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Die ideale ERP-Software für Selbstständige

Kein Unternehmen ist zu klein für eine ERP-Software. Über welche Funktionen ERP-Software für Selbstständige verfügen sollte, erfahren Sie hier.

Immer mehr Unternehmen setzen heutzutage auf ein ERP-System, um Geschäftsprozesse softwaregestützt darzustellen, abzuwickeln und zu optimieren. Kleinere Unternehmen und Selbstständige zögern hingegen häufig noch, diesen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung zu machen. 

Viele dieser Unternehmen sind der Auffassung, schlichtweg zu klein für die Einführung eines ERP-Systems zu sein. Zudem arbeiten diese Unternehmen meist nicht mit hochgradig komplexen Prozessen, die ein ERP-System notwendig machen würden. 

Aus diesem Grund wollen wir an dieser Stelle einmal herausstellen, wie auch Selbständige und Ein-Mann-Betriebe vom Einsatz eines ERP-Systems profitieren können. Dabei wollen wir uns detailliert mit den spezifischen Anforderungen auseinandersetzen, die Selbständige an ein solches System haben. 

Inhaltsverzeichnis

Ein Blick auf Selbstständige und Freiberufler

Der Anteil Selbständiger und Freiberufler aller Erwerbstätigen ist nicht zu unterschätzen. Laut Statista liegt der durchschnittliche Anteil selbstständig Tätiger in den OECD (Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung) Staaten bei etwas über 15 Prozent. 

Aus dem Bericht „Freelancing in Europe“ des European Forum of Independent Professionals (EFIP) in Zusammenarbeit mit Malt geht zudem hervor, dass Selbstständige die Berufsgruppe mit dem EU-weit größten Wachstum sind. Drei Viertel von ihnen gehen hauptberuflich einer selbstständigen Tätigkeit nach.

Die häufigsten Berufsfelder sind capital.de dabei zufolge: 

-    Marketing und Kommunikation (31%)
-    (Informations-) Technologie (27%)
-    Künste, Unterhaltung, Freizeit (18%)

Doch inwiefern können Selbstständige und Freiberufler vom Einsatz eines ERP-Systems profitieren? 

Lohnt sich der Einsatz einer ERP-Software? 

Grundsätzlich ist der Einsatz eines ERP-Systems für Unternehmen aller Art interessant. 

ERP Definition

ERP ist ein Akronym und bezeichnet Enterprise-Resource-Planning. Im Deutschen spricht man häufig auch von der Geschäftsressourcenplanung. Hierbei handelt es sich um die unternehmerische Aufgabe, alle geschäftsrelevanten Ressourcen zur richtigen Zeit an richtiger Stelle in benötigter Qualität und Quantität zur Verfügung zu stellen. 

Die Rolle der ERP-Software

ERP-Systeme ermöglichen Unternehmen die softwaregestützte Umsetzung dieser Aufgabe. Innerhalb des Systems werden alle Geschäftsprozesse zentral abgebildet und verwaltet. Es entsteht eine Art digitales Abbild des gesamten Unternehmens mit all seinen Prozessen. Diese Prozesse können dann im System gezielt gesteuert und optimiert werden. 

Wie Unternehmen profitieren

Auf diese Weise ist es Unternehmen möglich, gezielt wertvolle Ressourcen einzusparen. Diese können dann wiederum an anderer Stelle gewinnbringend eingesetzt werden. So können grundsätzlich Unternehmen aller Art vom Einsatz eines ERP-Systems profitieren.

Wann wird ein ERP-System notwendig?

Es gibt jedoch Eigenschaften, die die Anschaffung eines ERP-Systems nahezu notwendig machen. Besonders Unternehmen mit einem großen Vorratsvermögen wie jene des produzierenden Gewerbes können sehr von der Nutzung eines solchen Systems profitieren. 

Doch auch Händler mit mehreren Filialen und Vertriebskanälen, Unternehmen mit projektbasierter Arbeit oder sich im Wachstum befindende Firmen benötigen oftmals softwareseitige Unterstützung, um ihre Prozesse zu managen.

Zu welchem Ausmaß ein ERP-System für einen selbständig Tätigen eine Notwendigkeit darstellt, hängt also auch stark von dessen Branche und Geschäftsmodell ab. 

Als Selbstständiger wettbewerbsfähig mit ERP-Software

Klar ist jedoch, dass ERP-Systeme für Selbstständige immer eine Chance auf Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit darstellen. Besonders selbstständig Tätige operieren in der Regel mit begrenzten Ressourcen. Ein geeignetes ERP-System kann Selbstständigen dabei helfen, diese Ressourcen zielführender und gewinnbringender einzusetzen. 

Begrenzte Kapazitäten 

Hinzu kommt, dass auch die Kapazitäten Selbstständiger und Ein-Mann-Unternehmen knapp bemessen sind. In größeren Unternehmen gibt es eigene Abteilungen für unterschiedliche Geschäftsbereiche, die sich ausschließlich mit den Aufgaben dieses bestimmten Bereiches auseinandersetzen. 

Ein-Mann-Firmen 

Ein selbstständiger Unternehmen übernimmt in der Regel all diese Aufgaben auf einmal. So ist er Buchhalter, Controller, Marketing-Mitarbeiter, Vertriebler und Einkäufer in einer Person. In einer solchen Situation kann es schnell passieren, den Überblick zu verlieren. 

Praktische Assistenten im Alltag 

Auch haben diese Unternehmer so im hektischen Tagesgeschäft oftmals schlicht und ergreifend nicht die Zeit, sich mit der Optimierung bestehender Prozesse auseinanderzusetzen. Ein geeignetes ERP-System kann daher einen wertvollen technischen Assistenten darstellen. Doch was zeichnet ein adäquates ERP-System für Selbstständige aus? 

Eigenschaften einer ERP-Software für Selbstständige 

Wir wollen uns an dieser Stelle einmal mit konkreten Eigenschaften auseinandersetzen, über die ein geeignetes ERP-System für Selbstständige verfügen muss. Diese Eigenschaften basieren auf den speziellen Anforderungen selbständig Tätiger. 

Zwar verfügt jeder Selbstständige letzten Endes über ein individuelles Anforderungsprofil. Doch es gibt durchaus Gemeinsamkeiten, die in den Anforderungsprofilen vieler Selbstständigen zu finden sind. 

1. Unkomplizierter Einstieg 

Wie bereits thematisiert haben selbständig Tätige begrenzte Kapazitäten. Sie sind diejenigen, die die Verantwortung für das gesamte Unternehmen tragen. Können sie aufgrund eines aufwendigen, internen Projektes wie einer ERP-Einführung anderen Aufgaben nicht mehr nachkommen, kann es schnell zu Verlusten kommen. 

Diese können für Selbstständige schnell existenzbedrohende Ausmaße annehmen. Erschwerend hinzu kommt, dass Einzelunternehmen auch mit ihrem privaten Vermögen haften. Entstehen also Schulden aus geschäftlichen Handlungen, kann auch das private Vermögen des Unternehmers herangezogen werden. 

Aus diesem Grund sollten sich Selbstständige vornehmlich auf Systeme konzentrieren, die einen schnellen Einstieg ermöglichen. Cloud-basierte ERP-Systeme können beispielsweise eine valide Option darstellen. 

2. Reduzierung des Aufwands

Neben einem unkomplizierten Einstieg ist zudem wichtig, dass ERP-Systeme Selbstständige im Alltag entlasten.

Tätigkeiten wie die Erstellung von Rechnungen oder die Datenpflege kosten selbstständig Tätige im Tagesgeschäft wertvolle Zeit. Zeit, die an anderer Stelle beispielsweise für die Betreuung bestehender und die Akquise neuer Kunden gewinnbringender eingesetzt werden könnte. 

Anbindungen und Schnittstellen

Ein ERP-System für Selbstständige sollte Unternehmer also besonders bezüglich jener administrativen Aufgaben entlasten, die nicht direkt zur Profitabilität der Unternehmung beitragen. Aus diesem Grund empfiehlt sich beispielsweise der Einsatz einer integrierten Buchhaltungssoftware mit automatisierten Funktionen zur Erstellung von Rechnungen. 

Wichtig ist, dass es zwischen allen Teilbereichen zu einem lückenlosen Informationsfluss kommt. Nur so kann eine doppelte Datenpflege und der damit einhergehende Mehraufwand vermieden werden. 

3. Nur das Wesentliche

Besonders für Selbstständige ist die Kostenfrage ein wichtiges Kriterium bei der Wahl eines geeigneten ERP-Systems.

Die Kosten des Systems sollen möglichst gering bleiben, ohne Abstriche bezüglich des Mehrwerts machen zu müssen. Aus diesem Grund sollten sich Selbstständige vornehmlich auf Software konzentrieren, die nur den wirklich benötigten Funktionsumfang abdeckt. 

ERP-Systeme mit extensivem Funktionsumfang sind in der Regel wesentlich kostspieliger als grundlegendere Alternativen und zudem komplexer in der Nutzung. 

Sind kostenlose ERP-Systeme eine Alternative?

Der ERP-Markt ist vielfältig. So gibt es heutzutage für nahezu jedes Budget, jede noch so komplexe Unternehmensstruktur oder jede noch so spezielle Nische ein geeignetes ERP-System. Dazu zählen auch freie ERP-Systeme, die keinen finanziellen Aufwand in der Anschaffung erfordern. 

Aus diesem Grund stellen sie für viele Unternehmen zunächst eine attraktive Alternative zu den kostspieligen Systemen namhafter Anbieter dar. Doch wie immer gibt es auch hier einen Haken. Bei der Nutzung eines kostenfreien ERP-Systems sind Unternehmen oftmals auf sich allein gestellt. Der Support, der oftmals in der Nutzung eines proprietären Systems beinhaltet ist, entfällt oft. 

Aus diesem Grund sollten Selbständige abwägen, ob sie im Fall eines Zwischenfalls in der Lage sind das Problem in eigener Initiative zu beheben. Dies ist wieder mit einem Mehraufwand verbunden, der eigentlich durch die Einführung eines ERP-Systems reduziert werden sollte. 

Fazit: Eigenschaften einer ERP-Software für Selbstständige 

Es lässt sich festhalten, dass die Wahl eines geeigneten ERP-Systems letzten Endes eine individuelle Entscheidung ist. Sie hängt von vielen verschiedenen Faktoren wie beispielsweise der Branchenzugehörigkeit ab. Aus diesem Grund lässt sich nicht in Gänze pauschalisieren, welche Eigenschaften für alle Selbständigen ein Muss sind. 

Dennoch gibt es Gemeinsamkeiten, die sich in den Anforderungsprofilen vieler Selbständigen widerspiegeln. Dazu zählen unter anderem: 

  • Eine kostengünstige Anschaffung 
  • Ein schneller, unkomplizierter Einstieg
  • Eine Entlastung des Selbstständigen bzgl. administrativer Tätigkeiten
  • Ein auf das Wesentliche beschränkter Funktionsumfang 

Selbstständige sollten sich zunächst bewusst machen, welche konkreten Ziele sie mit der Einführung eines ERP-Systems erreichen wollen. Auf Basis dieser definierten Ziele kann dann ein geeignetes ERP-System ausgewählt werden, welches dem individuellen Anforderungsprofil gerecht wird. 

Starten Sie Ihre ERP-Auswahl

Finden Sie das richtige ERP-System für Ihr Unternehmen

In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

Welche Art von Logistikdienstleistungen bieten Sie an?

Organisieren Sie die Ladungen wie folgt?

Sammelgut/Teilladungen (LTL)
Sammelgut/Teilladungen, die in einem Zentrum für mehrere Auftraggeber gebündelt werden
FTL
Komplettladungen für mehrere Auftraggeber
Dedicated Logistics
Transport für einen Auftraggeber

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen eigenen Fuhrpark?
Müssen Waren gekühlt transportiert werden?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art der Produktion betreibt Ihr Unternehmen?

Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Führen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten durch?
Arbeiten Sie mit Service Level Agreements?
Soll das ERP-System mit anderen Programmen verknüpft werden können?
Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Möchten Sie Stunden im System erfassen?

Geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter und Benutzer ein

Mitarbeiter
Benutzer (fakultativ)

Fragen zu Ihrer Organisation

Hat Ihr Unternehmen mehrere Niederlassungen?
Wie viele Lagerhäuser haben Sie?
Arbeiten Sie mit mehreren Währungen?
Sind Sie international tätig?
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