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Wann kann ich die neue ERP-Software nutzen?

Schulungen sind ein wesentlicher Bestandteil der Einführung einer neuen ERP-Software. Was hier zu beachten ist, erfahren Sie hier.

Immer mehr Unternehmen setzen zur ganzheitlichen, digitalen Abwicklung sämtlicher Geschäftsprozesse auf ERP-Software. Und das aus gutem Grund: Um sich in Zeiten geprägt von Digitalisierung, Globalisierung, wettbewerbsstarken Märkten und steigenden Kundenerwartungen behaupten zu können, ist technische Unterstützung in Form von leistungsstarker Unternehmenssoftware praktisch unverzichtbar. 

Von der Implementierung bis zum Echtbetrieb der ERP-Software

Wer aus diesem Grund bereits die Entscheidung für die Anschaffung einer ERP-Software getroffen hat, sieht sich meist früher oder später mit der Frage konfrontiert: Wann kann ich die neue ERP-Software eigentlich nutzen? Wie lang ist der Weg von der Implementierung bis zum Echtbetrieb, und wie umfangreich sollten Mitarbeiter in der Nutzung der neuen Software geschult werden? 

Aus diesem Grund wollen wir uns an dieser Stelle einmal näher mit dem Thema Mitarbeiterschulungen auseinandersetzen und aufzeigen, worauf Unternehmen bei der Durchführung erfolgreicher Schulungen achten sollten. 

Inhaltsverzeichnis

Was ist ERP?

Bei der Bezeichnung „ERP“ handelt es sich um ein Akronym. „Entperprise-Ressource-Planning“ wird im Deutschen in der Regel mit „Geschäftsressourcenplanung“ übersetzt. Hierbei handelt es sich um die unternehmerische Aufgabe, alle geschäftsrelevanten Ressourcen zur richtigen zeit an richtiger Stelle im Unternehmen in benötigter Qualität und Quantität und mit den richtigen Informationen zur Verfügung zu stellen. 

ERP-Software: Ein Überblick

Eine ERP-Software ist folglich ein Tool, welches die digitale Abwicklung dieser Aufgabe ermöglicht. Moderne ERP-Software unterstützt Unternehmen dahingehend, als dass sich Prozesse der Geschäftsressourcenplanung mit ihr maßgeblich optimieren lassen.

Auf diese Weise lassen sich Optimierungspotenziale identifizieren und demnach Ressourcen einsparen, welche wiederum an anderer Stelle zielführend eingesetzt werden können. So kann der Einsatz einer geeigneten ERP-Software Unternehmen einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil verschaffen. 

Einführung einer ERP-Software: Was Unternehmen beachten sollten

Die Betonung liegt dabei auf dem Wort „geeignet“ – Denn ERP-Software ist nicht gleich ERP-Software. Unterschiedliche Unternehmen haben jeweils eigene Anforderungen daran, was ein für sie adäquates ERP-System abdecken und leisten sollte. Aus diesem Grund ist von der blinden Anschaffung einer beliebigen ERP-Software abzuraten, da sich so vermutlich kaum ein Wettbewerbsvorteil einstellen wird. 

Das ERP-Projekt: Die Planung legt den Grundstein

Aus diesem Grund sollten Unternehmen die Anschaffung einer ERP-Software nicht wie eine kurzweilige Aufgaben sondern eher wie ein eigenes Projekt behandeln. Letztlich ist die Anschaffung einer neuen Unternehmenssoftware immer mit einer Investition verbunden.

Neben finanziellen Mitteln sollte auch der Zeitaufwand nicht unterschätzt werden. Doch durch eine ausführliche Planung wird bereits zu Beginn des Projektes der Grundstein für eine erfolgreiche ERP-Einführung und ein hohes ROI gelegt. 

Die Suche nach einer geeigneten ERP-Software

So ist beispielsweise die Erstellung einer Lastenheftes mit konkreten Anforderungen an eine adäquate ERP-Software wesentlicher Bestandteil eines jeden ERP-Projektes. Anhand dieses Lastenheftes lassen sich geeignete Anbieter identifizieren.

Da der Markt überaus vielfältig und das Angebot potenzieller Systeme entsprechend groß ist, empfiehlt sich der Einsatz von Vergleichswebsites bzw. -Tools. Diese geben Unternehmen einen guten, ersten Überblick über möglicherweise geeignete ERP-Software. 

Implementierung der ERP-Software

Ist ein geeigneter Anbieter gefunden, kann die Implementierung der neuen Software beginnen. Unternehmen sollten möglichst früh zeitliche Rahmenbedingungen mit Anbietern abklären, um potenzielle Engpässe zu vermeiden.

Wie lange die Implementierung selbst dauert, lässt sich nicht pauschalisieren. Dies hängt von diversen Faktoren, wie beispielsweise dem Nutzungs- und Lizenzmodell der ERP-Software ab. Unterschieden wird zwischen 

Bei einer lokalen ERP-Software ist der Implementierungsaufwand in der Regel vergleichsweise hoch, da das System zunächst auf den lokalen Servern des Unternehmens installiert werden muss. Ein Cloud-basiertes System hingegen ist oftmals noch am selben Tag nutzbar. 

Die Rolle von Mitarbeiterschulungen

Damit eine neue ERP-Software vollständig in das Tagesgeschäft integriert werden kann, müssen Mitarbeiter in ihrer Nutzung geschult werden. Unternehmen sollten hier weder in Bezug auf Zeit noch auf den finanziellen Aufwand am falschen Ende sparen: Letztlich sind es die Mitarbeiter, welche die neue ERP-Software jeden Tag nutzen werden. Sind sie unzureichend geschult, kann sich das volle Potenzial des ERP-Systems nicht entfalten

Mitarbeiter möglichst früh in das ERP-Projekt einbinden

Grundsätzlich ist es ratsam, Mitarbeiter bzw. künftige Anwender möglichst früh in das ERP-Projekt einzubinden. Dies hat mehrere Gründe: 

Zum einen muss gewährleistet werden, dass die Belegschaft die neue ERP-Software annimmt. Bei der Einführung einer neuen Software besteht immer das Risiko, dass sie von der Belegschaft als eine Auferlegung von Kontrollmaßnahmen seitens des Managements empfunden wird.

Um solchen Annahmen entgegenzuwirken, sollten Mitarbeiter möglichst früh über die Gründe der Einführung informiert werden. Dabei sollte auch ein deutlicher Fokus auf die Vorteile gelegt werden, die ihnen dadurch im Tagesgeschäft entstehen sollen. 

Zum anderen ist es durch ein frühes Einbeziehen der Belegschaft in das ERP-Projekt möglich, den (finanziellen) Aufwand der Schulungen zu reduzieren und letztlich auch die Zeit bis zur vollständigen Integration des Systems in das Tagesgeschäft zu minimieren. Dies lässt sich beispielsweise durch die frühe Ernennung von Key Usern realisieren. Hierbei handelt es sich um Mitarbeiter, welche bereits vor einem unternehmensweiten Roll-Out direkte Erfahrung in der Nutzung der Software machen. 

Sie wirken aktiv bei der Optimierung und Anpassung der ERP-Software auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens mit und sind somit zeitnah versiert im Umgang mit der neuen Software. Daher können sie in der Regel interne Schulungen durchführen und weitere Mitarbeiter mit der Nutzung der ERP-Software vertraut machen.

Auf diese Weise ist das Unternehmen nicht auf externe Schulungsanbieter angewiesen und muss die eigenen zeitlichen Rahmenbedingungen nicht mit denen einer externen Partei abstimmen. 

ERP-Schulungen: Praxis ist das A und O

Unabhängig davon, ob sich Unternehmen für interne oder externe Mitarbeiterschulungen entscheiden, sollten Schulungen immer einen praktischen Bestandteil enthalten. Das ist darin zu begründen, dass konkrete Fragen meist erst bei der praktischen Anwendung neuer Software auftreten. Durch einen Praxisanteil wird somit die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass die Belegschaft ausreichend sicher im Umgang mit dem ERP-System ist. 

Fazit: Langfristige Ziele erreichen

Zusammenfassend lässt sich also festhalten, dass sich keine pauschal gültige Angabe über die Länge des Zeitraums zwischen Einführung und voll-integriertem Echtbetrieb machen lässt. 

Schulungen sind unabdingbar

Es ist jedoch stark davon abzuraten, Mitarbeiterschulungen hastig und halbherzig durchzuführen. Software-Schulungen sollen die Belegschaft mit dem neuen ERP-System vertraut machen und sicherstellen, dass diese das System in seinem vollen Funktionsumfang nutzen können. Nur so kann gewährleistet werden, dass das volle Potenzial der ERP-Software ausgeschöpft werden kann und sich somit langfristig ein entsprechender ROI einstellt. 

Starten Sie Ihre ERP-Auswahl

Finden Sie das richtige ERP-System für Ihr Unternehmen

In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

Welche Art von Logistikdienstleistungen bieten Sie an?

Organisieren Sie die Ladungen wie folgt?

Sammelgut/Teilladungen (LTL)
Sammelgut/Teilladungen, die in einem Zentrum für mehrere Auftraggeber gebündelt werden
FTL
Komplettladungen für mehrere Auftraggeber
Dedicated Logistics
Transport für einen Auftraggeber

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen eigenen Fuhrpark?
Müssen Waren gekühlt transportiert werden?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art der Produktion betreibt Ihr Unternehmen?

Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Führen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten durch?
Arbeiten Sie mit Service Level Agreements?
Soll das ERP-System mit anderen Programmen verknüpft werden können?
Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Möchten Sie Stunden im System erfassen?

Geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter und Benutzer ein

Mitarbeiter
Benutzer (fakultativ)

Fragen zu Ihrer Organisation

Hat Ihr Unternehmen mehrere Niederlassungen?
Wie viele Lagerhäuser haben Sie?
Arbeiten Sie mit mehreren Währungen?
Sind Sie international tätig?
Hat die Hauptverwaltung ihren Sitz in Deutschland?
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