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Was ist Enterprise Resource Planning?

Erfahren Sie, was sich hinter den drei Buchstaben „ERP“ verbirgt und wie es Unternehmen revolutionieren kann.

Das Enterprise Resource Planning ist eine fundamentale Aufgabe, mit der sich Unternehmen aller Art auseinandersetzen müssen.

Doch was versteckt sich hinter dem langen Anglizismus und wie stellen sich Unternehmen heutzutage dieser Aufgabe, um konkurrenzfähig zu bleiben oder sich sogar einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen? Diese Fragen werden im Folgenden beantwortet. 

Inhaltsverzeichnis

Enterprise Resource Planning im Allgemeinen

Enterprise-Resource-Planning (ERP) bezeichnet die zentrale unternehmerische Aufgabe der Geschäftsressourcenplanung. Es geht darum, geschäftsrelevante Ressourcen wie 

  • Material 
  • Betriebsmittel 
  • Informations- und Kommunikationstechnik (IKT)
  • Personal 
  • Kapital 

im Unternehmen bedarfsgerecht und rechtzeitig zu planen, steuern und verwalten. 

Das Ziel von Enterprise-Resource-Planning

Ziel ist es, den betrieblichen Wertschöpfungsprozess möglichst effizient zu gestalten. Zudem sollen betriebliche Abläufe mittels ERP stets optimierter gesteuert werden. 

Je nach Branchenzugehörigkeit des Unternehmens sowie individueller Kriterien können zudem beispielsweise die folgenden Ziele verfolgt werden: 

  • Niedrige Durchlaufzeiten bei hoher Kontinuität 
  • Hohe Versorgungssicherheit, niedrige Kapitalbindung 
  • Reduktion der Komplexität, Flexibilität
  • Hohe Qualität und Produktivität 

Um diese Ziele realisieren zu können setzen immer mehr Unternehmen auf softwareseitige Unterstützung in Form von ERP-Software. 

ERP-Software: Ein Überblick

ERP-Software unterstützt Unternehmen in sämtlichen Bereichen des Enterprise-Resource-Planning. So kann Unternehmen durch den Einsatz einer geeigneten ERP-Software ein nicht zu unterschätzender Wettbewerbsvorteil entstehen. 

Worin unterscheiden sich unterschiedliche Systeme?

Doch der ERP-Markt ist überaus vielfältig. So fällt es Unternehmen oftmals nicht leicht, das für sie richtige System zu finden. Es gibt jedoch einige, grundlegende Unterscheidungsmerkmale, an denen sich Unternehmen bei der Suche nach einer geeigneten ERP-Software orientieren können. Hierbei handelt es sich um: 

  • Branchenspezifische Ausrichtung 
  • Skalierbarkeit 
  • Funktionsumfang 
  • Verwendeter Technologien 

Weitere Kriterien

Auch, wenn zwei Systeme in jeder dieser Kategorien übereinstimmen, bedeutet dies noch nicht, doch beide gleichermaßen zum Einsatz in einem bestimmten Unternehmen geeignet sind. So ist es möglich, dass die Systeme Prozesse anders abbilden oder einen bestimmten Workflow nicht abbilden können.  

Funktionsbereiche von Enterprise-Resource-Planning-Software

Ein geeignetes System sollte jedoch weitgehend alle Geschäftsprozesse abbilden. Typische Funktionsbereiche einer ERP-Software sind dabei: 

  • Die Stammdatenverwaltung 
  • Die Beschaffung 
  • Die Lagerhaltung 
  • Die Disposition 
  • Die Produktion 
  • Die Bedarfsermittlung 
  • Die Personalwirtschaft 
  • Das Controlling 
  • Der Vertrieb 
  • Das Marketing 
  • Forschung und Entwicklung 
  • Stücklistenverwaltung 
  • Das Dokumentenmanagement 
  • Das Produktdatenmanagement 

Dabei benötigt nicht jedes Unternehmen auch Funktionen aus all diesen Bereichen. Um dennoch den Anforderungen eines möglichst breiten Publikums gerecht zu werden, bauen manche ERP-Anbieter ihre Lösungen modular auf.

So kann beispielsweise bei Bedarf ein weiteres Modul mit entsprechendem Funktionsumfang für einen bestimmten Geschäftsbereich dazugebucht werden. 

Vorteile einer ERP-Software

Durch den Einsatz einer geeigneten ERP-Software können Unternehmen diverse Vorteile entstehen. Zum einen können Unternehmen durch die Optimierung von Geschäftsprozessen mittels ERP-Software wertvolle Ressourcen einsparen, welche dann wiederum an anderer Stelle gewinnbringender eingesetzt werden können. 

Verbesserte Customer Experience schafft Kundenbindung

Ein besseres Ressourcenmanagement wirkt sich jedoch nicht nur positiv auf interne Prozesse wie beispielsweise die der Produktion aus. Letztlich profitieren von einer Prozessoptimierung auch immer die Kunden.

So können Unternehmen beispielsweise reduzierte Produktionskosten an ihre Kunden weitergeben. Auch der Kundenservice profitiert von einer Verbesserung interner Prozesse. Arbeiten alle Mitarbeitern mit denselben Datensätzen innerhalb des gleichen Systems, werden Workflows wesentlich transparenter. 

Durch ein ganzheitlich-integriertes System sind Informationen zudem immer dort verfügbar, wo sie gerade benötigt werden. Erkundigt sich also beispielsweise ein Kunde beim Customer Service über den Bestand eines Produktes, kann der zuständige Kundenservice-Mitarbeiter diesen unmittelbar im System abfragen und muss nicht erst einen Kollegen zu Rate ziehen.

Die Wartezeit des Kunden wird somit verkürzt, die Customer Experience (CX) verbessert und somit auch die Kundenbindung gestärkt. 

Einführung einer ERP-Software

Wie die Einführung einer ERP-Software im Einzelfall abläuft, kann variieren. Dennoch sind alle ERP-Projekte letztlich ähnlich aufgebaut. 

Evaluation der IST-Situation

Zunächst gilt es, sich intensiv mit dem aktuellen IST-Zustand im unternehmen auseinanderzusetzen. So lassen sich beispielsweise fehlerhafte oder ineffiziente Prozesse identifizieren, die durch die Einführung einer neuen ERP-Software optimiert werden sollen.

Eine adäquate ERP-Software sollte in der Lage sein, möglichst alle noch so individuellen Geschäftsprozesse eines Unternehmens abzubilden. 

Dies ist jedoch nur der Fall, wenn bestehende Prozesse auch effizient sind und keinerlei Optimierungsbedarf besteht. Aus diesem Grund ist ein akutes ERP-Projekt ein idealer Anlass, um bestehende Prozesse einmal zu überdenken. 

Klare Ziele setzen

Anhand der Ergebnisse der IST-Analyse können sich Unternehmen dann konkrete Ziele setzen, die mit der Einführung erreicht werden sollen. Wichtig ist, dass es sich hierbei um messbare Ziele handelt. Denn nur so lässt sich im Anschluss kontrollieren, ob die Ziele auch erreicht werden konnten oder ob noch Optimierungsbedarf besteht. 

Anforderungsprofil und Lastenheft erstellen 

Anhand der IST-Situation und gesetzter Ziele wird dann an Anforderungsprofil an eine geeignete ERP-Software definiert. Dieses Anforderungsprofil wird detailliert in Form eines Lastenheftes vorgelegt.

Das Lastenheft dient sowohl der Vorlage bei potenziellen ERP-Anbietern als auch als Grundlage für spätere Tests und Evaluierungen. Aus diesem Grund sollten Inhalte so formuliert werden, dass sie sowohl für Anbieter als auch Nutzer der Software verständlich sind. 

Marktsondierung

Nachdem sich Unternehmen ausführlich mit ihren individuellen Anforderungen auseinandergesetzt und ein detailliertes Lastenheft erstellt haben, kann die Marktsondierung beginnen. Im Rahmen der Marktsondierung gilt es, potenzielle ERP-Anbieter zu identifizieren und mit ihnen in Kontakt zu treten. 

Da sich am ERP-Markt eine Vielzahl an Systemen und Anbietern tummeln, empfiehlt sich die Nutzung einer Vergleichswebsite wie erp.de. Hier lässt sich ein großer Pool potenzieller Systeme nach spezifischen Kriterien filtern, sodass potenziell geeignete ERP-Software schnell identifiziert werden kann.

Finale Entscheidungen sollten jedoch immer erst nach einem persönlichen Gespräch mit dem Anbieter und einer Produktvorstellung erfolgen. 

Implementierung

Nachdem ein geeignetes System ausgewählt wurde, wird es zum besprochenen Zeitpunkt implementiert. Ablauf und Dauer der Implementierung hängen unter anderem stark vom ausgewählten Lizenzmodell ab.

Während eine On-Premises Implementierung auswendig ist und technisches Know-how erfordert, sind Cloud-basierte Lösungen oftmals noch am selben Tag betriebsbereit. Auch die Übertragung der Daten aus dem Legacy-System ist meist mittels weniger Klicks erledigt. 

Wann stellen sich die Vorteile ein?

Die Einführung einer neuen Unternehmenssoftware bringt vielerlei Vorteile mit sich. Die meisten dieser Vorteile sind jedoch nicht unmittelbar nach der Einführung messbar. Unternehmen sollten bedenken, dass die Belegschaft zunächst ihre Arbeitsweise an die neue ERP-Software anpassen muss. 

Business Software ist in der Regel auf eine langfristige Nutzung ausgelegt. So ist auch erst nach einiger Zeit ein entsprechendes ROI zu erwarten. Aus diesem Grund sollten Unternehmen nicht nur unmittelbar nach der ERP-Software-Einführung eine erneute IST-Analyse durchführen.

Eine weitere Analyse empfiehlt sich mit entsprechender zeitlicher Distanz, um den Erfolg des Projektes anhand von Kennzahlen evaluieren zu können. 

Fazit: Mit der richtigen Software gelingt das Enterprise-Resource-Planning

Es lässt sich also festhalten, dass Enterprise-Ressource-Planning eine zentrale unternehmerische Aufgabe darstellt, derer sich Unternehmen jeder Größe oder Branchenzugehörigkeit annehmen müssen. 

Der Rolle der ERP-Software

Die Realisierung dieser Aufgabe erfordert in der Praxis oftmals eine Vielzahl teils komplexer, aufeinander aufbauender Geschäftsprozesse, welche sich über mehrere Abteilungen erstrecken. Um den Überblick über all diese Prozesse zu behalten und sie möglichst effizient gestalten zu können, setzen immer mehr Unternehmen heutzutage auf ERP-Software. 

Aufgrund der zahlreichen Vorteile einer ERP-Software sollten Unternehmen im Zeitalter der digitalen Transformation nicht den Anschluss verpassen: „Innovate or die“ – Wer nicht mit zieht, wird von Mitbewerbern überholt. 

Lokal vs. Cloud: Unterschiede in der ERP-Implementierung

In diesen Punkten unterscheidet sich lokale ERP-Software bei der Implementierung von Cloud-basierten Systemen.

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