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Aus welchen Gründen scheitert ein ERP-Projekt?

Immer wieder hört man von gescheiterten ERP-Einführungen. Doch was genau kann eigentlich schief gehen?

ERP-System Einführungen sind für Unternehmen Chance und Risiko zugleich. Im besten Fall geht diese weitestgehend reibungslos von Statten und die angestrebten verbesserten Abläuft machen sich rasch bemerkbar.

Projekte dieser Größenordnung verlangen nach einer optimalen Zusammenarbeit zwischen den Unternehmen und den jeweiligen ERP-Anbietern. Dennoch gibt es auf dem Weg auch diverse Stolperfallen, die das ERP-Projekt in die Länge ziehen oder das Unternehmen gar einige Schritte zurückwerfen können.

Dass ERP-Projekte gänzlich scheitern ist in mittelständischen Unternehmen zwar selten, kommt dennoch von Zeit zu Zeit vor. Woran derartige Projekte scheitern kann viele Gründe haben und grundsätzlich können beide Seiten dafür verantwortlich sein. Um auf alle Eventualitäten bestmöglich vorbereitet zu sein, lohnt es sich alle möglichen Stolpersteine zu kennen um diese rechtzeitig aus dem Weg schaffen zu können.

Doch aus welchen Gründen scheitern ERP-Projekte eigentlich?

Vielfältige Gründe für das Scheitern

Es lässt sich nicht an einem einzigen Grund festmachen, warum ERP-Projekt scheitern. Vielmehr sind es oftmals verschiedene Gründe, die zusammenhängen und sich gegenseitig bedingen. Nachfolgend wollen wir Ihnen fünf verschiedene Punkte zusammenfassen, die häufig mit einem gescheiterten ERP-Projekt in Zusammenhang stehen.

1. Ungeeignetes Projektteam

Viele Mitarbeiter werden im ersten Moment einer Veränderung, die den Arbeitsalltag zunächst komplett auf den Kopf stellt, mit Skepsis begegnen. Diese Situation optimal zu managen ist nicht immer leicht. Deshalb sind ein professionelles Projektteam sowie klare Zuständigkeiten das A und O. Mitarbeiter äußern im Projektverlauf Bedenken und haben gewissen Sorgen, die in jedem Fall erstgenommen werden sollten, da sie es sind, die das System am Ende verwenden müssen.

Somit ist die eigene Belegschaft auch maßgeblich mitverantwortlich für den Erfolg oder den Misserfolg des Projektes. Die Akzeptanz spielt eine wesentliche Rolle in diesem Kontext. Das Projektteam sollte daher in regelmäßigen Meetings über den Fortschritt und den Sinn des Projektes berichten, um die Akzeptanz für die neue Software zu steigern. 

Ebenso sollte genau aufgezeigt werden, welche Ziele mit der Veränderung verfolgt werden, an welchen Stellen sich was genau verändert und welche Vorteile diese Veränderungen für jeden einzelnen Mitarbeiter mit sich bringen. Es muss klargestellt werden, dass es bei der Einführung eines neuen ERP-Systems nicht darum geht Mitarbeiter zu ersetzen, sondern darum den Tagesablauf für jeden einfacher und effizienter zu gestalten.

Erst wenn alle Akteure an einem Strang ziehen, kann eine Einführung erfolgreich sein. Das Projektteam trägt also eine große Verantwortung und muss überdies viele verschiedene Herausforderungen meistern. Nicht jeder ist für diese Position geschaffen. Fehlende fachliche oder auch soziale Kompetenzen führen eigentlich immer zu Problemen, erschweren die Umsetzung und letztlich auch den gesamten erfolgreichen Projektabschluss. 

2. Flache Hierarchien

Oftmals haben heutzutage Unternehmen sehr flache Hierarchien und Strukturen, was durchaus fortschrittlich ist. Jeder Mitarbeiter hat die Möglichkeit sich einbringen zu können und viele Entscheidungen werden gemeinsam getroffen. Auf diese Weise entsteht ein gesundes Betriebsklima bei dem sich jeder wertgeschätzt fühl, mitreden kann und darf.

Doch wie bei eigentlich allem hat dies auch seine Schattenseiten – insbesondere, wenn es um ERP-Einführungen geht. Projektmanagement und Anbieter wollen das Projekt schnellstmöglich und einfach umsetzen, während bei flachen Hierarchien dies oftmals ein schwieriges Unterfangen ist. Alle Wünsche, Idee und Vorschläge zu berücksichtigen ist jedoch fast nicht möglich und verzögert den Projektabschluss meist massiv. 

Klar Zuständigkeiten helfen

Es ist durchaus von großer Bedeutung die Belegschaft in die Planung des Projektes rechtzeitig einzubeziehen und dieser auch ein gewisses Maß an Mitspracherecht zukommen zu lassen, es kommt jedoch wie eigentlich immer auf die richtige Balance an. Wichtige Entscheidungen müssen mitunter zeitnah getroffen werden.

Bei zu vielen Beteiligten wird dies dann schnell kompliziert. Oftmals sehen Mitarbeiter nur die eigenen Bedürfnisse und Anwendungsbereiche des Systems und vergessen dabei die der anderen. Viele relevante Entscheidungen können so ausgebremst werden. Klare Verantwortlichkeiten und vor allem konkrete Ziele helfen dabei dem entgegenzuwirken.

3. Sogenannte „Fürstentümer“ im Unternehmen

In fast jedem Unternehmen gibt es eigene Abteilungen mit speziellen eigenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Jeder Mitarbeiter hat zudem sein eigenes Rollenverständnis und über die Zeit entwickelt sich eine Art Geflecht aus Hierarchien und Zuständigkeiten. Intern werden die Abteilungen dann wie „Fürstentümer“ organisiert, was vor allem dann ein Problem ist, wenn nun neue Abläufe und Aufgaben in diese Abteilung einfließen.

Konflikte sind an dieser Stelle quasi vorprogrammiert. Vielen Mitarbeitern fällt es schwer alte Angewohnheiten abzulegen und sich auf neue Arbeiten einzulassen. Auch wollen diese oftmals an den Insellösungen festhalten, was weitere Konflikte mit sich bringt.  So können ganze ERP-Projekte scheitern. Der Schlüssel hier heißt Kommunikation. Ängste müssen genommen werden und das gesamte Vorhaben muss von Beginn an so transparent wie möglich gestaltet werden. 

4. Gewählte Software passt nicht zum Unternehmen

Die Wahl der richtigen Software ist elementar. Viele Unternehmen nehmen die Wahl jedoch auf die leichte Schulter du widmen der Auswahl zu wenig Aufmerksamkeit. Lieber schnell entscheiden, ist an dieser Stelle die falsche Vorgehensweise. Am Markt finden sich mittlerweile unzählige verschiedene Systeme, die allesamt spezifische Aufgaben erfüllen. Doch welches System ist das richtige für Ihr Unternehmen? 

Externe Beratungsfirmen

Oftmals lassen sich Unternehmen von externen Beratungsfirmen beraten, was jedoch ein gewisses Risiko in sich trägt. Denn in vielen Fällen gehen Beratungsfirmen von Standardprozessen aus und kennen die Geschäftsprozesse des Unternehmens nur unzureichend. Die genauen Abläufe erahnen diese dann meist erst während der Einführung, wenn es dann schon deutlich zu spät ist. Ist dann die Wahl auf ein, für das Unternehmen ungeeignetes System gefallen, wird dies meist erst in der Umsetzungsphase sichtbar.

Dann fällt auf, dass die Software die Anforderungen nicht ausreichend erfüllen kann oder gar überdimensioniert ist. Nachbesserungen und Anpassungen sind die Folge, wodurch sich der Projektablauf weiter nach hinten verschieben kann. Wenn externe Berater beauftrage werden, dann unbedingt vor der Auswahl eines Systems und nicht erst danach. 

Umfangreiche Prozessanalyse

Bildet ein ERP-System die Geschäftsprozesse falsch ab, ist unflexibel oder kann das Tagesgeschäft nicht hinreichend abdecken, führt dies oftmals zu neuen Insellösungen. Dann steht man genau da von wo man eigentlich gekommen ist und muss sich wohlmöglich nochmal auf die Suche nach einem passenden System begeben.

Bis dahin wurden jedoch unzählige Ressourcen verbrannt und auch der anfängliche Optimismus schwindet. Falsche Software ist oftmals auf ein mangelhaftes Auswahlverfahren und eine unzureichende Vorbereitung zurückzuführen. Daher sollten Unternehmen unbedingt ein vollständiges Lastenheft erstellen und eine umfangreiche Prozessanalyse durchführen.

So fällt die Auswahl am Ende deutlich leichter. Unbedachte Entscheidungen werden schnell teuer und unangenehm. Zudem sollten Sie auf ein hohes Maß an Flexibilität und Anpassbarkeit der Lösung achten. 

5. Zeit- und Kostenrahmen zu knapp kalkuliert

Beauftragen Sie einen ERP-Anbieter, geht dieser davon aus, dass Sie mit dem Projekt konkrete Ziele verfolgen. Schließlich ist eine ERP-Einführung mit erheblichen eingriffen in den Unternehmensalltag und dem Einsatz vieler Ressourcen verbunden. Unternehmen wollen bei derartigen Projekten immer Zeit und Geld sparen.

Wie eingangs beschrieben, scheitern ERP-Projekte nur in den seltensten Fällen gänzlich. Dass Kosten. Und Zeitrahmen gesprengt werden, passiert hingegen deutlich häufiger. Mangelnde Vorbereitung und eine zu früh angesetzte Einführung sorgen für Probleme. Sind wesentliche Fragen zum Zeitpunkt der Umsetzung noch offen, zieht sich das Projekt unnötig in die Länge und die Kosten, die durch ungeplante Anpassungen entstehen, steigen weiter an.

Oft wird auch viel zu wenig Zeit einkalkuliert. Kommt es zu Verzögerungen, verschiebt sich der endgültige Projektabschluss immer wieder nach hinten.

Fazit

Was lernen wir nun daraus? Es kann viele verschiedene Gründe dafür haben, dass sich ERP-Projekt in die Länge ziehen oder gar Scheitern. Zu viel Planung ist am Ende auch nicht gerade der Königsweg und beansprucht sehr viel Zeit. Dennoch sollte man ein ERP-Projekt nicht auf die leichte Schulter nehmen und sich ausreichend Zeit bei der Vorbereitung nehmen. 

Es gilt Ängste zu nehmen und die Mitarbeiter möglichst von Anfang an in den Prozess mit einzubeziehen. Machen Sie Ihre Mitarbeiter mit dem System frühzeitig vertraut und bieten ausreichend Schulungen an, damit diese beim Start genau wissen, was sie tun. Lehnen die Anwender das System beim Projektabschluss ab, weil sie mit diesem nicht klarkommen, kann es teuer werden.

Viele Unternehmen neigen dazu, die eingeführten Systeme nach erfolgreichem Einsatz, nicht weiter zu optimieren. Dann entstehen schnell neue Probleme. 

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Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

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Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
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Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

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Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

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Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

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Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
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Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

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FTL
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