Was ist eine Planungssoftware?

Eine Planungssoftware ermöglicht es Unternehmen ihre Ressourcen effizient zu nutzen und nachhaltiger sowie kostenschonender zu wirtschaften.

Unternehmen aller Branchen sind heutzutage gezwungen mehr denn je auf Effizienz und Nachhaltigkeit zu achten. Kaum ein Unternehmen kann es sich leisten Ressourcen zu verschwenden. Zu groß der Konkurrenzdruck und zu hoch die Ansprüche der Kunden, als dass auf alte verschwenderische Arbeitsweisen gebaut werden kann. 

Mit einer Planungssoftware können Unternehmen ihre Ressourcen effizienter planen, steuern und deren Verwendung überwachen. So lassen sich viele Kapazitäten freisetzen und für neue gewinnbringende Prozesse verwendet werden. Wichtig dabei ist es, dass die jeweilige Software zum eigenen Unternehmen passt. 

Inhaltsverzeichnis

• Was ist Planungssoftware?
• Vorteile
• Die richtige Planungssoftware wählen
• Funktionen
• Auswahl

Was ist eine Planungssoftware? – Definition

Mit einer Planungssoftware können Unternehmen ihre Prozesse effizienter gestalten und die dafür notwendigen Ressourcen besser planen und steuern. Dafür werden die einzelnen Prozesse digital abgebildet und die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammengeführt. Auf diesen haben dann alle beteiligten Akteure im Unternehmen Zugriff. 

Das verbessert die Kommunikation untereinander und beugt Fehlern vor. Dabei gibt es verschiedene Dimensionen einer Planungssoftware. Diese kann für einzelne Unternehmensbereiche konzipiert oder auch interdisziplinär gestaltet sein. So finden sich beispielsweise Planungssysteme für das Projektmanagement, die Warenwirtschaft, die Personalplanung oder auch für die Produktion oder das Veranstaltungsmanagement am Markt an.

Ein ganzheitliches Planungssystem, dass alle Dimensionen eines Unternehmens abdeckt und die einzelnen Prozesse miteinander verbindet findet sich in Form einer ERP-Software am Markt an. Diese setzt sich aus verschiedenen einzelnen Modulen zusammen, die logisch miteinander verbunden werden und so abteilungsübergreifende und schlanke Prozesse im gesamten Unternehmen realisierbar machen. 

Vorteile einer Planungssoftware

Die Vorteile, die sich mit einer Planungssoftware generieren lassen sind durchaus vielfältig. Werfen wir einen Blick auf die wesentlichsten Mehrwerte:

Verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation

Eine Planungssoftware verbessert die Kommunikation zwischen einzelnen Mitarbeitern enorm. Alle arbeiten fortan mit denselben Informationen und Dokumenten. Diese stehen auf der zentralen Datenbank zur Verfügung. Datensilos werden so aufgebrochen und die Zusammenarbeit deutlich verbessert. 

Fehlerquoten werden gesenkt

Durch die verbesserte Zusammenarbeit werden zudem auch Fehler umgangen. Dokumente und Daten stehen in nur einer einzigen validen Version zur Verfügung. Änderungen können von allen beteiligten Akteuren einfach nachvollzogen werden, so dass alle immer auf dem neusten Stand sind. Auch Fehler durch manuelle Übertragungen werden so ausgeschlossen.

Ressourcen können eingespart werden

Der wohl wichtigste Vorteil einer Planungssoftware besteht in ihrem Einsparungspotential. Prozesse lassen sich deutlich schlanker und ressourcensparender aufsetzen. Viele Automationen helfen dabei, Ressourcen effizienter einzuplanen und zu nutzen. Verschwendungen werden systematisch aufgedeckt und durch optimierte Abläufe ersetzt. So lassen sich auf allen Ebenen des Unternehmens Ressourcen einsparen und gewinnbringend an anderer Stelle einbringen. 

Entlastung der Mitarbeiter

Diverse Automationen innerhalb der Software entbinden Mitarbeiter von lästigen Fleißaufgaben und machen so den Weg für kreativere Prozesse frei. Das steigert zum einen die Attraktivität der Arbeitsplätze und schafft zudem Raum, um die eigenen Geschäftsbereiche weitervorantreiben zu können. 

Fortschritte im Blick behalten

Die zentrale Überwachung sämtlicher Prozesse ermöglicht es zudem Fortschritte nachzuvollziehen. Stockt ein Prozess an einer Stelle, wird dies schnell ersichtlich und entsprechende Maßnahmen können ergriffen werden, ehe es zu Verzögerung von nachgestellten Abläufen kommt. Dies garantiert die Einhaltung von Fristen und Lieferterminen.

Die Liste der Vorteile ließe sich noch ewig weiterführen. Je nach Geschäftsbereich und Einsatzgebiet der Software lassen sich mit dieser enorm viele Kapazitäten freisetzen, die dann gewinnbringend an anderer Stelle eingesetzt werden können. So stärken Unternehmen nachhaltig die eigene Marktposition und können diese nachhaltig ausbauen. 

Die richtige Planungssoftware wählen

Damit all diese Vorteile mit der Planungssoftware erzielt werden können, muss diese zwingend zum eigenen Unternehmen passen. Es macht wenig Sinn eine Software zu implementieren, die nur unzureichend in der Lage ist die eigenen Prozesse abzubilden. In diesem Fall müsste man die eigene Arbeitsweise und Organisationsstruktur im Unternehmen so stark verändern, dass es zwangsläufig zu Brüchen kommt. 

Vielmehr sollte man die Suche nach einer geeigneten Planungssoftware mit einer umfangreichen Vorbereitung starten und nicht überstürzt entscheiden. Eine Ist-Analyse gibt Aufschluss darüber, an welchen Stellen im Unternehmen besondere Verbesserungspotentiale liegen. Das Enterprise-Resource-Planning beschreibt die unternehmerische Aufgabe, Verschwendungen in den Geschäftsprozessen aufzudecken und diese durch optimierte und schlanke Prozesse zu ersetzen. 

Genau dies gilt es im Vorfeld zu evaluieren. Dazu sollte ein Lastenheft angefertigt werden, in dem sämtliche Anforderungen an die Software aufgelistet sind. Das betrifft zum Beispiel das Budget, den zeitlichen Rahmen, das Lizenzmodell, die Nutzeranzahl oder auch die Hardwarevoraussetzungen. Zudem müssen alle benötigten Module und Funktionen aufgelistet und priorisiert werden. Mit diesem vollständigen Lastenheft gestaltet sich die Suche nach einer passenden Planungssoftware dann deutlich einfacher. 

Funktionen einer Planungssoftware

Wie bereits eingangs erwähnt, gibt es verschiedene Dimensionen einer Planungssoftware. Wir wollen uns in diesem Fall einmal einer ganzheitlichen ERP-Software und ihren einzelnen Modulen zu wenden, um so einen kompletten Blick über die verschiedenen Planungssysteme zu erhalten. Die nachfolgenden Module können so in einer ERP-Software enthalten sein. Je nach Branchenspezifikation der Software kommen weitere Module hinzu oder werden ausgeklammert. 

Produktionsplanung

Mit einem Produktionsmodul lassen sich alle Prozesse rund um die Produktion und Fertigung von Artikeln digital darstellen und zentral steuern. Maschinendaten geben Aufschluss über die derzeitige Performance und lassen Rückschlüsse auf die derzeitige Auslastung der Produktion zu. So kann genau gesehen werden, welche Aufträge angenommen und zu welchen Zeitpunkten diese fertig gestellt werden können. 

Warehouse-Management-System (WMS)

Das Modul der Lagerverwaltung bildet sämtliche Warenströme des Unternehmens in sich ab. So kann zentral nachverfolgt werden, für welchen Prozess welcher Artikel eingeplant ist und wann dieser benötigt wird. Im Lager werden dann nur noch die Mengen vorgehalten, die auch wirklich benötigt werden. Es kann deutlich genauer geplant werden, wann eine Nachbestellung aufgegeben werden muss und wann diese weiterverarbeitet wird. Dabei sind die Produktionsplanung und die Lagerverwaltung inhaltlich eng miteinander verbunden. 

Personalplanung

Neben den einzelnen Werkstoffen, muss auch das entsprechende Personal in einem Unternehmen gezielt eingeplant und auf die jeweiligen Prozesse verteilt werden. Dies wird durch die Personalplanung möglich. Jeder Prozess kann dabei einem bestimmten Mitarbeiter zugeordnet werden. Erkrankt dieser oder verlässt er das Unternehmen, sucht das System automatisch nach Lösungen, um die Ausfälle möglichst gering zu halten. 

Controlling und Finanzbuchhaltung

Alle finanziellen Bewegungen werden automatisch in dem Buchhaltungsmodul verarbeitet und gebucht. So kann sauber nachvollzogen werden, wohin welche Gelder zu welchem Zeitpunkt geflossen sind. Ein integriertes Berichtswesen gibt Aufschluss darüber, wie es um die derzeitige finanzielle Situation des Unternehmens steht, was die Grundlage für das Controlling liefert. 

Projektmanagement

Viele Unternehmen arbeiten zumindest in Teilen projektbasiert, wenn nicht gar vollständig. Mit dem Modul des Projektmanagements lassen sich Projekte genau planen und verwalten. Alle notwendigen Ressourcen werden den jeweiligen Prozessen zugewiesen und können so systematisch abgearbeitet werden. 

Auswahl der passenden ERP-Software

Die passende Planungssoftware für die eigenen Zwecke zu finden ist nicht immer leicht. Daher sollte man die Entscheidung für oder gegen ein System nicht auf die leichte Schulter nehmen. Vielmehr gilt es sich ausreichend auf die Suche vorzubereiten. Dazu gehört es zu evaluieren, welche Funktionen überhaupt benötigt werden.

Auch alle weiteren Rahmenbedingungen für das Projekt werden dabei abgesteckt. So muss ein Budget festgelegt und der zeitliche Rahmen definiert werden. Auch gilt es die Nutzerzahl festzulegen und benötigte Schnittstellen zu Drittsystemen aufzulisten. All diese Faktoren werden in einem Lastenheft zusammengetragen. 

Mit dem vollständigen Lastenheft in der Hand kann die eigentliche Suche nach einer passenden Software dann starten. Mit unserem Vergleichstool können Sie kostenlos und unverbindlich eine Vielzahl verschiedener Systeme am Markt direkt nach Ihren Kriterien filtern und miteinander vergleichen.

So stellen Sie sich schnell eine Shortlist mit fünf bis sieben Anbietern zusammen, die dann genauer unter die Lupe genommen werden können. Jeder Anbieter hat seine ganz eigenen Vorzüge, daher gilt es abzuwägen, was genau Ihnen wichtig ist. Werden beispielsweise weitere Dienstleistungen wie Schulungen benötigt oder muss der Anbieter zwingend aus Ihrer Region kommen? All das können letztlich, neben der eigentlichen Software, Entscheidungskriterien sein.

Fazit: Mit Planungssoftware zu mehr Effizienz

Kaum ein Unternehmen kommt heute noch um Planungssoftware herum. Ganzgleich für welches Arbeitsgebiet diese eingesetzt wird, sie hilft dabei Ressourcen und Kapazitäten effizienter und effektiver für die einzelnen Prozesse einzusetzen. Eine ERP-Software vereint alle einzelnen Anwendungen in nur einer ganzheitlichen Anwendung und ermöglicht so eine unternehmensweite Planung aller Kapazitäten. 

Mit dieser Technologie wird es Unternehmen möglich ihre eigenen Prozesse auf ein modernes Level zu heben und Ressourcen nachhaltig einzusparen. So kann die eigene Marktposition langfristig gehalten und ausgebaut werden. Dazu ist es jedoch wichtig, dass die gewählte ERP-Software zum eigenen Unternehmen passt.