre eigenen Lagerbestände. Und, ob bzw. wann sich Aufträge erfüllen lassen.

Kunden- und Bestellportal

Innerhalb des Order Management Systems gibt es mitunter auch die direkte Möglichkeit für Kunden, Rechnungen einzusehen oder Informationen zu teilen. Für Softwarelösungen, die die Grenzen des eigenen Unternehmens überschreiten und eine Korrespondenz mit Dritten ermöglichen, siehe auch ERP II.

Gleichsam kann auch ein Bestellportal zwischen Unternehmen und ihren Lieferanten eingerichtet werden, über welches Anfragen gestellt und Angebote eingeholt werden können. Für weiterführende Informationen über die Verwaltung von Dokumenten besuchen Sie unsere Themenseite Dokumentenmanagement (DMS).

Zusammenfassung

Mithilfe eines Order Management Systems (OMS) lassen sich die Prozesse der Auftragsverwaltung und -Abwicklung automatisieren. Alle wichtigen Informationen liegen an einem zentralen Ort in aktueller Ausführung vor. Zumeist umfassen ERP-Systeme Funktionen aus dem Bereich des Auftragsmanagements, sodass sich die Abläufe ganzheitlich über das hauseigene Enterprise Resource Planning veralten lassen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch eine Vernetzung mit dem WMS-Modul, um aktuelle Lagerbestände und Warenströme einsehen zu können.

Weiterführende Informationen zum Thema Warehouse Management finden sie auch auf unserer WMS-Seite.