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ERP-Systeme für den Bau erleichtern die Zeiterfassung

Erleichtern Sie Ihre Zeiterfassung mit einem ERP-System für den Bau. Wie, erfahren Sie hier.

Immer mehr Baufirmen setzen auf ein ganzheitliches ERP-System, um alle unternehmensrelevanten Prozesse abzubilden. Besonders im Baugewerbe spielt eine adäquate Zeiterfassung eine große Rolle. 

Wie ein branchenspezifisches ERP-System für den Bau die Zeiterfassung von Baufirmen maßgeblich verändern kann, soll im Folgenden näher thematisiert werden. 

Inhaltsverzeichnis

Was ist ERP und was ist ein ERP-System?

ERP ist die Abkürzung für Enterprise Resource Planning. Im Deutschen spricht man auch von der Unternehmensressourcenplanung. 

Ein ERP-System ist folglich eine Software, mittels derer die Ressourcenplanung eines Unternehmens ermöglicht wird. Das ERP-System agiert dabei als zentrale Datenbank. Alle Mitarbeiter mit entsprechenden Zugangsberechtigungen arbeiten mit den selben Datensätzen.  

ERP-Systeme für den Bau

Jede Branche verfügt über andere Rahmenbedingungen. Daraus resultieren entsprechend auch unterschiedliche Anforderungen an ein geeignetes ERP-System. Doch auch innerhalb einer Branche können Anforderungen variieren. 

So handelt es sich beispielsweise beim Spezialtiefbau um eine besonders geräteintensive Sparte. In diesem Fall sollte ein entsprechendes ERP-System auch als Gerätemanagementlösung genutzt werden können. 

Unabhängig von der jeweiligen Sparte hat die Zeiterfassung in Baufirmen immer einen hohen Stellenwert. Warum das der Fall ist und welche Funktionen die Zeiterfassung im Bau konkret erfüllt, wird im Folgenden näher beleuchtet. 

Die Funktion der Zeiterfassung

Grundsätzlich ist eine genaue Zeiterfassung in den unterschiedlichsten Branchen von Relevanz. Unternehmen wollen einen genauen Überblick darüber haben, wann welcher Mitarbeiter wie viele Stunden im Einsatz war.

Nicht zuletzt soll dieser für seine Arbeit ordnungsgemäß entlohnt werden – jedoch auch nur für die Arbeit, die er tatsächlich geleitstet hat. 

Manuelle Zeiterfassung resultiert in mangelnder Transparenz

Viele sind vermutlich mit dem Sprichwort „Papier ist geduldig“ vertraut. Eine manuelle Arbeitszeiterfassung durch den Mitarbeiter oder den verantwortlichen Schichtleiter kann leicht verfälscht werden.

Dabei muss es sich nicht zwangsläufig um eine mutwillige Verfälschung. Es genügt bereits, wenn ein Mitarbeiter schlichtweg den Überblick verliert. 

Manuelle Zeiterfassung ist zeitintensiv

Hinzu kommt, dass das manuelle Ausfüllen von Stundenzetteln viel Zeit in Anspruch nimmt. Im Nachgang müssen die manuell ausgefüllten Zettel dann in den Regel noch händisch vom Unternehmen in das ERP-System eingepflegt werden.

Dabei kann es wiederum zu Unstimmigkeiten und Übertragungsfehlern kommen, die die Transparenz manueller Stundenzettel erneut verringern. 

Zeiterfassung mit dem ERP-System

Eine automatisierte, softwaregestützte Zeiterfassung mit dem ERP-System sorgt hingegen für eine entsprechende Transparenz bei der Zeiterfassung. Wie dies technisch umgesetzt wird und in welchen Bereichen des Bauwesens eine Zeiterfassung von Bedeutung ist, wird im Folgenden näher aufgegriffen. 

Die Zeiterfassung im Bauwesen

Die Zeiterfassung in Baufirmen unterscheidet sich insofern von anderen Branchen, als dass der mobile Aspekt einen wesentlich höheren Stellenwert einnimmt.

Während produzierende Unternehmen einen Großteil der Zeiterfassung über entsprechende Hardware – wie beispielsweise Stempeluhren – abwickeln können, ist dies auf der Baustelle nicht möglich. 

Erfassung von Arbeits- und Abwesenheitszeit 

Für die Auswahl einer geeigneten Erfassungstechnik der Arbeitszeit ist zunächst relevant, welche Zeiten überhaupt erfasst werden sollen. Beinhaltet die Arbeitszeit lediglich die tatsächlich auf der Baustelle verbrachte Zeit, oder sollen auch An- und Abreise miteinbezogen werden? 

Handelt es sich lediglich um die auf der Baustelle verbrachte Zeit, kann die Arbeitszeit kollektiv erfasst werden. Dies funktioniert jedoch nur, wenn alle Mitarbeiter gleichzeitig mit der Arbeit beginnen und die Arbeit auch zur gleichen Zeit niederlegen. In diesem Fall kann beispielsweise der Teamleiter sämtliche Arbeitszeiten seiner Kollegen mobil via entsprechender App erfassen. 

In der Realität ist eine solche Vorgehensweise nur in wenigen Fällen umsetzbar. Einzelne Mitarbeiter können beispielsweise kurzfristig zwischen Baustellen wechseln, wenn es an anderer Stelle zu einem Ausfall gekommen ist. 

Hinzu kommt, dass Mitarbeiter zu spät kommen können oder früher nach Hause gehen. Andere haben einen wesentlichen längeren Anfahrtsweg zur Baustelle, für den sie entsprechend entschädigt werden müssen. 

Mobile Zeiterfassung

Aus diesem Grund ist in vielen Fällen eine individuelle Zeiterfassung wesentlich leichter umzusetzen. Mitarbeiter haben über eine entsprechende App auf ihrem Mobiltelefon die Möglichkeit, ihre Arbeitszeit live von der Baustelle aus zu erfassen. Die Erfassung lässt sich so an die individuellen betrieblichen Abläufe des jeweiligen Mitarbeiters bzw. die von ihm besuchten Baustellen anpassen.

Der mobile Aspekt ist von besonderer Bedeutung, da nur so eine entsprechende Transparenz gewährleistet werden kann. Bei einer nachträglichen Zeiterfassung – sei es manuell oder über das ERP-System - lässt sich die verbuchte Zeit kaum noch verifizieren. 

Mitarbeiter Self-Service

Viele ERP-Systeme bieten Mitarbeitern weitaus mehr als eine mobile Zeiterfassung. Mit einem persönlichen Zugang haben sie auch von unterwegs den Überblick über: 

  • Stundenzettel 
  • Arbeitszeitkonto 
  • Reisekostenabrechnung
  • Anstehende Termine 
  • Abwesenheitsübersicht oder
  • Lohnsteuerjahresausgleich

Über die App ist es ihnen möglich, Urlaub zu beantragen oder den Projektverantwortlichen über Ausfälle zu benachrichtigen. 

Urlaubsverwaltung mit dem ERP-System

Nachdem ein Mitarbeiter über die App Urlaub beantragt hat, wird der zuständige Vorgesetzte automatisch über das System benachrichtigt. Dieser kann den Antrag nun prüfen und ihn entweder freigeben oder ablehnen. 

Durch eine Schnittstelle sind genehmigte Urlaubsanträge und entsprechende Zeiten auch für die Lohnbuchhaltung ersichtlich und können bei der Abrechnung entsprechend berücksichtigt werden. 

Transparente Zeiterfassung im Bau erleichtert das Controlling

Eine transparente, elektronische Zeiterfassung erleichtert es nicht nur Mitarbeitern, den Überblick zu behalten. Auch Projekt- und Bauleiter erhalten so zuverlässige Informationen in Echtzeit, welche das Controlling maßgeblich erleichtern

Zentrale Verwaltung erleichtert das Projektmanagement

Projektverantwortliche haben so zu jeder Zeit im Blick, welcher Mitarbeiter wann an welcher Stelle im Einsatz ist. Über das System lassen sich in Sekundenschnelle neue Termine für entsprechende Mitarbeiter eintragen. Durch eine Datenübertragung in Echtzeit werden Mitarbeiter dann umgehend darüber informiert, dass sie für eine neue Aufgabe eingeteilt wurden. 

Projektarbeit und ein adäquates Projektmanagement haben im Baugewerbe einen hohen Stellenwert. Oftmals gilt es, viele parallel-laufende Projekte gleichzeitig zu verwalten. Dabei schöpft das Controlling immer aus dem gleichen Pool begrenzter Ressourcen. 

Aus diesem Grund ist es im Bauwesen von besonderer Bedeutung, diese Ressourcen auch möglichst effizient einzusetzen. 

Arbeitsmittelverwaltung mit dem ERP-System 

Zu den Ressourcen zählen nicht nur Mitarbeiter, sondern auch verwendete Arbeitsmittel wie Baumaschinen, Baugeräte oder sämtliche Fahrzeuge. Viele ERP-Systeme für den Bau verfügen aus diesem Grund über ein entsprechendes Ortungssystem. 

Mitlaufende Zeiterfassung

Besonders bei Baustellenfahrzeugen, welche zwischen unterschiedlichen Baustellen wechseln, ist eine sogenannte mitlaufende Zeiterfassung von Nöten. Fahrer können sich zu Beginn ihrer Schicht auf einem Fahrzeug anmelden. 

Die anschließend von ihnen angefahrenen Baustellen werden dann vom jeweiligen Mitarbeiter über ein mobiles Endgerät erfasst. So können die Fahrzeugkosten automatisch entsprechend der pro Baustelle benötigten Zeit verbucht werden. 

Fazit: Mobilität der Schlüssel zur Zeiterfassung im Bau

Durch die elektronische Zeiterfassung im Bau werden manuelle Stundenzettel redundant. So wird nicht nur wertvolle Zeit eingespart, sondern auch eine höhere Transparenz bei der Zeiterfassung gewährleistet. 
Baufirmen sollten für die Zeiterfassung auf ERP-Systeme mit mobilen Funktionen zurückgreifen.

Auf diese Weise ist es Mitarbeitern möglich, ihre Arbeitszeiterfassung direkt von der Baustelle aus in Echtzeit vorzunehmen. So kommt es nicht zu Ungenauigkeiten, die sich bei einer nachträglichen Erfassung fast nicht vermeiden lassen. 

Starten Sie Ihre ERP-Auswahl

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In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

Welche Art von Logistikdienstleistungen bieten Sie an?

Organisieren Sie die Ladungen wie folgt?

Sammelgut/Teilladungen (LTL)
Sammelgut/Teilladungen, die in einem Zentrum für mehrere Auftraggeber gebündelt werden
FTL
Komplettladungen für mehrere Auftraggeber
Dedicated Logistics
Transport für einen Auftraggeber

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Müssen Waren gekühlt transportiert werden?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art der Produktion betreibt Ihr Unternehmen?

Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Führen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten durch?
Arbeiten Sie mit Service Level Agreements?
Soll das ERP-System mit anderen Programmen verknüpft werden können?
Arbeiten Sie auf Projektbasis?
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