Kleinere Unternehmen

Ein ERP-System für kleinere Unternehmen?

Viele Unternehmen glauben, ein ERP-System sei nichts für sie. Der Grund: falsche Vorstellungen von ERP-Systemen. Worauf kleine Unternehmen achten sollten.

Es ist richtig, dass ERP-Software nicht für jedes Unternehmen dasselbe bietet. Viele Unternehmen haben jedoch falsche Vorstellungen hinsichtlich der Nützlichkeit eines ERP. Solche Organisationen kommen zu schnell zu dem Schluss, dass ein ERP-System keinen Wert für sie hat und versuchen es eine Weile ohne. Viele kleinere Unternehmen sehen ein ERP als nicht geeignet für ihre eigene Organisation. 
 
Die folgenden Gründe werden hierbei auffallend oft genannt: 

  • Ein ERP ist zu kompliziert 
  • Meine Organisation ist zu klein für ein ERP 
  • Mein Unternehmen benötigt kein ERP 
  • Die Implementierung eines ERP ist zu teuer 

 
Oft bedeutet das eine verpasste Gelegenheit, da sich die Zeiten geändert haben. Heutzutage können auch kleinere Organisationen ein ERP relativ einfach implementieren. Insbesondere die Einführung von Cloud-basierten Systemen hat ERP für kleine Unternehmen wesentlich zugänglicher gemacht. 

Wie wählen kleine Unternehmen das richtige ERP-System? 

Wie größere Unternehmen sollten auch kleinere Unternehmen zunächst kritisch zu prüfen, was ein ERP bewirken soll. Viele kleinere Organisationen legen mehr Wert auf Flexibilität als auf Kontrolle.

Die logische Erklärung dafür ist, dass ein Mitarbeiter in kleineren Unternehmen in der Regel mehr Rollen und Aufgaben auf einmal erfüllt als in einem größeren Unternehmen. In einem einfachen Webshop kümmert sich der Eigentümer beispielsweise um die Kundenkontakte, nimmt Preisanpassungen vor, erteilt Bestellungen und aktualisiert die Verwaltung. Wenn er alle diese Arten von Aktionen (fortan) in einem ERP durchführt, ist es nicht praktisch, ständig zwischen einer großen Anzahl verschiedener Module wechseln zu müssen. 

Welche ERP-Funktionen sind für kleinere Unternehmen besonders wichtig? 

Für kleinere Unternehmen sind die folgenden Eigenschaften von ERP besonders wichtig: 

  • Die Einfachheit der Implementierung
  • Selbsthilfe: Es ist keine interne IT-Unterstützung erforderlich 
  • So wenig Training wie möglich 
  • Benutzerfreundlichkeit 
  • Kostengünstig 
  • Modularer Aufbau 
  • Einfach selbst anzupassen 

Natürlich möchten auch größere Unternehmen, dass sich diese Vorteile in ihrem ERP widerspiegeln. Wenn ein Unternehmen jedoch auf niedrige Kosten und Benutzerfreundlichkeit setzt, kann dies auf Kosten anderer Funktionen gehen: Kostengünstigere Systeme haben zum Beispiel weniger umfangreiche Funktionen oder eingeschränktere Berichtsoptionen. 

Cloud oder lokal? 

Bei der Auswahl eines ERP-Systems ist es wichtig, zwischen einem lokalen ERP-System und einem ERP-System in der Cloud, also im Internet, zu wählen. Lokal bedeutet, dass das ERP-System auf der firmeneigenen Hardware installiert wird. Wenn ein ERP in der Cloud operiert, wird es auf den Servern des Anbieters installiert. Für die Nutzung des ERP ist also immer eine gute Internetverbindung erforderlich. 

Ein lokales ERP-System ist in der Regel umfangreicher und anpassungsfähiger. Außerdem haben Sie mehr Kontrolle über ein solches System. Ein Vorteil des Cloud-ERP-Systems ist, dass weniger interner IT-Support erforderlich ist, dass solche Systeme einfacher zu implementieren sind und dass die Investition anfangs ein bisschen geringer ausfällt.

Auf der anderen Seite sind die monatlichen Lizenzkosten jedoch höher als bei einem lokalen ERP-System. Obwohl auch lokale Systeme auf dem Markt vorhanden sind, die speziell für kleine und mittlere Unternehmen konzipiert sind, entscheiden sich kleinere Benutzer normalerweise für eine Cloud-Lösung.  

Open Source ERP? 

Vielleicht haben Sie schon einmal von "Open Source" gehört, einer kostenlosen Alternative zu kommerziellen Systemen. Wir möchten jedoch anraten, dies mit Vorsicht aufzunehmen, da Open Source nicht unbedingt komplett kostenlos ist. Open Source bedeutet, dass der Code, auf dem das ERP-System basiert, für alle kostenlos verfügbar ist, die es programmieren möchten. Dies steht im Gegensatz zu „geschlossenen ERP-Systemen“, deren Quellcode nur einer ausgewählten Anzahl berechtigter Personen zur Verfügung steht. 

Der Quellcode eines Open-Source-ERP-Systems ist frei verfügbar und kann von Jedermann verwendet werden, um ERP-Module oder Modifikationen selbst zu programmieren. Dies erfordert jedoch einen hohen Programmieraufwand, der von teuren Programmierern ausgeführt wird.

Auch sind die (oft hervorragenden) Module und Funktionalitäten, die bereits auf Basis von Open Source-Software entwickelt wurden, in der Regel nicht kostenlos. Sie sind das Produkt kommerzieller Parteien, die "selbstverständlich" einen Preis für ihre harte Arbeit verlangen. 
Gerade weil kleinere Unternehmen nicht endlos an einem ERP basteln können, ist ein Open-Source-ERP nicht immer die richtige Lösung.

Es gibt jedoch eine Zwischenlösung für alle, die eine kostengünstige Variante suchen. Dies ist ein ERP-System, das bereits über eine kostenlose Basisversion verfügt. Manchmal müssen Sie überhaupt nichts programmieren und Sie haben zunächst ein mehr oder weniger kostenloses ERP-System. In der Regel sind Sie bei der Anzahl der Funktionalitäten und insbesondere beim Support eingeschränkt.

Denken Sie deshalb nicht zu leichtsinnig über 'kostenlosen' Systeme nach und informieren Sie sich ein bisschen mehr über ERP-Software. 

Starten Sie Ihre ERP-Auswahl

Finden Sie das richtige ERP-System für Ihr Unternehmen

In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

Welche Art von Logistikdienstleistungen bieten Sie an?

Organisieren Sie die Ladungen wie folgt?

Sammelgut/Teilladungen (LTL)
Sammelgut/Teilladungen, die in einem Zentrum für mehrere Auftraggeber gebündelt werden
FTL
Komplettladungen für mehrere Auftraggeber
Dedicated Logistics
Transport für einen Auftraggeber

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen eigenen Fuhrpark?
Müssen Waren gekühlt transportiert werden?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art der Produktion betreibt Ihr Unternehmen?

Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Führen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten durch?
Arbeiten Sie mit Service Level Agreements?
Soll das ERP-System mit anderen Programmen verknüpft werden können?
Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Möchten Sie Stunden im System erfassen?

Geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter und Benutzer ein

Mitarbeiter
Benutzer (fakultativ)

Fragen zu Ihrer Organisation

Hat Ihr Unternehmen mehrere Niederlassungen?
Wie viele Lagerhäuser haben Sie?
Arbeiten Sie mit mehreren Währungen?
Sind Sie international tätig?
Hat die Hauptverwaltung ihren Sitz in Deutschland?
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