Eine ERP-Software für den Werkzeugbau

Der Werkzeugbau hat ganz eigene Anforderungen an eine ERP-Software. Welches das sind und wie Sie schnell ihre passende ERP-Software finden können, klären wir hier.

Kaum eine Branche weißt derart komplexe Prozesse auf wie der Werkzeugbau. Eine ERP-Software muss diese Komplexität abbilden und verarbeiten können. Da fallen viele Lösungen am Markt schlichtweg durch. Es bedarf einer branchenspezifischen ERP-Software, doch auch hier gilt es viele Faktoren zu beachten. 

Wir wollen klären, was genau eine branchenspezifische ERP-Software für den Werkzeugbau leisten kann, worauf bei der System- und der Anbieterwahl zu achten ist und wie Sie schnell passende Lösungen finden. Zuvor werfen wir einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise einer ERP-Software, um besser verstehen zu können, warum genau es für den Werkzeugbau einer speziellen Lösung bedarf. 

Inhaltsverzeichnis 

• Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 
• Warum benötigt man eine branchenspezifische ERP-Software? 
• Warum benötigt man eine ERP-Software speziell für den Werkzeugbau? 
• Warum bedarf es eines ERP-Anbieters mit Branchenkenntnis im Werkzeugbau?
• Wie finden Sie die richtige ERP-Software für den Werkzeugbau? 
• Welche Funktionen benötigen Werkzeugbauer in einer ERP-Software? 
• Fazit: ERP-Software passend für den eigenen Werkzeugbau wählen

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition

ERP ist die Abkürzung für die unternehmerische Aufgabe des „Enterprise-Resource-Planning“. Hierbei geht es um die möglichst effiziente Nutzung aller zur Verfügung stehender Ressourcen in einem Unternehmen. Dazu bedarf es schlanker und optimierter Prozesse und einer effizienten Planung, Steuerung und Überwachung dieser. 

Unter Ressourcen versteht man in diesem Zusammenhang sämtliche Betriebsmittel, auf die ein Unternehmen zur Erfüllung der eigenen Geschäftsprozesse zurückgreifen kann, wie beispielweise: 

• Materialien (Rohstoffe, Werkstoffe, Bauteile, etc.)
• Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
• Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
• Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
• Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
• Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
• Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)

Es muss sichergestellt werden, dass jedem Prozess zu jeder Zeit die richtigen Ressourcen in der korrekten Beschaffenheit zuteilwerden, ohne dass es dabei zu Engpässen in der Versorgung kommt. Gleichzeitig gilt es Verschwendungen von Ressourcen so weit es geht zu vermeiden. Da moderne Unternehmen unzählige verschiedener Prozesse aufweisen, kein leichtes Unterfangen. Hier kommt eine ERP-Software ins Spiel.

Diese bildet sämtliche Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese haben alle Akteure im Unternehmen Zugriff und können so Informationen schneller und verlässlicher teilen. Auch die Prozesse können so nochmals deutlich schlanker und vor Allem abteilungsübergreifend aufgesetzt werden. Auf diese Weise lassen sich weitere Ressourcen auf allen Ebenen des Unternehmens einsparen und gewinnbringend an anderer Stelle einsetzen. 

Warum benötigt man eine branchenspezifische ERP-Software? 

Eine ERP-Software setzt sich aus Modulen zusammen. Jedes Modul deckt dabei einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab und ist über die zentrale Datenbank mit den anderen Modulen verbunden. Zudem verfügt jedes Modul über zahlreiche Funktionen, die die alltäglichen Prozesse in der jeweiligen Abteilung unterstützen. 

So setzt sich eine ERP-Software aus all jenen Modulen zusammen, die benötigt werden, um die eigenen Prozesse in Gänze abbilden zu können. Neben allgemeinen Funktionen werden auch branchenspezifische Module angeboten. Module sind beispielsweise: 

• Business Intelligence
• Customer Relationship Management
• Dokumentenmanagement
• Finanzen
• Global Business Management
• Personalwesen 
• Installation und Wartung
• Produktion
• Logistik

So wählt ein Unternehmen all jene Module aus, die zur Abdeckung der eigenen Prozesse nötig sind und klammert andere aus. Nicht jedes Unternehmen hat beispielweise Verwendung für ein Produktions-Modul, benötigt jedoch tiefergehende Funktionen im Bereich des Kundenbeziehungsmanagements. 

Daher haben sich viele Anbieter im Laufe der Zeit auf bestimmten Branchen spezialisiert und Ihre ERP-Software auf die Belange dieser Unternehmen angepasst. So finden sich am Markt diverse Systeme die auf bestimmte Branchen abzielen, auch für den Werkzeugbau. Diese enthalten bereits in ihren Standardversionen wichtige Funktionen für den Werkzeugbau. 

Warum benötigt man eine ERP-Software speziell für den Werkzeugbau?

Der Werkzeugbau stellt ganz eigene Ansprüche an eine ERP-Software. Würde man sich für eine ERP-Software von der Stange entscheiden, hätte dies gleich zwei gravierende Nachteile. Zum einen, müssten diverse Anpassungen vorgenommen werden. Diese sind oftmals sehr aufwendig und kosten viel Geld. 

Oft werden im Werkzeugbau Einzelstücke angefertigt. Damit dies wirtschaftlich ist, müssen alle Prozesse um dieser Fertigungsweise herum so effizient wie möglich gestaltet werden. Auch müssen sich Losgrößen sukzessiv anpassen und anheben oder verringern lassen. Dazu muss auch die implementierte ERP-Software in der Lage sein. 

So finden sich oftmals Module für die Fertigung, die Warenwirtschaft oder auch für das Projektmanagement in einer ERP-Software für den Werkzeugbau. Je nach Geschäftsbereich, Größe und Prozessen kommen weitere Funktionen hinzu. Auch gilt es die diversen administrativen Bereiche in der Softaware abzubilden. 

Dazu bedarf es beispielweise eines umfangreichen Finanzmoduls oder auch eines Moduls für das Personalmanagement. Ebenso müssen der Einkauf und der Vertrieb, wie auch das Kundenbeziehungsmanagement und das Dokumentenmanagement mit der Software abgebildet werden können. 

Warum bedarf es eines ERP-Anbieters mit Branchenkenntnis im Werkzeugbau? 

Deshalb ist es wichtig einen ERP-Anbieter mit ausreichend Erfahrung und Branchenkenntnis im Werkzeugbau zu finden. Dieser kennt die spezifischen Prozesse und weiß genau worauf es einem Unternehmen bei der Implementierung einer ERP-Software ankommt. Er spricht „dieselbe Sprache“ was die Kommunikation deutlich vereinfacht. 

Viele ERP-Projekte scheitern an mangelnder oder missverständlicher Kommunikation zwischen Anbieter und Kunden. Oftmals verstehen ERP-Anbieter nur unzureichend, worauf es den Kunden ankommt und diese können nicht richtig ausdrücken, was sie benötigen. Solche Missverständnisse können mitunter teuer werden und ganze Projekte zum Scheitern bringen. 

Mit einem erfahrenden Anbieter wird dieses Problem umgangen. Ebenso weiß er um die spezifischen Fallstrike, die sich bei einer Implementierung in den Weg stellen können und kann diese proaktiv umgehen. Ein Anbieter ohne entsprechende Kenntnis würde wohlmöglich vollends in diese hineinsteuern ohne es zu merken. 

Wie finden Sie die richtige ERP-Software für den Werkzeugbau?

Doch wie findet man nun den passenden ERP-Anbieter und das passende ERP-System? Kein leichtes Unterfangen angesichts der unzähligen Lösungen am Markt. Daher ist es wichtig zunächst einmal zu wissen wonach genau gesucht wird. Eine IST-Analyse gibt Aufschluss darüber, was genau aktuell schiefläuft und wo es Verbesserungspotential gibt. 

Aus den Ergebnissen der Analyse lassen sich dann konkrete Ziele ableiten. Diese werden dann in einem Lastenheft festgehalten. Ebenso werden darin sämtliche Anforderungen und Rahmenbedingungen festgehalten, wie beispielweise: 

• Zeitlicher Rahmen
• Budget
• Nutzeranzahl (Teil- und Volllizenzen)
• Gewünschtes Lizenzmodell
• Hardwarevoraussetzungen 
• Funktionen

Die Funktionen werden aufgelistet und priorisiert. Das hilft zum einen dabei den Fokus bei der Suche nicht zu verlieren und hilft dem späteren Anbieter dabei zu verstehen, worauf es dem Unternehmen bei der Suche ankommt. Auch kann dieser abwägen, ob der die benötigten Funktionen abdecken kann oder nicht und wie viele Anpassungen dafür noch vorgenommen werden müssten. 

Vergleichsportale im Internet bieten nun die Möglichkeit zahlreiche ERP-Lösungen miteinander zu vergleichen und diese nach den eigenen Kriterien zu filtern. So gelangt man schnell zu einer kurzen Liste möglicher Systeme, die dann in die engere Auswahl gezogen werden können. Hier entscheiden dann weitere Faktoren, wie die Erfahrung des Anbieters, angebotene Dienstleistungen oder auch die Benutzeroberfläche der ERP-Software. 

Welche Funktionen benötigen Werkzeugbauer in einer ERP-Software? 

Wir wollen an dieser Stelle einen etwas detaillierteren Blick auf die Funktionen und Module einer ERP-Software für den Werkzeugbau werfen und dabei auch einen Blick auf den jeweiligen praktischen Nutzen dieser werfen. Dabei sei jedoch nochmals erwähnt, dass nicht jedes Unternehmen zwangsläufig alle diese Funktionen in der eigenen ERP-Software benötigt, es kommt vielmehr auf die eigenen Begebenheiten an. 

Warenwirtschaft 

Ein noch recht allgemeines Modul ist jenes der Warenwirtschaft. In vielen Unternehmen kommt es darauf an mit der ERP-Software alle Waren- und Materialflüsse im Unternehmen abbilden zu können. So auch im Werkzeugbau. Mit einem entsprechenden Modul wird es möglich alle Waren, von der Beschaffung über die Lagerung bis hin zum Verkauf und der finalen Auslieferung abzubilden. 

So hat man immer alle Bestände im Blick und weiß genau, was nachbestellt werden muss und zu wann. Das entlastet das eigene Lager und setzt gebundenes Kapital frei. So wird auch der eigene Cash-Flow langfristig erhöht. Zudem sorgt eine durchgängige Warenwirtschaft für mehr Transparenz und somit für mehr Sicherheit innerhalb der Prozesse. 

Jeder Artikel lässt sich einem bestimmten Prozessschritt zuordnen, sodass immer garantiert werden kann, dass alle Abläufe reibungslos und mit den richtigen Ressourcen von Statten gehen können. Gleiches gilt für den Vertrieb. Waren lassen sich für bestimmte Kunden vormerken, sodass diese nicht versehentlich verkauft werden. 

Projektmanagement 

Gerade bei Werkzeugbauern, die in Losgröße 1 fertigen, spielt ein entsprechendes Projektmanagement-Modul eine zentrale Rolle. Projekte lassen sich darin kalkulieren, planen und durchführen. Dabei lassen sich mehrere Projekte parallel zueinander verwalten, sodass der reibungslose Ablauf für alle Projekte gewährleistet ist. 

Jedes Projekt wird dazu in Teilschritte aufgeteilt. Diesen lassen sich dann alle notwendigen Ressourcen, also auch die Arbeitskraft der Mitarbeiter zuordnen. Dank einer Fortschrittsüberwachung lässt sich für alle Projekte direkt erkennen, wie weit diese fortgeschritten sind, wo es hakt und woran es liegt. So kann schnell und einfach gehandelt werden, wenn es an einer Stelle stockt. 

Auch die Arbeitszeiten der Mitarbeiter lassen sich den einzelnen Projekten einfach zuordnen. Dank einer mobilen Arbeitszeiterfassung kann jeder Mitarbeiter einfach seine entsprechende Arbeitszeit eintragen. So lässt sich dann die Kalkulation in Echtzeit mitverfolgen. Ist das Budget erreicht, warnt das System rechtzeitig und es kann nachkalkuliert werden. 

Produktionsplanung und -steuerung 

Auch die Planung und Steuerung der Produktion muss mit der ERP-Software abgebildet werden können. Dafür bedarf es einer Stücklistenverwaltung sowie einer Arbeitsplanverwaltung. Auch eine Anbindung an CAD-Programme unterstützt bei der schnelleren und effizienteren Umsetzung und Fertigung. 

Auch Funktionen zur Werkstattsteuerung sind Teil dieses Moduls. Mit diesen haben Mitarbeiter die Möglichkeit alle Arbeitsabläufe zu überblicken und diese in strukturierter Reihenfolge zu bearbeiten. Dabei haben diese auch Einblick auf etwaige Fristen und können so die eigene Arbeit besser aufteilen und managen. 

Oftmals verlangen Kunden auch nach der Möglichkeit Produkte individuell anpassen zu können. Die Integration eines Produkt-Konfigurators ermöglicht genau dies. Die Daten aus diesem lassen sich dann einfach in die Fertigung überführen. 

Fazit: ERP-Software passend für den eigenen Werkzeugbau wählen 

Die passende ERP-Software für den Werkzeugbau zu finden ist nicht immer leicht. Zu groß sind die Unterschiede zwischen den einzelnen Unternehmen, als dass man sagen könnte, es gebe die perfekte Software. Die Entscheidung für eine ERP-Software hängt maßgeblich von den eigenen Prozessen und auch vom Anbieter ab.

Doch erfolgreich implementiert trägt eine ERP-Software nachhaltig zum Erfolg und langfristigen Marktbestehen eines Unternehmens ab. Sie hilft dabei Ressourcen auf allen Ebenen einzusparen. Diese lassen sich dann gewinnbringend für andere Prozesse einbringen, ohne dass die eigentliche Produktivität nachlässt. Im Gegenteil wird diese gesteigert.