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Der ultimative Projektmanagement-Guide

Projektmanagement stellt Baufirmen oft vor große Herausforderungen. Mit einem ERP-System können sie gemeistert werden.

Projektmanagement setzt sich aus den Aufgaben der Projektdefinition und -durchführung sowie des Projektabschlusses zusammen. Ziel des Projektmanagement ist die richtige Planung und Steuerung von Projekten. 

Dazu zählen beispielsweise die Begrenzung von Risiken sowie das Nutzen von Chancen, aber auch das termingerechte Erreichen der qualitativen Projektziele. Während des gesamten Prozesses ist zudem der Kostenrahmen einzuhalten. 

Inhaltsverzeichnis

Projektmanagement in der Baubranche

Das Projektmanagement im Bau umfasst alle kaufmännischen und technischen Schritte, die zur Umsetzung eines Bauvorhabens getroffen werden müssen. Das Baumanagement selbst ist daher nur ein Teil der Bauprojektmanagements, welcher sich strikt auf die Umsetzung bezieht. 

Geschichte des Projektmanagements im Bau

Tatsächlich handelt es sich beim Projektmanagement im Bau um eine der ältesten Formen des Projektmanagements. Bereits vor tausenden von Jahren errichteten Menschen phänomenale Bauwerke. So werden ehemals für die Wasserversorgung der Stadt Jawa zuständige Überreste von Dämmen beispielsweise auf 3000 v. Chr. datiert.  

Heutzutage baut man auf technische Unterstützung

Zwar wird das damalige „Projektmanagement“ einen anderen Charakter gehabt haben als das heutige. Doch auch damals mussten solch große Projekte gut durchdacht werden. Heutzutage können wir im Bereich des Projektmanagements an vielen Stellen auf technische Unterstützung bauen.

Wie modernes Projektmanagement heute aussieht, soll im Folgenden thematisiert werden. 

Die Projektorganisation

Die Projektorganisation ist aus chronologischer Sicht der erste Handlungsbereich des Projektmanagements im Bau. In diesem Schritt wird die Grundlage für ein erfolgreiches Projekt gelegt.
Eine Projektorganisation ist immer dann erforderlich, wenn besonders anspruchsvolle Projekte mit vielen Beteiligten realisiert werden sollen. Dies ist traditionell in der Baubranche der Fall. 

Bestandteile der Projektorganisation

Die Projektorganisation umfasst die Planung, Abstimmung und Festlegung aller wesentlichen Handlungsbereiche. Dazu zählen beispielsweise konkrete Projektstrukturen, Handlungsabläufe sowie deren Beziehung und auch die Dokumentation bzw. ihre Führung und Kontrolle. 

Softwaregestützte Projektorganisation

Heutzutage helfen moderne ERP Systeme Baufirmen bei der Projektorganisation. Mithilfe von digitalen Gantt-Diagrammen können Projektstrukturen genau definiert werden. 

Viele ERP-Systeme erstellen entsprechende Diagramme automatisiert, sofern alle erforderlichen Daten eingepflegt werden. Andere Funktionen erleichtern die Kommunikation und Zusammenarbeit aller beteiligten Akteure, da alle Beteiligten mit denselben Datensätzen arbeiten. 

Effektives Kommunikationsmanagement mit dem ERP

Das Kommunikationsmanagement ist ein weiterer wichtiger Bestandteil des Projektmanagements. Üblicherweise reichen Bauprojekte über die Grenzen der Baufirma hinaus. Somit ist auch die Kommunikationskoordination mit externen Partnern Teil des Kommunikationsmanagement.   

Externes Kommunikationsmanagement

Bei großen Bauprojekten liegt die Aufgabe des äußeren Kommunikationsmanagements vor allem darin, die Reputation des Projektes zu fördern. Stakeholder müssen sich des Mehrwertes des Bauprojektes bewusst sein. 

Besonders bei großen, die Infrastruktur betreffenden Projekten ist zudem der Stellenwert von Öffentlichkeitsarbeit nicht zu unterschätzen. Laut der lfD-Umfrage 10076 sehen Bürger vor Allem Energie- und Entsorgungsprojekte kritisch. 

Aus diesem Grund ist es wichtig, im Rahmen des Kommunikationsmanagements potenzielle Konflikte frühzeitig zu erkennen und entsprechend zu adressieren. Dabei sollte ein besonderer Stellenwert auf die Klärung der Fakten gelegt werden, damit sich die Öffentlichkeit keinesfalls ausgeschlossen fühlt. 

Internes Kommunikationsmanagement

Die interne Kommunikation kann sich bei besonders umfangreichen Projekten als sehr komplex erweisen, da mehrere Prozesse mit diversen Parteien gleichzeitig ablaufen und entsprechend koordiniert werden müssen. 
Daher ist es wichtig, eine gute Kombination aus schnellen Dienstwegen und Bürokratie an den Tag zu legen.

Die mündliche Kommunikation ist der schnellste Weg, um Entscheidungen oder Änderungen zu kommunizieren. 

Softwaregestütztes Kommunikationsmanagement

Doch auch entsprechende softwaregestützte Benachrichtigungen können an diese Stelle treten. Durch mobile ERP Lösungen wird die Zusammenarbeit an komplexen Projekten erleichtert. Integrierte Lösungen sorgen für einen lückenlosen Informationsfluss in Echtzeit. 

Ist ein entsprechendes DMS angebunden, können Änderungen ordnungsgemäß protokolliert werden. Dies erfüllt die Dokumentationsanforderungen des Projektmanagements. Wichtig ist, dass die systematische Kommunikationsplanung zu einem festen Bestandteil des Projektmanagements wird. 

Diagramme helfen beim Terminmanagement

Während der Projektorganisation wurden zeitliche Rahmenbedingungen und Deadlines für den Abschluss bestimmter Arbeitsschritte festgelegt. Aufgabe des Terminmanagements ist es, diese Deadlines einzuhalten. Dabei gibt es unterschiedliche Vorgehensweisen, die im Folgenden aufgegriffen werden. 

Terminlisten

Wie der Name bereits suggeriert, handelt es sich bei einer Terminliste um die schlichte, temporale Auflistung von Terminen. Die angegebenen Termine beziehen sich jeweils auf Beginn und Vollendung eines entsprechenden Schrittes.  

Balkenplan/ Gantt-Diagramm

Ein sogenannter Balkenplan ist das graphische Pendant einer Terminliste und wird auch als Gantt-Diagramm bezeichnet. Die Bezeichnung „Gantt-Diagramm“ erhielt der Balkenplan nach Henry Laurence Gantt, einem amerikanischen Maschinenbauingenieur und Mitbegründer des Scientific Management.

Im Jahr 1910 entwickelte er das Gantt-Diagramm, welches noch heute vielerorts Anwendung findet. 
Gantt-Diagramme sind intuitiv zu lesen und stellen die Dauer einzelner Aktivitäten anschaulich dar. Problematisch ist jedoch, dass eine Abhängigkeit einzelner Arbeitsschritte nur zeitbezogen dargestellt werden kann. 

Viele ERP Systeme kreieren automatisiert Gantt-Diagramme, sofern entsprechende Eckdaten im System eingepflegt worden sind. 
Neben diesen Methoden können auch Weg-Zeit-Diagramme, Netzpläne oder Bauablaufsimulationen eingesetzt werden. 

Bauablaufsimulationen

Vor allem letztere finden häufig in Kombination mit bereits erwähnten Methoden Gebrauch. Die visuelle Darstellung einzelner Bauabschnitte wird mit einem entsprechenden Terminplan synchronisiert. 

Mit entsprechenden BIM (Building Information Modelling) und CAD Anbindungen im ERP gelingt die technische Bauablaufsimulation. Meist lassen sich Aktivitäten aus dem Gantt-Diagramm importieren und entsprechend mit dem dreidimensionalen Modell verknüpfen. 

In Kombination mit der zeitlichen Ebene entsteht so ein vierdimensionales Modell, mittels welchem der gesamte Bauverlauf koordiniert und überprüft werden kann. Spätestens an dieser Stelle würden etwaige Kollisionen erkannt werden. Dies kann jedoch auch im Vorab im Rahmen einer separaten Kollisionsprüfung erfolgen. 

Die drei Kategorien des Kostenmanagements

Kosten spiele eine wichtige Rolle im Projektmanagement. Aus diesem Grund erhält das Kostenmanagement seinen eigenen Teilbereich. Bei der Umsetzung von Bauprojekten hat die Gesamtkostenbetrachtung - die Betrachtung von Investitions- und Baunutzungskosten - mittlerweile einen besonderen Stellenwert eingenommen. 

Grundsätzlich ist das Kostenmanagement in drei Kategorien zu unterteilen: Die Kostenplanung, -steuerung und -überwachung. All diese Kategorien können durch moderne Controlling- bzw. Kostenmanagement-Module innerhalb des ERPs verwaltet werden. So ermöglicht das softwaregestützte Kostenmanagement beispielsweise: 

  • Laufende Soll-/Ist-Vergleiche 
  • Eine Darstellung verdichteter Kosten und Erlöse 
  • Einen Überblick über Summierungen, entweder als Gesamtsummen oder auf Strukturebenen
  • Kontrollmöglichkeiten durch konfigurierbare Funktionen oder bereits bei der Datenerfassung

Die Rolle des agilen Projektmanagements im Vertragsmanagement

Das Vertragsmanagement befasst sich mit den rechtlichen Aspekten des Projektmanagements. Die rechtliche Beratung erfolgt gesetzesbedingt ausschließlich durch einen Anwalt, welcher Mitglied einer Rechtsanwaltskammer ist.

Aufgrund der wettbewerbsstarken Natur der Baubranche herrscht hier ein ausgeprägter Preiskampf, welcher den Stellenwert des Vertragsmanagements vorantreibt. 
Vor allem das Nachtrags- und Nachforderungsmanagement sind mittlerweile standardisierter Teil des Projektmanagements bzw. der Projektstruktur. 

Das Nachtragsmanagement

Kommt es „nachträglich“ zu Änderungen der vertraglich definierten Leistungen bzw. des geschuldeten Bau Solls, fallen diese in die Kategorie des Nachtragsmanagements. 

Das Nachforderungsmanagement

Das Nachforderungsmanagement greift immer dann, wenn ein Projektbeteiligter für Abweichungen des Projektes verantwortlich ist. Beispielsweise der Auftraggeber könnte dies bei der verantwortlichen Baufirma geltend machen und Änderungen einfordern. Hierbei handelt es sich dann um eine Nachforderung. 

Agiles Projektmanagement

Sowohl Nachtrags- als auch Nachforderungsmanagement verlangen nach einem sogenannten agilen Projektmanagement. Das bedeutet, dass die Steuerung bzw. das Management von Prozessen sehr dynamisch und flexibel erfolgt. So können eventuell eingehende Änderungsanträge bezüglich des Leistungsumfangs schnell und zielorientiert umgesetzt werden. 

Der Begriff „agiles Projektmanagement“ fällt üblicherweise in Zusammenhang mit der Entwicklung von Software. Tatsächlich eignet es sich jedoch für eine Vielzahl an Projekten unterschiedlicher Branchen. Charakteristisch für das agile Projektmanagement ist beispielsweise, dass der Prozess fortlaufend verbessert wird. 

Im klassischen Projektmanagement sind Prozesse fest und vordefiniert. Damit einher geht die regelmäßige Auswertung von Erfolgen im Verlauf des Projektes. Diese Auswertung erfolgt im klassischen Projektmanagement üblicherweise ausschließlich bei Abschluss des Projektes. 

Aufgrund der Flexibilität des agilen Projektmanagements können nachträgliche Änderungen im Bereich des Vertragsmanagements besser und effizienter realisiert werden. 
Zu unterteilen ist das Vertragsmanagement in Vertragsplanung und -überwachung. 

Die Vertragsplanung

Die Vertragsplanung befasst sich mit dem Design des Vertrags. Üblicherweise handelt es sich hierbei um einen Werkvertrag – unabhängig davon, ob es sich um einen Ingenieurs- oder Bauvertrag handelt. Gemäß der Rechtslage hat dies zur Folge, dass die leistende Partei nicht nur die Leistung selbst, sondern auch ihren Erfolg schuldet. 

Die Vertragsüberwachung

Besonders bei umfangreichen Projekten wie Bauvorhaben ist eine kontinuierliche Vertragsüberwachung unabdingbar. So muss regelmäßig geprüft werden, ob die Ist-Leistung mit der vertraglich definierten Soll-Leistung übereinstimmt, um möglichen Nachforderungen vorzubeugen. 

Dies gilt für Verträge aller beteiligten Vertragspartner. Somit erhöht sich mit jedem zusätzlichen Vertragspartner auch der Aufwand zu koordinierenden Schnittstellen. 

Stellenwert des Qualitätsmanagements im Bau

Bevor man sich näher mit der Thematik des Qualitätsmanagements befasst, muss der Begriff „Qualität“ zunächst definiert werden. Tatsächlich sind in der Literatur mehrere Auslegungsmöglichkeiten vorhanden. Verbreitet ist es, Qualität als Ausmaß der Übereinstimmung zwischen den Ansprüchen an ein Produkt und dessen Eigenschaft anzusehen. 

In Bezug auf ein Bauprojekt bedeutet dies also konkret, dass das Bauwerk den Anforderungen des Auftraggebers entsprechen muss. Folglich handelt es sich beim Qualitätsmanagement (QM) um all jene Maßnahmen, die zur Qualitätsverbesserung beitragen. 

Qualitätsmanagementmodelle

Tatsächlich gibt es diverse Qualitätsmanagementmethoden, -normen und -modelle. Vor allem regional und branchenspezifisch finden sich in diesem Bereich Unterschiede. Im Folgenden sollen die beiden in Europa gängigsten Modelle einmal näher beleuchtet werden. 

EFQM-Modell

Das European Foundation for Quality Management-Modell (EFQM-Modell) hat eine klare europäische Ausrichtung. Es setzt vor allem auf den Aspekt der Selbstverantwortung, weshalb die Einhaltung von konkreten Vorgaben in den Hintergrund rückt. 

Ziel des Modells ist es, Innovation und stetige Verbesserung zu fördern. Aus diesem Grund orientiert es sich an den jeweils derzeitig besten Umsetzungen und verwendet diese als Maßstab. 

ISO 9001

Im Gegensatz zum EFQM-Modell setzt die ISO 9001 deutliche Kriterien für die Erfüllung von Qualitätsstandards. Diese Standards definieren auch klare Anforderungen an ein entsprechendes Qualitätsmanagementsystem. Diese werden in 10 Hauptartikeln definiert: 

  • Anwendungsbereich 
  • Normative Verweise 
  • Begriffe
  • Kontext der Organisation
  • Führung 
  • Planung 
  • Unterstützung
  • Betrieb 
  • Bewertung der Leistung
  • Verbesserung 

Es ist zu beachten, dass auch die aktuelle Version der ISO 9001 den Aspekt der Selbstverantwortung aufgreift. So soll auch hier ein deutlicher Anreiz für zusätzliche Verbesserungen geschaffen werden. 

Softwaregestütztes Qualitätsmanagement

Mit steigendem Wettbewerbsdruck wachsen auch die Anforderungen an ein adäquates QM, um Qualität weiterhin als Wettbewerbsvorteil nutzen zu können. Viele Software-Provider bieten standardisiert integrierte Qualitätsmanagement-Module in ihren ERP Lösungen an. 

Anderenfalls können entsprechende Module in den meisten Fällen via Add-On angebunden werden. Im Folgenden sollen anhand von SAP QM einmal exemplarisch einige Funktionen des softwaregestützten Qualitätsmanagements im ERP System herausgestellt werden. 

Funktionen eines softwaregestützten Qualitätsmanagements

  • Erstellung von Qualitätszertifikaten 
  • Prüfmethoden und -merkmale 
  • Prüfmittelverwaltung
  • Stichprobenverfahren 
  • Probenverwaltung
  • Ergebnis- und Fehlererfassung 

Die einheitliche, softwaregestützte Qualitätssicherung (QS) lässt sich in alle Prozesse und Unternehmensbereiche integrieren. Durch eine Anbindung an das ERP System könne alle beteiligten Geschäftsprozesse wie beispielsweise die des Controllings laufend kontrolliert werden. 

Projektsteuerung als Herzstück des Projektmanagements

Die Projektsteuerung wird in kaufmännischer und technischer Sicht auch häufig als Controlling bezeichnet. Sie ist in gewisser Maßen als Herzstück bzw. treffender als Gehirn des gesamten Projektmanagements zu verstehen. 

Bei den Kernbestandteile der Projektsteuerung handelt es sich um die Planung, Überwachung und Steuerung während der Projektdurchführung. Durch stetige Weiterentwicklung kamen mit der Zeit auch das ordnungsgemäße Abschließen des Projektes sowie dessen Initiierung und die Teamführung hinzu. 

Aufgaben der Projektsteuerung

Aus den grundlegenden Aufgabenbereichen der Projektsteuerung ergeben sich für das Bauprojektmanagement spezifische Aufgaben. So wird beispielsweise im Rahmen der Projektsteuerung die Entscheidung getroffen, das Projektteam aufgrund eines bevorstehenden Mehraufwands aufzustocken. 

Ob es zu einer Vergrößerung des Projektaufwandes kommt, liegt jedoch auch teils im Ermessen der Projektsteuerung. Durch sie wird beschlossen, ob die Qualität entsprechend angepasst werden soll oder ob ein nachträglicher Mehraufwand seitens des Auftraggebers angenommen werden soll. 

Die Projektsteuerung ist zudem verantwortlich für den Leistungsaufwand des Projektes. Hier werden Entscheidungen bezüglich einer möglichen Leistungsauslagerung getroffen. Auch können weniger relevante bzw. irrelevante Arbeitsschritte an dieser Stelle gestrichen werden, um den Fokus wieder auf den kritischen Pfad zu legen. Somit fällt auch die Prozessverbesserung in den Aufgabenbereich der Projektsteuerung. 
Zu guter Letzt spielt auch die Produktivität des Projektteams an dieser Stelle eine Rolle.

So kann durch die Projektsteuerung beispielsweise eine räumliche Zusammenlegung oder Aufteilung des Teams festgelegt werden. Die finale Entscheidung wird dann durch die Projektleitung gefällt. 

Projektsteuerung - Das ist zu beachten

In jedem Fall ist jedoch zu beachten, dass Entscheidungen in genannten Bereichen Einfluss aufeinander haben. Zudem müssen konkrete Ziele gesteckt werden, deren Erfolg messbar ist. Denn: 

„Was man nicht messen kann, kann man nicht kontrollieren“ (Tom DeMarco, 1982). 

Projektsteuerung in Baufirmen

Baufirmen haben in der Regel mehr als ein Projekt. So kann es durchaus dazu kommen, dass diverse Projekte parallel laufen. In diesem Fall bedarf es nicht nur einer Projektsteuerung für jedes separate Projekt, sondern einem ganzheitlichen Multiprojektmanagements. 

Ein solches Multiprojektmanagement bildet in der Baubranche den Rahmen für das Management einzelner Projekte, die aufgrund gemeinsamer Ressourcen voneinander abhängig sind. 

Durch ein zentrales, ganzheitliches ERP System können im Multiprojektmanagement beispielsweise automatisch die benötigten Ressourcen für ein anderes Projekt abgebildet und abgezogen werden. Diese stehen einem anderen Projekt somit nicht mehr zur Verfügung. 

Das Genehmigungsmanagement – Eine nicht zu unterschätzende Aufgabe

Das Genehmigungsmanagement spielt in bürokratischen Nationen wie Deutschland in der Baubranche eine erhebliche Rolle. 

Besonders bei großen Bauvorhaben sieht die Gesetzgebung kosten- und zeitintensive Genehmigungsverfahren vor. Es gilt, bei jedem zusätzlichen Baulichen Eingriff diverse Genehmigungen bei unterschiedlichen Behörden einzuholen. Aus diesem Grund sollte speziell für diesen Fachbereich ein umfangreiches, interdisziplinär ausgebildetes Team eingesetzt werden.

Aufgrund des Umfangs des Genehmigungsmanagements sollen an dieser Stelle lediglich exemplarisch einige Aufgaben herausgestellt werden. 

Funktionen des Genehmigungsmanagements

  • Ermittlung von Genehmigungspflichten und -voraussetzung
  • Abstimmung des Antragsumfangs und erforderlicher Gutachten: 
  • „Behördenengineering“ - Kommunikation mit entsprechen Fachbehörden
  • Erstellung von Anträgen
  • Koordination von Fachgutachten - beispielsweise bzgl. Lärmschutz
  • Prüfung des Genehmigungsbescheides

Das Genehmigungsmanagement erstreckt sich aufgrund seines Umfangs üblicherweise über diverse Phasen des Projektes. Um ein softwaregestütztes Genehmigungsmanagement optimal zu gestalten, sollte ein lückenloser Datentransfer zwischen ERP System und DMS gegeben sein. 

Fazit: So gelingt das Projektmanagement in Baufirmen

Das Projektmanagement in der Baubranche umfasst die Planung, Überwachung, Steuerung und den Abschluss eines Bauprojektes.

Je umfangreicher das Projekt ist und je mehr Parteien beteiligt sind, desto mehr Zeit sollte in die ausgiebige Planung und Strukturierung des Projektes investiert werden. 
In jedem Fall sollten sich Baufirmen konkrete, messbare Ziele setzen. Denn was nicht messbar ist, kann auch nicht kontrolliert werden. 

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