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Die ideale ERP-Software für Selbstständige

Kein Unternehmen ist zu klein für eine ERP-Software. Über welche Funktionen ERP-Software für Selbstständige verfügen sollte, erfahren Sie hier.

Immer mehr Unternehmen setzen heutzutage auf ein ERP-System, um Geschäftsprozesse softwaregestützt darzustellen, abzuwickeln und zu optimieren. Kleinere Unternehmen und Selbstständige zögern hingegen häufig noch, diesen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung zu machen. 

Viele dieser Unternehmen sind der Auffassung, schlichtweg zu klein für die Einführung eines ERP-Systems zu sein. Zudem arbeiten diese Unternehmen meist nicht mit hochgradig komplexen Prozessen, die ein ERP-System notwendig machen würden. 

Aus diesem Grund wollen wir an dieser Stelle einmal herausstellen, wie auch Selbständige und Ein-Mann-Betriebe vom Einsatz eines ERP-Systems profitieren können. Dabei wollen wir uns detailliert mit den spezifischen Anforderungen auseinandersetzen, die Selbständige an ein solches System haben. 

Inhaltsverzeichnis

Ein Blick auf Selbstständige und Freiberufler

Der Anteil Selbständiger und Freiberufler aller Erwerbstätigen ist nicht zu unterschätzen. Laut Statista liegt der durchschnittliche Anteil selbstständig Tätiger in den OECD (Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung) Staaten bei etwas über 15 Prozent. 

Aus dem Bericht „Freelancing in Europe“ des European Forum of Independent Professionals (EFIP) in Zusammenarbeit mit Malt geht zudem hervor, dass Selbstständige die Berufsgruppe mit dem EU-weit größten Wachstum sind. Drei Viertel von ihnen gehen hauptberuflich einer selbstständigen Tätigkeit nach.

Die häufigsten Berufsfelder sind capital.de dabei zufolge: 

-    Marketing und Kommunikation (31%)
-    (Informations-) Technologie (27%)
-    Künste, Unterhaltung, Freizeit (18%)

Doch inwiefern können Selbstständige und Freiberufler vom Einsatz eines ERP-Systems profitieren? 

Lohnt sich der Einsatz einer ERP-Software? 

Grundsätzlich ist der Einsatz eines ERP-Systems für Unternehmen aller Art interessant. 

ERP Definition

ERP ist ein Akronym und bezeichnet Enterprise-Resource-Planning. Im Deutschen spricht man häufig auch von der Geschäftsressourcenplanung. Hierbei handelt es sich um die unternehmerische Aufgabe, alle geschäftsrelevanten Ressourcen zur richtigen Zeit an richtiger Stelle in benötigter Qualität und Quantität zur Verfügung zu stellen. 

Die Rolle der ERP-Software

ERP-Systeme ermöglichen Unternehmen die softwaregestützte Umsetzung dieser Aufgabe. Innerhalb des Systems werden alle Geschäftsprozesse zentral abgebildet und verwaltet. Es entsteht eine Art digitales Abbild des gesamten Unternehmens mit all seinen Prozessen. Diese Prozesse können dann im System gezielt gesteuert und optimiert werden. 

Wie Unternehmen profitieren

Auf diese Weise ist es Unternehmen möglich, gezielt wertvolle Ressourcen einzusparen. Diese können dann wiederum an anderer Stelle gewinnbringend eingesetzt werden. So können grundsätzlich Unternehmen aller Art vom Einsatz eines ERP-Systems profitieren.

Wann wird ein ERP-System notwendig?

Es gibt jedoch Eigenschaften, die die Anschaffung eines ERP-Systems nahezu notwendig machen. Besonders Unternehmen mit einem großen Vorratsvermögen wie jene des produzierenden Gewerbes können sehr von der Nutzung eines solchen Systems profitieren. 

Doch auch Händler mit mehreren Filialen und Vertriebskanälen, Unternehmen mit projektbasierter Arbeit oder sich im Wachstum befindende Firmen benötigen oftmals softwareseitige Unterstützung, um ihre Prozesse zu managen.

Zu welchem Ausmaß ein ERP-System für einen selbständig Tätigen eine Notwendigkeit darstellt, hängt also auch stark von dessen Branche und Geschäftsmodell ab. 

Als Selbstständiger wettbewerbsfähig mit ERP-Software

Klar ist jedoch, dass ERP-Systeme für Selbstständige immer eine Chance auf Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit darstellen. Besonders selbstständig Tätige operieren in der Regel mit begrenzten Ressourcen. Ein geeignetes ERP-System kann Selbstständigen dabei helfen, diese Ressourcen zielführender und gewinnbringender einzusetzen. 

Begrenzte Kapazitäten 

Hinzu kommt, dass auch die Kapazitäten Selbstständiger und Ein-Mann-Unternehmen knapp bemessen sind. In größeren Unternehmen gibt es eigene Abteilungen für unterschiedliche Geschäftsbereiche, die sich ausschließlich mit den Aufgaben dieses bestimmten Bereiches auseinandersetzen. 

Ein-Mann-Firmen 

Ein selbstständiger Unternehmen übernimmt in der Regel all diese Aufgaben auf einmal. So ist er Buchhalter, Controller, Marketing-Mitarbeiter, Vertriebler und Einkäufer in einer Person. In einer solchen Situation kann es schnell passieren, den Überblick zu verlieren. 

Praktische Assistenten im Alltag 

Auch haben diese Unternehmer so im hektischen Tagesgeschäft oftmals schlicht und ergreifend nicht die Zeit, sich mit der Optimierung bestehender Prozesse auseinanderzusetzen. Ein geeignetes ERP-System kann daher einen wertvollen technischen Assistenten darstellen. Doch was zeichnet ein adäquates ERP-System für Selbstständige aus? 

Eigenschaften einer ERP-Software für Selbstständige 

Wir wollen uns an dieser Stelle einmal mit konkreten Eigenschaften auseinandersetzen, über die ein geeignetes ERP-System für Selbstständige verfügen muss. Diese Eigenschaften basieren auf den speziellen Anforderungen selbständig Tätiger. 

Zwar verfügt jeder Selbstständige letzten Endes über ein individuelles Anforderungsprofil. Doch es gibt durchaus Gemeinsamkeiten, die in den Anforderungsprofilen vieler Selbstständigen zu finden sind. 

1. Unkomplizierter Einstieg 

Wie bereits thematisiert haben selbständig Tätige begrenzte Kapazitäten. Sie sind diejenigen, die die Verantwortung für das gesamte Unternehmen tragen. Können sie aufgrund eines aufwendigen, internen Projektes wie einer ERP-Einführung anderen Aufgaben nicht mehr nachkommen, kann es schnell zu Verlusten kommen. 

Diese können für Selbstständige schnell existenzbedrohende Ausmaße annehmen. Erschwerend hinzu kommt, dass Einzelunternehmen auch mit ihrem privaten Vermögen haften. Entstehen also Schulden aus geschäftlichen Handlungen, kann auch das private Vermögen des Unternehmers herangezogen werden. 

Aus diesem Grund sollten sich Selbstständige vornehmlich auf Systeme konzentrieren, die einen schnellen Einstieg ermöglichen. Cloud-basierte ERP-Systeme können beispielsweise eine valide Option darstellen. 

2. Reduzierung des Aufwands

Neben einem unkomplizierten Einstieg ist zudem wichtig, dass ERP-Systeme Selbstständige im Alltag entlasten.

Tätigkeiten wie die Erstellung von Rechnungen oder die Datenpflege kosten selbstständig Tätige im Tagesgeschäft wertvolle Zeit. Zeit, die an anderer Stelle beispielsweise für die Betreuung bestehender und die Akquise neuer Kunden gewinnbringender eingesetzt werden könnte. 

Anbindungen und Schnittstellen

Ein ERP-System für Selbstständige sollte Unternehmer also besonders bezüglich jener administrativen Aufgaben entlasten, die nicht direkt zur Profitabilität der Unternehmung beitragen. Aus diesem Grund empfiehlt sich beispielsweise der Einsatz einer integrierten Buchhaltungssoftware mit automatisierten Funktionen zur Erstellung von Rechnungen. 

Wichtig ist, dass es zwischen allen Teilbereichen zu einem lückenlosen Informationsfluss kommt. Nur so kann eine doppelte Datenpflege und der damit einhergehende Mehraufwand vermieden werden. 

3. Nur das Wesentliche

Besonders für Selbstständige ist die Kostenfrage ein wichtiges Kriterium bei der Wahl eines geeigneten ERP-Systems.

Die Kosten des Systems sollen möglichst gering bleiben, ohne Abstriche bezüglich des Mehrwerts machen zu müssen. Aus diesem Grund sollten sich Selbstständige vornehmlich auf Software konzentrieren, die nur den wirklich benötigten Funktionsumfang abdeckt. 

ERP-Systeme mit extensivem Funktionsumfang sind in der Regel wesentlich kostspieliger als grundlegendere Alternativen und zudem komplexer in der Nutzung. 

Sind kostenlose ERP-Systeme eine Alternative?

Der ERP-Markt ist vielfältig. So gibt es heutzutage für nahezu jedes Budget, jede noch so komplexe Unternehmensstruktur oder jede noch so spezielle Nische ein geeignetes ERP-System. Dazu zählen auch freie ERP-Systeme, die keinen finanziellen Aufwand in der Anschaffung erfordern. 

Aus diesem Grund stellen sie für viele Unternehmen zunächst eine attraktive Alternative zu den kostspieligen Systemen namhafter Anbieter dar. Doch wie immer gibt es auch hier einen Haken. Bei der Nutzung eines kostenfreien ERP-Systems sind Unternehmen oftmals auf sich allein gestellt. Der Support, der oftmals in der Nutzung eines proprietären Systems beinhaltet ist, entfällt oft. 

Aus diesem Grund sollten Selbständige abwägen, ob sie im Fall eines Zwischenfalls in der Lage sind das Problem in eigener Initiative zu beheben. Dies ist wieder mit einem Mehraufwand verbunden, der eigentlich durch die Einführung eines ERP-Systems reduziert werden sollte. 

Fazit: Eigenschaften einer ERP-Software für Selbstständige 

Es lässt sich festhalten, dass die Wahl eines geeigneten ERP-Systems letzten Endes eine individuelle Entscheidung ist. Sie hängt von vielen verschiedenen Faktoren wie beispielsweise der Branchenzugehörigkeit ab. Aus diesem Grund lässt sich nicht in Gänze pauschalisieren, welche Eigenschaften für alle Selbständigen ein Muss sind. 

Dennoch gibt es Gemeinsamkeiten, die sich in den Anforderungsprofilen vieler Selbständigen widerspiegeln. Dazu zählen unter anderem: 

  • Eine kostengünstige Anschaffung 
  • Ein schneller, unkomplizierter Einstieg
  • Eine Entlastung des Selbstständigen bzgl. administrativer Tätigkeiten
  • Ein auf das Wesentliche beschränkter Funktionsumfang 

Selbstständige sollten sich zunächst bewusst machen, welche konkreten Ziele sie mit der Einführung eines ERP-Systems erreichen wollen. Auf Basis dieser definierten Ziele kann dann ein geeignetes ERP-System ausgewählt werden, welches dem individuellen Anforderungsprofil gerecht wird. 

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