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Diese 2 Systeme erleichtern das Instandhaltungsmanagement

ERP-Systeme mit Instandhaltungsmanagement-Tools erleichtern Wartungsarbeiten maßgeblich. Hier erfahren Sie mehr.

Bauwerke unterliegen der Alterung und dem Verschleiß. Um ihr fortwährendes Bestehen zu gewährleisten, müssen aus diesem Grund von Zeit zu Zeit Instandhaltungsmaßnahmen ergriffen werden. Hierbei handelt es sich keineswegs um eine Banalität. Tatsächlich ist das Instandhaltungsmanagement ein eigener Aufgabenbereich, der im Wesentlichen dem Baugewerbe unterzuordnen ist. 

Moderne ERP-Systeme unterstützen Baufirmen bei der Optimierung diverser das Instandhaltungsmanagement betreffenden Prozesse. Aus diesem Grund wollen wir uns an dieser Stelle näher mit dem Instandhaltungsmanagement im Bau auseinandersetzen und aufzeigen, wie ein geeignetes ERP-System Baufirmen nachhaltig entlasten kann. 

Zunächst müssen jedoch einige Begrifflichkeiten erläutert werden, um diese kontextbezogen einordnen zu können. 

Inhaltsverzeichnis

Was ist ein ERP-System?

ERP ist die Abkürzung, die aus dem Englischen übernommen wurde. Enterprise Resource Planning – kurz ERP - wird im Deutschen zumeist mit Geschäftsressourcenplanung übersetzt. Hierbei handelt es sich um eine unternehmerische Aufgabe. 
Wie der Name bereits suggeriert geht es darum, sicherzustellen, dass alle unternehmensrelevanten Ressourcen zur richtigen Zeit in der richtigen Qualität und Quantität an der richtigen Stelle zur Verfügung stehen. 

Ein ERP-System ist folglich eine Software, mit der alle Prozesse zur Erfüllung dieser grundlegenden Aufgabe zentral abgebildet werden können. Durch ERP-Systeme erhalten Unternehmen einen besseren Überblick über sämtliche Prozesse und können diese bei Bedarf optimieren, um die Effizienz des Tagesgeschäftes zu steigern. 

Tatsächlich sind moderne ERP-Systeme in der Lage, Unternehmen maßgeblich zu entlasten und ihnen so einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. Besonders im Baugewerbe haben ERP-Systeme aus diesem Grund ein hohes Potenzial. 

Das Baugewerbe heute: Eine wettbewerbsstarke Branche

Mit einer durchschnittlichen Umsatzrentabilität zwischen einem und vier Prozent operieren Baufirmen in manchen Fällen am Existenzminimum. Das liegt unter anderem am hohen Wettbewerbsdruck der Branche. Hinzu kommt, dass sich Angebot und Nachfrage im Bauwesen zumeist nicht die Waage halten. In anderen Branchen findet sich ein wesentlich ausgeglicheneres Verhältnis.

In Kombination mit zunehmend hohen Kundenerwartungen bezüglich Qualität, sinkenden Preiserwartungen und einem hohen Zeitdruck stehen Baufirmen somit vor großen Herausforderungen. Hinzu kommt, dass oftmals mehrere Projekte gleichzeitig betreut werden müssen, was einen entsprechenden Organisations- und Verwaltungsaufwand mit sich bringt. 

Moderne ERP-Systeme können Baufirmen in wettbewerbsstarken Zeiten dabei helfen, langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. An dieser Stelle wollen wir einen genauen Blick auf die Rolle des Instandhaltungsmanagements im Bau werfen und Funktionen aufzeigen, mittels derer es erleichtert werden kann. 

Instandhaltung: Eine Definition

Der Begriff der Instandhaltung wird nach DIN 31051 definiert. Tatsächlich handelt es sich um einen Oberbegriff, unter dem die folgenden Bereiche zusammengefasst werden: 

  • Inspektion 
  • Wartung 
  • Instandsetzung 
  • Verbesserung 

Im Grunde genommen handelt es sich um nichts anderes als eine Maßnahme zur Bewahrung und Wiederherstellung des ursprünglichen Gebäudezustands. Maßgebend ist hier ein Vergleich zwischen Ist- und Sollzustand. Der Ist-Zustand wird im Rahmen der Inspektion durch den Inhaber oder einen entsprechenden Fachmann festgestellt. 

Aus diesem Grund sind regelmäßig durchgeführte Inspektionen unabdingbar, um den ursprünglichen Gebäudezustand möglichst lange beizu

Softwaregestütztes Instandhaltungsmanagement

Im Bereich des Instandhaltungsmanagements kommen häufig speziell daraus zugeschnittene Softwarelösungen zum Einsatz. Diese sind in manchen Fällen bereits standardisiert in entsprechende ERP-Systeme integriert oder lassen sich über Schnittstellen anknüpfen. Die gängigsten Tools für ein ganzheitliches Instandhaltungsmanagement CAFM-Systeme und CMMS-Software. 

Was ist ein CAFM-System?

CAFM ist die Abkürzung für Computer Aided Facility Management. Mittlerweile wird der Ausdruck Facility Management oder Facilitymanagement auch im deutschen Sprachgebrauch verwendet. 

Hierbei handelt es sich um nichts anderes als das Gebäudemanagement bzw. die Liegenschaftsverwaltung. CAFM-Systeme sind somit Computergestützte Gebäudemanagement-Systeme und werden zunehmend zur Abbildung und Optimierung von Facility Management Prozessen eingesetzt. 

CAFM-Systeme erleichtern das Instandhaltungsmanagement

CAFM-Systeme erleichtern Prozesse des Instandhaltungsmanagement maßgeblich. Sie sorgen für einen lückenlosen Informationsfluss und decken von der Inspektion bis zur Verbesserung alle relevanten Prozesse des Instandhaltungsmanagements ab.  

CAFM-Systeme in Aktion

Wenn beispielsweise der Gebäudenutzer im Rahmen einer Inspektion einen Defekt feststellt, kann er diesen im System hinterlegen. Dieser Defekt wird dem zuständigen Unternehmen im System als Reparaturauftrag angezeigt. 

Dieser Reparaturauftrag kann dann von zuständigen Bereich eingesehen und bearbeitet werden. CAFM-Systeme ermöglichen in der Regel auch eine Priorisierung der Aufträge. Sie können entweder in chronologischer Reihenfolge angezeigt oder auch nach Dringlichkeit gefiltert werden. 

Auftragsverwaltung im Instandhaltungsmanagement

Zudem verfügen CAFM-Systeme über eine Auftragsverfolgung. Wurde der Auftrag nach einer bestimmten Zeit noch nicht als erledigt markiert, legt das System den Auftrag automatisch dem entsprechenden Fachbereich erneut vor. 

So werden Mitarbeiter an die Erledigung des Auftrags erinnert, bevor es zu einer Eskalation kommt. Wurde der Auftrag erfolgreich abgeschlossen, wird er im System als erledigt vermerkt. Das System sendet dann automatisch eine entsprechende Erledigungsmeldung an den Auftraggeber. 

Die Relevanz von Schnittstellen

Dies kann beispielsweise via E-Mail über eine entsprechende Office- oder CRM-Schnittstelle erfolgen. Besteht eine Schnittstelle zum firmeneigenen ERP-System, können beispielsweise die aufgewendeten Materialien für den Einsatz direkt angepasst werden. Es wird deutlich, dass integrierte CAFM-Systeme das Instandhaltungsmanagement auf allen Ebenen erleichtern können.

Durch eine ERP-Anbindung gewährleistet das Unternehmen einen lückenlosen, firmenübergreifenden Informationsfluss. Entsprechende Schnittstellen zu E-Mail-Programmen erhöhen zudem die Qualität des Kundenservice und somit auch die Kundenzufriedenheit. 

Instandhaltungsmanagement leicht gemacht mit CMMS-Software

CMMS ist die Abkürzung für Computerised Maintenance Management System. Hierbei handelt es sich um eine Software bzw. ein System zur Wartung von Gebäuden oder technischen Anlagen.     

Auch im Baugewerbe gewinnen Gesetze und Verordnungen an Relevanz. CMMS-Software kann Unternehmen bei der regelkonformen bzw. rechtssicheren Durchführung von Wartungsarbeiten maßgeblich unterstützen. 
Im Folgenden sollen einmal die fünf wichtigsten Funktionen einer CMMS-Software aufgeführt und näher erörtert. 

1 - Auftragszuweisung, Ressourcen- und Szenario-Planung mit dem CMMS

Aufträge für Wartungsarbeiten können mithilfe des CMMS erteilt, zusammengelegt, aufgeteilt oder auch zurückgestellt werden. In einigen Systemen bedarf es dafür lediglich der Nutzung der Drag & Drop Funktion. 

Das System errechnet dann in Echtzeit die Auswirkungen der Veränderung auf Workloads der entsprechenden Mitarbeiter sowie auf die Kosten des Auftrags. Durch eine Anbindung an das firmeneigene ERP-System werden entsprechende Änderungen auch an dieser Stelle automatisch verbucht. 

Auch in der Ressourcenplanung sorgen CMM-Systeme für Effizienz. Unter Berücksichtigung von individuellen Kompetenzen, Arbeitsbelastung und Verfügbarkeit können einzelnen Mitarbeitern oder erstellten Teams geeignete Aufträge zugewiesen werden. 

2 - Auftragsverwaltung mit dem CMMS

CMMS-Systeme verfügen in der Regel über eine Volltextsuche mit zusätzlichen Filterkriterien, welche die Auftragsverwaltung im System maßgeblich erleichtert. Zuständige Mitarbeiter können so jederzeit nach geplanten, offenen oder abgeschlossenen Wartungsaufträgen filtern. Auftragseigenschaften wie 

  • Status 
  • Verwendete Materialien 
  • Folgemaßnahmen 
  • Geplantes Budget 
  • Tatsächliche Kosten 
  • Effektive Arbeitszeit

Sind so direkt im System ersichtlich und jederzeit für Berichtszwecke verfügbar. 

3 – Das CMMS gewährleistet Sicherheit im Instandhaltungsmanagement

Instandhaltungsmanagement spielt eine große Rolle im Bauwesen, was nicht zuletzt auch auf den Sicherheitsaspekt zurückzuführen ist. Werden Gebäude unzureichend gewartet, kann dies im schlimmsten Fall zu Unfällen oder gesundheitlichen Problemen – beispielsweise durch Schimmelbefall – kommen. 

Instandhaltungsmaßnahmen sind mit einem gewissen Risiko verbunden und müssen aus diesem Grund in jedem Fall sicher und ordnungsgemäß durchgeführt werden. Geeignete CMMS-Software unterstützt Unternehmen dabei bei der Einhaltung von Arbeitssicherheits- und Gesundheitsschutzvorschriften. 

Rechtskonforme Arbeitsabläufe werden von dem System standardisiert bereitgestellt. Zudem werden auch eine ordnungsgemäße Dokumentation und entsprechende Checklisten bereitgestellt. 

4 – CMMS als leistungsstarke Analysetools

Mitarbeiter haben die Möglichkeit, mit entsprechenden Analysen und übersichtlichen Dashboards Möglichkeiten für eine potenzielle Kosteneinsparung oder Verbesserung zu identifizieren. Zudem lässt sich die Effizienz der Abläufe mit vordefinierten Key Performance Indikatoren – kurz KPIs – messen und entsprechend optimieren. 

Auch die Leistung von Anbietern kann im CMMS überwacht werden. So hat das Unternehmen einen genauen Überblick darüber, ob vertraglich vereinbarte Service Level Agreements – kurz SLAs – eingehalten werden. 

5 – Instandhaltungsmanagement mit mobilen Lösungen

Im Instandhaltungsmanagement ist der Einsatz mobil verfügbarer Lösungen geradezu unabdingbar. Wartungstechniker müssen in der Lage sein, Aufträge im Einsatz vor Ort abzurufen und Details einzusehen. So können beispielsweise konkrete Arbeitsanweisungen oder spezielle Gegebenheiten direkt eingesehen werden. 

Zudem hat die mobile Anwendung den Vorteil, dass Außendienstmitarbeiter direkt die benötigte Arbeitszeit sowie Materialaufwand im System verbuchen können. So kommt es nicht zu Ungenauigkeiten und Abweichungen, die bei einer nachträglichen Datenpflege schnell eintreten können. 

Fazit: Branchenspezifische Software erleichtert das Instandhaltungsmanagement

Moderne, branchenspezifische Systeme können Prozesse des Instandhaltungsmanagements nachhaltig optimieren. Durch eine Anbindung zu bestehenden ERP-Systemen wird zudem ein lückenloser prozessübergreifender Informationsaustausch gewährleistet. Die doppelte Datenpflege wird somit redundant und die Transparenz von Arbeitsabläufen maßgeblich erhöht. 

Im Instandhaltungsmanagement eignen sich CAFM-Systeme und CMMS-Software, um Prozesse gezielt zu steuern und zu verwalten. Mitarbeiter sind in der Lage, potenzielle Kosteneinsparungen gezielt zu identifizieren und entsprechend umzusetzen. So können Unternehmen ihre Umsatzrentabilität nachhaltig verbessern. 

Durch eine Anbindung an entsprechende E-Mail Programme – beispielsweise über eine Schnittstelle zum CRM-System - wird zudem die Transparenz über den Status des Wartungsauftrags beim Kunden erhöht. So können Unternehmen die Kundenzufriedenheit steigern und in einer wettbewerbsstarken Branche weiterhin profitabel operieren. 

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