Schluss mit dem Papierkrieg: Dokumentenmanagement mit System

Wir zeigen Ihnen den Weg aus dem Papierchaos hin ins digitale Zeitalter. Die Lösung heißt Dokumentenmanagement-System und hilft Unternehmen aller Branchen.

Ganzgleich welcher Branche ein Unternehmen zugehörig ist, die Flut an verschiedenen Dokumenten und Daten die täglich eingehen, kennen alle. Kaum ein Unternehmen wird dieser noch mit einem klassischen analogen Ablagesystem und einer physischen Archivierung gerecht.

Jede einzelne E-Mail auszudrucken, zu lochen und abzuheften entspricht weder dem Zeitgeist aus ökologischer, noch aus ökonomischer Perspektive. Für Bauunternehmen gilt selbstverständlich das gleiche. Die Vielzahl an Dokumenten ist analog zu Weilen nicht mehr zu bewältigen. Arbeiten mehrere Parteien an ein und dem selbem Dokument, entstehen zig Versionen von diesem und man verliert den Überblick gänzlich.

Es kommt zu Fehlern die mit Glück nur geringe Auswirkungen haben, mit etwas Pech jedoch nachhaltig geschäftsschädigend sein können. Doch dazu später mehr. Befassen wir uns im ersten Schritt zunächst einmal mit Dokumentenmanagement-Systemen und deren Funktionsweise im Allgemeinen. 

Inhaltsverzeichnis

• Was ist ein Dokumentenmanagement-System? 
• DMS für den Bausektor – Vorteile wohin man sieht 
• Dokumente schneller finden 
• Workflows schaffen schnellere Prozesse 
• Interne Zusammenarbeit wird deutlich verbessert 
• OCR – wie analoge Dokumente Einzug ins DMS finden 
• Fazit: Mehr als nur Dokumente ablegen

Was ist ein Dokumentenmanagement-System?

Oftmals mit dem Kürzel DMS abgekürzt, sind Dokumentenmanagement-Systeme datenbankbasierende Softwarelösungen zur effizienten elektronischen Dokumentenverwaltung.

Ein DMS bündelt sämtliche Dokumente eines Unternehmens auf einer zentralen Datenbank und mach diese für die Anwender auffindbar. Dazu wird jedes Dokument mit entsprechenden Meta-Daten versehen, die sich auf den jeweiligen Inhalt des selbigen beziehen. 

Prozesse werden transparenter und schneller

Dies führt dazu, dass es immer noch eine einzige „aktuelle“ Version eines Dokumentes gibt. Fehler durch Dubletten gehören also der Vergangenheit an. Doch verbirgt sich hinter dieser Funktionsweise noch der ein oder andere weitere Vorteil. Informationen sind nicht länger exklusiv einzelnen Abteilungen vorbehalten.

Oft durchläuft ein Dokument mehrere Stellen im Unternehmen, ehe es fertig bearbeitet ist. Alle Akteure, die an der Bearbeitung beteiligt sind, können zu jeder Zeit und unmittelbar einsehen, wie es um den Bearbeitungsstatus eines bestimmten Dokumentes bestellt ist. 

Geld und Zeit einsparen

Das schafft Transparenz und sorgt zudem für deutlich schnellere Abläufe. Auch bei der Dokumentenablage laufen fortan viele Prozesse automatisch, sodass Ressourcen für andere Dinge freiwerden. Nicht nur das obsolet werden physischer Archive, sondern auch revisionssichere und lückenlose automatische Speicherung aller Dokumente auf einer Datenbank sorgen für Entlastung auf zeitlicher und monetärer Ebene. 

Wir wollen uns in diesem Artikel einmal etwas genauer den Funktionsweisen von elektronischen Dokumentenmanagement-Systemen widmen. Dabei wollen wir auch konkret auf die sich ergebenen Vorteile für den Bausektor eingehen. 

DMS für den Bausektor – Vorteile wohin man sieht

Ein Dokumentenmanagement-System ist für so gut wie jedes Unternehmen eine sinnvolle Anschaffung. Ganzgleich wie groß ein Unternehmen ist oder aus welcher Branche es entstammt, allein die Funktion der revisionssicheren Ablage betrifft schon aus datenschutzrechtlicher Perspektive alle. Wir wollen uns im Folgenden einigen Funktionen etwas genauer widmen. Legen wir also los. 

Dokumente schneller finden

Wir haben die schnelle Auffindbarkeit von Dokumenten ja eingangs schon angesprochen und wollen die diversen Suchfunktionen an dieser Stelle einmal etwas genauer vertiefen.

Ein DMS speichert alle eingehenden und umherlaufenden Dokumente auf einer zentralen Datenbank. Ob diese in der Cloud bereitsteht oder auf lokalen Servern spielt für diese Funktionsweise zunächst keine Rolle. 

Dokumente einfach und schnell wiederfinden

Das DMS erkennt ein Dokument hinsichtlich seiner Beschaffenheit und seines Inhaltes und versieht es mit entsprechenden Meta-Daten. Diese dienen zum einen der Beschreibung des Dokumentes, vielmehr jedoch zur Wiederauffindbarkeit des selbigen.

Über spezielle Suchfenster kann dann vom Anwender nach den Dokumenten gesucht werden. So kann nach Namen, Titeln, Daten usw. gesucht werden. Einige DMS-Lösungen bieten darüber hinaus auch die Volltextsuche an. 

Status eines Dokumentes direkt einsehen

Geht ein Dokument in das DMS ein, so wird dieses in einer zuvor festgelegten Ordnerstruktur abgelegt, was wiederum mehr Ordnung schafft. Anwender können Dokumente, die sich in Bearbeitung befinden auch in Echtzeit verfolgen. Es kann genau eingesehen werden, in welchem Stadium der Bearbeitung sich ein Dokument befindet und was noch nötig ist, damit es als abgeschlossen verbucht werden kann. 

Workflows schaffen schnellere Prozesse

Es sind solche Workflows, die gerade Unternehmen mit mehreren Abteilungen und Standorten helfen sich besser zu strukturieren. Um verstehen zu können worin genau der Mehrwert dieser Workflows liegt, hier ein konkretes Beispiel aus der Praxis:

Anfragen einfach und schnell weiterleiten

Bei der Projektkalkulation wird deutlich, dass mehr Personalbedarf entsteht. So meldet der verantwortliche Mitarbeiter diesen Bedarf über das DMS an. Da er nicht selbst einfach über Neueinstellungen entscheiden kann, wird die Anfrage zur Freigabe an die zuständige Position weitergeleitet. Diese kann dann einfach und schnell den Bedarf prüfen und entsprechen freigeben. 

Mit der Freigabe kann dann direkt automatisch eine entsprechende Stellenanzeige erstellt werden. Auch diese wird dann nochmal geprüft und etwaig ergänzt und dann auf den einschlägigen Jobportalen veröffentlicht. 

Kalender synchronisieren zur schnellen Terminfindung

Geht nun eine Bewerbung ein, so wird diese von den zuständigen Entscheidern geprüft und bewertet. Erst wenn alle ihr OK gegeben haben, wird der Bewerber eingeladen. Dabei kann das DMS ebenfalls automatisch einen gemeinsamen freien Termin in den Kalendern der Entscheider suchen und eine entsprechende E-Mail an den Bewerber versenden und diesen einladen. 

Kommt es dann zu Einstellung, kann ein Arbeitsvertrag ebenfalls automatisch aus den zuvor festgelegten Konditionen angefertigt werden.

Insgesamt verschlankt sich der Prozess der Einstellung eines neuen Mitarbeiters damit enorm. Solche Workflows sind an vielen weiteren Stellen denkbar und verbessern nachhaltig die Arbeitsprozesse im gesamten Unternehmen. 

Dem Datenschutz einfach entsprechen

Die nicht mehr ganz so neue DSGVO hat die Datenschutzrichtlinien nochmals verschärft und ausgeweitet. Mittlerweile häufen sich zunehmend Fälle in denen teils empfindliche Bußgelder ausgesprochen werden.

Das Problem vieler Unternehmen dabei, sie haben den Überblick über ihre Daten verloren und diese schlecht gepflegt. Ebenso fehlt es an entsprechenden Maßnahmen zur fristgerechten Löschung von personenbezogenen Daten und zur revisionssicheren Ablage. 

Ein DMS unterstützt Unternehmen genau dabei. Geht beispielweise eine Bewerbung ein, kann diese nicht einfach offen und frei bis zum Sankt-Nimmerleins-Tag rumliegen. Personenbezogene Daten unterliegen Löschfristen, die es einzuhalten gilt. Ein DMS kann entsprechende Warnungen ausgeben und zuständige Mitarbeiter an die Löschung erinnern.

Gleiches gilt im umgekehrten Fall. Einige Dokumente müssen über einen gewissen Zeitraum aufbewahrt werden. Dazu legt ein DMS diese ab und schützt sie vor unbeabsichtigtem Löschen. So ist man als Unternehmen immer auf der sicheren Seite und kann sich unbeschwert dem Tagesgeschäft widmen. 

Interne Zusammenarbeit wird deutlich verbessert

Wie bereits ersichtlich wurde, führt ein DMS vielerorts zu schlankeren und schnelleren Prozessen. Datensilos werden aufgebrochen und Abteilungsgrenzen überwunden.

Alle Daten sind auf einer zentralen Datenbank gespeichert und allen Akteuren zugänglich. Doch das stimmt nicht immer ganz. Denn selbstverständlich bieten DMS-Lösungen auch die Möglichkeit, verschiedene Rollen für Nutzer einzurichten. 

Rollenvergabe zum Schutz von Dokumenten

Denn nicht jeder Mitarbeiter muss zwangsläufig jedes Dokument einsehen können, darf es an einigen Stellen sogar gar nicht.

Hierfür lassen sich im DMS Team definieren, dessen Zugehörigkeit darüber bestimmt, welche Dokumente verborgen, einsehbar oder bearbeitbar sind. An Hand dieser Rollenvergabe ist es möglich besonders sensible Daten zu schützen und auch unbefugten Veränderungen desselbigen vorzubeugen. 

Änderungen einfach nachverfolgen

Wird ein Dokument von einem Mitarbeiter verändert, sehen die anderen Benutzer genau was, von wem und wann verändert wurde.

So sind alle immer auf dem neusten Stand. Man stelle sich vor, ein Mitarbeiter verändert einen Auftrag, weil der Kunde noch eine kleine Änderung hat. Er notiert sich diese auch, kann jedoch die nächste zuständige Stelle nicht direkt erreichen und kommt dann darüber hinweg. 

Fehler einfach vermeiden

Nun hat der Bauleiter noch die alte Auftragsversion und richtet sich nach dieser. Das kann mitunter gravierende Folgen haben, etwa dann, wenn der Fehler teuer behoben werden muss, oder der Bauabschnitt nicht abgenommen wird.

Um dem vorzubeugen, kann ein DMS alle nötigen Stellen bei entsprechenden Änderungen direkt informieren. Diese nehmen dann die Änderung zur Kenntnis und signalisieren so, dass sie informiert sind. 

Ständige Anrufe und Mails sind dann nicht länger nötig und Prozesse werden deutlich entspannter, fehlerfreier und schneller. 

OCR – wie analoge Dokumente Einzug ins DMS finden

Heutzutage werden die meisten Dokumente wie Rechnungen, Angebote oder auch Bewerbungen weitestgehend digital versandt.

Dennoch fallen in so gut wie allen Unternehmen noch physische Dokumente an, die es zu verarbeiten gilt. Damit wirklich alle Dokumente an einem Ort gespeichert sind, gilt es also diese einzuscannen. 

Anbindung von Scannern

Auch dafür gibt es spezielle Funktionen, die den Prozess des Scannens deutlich vereinfach und effizienter gestalten.

Denn mit einem normalen Scanner lassen sich Dokumente lediglich abbilden, doch würde die automatische Einordnung in die Orderstruktur nicht greifen, da das System keine Ahnung haben kann, wobei es sich bei einem bestimmten Dokument handeln. 

Automatische Dokumentenerkennung

Hier kommt OCR ins Spiel. Optical Character Recognition oder zu Deutsch, die optische Zeichenerkennung erkennt den Inhalt eines Textes und kann diese sicher zuordnen. Wird beispielweise eine Rechnung eingescannt, prüft das System automatisch die wichtigsten Kennzahlen und kann sogar die entsprechende Bestellung zu der Rechnung raussuchen und auf Abweichungen prüfen. 

Nun sind nur noch wenige Schritte manuell zu machen, ehe die Rechnung komplett bearbeitet ist. Es ist kein weiteres Kopieren, weiterleiten oder abheften mehr nötig. Gleiches gilt selbstverständlich für alle Dokumente. 

Fazit: Mehr als nur Dokumente ablegen

Ein DMS kann mehr als einfach nur Dokumente speichern, soviel sollte klar geworden sein. Doch gehen die Funktionsweisen eines Dokumentenmanagement-Systems noch weit über die hier beschriebenen Tools hinaus. Nicht umsonst hat sich rund um das Dokumentenmanagement ein komplett eigener Zweig entwickelt. 

So finden sich am Markt diverse Stand-alone-Lösungen mit vielen weiteren spannenden Funktionen. Teilweise sind diese dann auch auf spezielle Branchen angepasst, wovon gerade der Bausektor profitieren kann. Entscheidet man sich für eine solche Stand-alone-Lösung ist unbedingt auf eine entsprechende Schnittstelle zum vorhandenen ERP-System zu achten. 

Denn das ERP-System profitiert im besonderen Maße von einem DMS, was auch der Grund dafür ist, warum die meisten ERP-Lösungen bereits entsprechende DMS-Module in ihren Standardversionen anbieten. 
Ein DMS stellt oftmals den ersten Schritt für Unternehmen in Richtung Digitalisierung dar.

Die Einsparungen auf monetärer aber auch auf zeitlicher Ebene sind einfach zu groß, um darauf zu verzichten. Gerade in Bezug auf die Konkurrenz gilt es am Ball zu bleiben und diese wichtigen Schritte schnellstmöglich zu gehen.