Projektplanung im Projektmanagement

Projektplanung im Projektmanagement

Wesentlicher Bestandteil einer ERP-Software für projektbasierte Unternehmen ist die Projektplanung. Werfen Sie mit uns einen Blick auf diese Funktion.

Für projektbasiert arbeitende Unternehmen ist ein Projektmanagement-Modul innerhalb der eigenen ERP-Software-Lösung von elementarer Bedeutung. Wir wollen an dieser Stelle einen Blick auf die Planungsfunktionen eines Solchen Moduls werfen. 

Zuvor jedoch erläutern wir nochmals die allgemeine Funktionsweise einer ERP-Software, um besser verstehen zu können, warum eine Anbindung des Projektmanagement-Moduls insbesondere für die Planung von Projekten so wichtig ist. 

Inhaltsverzeichnis 

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 

ERP ist die Abkürzung für das sogenannte Enterprise-Resource-Planning. Im Kern geht es dabei um die unternehmerische Aufgabe alle zur Verfügung stehenden Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen. Dabei müssen die eigenen Geschäftsprozesse möglichst schlank und effektiv gestaltet werden. 

Zentral ist bei dieser Aufgabe die optimale Verteilung der Ressourcen auf die vorliegenden Geschäftsprozesse. Es muss sichergestellt werden, dass jeder Prozess zu jeder Zeit mit den richtigen Ressourcen versorgt werden kann. Gleichzeitig sollen jedoch Verschwendungen möglichst vermieden werden. 

Zentrale Planung, Steuerung und Überwachung aller Prozesse 

In Unternehmen kommt es täglich zu unzähligen Geschäftsprozessen in verschiedenen Abteilungen. Die zentrale Planung, Steuerung und Überwachung all dieser Abläufe sind also ohne weiteres nicht möglich. Hier kommt eine ERP-Software zum Tragen. 

Diese Technologie ermöglicht es Unternehmen die eigenen Prozesse digital abzubilden. Die Daten werden dann auf einer zentralen Datenbank zusammengeführt. Auf diese Weise lassen sich viele Prozesse deutlich verschlanken und abteilungsübergreifend aufsetzen. 

Arbeiten mit demselben Datenstamm 

Alle Stellen im Unternehmen arbeiten mit denselben Daten, was dazu führt, dass Informationen schneller umherlaufen und Prozesse an Sicherheit gewinnen. Zudem lassen sich so enorm viele Ressourcen einsparen. 

Unter Ressourcen werden in diesem Zusammenhang sämtliche dem Unternehmen zur Verfügung stehende Betriebsmittel verstanden. So zum Beispiel: 

  • Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
  • Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
  • Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
  • Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
  • Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
  • Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)
  • Rohstoffe (u.a. auch Bauteile, Teilstücke, etc.)

All diese Ressourcen lassen sich in der ERP-Software darstellen und auf die jeweiligen Prozesse verteilen. So wird zu jedem Zeitpunkt gewährleistet, dass alle Schritte reibungslos ablaufen können. Auch lassen sich so diverse Ressourcen einsparen, da die Prozesse verschlankt werden können. 

Aufbau einer ERP-Software 

Dazu ist eine ERP-Software aus Modulen aufgebaut. Jedes Modul deckt einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab. So finden sich oftmals folgende Module in einer ERP-Software an: 

  • Business Intelligence
  • Customer-Relationship-Management
  • Dokumentenmanagement
  • Finanzbuchhaltung
  • Warehouse-Management
  • Human-Resource-Management
  • Produktion
  • Projektmanagement usw.

Je nach Bedarf des Unternehmens kommen weitere Module hinzu oder werden ausgeklammert. Denn es ist von zentraler Bedeutung für ein Unternehmen, dass die eigenen Prozesse in Gänze abgebildet werden können. Gleichzeitig will man keine unnötigen Funktionen in seiner ERP-Software bezahlen. 

Branchenspezifische ERP-Software für projektbasierte Unternehmen 

Daher empfiehlt es sich nach einer Lösung zu suchen, die bereits in Ihrer Standard-Version die wichtigsten Bereiche abdeckt. Am ERP-Markt finden sich zahlreiche Lösungen, die sich auf bestimmte Branchen und Unternehmensgrößen spezialisiert haben. So findet man auch Lösungen, die speziell für projektbasiert arbeitende Unternehmen geschaffen wurden. 

Projektmanagement-Modul in der ERP-Software

Diese verfügen über ein Projektmanagement-Module, das viele Funktionen enthält, die das alltägliche Arbeiten in Projekten deutlich vereinfachen. Durch die Anbindung an andere wichtige Bereiche des Unternehmens wird die Projektplanung deutlich vereinfacht und ganzheitlich umsetzbar. 

Wir wollen uns an dieser Stelle einmal genauer mit den Möglichkeiten der Projektplanung in einer ERP-Software für projektbasierte Unternehmen befassen und deren Funktionsweise, wie auch deren Möglichkeiten herausarbeiten.

Projektplanung im Projektmanagement 

Eine der zentralsten Aufgaben im Projektmanagement ist die Projektplanung. Diese stellt in der Regel die zweite der vier Hauptphasen eines Projektes dar. 

  • Projektstart (Kick-Off) / Projektdefinition
  • Projektplanung 
  • Projektdurchführung 
  • Projektabschluss

Für all diese Phasen stellt eine ERP-Software begleitende Funktionen bereit. Diese unterstützen bei der Ausführung der jeweiligen Phase durch Automationen und Bedienhilfen. Die Projektplanung stellt den zweiten Schritt eines jedes Projektes dar. Zu Beginn der Projektplanung steht die Projektstrukturplanung. 

Strukturplanung 

Dabei werden die Entwicklungsvorhaben aus dem zuvor angefertigtem Lastenheft technisch, aufgabenmäßig und kaufmännisch strukturiert. Mit der ERP-Software lässt sich so einfach und schnell eine Grundstruktur entwickeln, die das Gerüst aller weiteren Planungsschritte darstellt. Alle Informationen die dazu benötigt werden, sind auf der zentralen Datenbank gespeichert, sodass einfach und schnell auf diese zugegriffen werden kann. 

Aufwandsschätzung 

Daran anschließend wird eine Aufwandsschätzung angefertigt. Dazu werden an Hand historischer Daten die Aufwände für das jeweilige Projekt abgeschätzt. Mit dieser Schätzung lassen sich dann die einzelnen Teilbudgets und Ablaufpläne für die einzelnen Projektschritte bestimmten. 

Termin- und Materialbedarfsplanung 

Dann folgt die Terminplanung des Projektes. Hier wird jedem Projektabschnitt ein Zeitfenster zugewiesen, indem dieser beendet sein muss. Oftmals bauen die verschiedenen Schritte aufeinander auf und können erst angefangen werden, wenn ein anderer abgeschlossen ist. Daher ist die terminliche Planung elementar. 

Eine ERP-Software kann auch Daten aus dem Personalwesen zugreifen und verfügbare Mitarbeiter evaluieren. So kann auch eine zeitliche Abschätzung erstellt werden. Auch auf das Lieferantenmanagement kann die Software zugreifen und so abschätzen, wann benötigte Waren zur Verfügung stehen. All diese Faktoren fließen dann mit in die terminliche Planung des Projektes mit ein. 

Kostenplanung und Preisbildung 

Daraus folgen dann auch die Kostenplanung und die Preisbildung des Projektes. Nur wenn alle vorherigen Planungsschritte abgeschlossen sind, lässt sich eine ansatzweise verlässliche Aussage über die finalen Kosten des Projektes treffen. Auch hier hilft die ERP-Software mit schnellen und intuitiven Planungsfunktionen weiter.

Letztlich werden aus allen Ergebnissen der Projektplanung einzelne Projektpläne erstellt. Diese können dann während der Projektdurchführung herangezogen werden und geben die einzelnen Schritte, Budgets und zeitlichen Vorgaben sowie die Verantwortlichkeiten aus. So können alle Projektbeteiligten immer direkt sehen, was noch zu tun ist.

Fazit: Projekte einfacher und schneller Planen 

Mit einem Projektmanagement-Modul haben projektbasierte Unternehmen die Möglichkeit die Planung ihrer Projekte detailliert und strukturiert durchführen zu können. Eine ERP-Software unterstützt dabei mit vielen hilfreichen Funktionen, die es ermöglichen eine genaue Planung der einzelnen Projektschritte.

Dank der gemeinsamen Datenbank können viele Informationen aus unterschiedlichen Bereichen des Unternehmens direkt in die Planung von Projekten einbezogen werden. Das macht die Planung an sich deutlich schneller und effizienter. Zudem lassen sich zuverlässigere Aussagen über die Kosten und zeitlichen Rahmen von Projekten treffen. 

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In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

Welche Art von Logistikdienstleistungen bieten Sie an?

Organisieren Sie die Ladungen wie folgt?

Sammelgut/Teilladungen (LTL)
Sammelgut/Teilladungen, die in einem Zentrum für mehrere Auftraggeber gebündelt werden
FTL
Komplettladungen für mehrere Auftraggeber
Dedicated Logistics
Transport für einen Auftraggeber

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen eigenen Fuhrpark?
Müssen Waren gekühlt transportiert werden?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art der Produktion betreibt Ihr Unternehmen?

Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Führen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten durch?
Arbeiten Sie mit Service Level Agreements?
Soll das ERP-System mit anderen Programmen verknüpft werden können?
Arbeiten Sie auf Projektbasis?
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