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ERP-Systeme für den Bau erleichtern die Zeiterfassung

Erleichtern Sie Ihre Zeiterfassung mit einem ERP-System für den Bau. Wie, erfahren Sie hier.

Immer mehr Baufirmen setzen auf ein ganzheitliches ERP-System, um alle unternehmensrelevanten Prozesse abzubilden. Besonders im Baugewerbe spielt eine adäquate Zeiterfassung eine große Rolle. 

Wie ein branchenspezifisches ERP-System für den Bau die Zeiterfassung von Baufirmen maßgeblich verändern kann, soll im Folgenden näher thematisiert werden. 

Inhaltsverzeichnis

Was ist ERP und was ist ein ERP-System?

ERP ist die Abkürzung für Enterprise Resource Planning. Im Deutschen spricht man auch von der Unternehmensressourcenplanung. 

Ein ERP-System ist folglich eine Software, mittels derer die Ressourcenplanung eines Unternehmens ermöglicht wird. Das ERP-System agiert dabei als zentrale Datenbank. Alle Mitarbeiter mit entsprechenden Zugangsberechtigungen arbeiten mit den selben Datensätzen.  

ERP-Systeme für den Bau

Jede Branche verfügt über andere Rahmenbedingungen. Daraus resultieren entsprechend auch unterschiedliche Anforderungen an ein geeignetes ERP-System. Doch auch innerhalb einer Branche können Anforderungen variieren. 

So handelt es sich beispielsweise beim Spezialtiefbau um eine besonders geräteintensive Sparte. In diesem Fall sollte ein entsprechendes ERP-System auch als Gerätemanagementlösung genutzt werden können. 

Unabhängig von der jeweiligen Sparte hat die Zeiterfassung in Baufirmen immer einen hohen Stellenwert. Warum das der Fall ist und welche Funktionen die Zeiterfassung im Bau konkret erfüllt, wird im Folgenden näher beleuchtet. 

Die Funktion der Zeiterfassung

Grundsätzlich ist eine genaue Zeiterfassung in den unterschiedlichsten Branchen von Relevanz. Unternehmen wollen einen genauen Überblick darüber haben, wann welcher Mitarbeiter wie viele Stunden im Einsatz war.

Nicht zuletzt soll dieser für seine Arbeit ordnungsgemäß entlohnt werden – jedoch auch nur für die Arbeit, die er tatsächlich geleitstet hat. 

Manuelle Zeiterfassung resultiert in mangelnder Transparenz

Viele sind vermutlich mit dem Sprichwort „Papier ist geduldig“ vertraut. Eine manuelle Arbeitszeiterfassung durch den Mitarbeiter oder den verantwortlichen Schichtleiter kann leicht verfälscht werden.

Dabei muss es sich nicht zwangsläufig um eine mutwillige Verfälschung. Es genügt bereits, wenn ein Mitarbeiter schlichtweg den Überblick verliert. 

Manuelle Zeiterfassung ist zeitintensiv

Hinzu kommt, dass das manuelle Ausfüllen von Stundenzetteln viel Zeit in Anspruch nimmt. Im Nachgang müssen die manuell ausgefüllten Zettel dann in den Regel noch händisch vom Unternehmen in das ERP-System eingepflegt werden.

Dabei kann es wiederum zu Unstimmigkeiten und Übertragungsfehlern kommen, die die Transparenz manueller Stundenzettel erneut verringern. 

Zeiterfassung mit dem ERP-System

Eine automatisierte, softwaregestützte Zeiterfassung mit dem ERP-System sorgt hingegen für eine entsprechende Transparenz bei der Zeiterfassung. Wie dies technisch umgesetzt wird und in welchen Bereichen des Bauwesens eine Zeiterfassung von Bedeutung ist, wird im Folgenden näher aufgegriffen. 

Die Zeiterfassung im Bauwesen

Die Zeiterfassung in Baufirmen unterscheidet sich insofern von anderen Branchen, als dass der mobile Aspekt einen wesentlich höheren Stellenwert einnimmt.

Während produzierende Unternehmen einen Großteil der Zeiterfassung über entsprechende Hardware – wie beispielsweise Stempeluhren – abwickeln können, ist dies auf der Baustelle nicht möglich. 

Erfassung von Arbeits- und Abwesenheitszeit 

Für die Auswahl einer geeigneten Erfassungstechnik der Arbeitszeit ist zunächst relevant, welche Zeiten überhaupt erfasst werden sollen. Beinhaltet die Arbeitszeit lediglich die tatsächlich auf der Baustelle verbrachte Zeit, oder sollen auch An- und Abreise miteinbezogen werden? 

Handelt es sich lediglich um die auf der Baustelle verbrachte Zeit, kann die Arbeitszeit kollektiv erfasst werden. Dies funktioniert jedoch nur, wenn alle Mitarbeiter gleichzeitig mit der Arbeit beginnen und die Arbeit auch zur gleichen Zeit niederlegen. In diesem Fall kann beispielsweise der Teamleiter sämtliche Arbeitszeiten seiner Kollegen mobil via entsprechender App erfassen. 

In der Realität ist eine solche Vorgehensweise nur in wenigen Fällen umsetzbar. Einzelne Mitarbeiter können beispielsweise kurzfristig zwischen Baustellen wechseln, wenn es an anderer Stelle zu einem Ausfall gekommen ist. 

Hinzu kommt, dass Mitarbeiter zu spät kommen können oder früher nach Hause gehen. Andere haben einen wesentlichen längeren Anfahrtsweg zur Baustelle, für den sie entsprechend entschädigt werden müssen. 

Mobile Zeiterfassung

Aus diesem Grund ist in vielen Fällen eine individuelle Zeiterfassung wesentlich leichter umzusetzen. Mitarbeiter haben über eine entsprechende App auf ihrem Mobiltelefon die Möglichkeit, ihre Arbeitszeit live von der Baustelle aus zu erfassen. Die Erfassung lässt sich so an die individuellen betrieblichen Abläufe des jeweiligen Mitarbeiters bzw. die von ihm besuchten Baustellen anpassen.

Der mobile Aspekt ist von besonderer Bedeutung, da nur so eine entsprechende Transparenz gewährleistet werden kann. Bei einer nachträglichen Zeiterfassung – sei es manuell oder über das ERP-System - lässt sich die verbuchte Zeit kaum noch verifizieren. 

Mitarbeiter Self-Service

Viele ERP-Systeme bieten Mitarbeitern weitaus mehr als eine mobile Zeiterfassung. Mit einem persönlichen Zugang haben sie auch von unterwegs den Überblick über: 

  • Stundenzettel 
  • Arbeitszeitkonto 
  • Reisekostenabrechnung
  • Anstehende Termine 
  • Abwesenheitsübersicht oder
  • Lohnsteuerjahresausgleich

Über die App ist es ihnen möglich, Urlaub zu beantragen oder den Projektverantwortlichen über Ausfälle zu benachrichtigen. 

Urlaubsverwaltung mit dem ERP-System

Nachdem ein Mitarbeiter über die App Urlaub beantragt hat, wird der zuständige Vorgesetzte automatisch über das System benachrichtigt. Dieser kann den Antrag nun prüfen und ihn entweder freigeben oder ablehnen. 

Durch eine Schnittstelle sind genehmigte Urlaubsanträge und entsprechende Zeiten auch für die Lohnbuchhaltung ersichtlich und können bei der Abrechnung entsprechend berücksichtigt werden. 

Transparente Zeiterfassung im Bau erleichtert das Controlling

Eine transparente, elektronische Zeiterfassung erleichtert es nicht nur Mitarbeitern, den Überblick zu behalten. Auch Projekt- und Bauleiter erhalten so zuverlässige Informationen in Echtzeit, welche das Controlling maßgeblich erleichtern

Zentrale Verwaltung erleichtert das Projektmanagement

Projektverantwortliche haben so zu jeder Zeit im Blick, welcher Mitarbeiter wann an welcher Stelle im Einsatz ist. Über das System lassen sich in Sekundenschnelle neue Termine für entsprechende Mitarbeiter eintragen. Durch eine Datenübertragung in Echtzeit werden Mitarbeiter dann umgehend darüber informiert, dass sie für eine neue Aufgabe eingeteilt wurden. 

Projektarbeit und ein adäquates Projektmanagement haben im Baugewerbe einen hohen Stellenwert. Oftmals gilt es, viele parallel-laufende Projekte gleichzeitig zu verwalten. Dabei schöpft das Controlling immer aus dem gleichen Pool begrenzter Ressourcen. 

Aus diesem Grund ist es im Bauwesen von besonderer Bedeutung, diese Ressourcen auch möglichst effizient einzusetzen. 

Arbeitsmittelverwaltung mit dem ERP-System 

Zu den Ressourcen zählen nicht nur Mitarbeiter, sondern auch verwendete Arbeitsmittel wie Baumaschinen, Baugeräte oder sämtliche Fahrzeuge. Viele ERP-Systeme für den Bau verfügen aus diesem Grund über ein entsprechendes Ortungssystem. 

Mitlaufende Zeiterfassung

Besonders bei Baustellenfahrzeugen, welche zwischen unterschiedlichen Baustellen wechseln, ist eine sogenannte mitlaufende Zeiterfassung von Nöten. Fahrer können sich zu Beginn ihrer Schicht auf einem Fahrzeug anmelden. 

Die anschließend von ihnen angefahrenen Baustellen werden dann vom jeweiligen Mitarbeiter über ein mobiles Endgerät erfasst. So können die Fahrzeugkosten automatisch entsprechend der pro Baustelle benötigten Zeit verbucht werden. 

Fazit: Mobilität der Schlüssel zur Zeiterfassung im Bau

Durch die elektronische Zeiterfassung im Bau werden manuelle Stundenzettel redundant. So wird nicht nur wertvolle Zeit eingespart, sondern auch eine höhere Transparenz bei der Zeiterfassung gewährleistet. 
Baufirmen sollten für die Zeiterfassung auf ERP-Systeme mit mobilen Funktionen zurückgreifen.

Auf diese Weise ist es Mitarbeitern möglich, ihre Arbeitszeiterfassung direkt von der Baustelle aus in Echtzeit vorzunehmen. So kommt es nicht zu Ungenauigkeiten, die sich bei einer nachträglichen Erfassung fast nicht vermeiden lassen. 

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