Mit ERP in der Beschaffung bares Geld sparen

Moderne ERP-Systeme erleichtern die Beschaffung im Bau. Erfahren Sie, wie auch Sie Ihre Beschaffungsprozesse optimieren können.

In der Praxis wird Beschaffung oftmals mit Einkauf gleichgesetzt. Tatsächlich ist hier jedoch eine Abgrenzung vorzunehmen, da es sich beim Einkauf lediglich um einen Teil des gesamten Beschaffungswesens handelt. 

Inhaltsverzeichnis

• Beschaffung im Bau: Eine Definition 
• Elektronische Beschaffung im Bau – E-Procurement 
• Offene, halboffene und geschlossene Systeme zur Beschaffung 
• Operative vs. strategische Beschaffung 
• Strategische Lieferantenauswahl im ERP 
• Weitere Vorteile für die strategische Beschaffung 
• Vorteile eines ERP-Systems für die operative Beschaffung
• Bedarfsermittlung und Bestandskontrolle mittels ERP 
• Effiziente Bestellung im ERP
• Wareneingang und Zahlungsabwicklungen im ERP für den Bau
• Die Rolle des Supply-Chain-Managements  
• Fazit: ERP-Systeme erleichtern die Beschaffung maßgeblich

Beschaffung im Bau: Eine Definition 

Bei der Beschaffung handelt es sich um einen betriebswirtschaftlichen Prozess. Dieser Prozess umfasst alle Maßnahmen zur Versorgung des Betriebs mit:

• Waren 
• Betriebsmitteln 
• Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen 
• Zulieferteilen 
• Dienstleistungen 
• Personal 
• Information 
• Kapital

Diese Ressourcen gilt es im Rahmen der Beschaffung in der richtigen Qualität und Menge zur richtigen Zeit und am richtigen Ort bereitzustellen. Bezieht man diesen Prozess nun auf Baufirmen, handelt es sich um die Bereitstellung jener Ressourcen für die Realisierung eines Bauprojektes.  

Fokus auf Material und Arbeitsmittel

Zu beachten ist, dass die Versorgung mit Kapital und Mitarbeitern zwar der Definition zufolge der Beschaffung unterzuordnen ist. In der Praxis fallen diese Bereiche jedoch nicht unter dieses Aufgabenfeld.

Üblicherweise sind zu diesem Zweck separate Bereiche wie der Personal, -Finanz- oder Facilitymanagement-Bereich eingerichtet. 
An dieser Stelle wollen wir uns jedoch speziell mit dem Aufgabenfeld der Beschaffung auseinandersetzen. 

Elektronische Beschaffung im Bau – E-Procurement

Die elektronische Beschaffung wird im Deutschen auch häufig mit dem Anglizismus E-Procurement bezeichnet. Hierbei handelt es sich um die Beschaffung von Waren, Gütern oder Dienstleistung unter Nutzung des Internets sowie anderer Informations- und Kommunikationssysteme - wie beispielsweise einem ERP-System. 

Besonders große Unternehmen bzw. Unternehmen mit einem entsprechend umfangreichen Beschaffungsumfeld greifen häufig auf diese Methode zurück. So nutzen auch diverse Bauunternehmen ERP-Systeme zur Abwicklung ihrer Beschaffung. 

Offene, halboffene und geschlossene Systeme zur Beschaffung

Im Bereich der elektronischen Beschaffung ist zwischen offenen, halboffenen und geschlossenen Systemen zu differenzieren. 

Offene Systeme

Offene Systeme kommen vor allem dann zum Einsatz, wenn mit sogenannten indirekten Gütern gehandelt wird. Dabei handelt es sich im Gegensatz zu greifbaren Gütern beispielsweise um bestimmte Dienstleistungen. Das System des Anbieters wird meist per Internet asynchron mit dem System des Kunden verbunden. 

Auf Basis von in regelmäßigen Abständen vom Anbieter bereitgestellten Produktkatalogen finden dann der Datenaustausch statt. Da es sich bei der Beschaffung im Bau meist primär um die Beschaffung direkter Güter handelt, finden offene Systeme selten Gebrauch. 

Halboffene Systeme

Halboffene Systeme werden häufig von Großhändlern eingesetzt, die eine Vielzahl von Kunden bedienen müssen.

Sie sind meist in das interne Netz des Großhändlers bzw. des Anbieters eingebunden. 
Auf Seite des Kunden sind meist zwei verschiedene Optionen bzw. Schnittstellen verfügbar. 
Meist gibt es eine Schnittstelle, mittels derer der Kunde selbst die Anbindung in sein eigenes System vornehmen kann. Hierfür kommen beispielsweise Java-Anwendungen zum Einsatz. 

Zum anderen wird üblicherweise vom Anbieter eine im Browser laufende Standardschnittstelle bereitgestellt. Mittels dieser Schnittstelle können Kunden beispielsweise Bestellungen aufgeben oder den aktuellen Stand ihrer Lieferung nachverfolgen. 

Geschlossene Systeme

In einem geschlossenen System werden die beiden Systeme (das des Kunden und das des Anbieters) direkt miteinander verbunden. In der technischen Umsetzung handelt es sich hier meist nicht um ein einfaches Unterfangen, da entsprechende Schnittstellen geschaffen werden müssen. Handelt es sich um kompatible ERP-Systeme, ist die Anbindung leichter realisierbar. 

Die Datenübertragung geschieht üblicherweise mittels VPN (Virtual Private Network). Zudem ist die plattformneutrale Beschreibungssprache XML (Extensible Markup Language) üblich.

Aufgrund des vergleichsweise hohen Einrichtungsaufwands eines geschlossenen System rentiert sich diese Art des Systems nur, wenn ein entsprechend hoher Beschaffungsumfang zwischen den beiden Parteien erfolgt. 

Vorteile der elektronischen Beschaffung im Bau

Unabhängig davon welches System zum Einsatz kommt ergeben sich diverse Vorteile aus einer elektronischen Beschaffung um Bau. Diese sollen im Folgenden einmal exemplarisch zusammengefasst werden:

• Vermeidung von Medienbrüchen 
• Einsparung von Prozesskosten 
• Geringerer Zeitaufwand (Redundanz von Zettelwirtschaft) 
• Reduzierung von Übertragungsfehlern 
• Schnellerer Informationsaustausch bei automatisiertem Bestellvorgang 
• Höhere Transparenz, beispielsweise bzgl. Lieferstatus etc. 
• Integrierte Funktionen zur Rechnungsstellung erleichtern die Abwicklung 
• Automatisierte, kundespezifische Rabattsysteme 
• Funktionen zur statischen Auswertung und Dokumentation für zukünftige unternehmensstrategische Entscheidungen 

An welcher Stelle diese konkret zum Einsatz kommen, wird an späterer Stelle noch einmal detaillierter aufgeführt. Konkret wollen wir uns zunächst mit dem Beschaffungsprozess selbst auseinandersetzen, da ERP-Systeme unterschiedliche Aspekte der Beschaffung auf andere Weise unterstützen können. 

So sind ERP-Systeme sowohl von operativer als auch strategischer Seite von Vorteil für das Beschaffungswesen im Bau. 

Operative vs. strategische Beschaffung im Bau

Aus diesem Grund muss zunächst eine deutliche Differenzierung zwischen operativer und strategischer Beschaffung vorgenommen werden. 

Operative Beschaffung

Bei der Beschaffung (im Baugewerbe aber auch in anderen Branchen) handelt es sich üblicherweise um einen definierten Geschäftsprozess. 

In der Materialdisposition wird zunächst die Beschaffung eines bestimmten Artikels angestoßen. Dies löst dann eine Bestellanforderung aus. Die Bestellung selbst beinhaltet nicht nur den gewünschten Artikel in gewünschter Menge, sondern auch den gewünschten Lieferzeitpunkt und -ort. 

Strategische Beschaffung im Bau

Der strategischen Aspekt der Beschaffung befasst sich damit, wie sie genau vonstattengehen soll. Zu den Fragestellungen der strategischen Beschaffung zählen beispielsweise die Wahl eines geeigneten Lieferanten oder entsprechende Preisverhandlungen. Aber auch Make-or-Buy Entscheidungen sind strategischer Natur. 

Relevanz der strategischen Beschaffung im Bau

Grundsätzlich gesprochen werden an dieser Stelle langfristige Entscheidungen getroffen, die Einfluss auf die alltägliche, operative Beschaffung haben. Im Bau hat die strategische Beschaffung zudem einen besonders hohen Stellenwert, da die Gefahr eines Insolvenz in dieser Branche deutlich höher ist als in anderen. 

Die Baubranche: Preiswettbewerb und geringe Gewinnmargen

Ursache dafür sind die vergleichsweise geringe Umsatzrentabilität in Kombination mit dem hohen Preiswettbewerb der Branche. Verschärft wird der Preiswettbewerb zusätzlich durch die Notwendigkeit, Mitarbeiter und Maschinen permanent auszulasten. 

Aus diesem Grund konzentrieren sich viele Baufirmen auf die Akquirierung neuer Aufträge und vernachlässigen dabei eine mögliche Optimierung von Einkauf und Kalkulation. Gerade jene Optimierung könnte jedoch die Gewinnmargen der Baufirmen entscheidend steigern. 

Daraus wird deutlich, dass die strategische Beschaffung ein enorm wichtiges aber auch eigenständiges Aufgabenfeld darstellt. Dementsprechend müssen operative und strategische Beschaffung auch in Bezug auf die Vorteile eines ERP-Systems als separate Kategorien betrachtet werden. 

Da die strategische Beschaffung ein besonders komplexes, umfangreiches Aufgabenfeld ist, sollen an dieser Stelle nicht alle potenziellen Vorteile beleuchtet werden. Es werden lediglich exemplarisch Vorteile für die strategische Auswahl eines geeigneten Lieferanten beleuchtet.  

Strategische Lieferantenauswahl im ERP

Im Rahmen der Lieferantenauswahl wird mittels vordefinierter Auswahlkriterien ein passender Lieferant für die Erfüllung bestimmter Beschaffungsaufträge ausgewählt. Eine strategische Lieferantauswahl ist wichtige Voraussetzung für die Wirtschaftlichkeit des Bauunternehmens. 

Bestehende Anbieter vergleichen

Im ERP-System lässt sich die Lieferantauswahl durch eine Lieferanten- bzw. Bezugsquellenverwaltung umsetzen. Diese zeigt an, zu welchem Preis und in welcher Lieferzeit ein Artikel von einem Lieferanten bezogen wurde.

Auf Basis der Rahmenbedingungen (wie Budget oder Dringlichkeit der Bestellung) lassen sich alle bestehenden Lieferanten miteinander vergleichen. 

Lieferantenbewertungen

Diverse Systeme bieten die Option der Lieferantenbewertung an. Wie diese Funktion bzw. dieses Modul im Detail aufgebaut ist, variiert zwischen unterschiedlichen ERP-Systemen. 

Üblicherweise wird aus diversen im ERP-System gepflegten Faktoren eine Kennzahl oder ein Punktwert errechnet, mittels dem Lieferanten miteinander verglichen werden können. Die Bewertung eines Lieferanten erfolgt so auf Basis dessen Kontakthistorie und kann unter anderem die folgenden Aspekte berücksichtigen: 

• Preisveränderungen 
• Lieferzeitveränderungen 
• Anzahl der Reklamationen 
• Häufigkeit von Qualitätsmängeln 
• Häufigkeit der Lieferung einer falschen Menge 

Externer Input

Einige ERP-Systeme verfügen über zusätzliche Funktionen bezüglich der Integration weiterer Daten. So können beispielsweise über eingebundene Online-Datenbanken Preise und Lieferzeiten von Anbietern vergleichen, zu denen noch kein Kontakt besteht. 

Auf diese Weise kann ein geeignetes ERP-System Baufirmen dabei helfen, den richtigen Lieferanten zu finden. 

Weitere Vorteile für die strategische Beschaffung

Neben Vorteilen für die strategische Lieferantenauswahl können kann ein ERP-System im Bau viele weitere strategische Vorteile mit sich bringen. Dazu zählen unter anderem:

• Eine Optimierung der Lieferzeiten 
• Kostenreduzierung durch globale Beschaffung 
• Kostenstrukturanalysen 
• Eine nachhaltige Reduzierung der indirekten Kosten 
• Effiziente Angebotsplanung und -einholung 
• Eine Optimierung der Lieferantenstruktur etc. 

Doch auch für die operative Beschaffung entstehen diverse Vorteile. 

Vorteile eines ERP-Systems für die operative Beschaffung

Die operative Beschaffungsprozess lässt sich in acht Grundlegende Bestandteile unterteilen: 

• Die Bedarfsermittlung 
• Die Bestandskontrolle 
• Die Budgetfreigabe 
• Die Lieferantenauswahl 
• Die Bestellung 
• Die Bestellüberwachung 
• Den Wareneingang 
• Die Zahlungsabwicklung 

Bedarfsermittlung und Bestandskontrolle mittels ERP

Im Rahmen der Bedarfsermittlung wird definiert, welche Güter in welcher Menge zu welcher Zeit benötigt werden. In einem Bauunternehmen kann sich der Bedarf auf 

• Baustoffe
• Bauhilfsstoffe (Stoffe die nicht in das physische Bauwerk eingehen aber zum Bau benötigt werden) 
• Betriebsstoffe (Kraftstoff, Schmierstoffe etc.) 
• Werkzeuge
• Und Fremdleistungen beziehen. 

Moderne ERP-Systeme können den Bedarf unter Berücksichtigung diverser Kalkulationsmethoden errechnen.

Unabhängig davon, ob eine analytische, synthetische, deterministische oder eine andere Art der Bedarfsplanung zum Einsatz kommt – ERP-Systeme übernehmen die entsprechende Kalkulation vorwiegend eigenständig. 

Bestandskontrolle im Bau

Auch die Bestandskontrolle kann über ein geeignetes ERP-System effizienter durchgeführt werden. Intelligente ERP-Systeme verfügen über eine hocheffiziente Lagerverwaltung, die neben verfügbarer Menge auch die genau Position eines bestimmten Artikels auf einen Blick ersichtlich macht.

Vordefinierte Projekte mit entsprechenden Materialanforderungen können über das System automatisch mit aktuellen Lagerbeständen abgeglichen werden.

Budgetfreigabe im Bau

Die Budgetfreigabe erfolgt üblicherweise auf Basis einer im Controlling gefällten Entscheidung. Durch die Nutzung eines zentralen ERP-Systems arbeiten alle Mitarbeiter mit denselben Werten und können Änderungen entsprechend schnell über das System kommunizieren.

So erhält der Einkauf die Budgetfreigabe, sobald eine entsprechende Entscheidung getroffen wurde. 

Lieferantenauswahl

Unter anderem auf Basis des Budgets muss nun ein geeigneter Lieferant gefunden werden. Dieser Prozess wird im ERP-System über die an früherer Stelle bereits thematisierten Funktionen erleichtert. 

Effiziente Bestellung im ERP

ERP-Systeme geben Übersicht über alle aktuell ausstehenden Bestellungen. Üblicherweise lassen diese sich nach diversen Kriterien filtern. So können beispielsweise gezielt alle offenen, nicht bestätigten, versendeten oder stornierten Bestellungen angezeigt werden. 

Bestellüberwachung

Die Abwicklung von Bestellungen ist besonders effizient, wenn eine entsprechende Anbindung zum System des Lieferanten besteht. Auf diese Weise wird Transparenz innerhalb des gesamten Bestellprozesses geschaffen.

Wurde beispielsweise ein Lieferdatum überschritten, kann das System nach Ablauf einer gewissen Frist automatisiert entsprechende Erinnerungen an den verantwortlichen Lieferanten schicken. 

Genehmigungen im Bauwesen

Je nach Unternehmensstruktur der Baufirma ist es möglich, dass eine gewünschte Bestellung zunächst von einem bevollmächtigten Vorgesetzten genehmigt werden muss. 

Über den Status dieser Genehmigung kann sich der entsprechende Mitarbeiter in Sekundenschnelle über das System informieren. So werden anderenfalls komplexe und undurchsichtige Dienstwege transparent für alle Beteiligten dargestellt. 

Wareneingang und Zahlungsabwicklungen im ERP für den Bau

ERP-Systeme können den Wareneingang durch zahlreiche Funktionen beschleunigen. Dazu zählen beispielsweise:

• Ein direktes Eintragen der Mengen für alle offenen Positionen (des jeweiligen Lieferanten)
• Schnelles Einfügen der noch offenen Restmengen (Bei Teillieferungen) 
• Lagerzuordnung 
• Ein automatisierter Etikettendruck

Zahlungsabwicklungen (h3) 

Auch die Abwicklung der Zahlung an den jeweiligen Lieferant wird mittels ERP-System deutlich einfacher. 
Das manuelle Zuordnen von Zahlungseingängen ist meist ein sehr zeitintensiver Prozess. Moderne ERP-Systeme sind in der Lage, Zahlungseingänge automatisch zuzuordnen. Es erfordert lediglich einer kurzer, manuellen Nachkontrolle. 

Zumeist sind unterschiedliche Zahlungsarten standardisiert als Optionen im System integriert. So kann sich das Bauunternehmen auch den Anforderungen des jeweiligen Lieferanten anpassen. 

Die Rolle des Supply-Chain-Managements

Das Supply-Chain-Management – kurz SCM - wird im Deutschen auch als Lieferkettenmanagement bezeichnet. Es bezeichnet den Aufbau bzw. die Verwaltung integrierter Logistikketten über den gesamten Wertschöpfungsprozess.

Heutzutage sind Lieferketten aufgrund zunehmender Globalisierung entsprechend komplex und international ausgerichtet. 
Die Beschaffung ist letzten Endes funktionell auch Teil des ganzheitlichen Supply Chain Managements. 

Die Rolle von ERP-Systemen in modernen Lieferketten

Aus der unternehmensübergreifenden Natur des Supply-Chain-Managements wird die Rolle integrierte ERP-Systeme, die einen effizienten Daten- und Informationsaustausch zwischen Lieferant und Empfänger ermöglichen, deutlich. 

So lassen sich Phänomene wie der Peitscheneffekt – auch bekannt als Bullwhip Effect - nachweisbar durch eine transparentere Gestaltung des Informationsaustausches zwischen Unternehmen reduzieren. 

Fazit: ERP-Systeme erleichtern die Beschaffung im Bau maßgeblich

Es wird deutlich, dass moderne ERP-Systeme eine Vielzahl ein Vorteilen für die Beschaffung mit sich bringen können. So können Sie beispielsweise dabei helfen, Beschaffungskosten durch entsprechende strategische Entscheidungen dauerhaft zu reduzieren. Dies ist besonders in der konkurrenzstarken Baubranche von Vorteil.

In der operativen Beschaffung erleichtern ERP-Systeme den Alltag vieler Mitarbeiter. Durch eine effiziente Darstellung von Prozessen sowie eine zusätzliche Automatisierung werden wertvolle Ressourcen eingespart, die an anderer Stelle gewinnbringend eingesetzt werden können.