Wann kann ich die neue ERP-Software nutzen?

Schulungen sind ein wesentlicher Bestandteil der Einführung einer neuen ERP-Software. Was hier zu beachten ist, erfahren Sie hier.

Immer mehr Unternehmen setzen zur ganzheitlichen, digitalen Abwicklung sämtlicher Geschäftsprozesse auf ERP-Software. Und das aus gutem Grund: Um sich in Zeiten geprägt von Digitalisierung, Globalisierung, wettbewerbsstarken Märkten und steigenden Kundenerwartungen behaupten zu können, ist technische Unterstützung in Form von leistungsstarker Unternehmenssoftware praktisch unverzichtbar. 

Von der Implementierung bis zum Echtbetrieb der ERP-Software

Wer aus diesem Grund bereits die Entscheidung für die Anschaffung einer ERP-Software getroffen hat, sieht sich meist früher oder später mit der Frage konfrontiert: Wann kann ich die neue ERP-Software eigentlich nutzen? Wie lang ist der Weg von der Implementierung bis zum Echtbetrieb, und wie umfangreich sollten Mitarbeiter in der Nutzung der neuen Software geschult werden? 

Aus diesem Grund wollen wir uns an dieser Stelle einmal näher mit dem Thema Mitarbeiterschulungen auseinandersetzen und aufzeigen, worauf Unternehmen bei der Durchführung erfolgreicher Schulungen achten sollten. 

Inhaltsverzeichnis

• Was ist ERP? 
• Einführung einer ERP-Software: Was Unternehmen beachten sollten 
• Die Rolle von Mitarbeiterschulungen 
• Fazit: Langfristige Ziele erreichen 

Was ist ERP?

Bei der Bezeichnung „ERP“ handelt es sich um ein Akronym. „Entperprise-Ressource-Planning“ wird im Deutschen in der Regel mit „Geschäftsressourcenplanung“ übersetzt. Hierbei handelt es sich um die unternehmerische Aufgabe, alle geschäftsrelevanten Ressourcen zur richtigen zeit an richtiger Stelle im Unternehmen in benötigter Qualität und Quantität und mit den richtigen Informationen zur Verfügung zu stellen. 

ERP-Software: Ein Überblick

Eine ERP-Software ist folglich ein Tool, welches die digitale Abwicklung dieser Aufgabe ermöglicht. Moderne ERP-Software unterstützt Unternehmen dahingehend, als dass sich Prozesse der Geschäftsressourcenplanung mit ihr maßgeblich optimieren lassen.

Auf diese Weise lassen sich Optimierungspotenziale identifizieren und demnach Ressourcen einsparen, welche wiederum an anderer Stelle zielführend eingesetzt werden können. So kann der Einsatz einer geeigneten ERP-Software Unternehmen einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil verschaffen. 

Einführung einer ERP-Software: Was Unternehmen beachten sollten

Die Betonung liegt dabei auf dem Wort „geeignet“ – Denn ERP-Software ist nicht gleich ERP-Software. Unterschiedliche Unternehmen haben jeweils eigene Anforderungen daran, was ein für sie adäquates ERP-System abdecken und leisten sollte. Aus diesem Grund ist von der blinden Anschaffung einer beliebigen ERP-Software abzuraten, da sich so vermutlich kaum ein Wettbewerbsvorteil einstellen wird. 

Das ERP-Projekt: Die Planung legt den Grundstein

Aus diesem Grund sollten Unternehmen die Anschaffung einer ERP-Software nicht wie eine kurzweilige Aufgaben sondern eher wie ein eigenes Projekt behandeln. Letztlich ist die Anschaffung einer neuen Unternehmenssoftware immer mit einer Investition verbunden.

Neben finanziellen Mitteln sollte auch der Zeitaufwand nicht unterschätzt werden. Doch durch eine ausführliche Planung wird bereits zu Beginn des Projektes der Grundstein für eine erfolgreiche ERP-Einführung und ein hohes ROI gelegt. 

Die Suche nach einer geeigneten ERP-Software

So ist beispielsweise die Erstellung einer Lastenheftes mit konkreten Anforderungen an eine adäquate ERP-Software wesentlicher Bestandteil eines jeden ERP-Projektes. Anhand dieses Lastenheftes lassen sich geeignete Anbieter identifizieren.

Da der Markt überaus vielfältig und das Angebot potenzieller Systeme entsprechend groß ist, empfiehlt sich der Einsatz von Vergleichswebsites bzw. -Tools. Diese geben Unternehmen einen guten, ersten Überblick über möglicherweise geeignete ERP-Software. 

Implementierung der ERP-Software

Ist ein geeigneter Anbieter gefunden, kann die Implementierung der neuen Software beginnen. Unternehmen sollten möglichst früh zeitliche Rahmenbedingungen mit Anbietern abklären, um potenzielle Engpässe zu vermeiden.

Wie lange die Implementierung selbst dauert, lässt sich nicht pauschalisieren. Dies hängt von diversen Faktoren, wie beispielsweise dem Nutzungs- und Lizenzmodell der ERP-Software ab. Unterschieden wird zwischen 

• Lokal bzw. On-Premises 
• Gehostet 
• Hybrid 
• Cloud

Bei einer lokalen ERP-Software ist der Implementierungsaufwand in der Regel vergleichsweise hoch, da das System zunächst auf den lokalen Servern des Unternehmens installiert werden muss. Ein Cloud-basiertes System hingegen ist oftmals noch am selben Tag nutzbar. 

Die Rolle von Mitarbeiterschulungen

Damit eine neue ERP-Software vollständig in das Tagesgeschäft integriert werden kann, müssen Mitarbeiter in ihrer Nutzung geschult werden. Unternehmen sollten hier weder in Bezug auf Zeit noch auf den finanziellen Aufwand am falschen Ende sparen: Letztlich sind es die Mitarbeiter, welche die neue ERP-Software jeden Tag nutzen werden. Sind sie unzureichend geschult, kann sich das volle Potenzial des ERP-Systems nicht entfalten. 

Mitarbeiter möglichst früh in das ERP-Projekt einbinden

Grundsätzlich ist es ratsam, Mitarbeiter bzw. künftige Anwender möglichst früh in das ERP-Projekt einzubinden. Dies hat mehrere Gründe: 

Zum einen muss gewährleistet werden, dass die Belegschaft die neue ERP-Software annimmt. Bei der Einführung einer neuen Software besteht immer das Risiko, dass sie von der Belegschaft als eine Auferlegung von Kontrollmaßnahmen seitens des Managements empfunden wird.

Um solchen Annahmen entgegenzuwirken, sollten Mitarbeiter möglichst früh über die Gründe der Einführung informiert werden. Dabei sollte auch ein deutlicher Fokus auf die Vorteile gelegt werden, die ihnen dadurch im Tagesgeschäft entstehen sollen. 

Zum anderen ist es durch ein frühes Einbeziehen der Belegschaft in das ERP-Projekt möglich, den (finanziellen) Aufwand der Schulungen zu reduzieren und letztlich auch die Zeit bis zur vollständigen Integration des Systems in das Tagesgeschäft zu minimieren. Dies lässt sich beispielsweise durch die frühe Ernennung von Key Usern realisieren. Hierbei handelt es sich um Mitarbeiter, welche bereits vor einem unternehmensweiten Roll-Out direkte Erfahrung in der Nutzung der Software machen. 

Sie wirken aktiv bei der Optimierung und Anpassung der ERP-Software auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens mit und sind somit zeitnah versiert im Umgang mit der neuen Software. Daher können sie in der Regel interne Schulungen durchführen und weitere Mitarbeiter mit der Nutzung der ERP-Software vertraut machen.

Auf diese Weise ist das Unternehmen nicht auf externe Schulungsanbieter angewiesen und muss die eigenen zeitlichen Rahmenbedingungen nicht mit denen einer externen Partei abstimmen. 

ERP-Schulungen: Praxis ist das A und O

Unabhängig davon, ob sich Unternehmen für interne oder externe Mitarbeiterschulungen entscheiden, sollten Schulungen immer einen praktischen Bestandteil enthalten. Das ist darin zu begründen, dass konkrete Fragen meist erst bei der praktischen Anwendung neuer Software auftreten. Durch einen Praxisanteil wird somit die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass die Belegschaft ausreichend sicher im Umgang mit dem ERP-System ist. 

Fazit: Langfristige Ziele erreichen

Zusammenfassend lässt sich also festhalten, dass sich keine pauschal gültige Angabe über die Länge des Zeitraums zwischen Einführung und voll-integriertem Echtbetrieb machen lässt. 

Schulungen sind unabdingbar

Es ist jedoch stark davon abzuraten, Mitarbeiterschulungen hastig und halbherzig durchzuführen. Software-Schulungen sollen die Belegschaft mit dem neuen ERP-System vertraut machen und sicherstellen, dass diese das System in seinem vollen Funktionsumfang nutzen können. Nur so kann gewährleistet werden, dass das volle Potenzial der ERP-Software ausgeschöpft werden kann und sich somit langfristig ein entsprechender ROI einstellt.