Budgetplanung im Modul Projektmanagement

Die Budgetplanung ist elementar für jedes neue Projekt. Erfahren Sie, wie Eine ERP-Software mit einem Projektmanagement-Modul diese unterstützt.

Projektbezogene Unternehmen benötigen in Ihrer ERP-Software ein entsprechendes Projektmanagement-Modul, welches bei der Planung und Durchführung von Projekten unterstützt und diese softwareseitig abbildet. 

Dabei kommt der Budgetplanung eine entscheidende Rolle. Wir wollen uns diese Funktion einmal genauer ansehen und herausstellen, wie genau diese bei der Budgetierung hilft. Zuvor widmen wir uns noch einigen allgemeinen Begrifflichkeiten, um die Budgetplanung innerhalb einer ERP-Software besser einordnen zu können. 

Inhaltsverzeichnis

• Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 
• Wie ist eine ERP-Software aufgebaut?
• Was ist Budgetplanung? – Eine Definition 
• Schritte der Budgetierung im Projektmanagement 
• Fazit: Budgets übersichtlich planen und überwachen

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 

Hinter der Abkürzung ERP verbirgt sich das sogenannte Enterprise-Resource-Planning. Dieses beschreibt die Aufgabe eines Unternehmens die zur Verfügung stehenden Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen. Alle verfügbaren Ressourcen müssen dabei so auf die vorliegenden Geschäftsprozesse geplant werden, dass keine Verschwendungen oder Engpässe produziert werden. 

Unter Ressourcen steht man in diesem Zusammenhang alle dem Unternehmen zugänglichen und zur Verfügung stehenden Betriebsmittel, wie zum Beispiel: 

• Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
• Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
• Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
• Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
• Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
• Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)
• Rohstoffe (u.a. auch Bauteile, Teilstücke, etc.)

Es gilt all diese Ressourcen den richtigen Prozessen zuzuordnen und das zur richtigen Zeit, in der richtigen Beschaffenheit und in der korrekten Menge. Da Unternehmen über unzählige verschiedenste Prozesse verfügen, keine leichte Aufgabe. Hier kommen ERP-Systeme ins Spiel. 

Dieses bildet sämtliche Prozesse eines Unternehmens digital ab und führen die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese Weise lassen sich sämtliche Prozesse abteilungsübergreifend darstellen und können an vielen Stellen deutlich verschlank und teilweise sogar durch das System automatisiert werden. 

Wie ist eine ERP-Software aufgebaut?

Dazu ist eine ERP-Software aus mehreren Modulen aufgebaut. Jedes dieser Module deckt einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab. So finden sich beispielsweise folgende Module in einer ERP-Software an: 

• Business Intelligence
• Customer-Relationship-Management
• Dokumentenmanagement
• Finanzbuchhaltung
• Warehouse-Management
• Human-Resource-Management
• Produktion
• Projektmanagement usw.

Je nach Bedarf des Unternehmens kommen noch weitere Module hinzu oder werden ausgeklammert. Letztlich muss die ERP-Software dazu in der Lage sein, alle Prozesse des Unternehmens digital abbilden zu können. Daher haben sich viele ERP-Anbieter auf bestimmte Branchen und Unternehmensgrößen spezialisiert und Ihre Lösungen entsprechend ausgerichtet. 

So finden sich am Markt eben auch ERP-Software-Lösungen, die speziell für die Belange projektbezogener Unternehmen konzipiert sind. Vor allem das Projektmanagement-Modul macht hier den Unterschied. Dieses hält viele Funktionen bereit, die die Planung, Durchführung und Bewertung von Projekten deutlich erleichtern. 

Was ist Budgetplanung? – Eine Definition 

Eine diese Funktionen wollen wir an dieser Stelle einmal genauer beleuchten, nämlich die der Budgetplanung. Die Budgetierung als Teil der Projektkalkulation ist ein wichtiges Planungsinstrument im Bereich des Projektmanagements. Bereits vor dem eigentlichem Projektbeginn dient die Budgetplanung dazu, die erforderlichen finanziellen Mittel des Projektes zu evaluieren und auf die dafür notwendigen Teilaufgaben zu verteilen.

Budgets auf Teilaufgaben verteilen 

Jeder Teilaufgabe wird somit ein bestimmtes Budget zugewiesen. Dies ist der finanzielle Rahmen in dem sich die Kosten für die Bearbeitung dieses Projektschrittes bewegen dürfen. Dabei kann die Einhaltung des Budgets immer live überprüft und mittels eine Workflow-Automation überwacht werden.

Schritte der Budgetierung im Projektmanagement 

Zunächst einmal muss ein Projekt Budgetiert werden. Dazu gilt es die Budgetart zu konzipieren und auszuwählen. Je nach Budgetart lassen sich Kostenarten auswählen und den einzelnen Projektschritten zuordnen. Zentrale Fragen bei der Budgetierung sind neben den Budgetarten oder die Frage nach den finanziellen Mitteln und mit welcher Methode diese verteilt werden sollen. 

Budgets pflegen 

Auch müssen die Budgets gepflegt werden. Daten müssen angepasst, weitere Budgets erstellt oder gelöscht werden. Das ist mit einer ERP-Software dann sowohl für die Gesamtbudgetierung, wie auch für die Teilbudget möglich. Auch lassen sich die einzelnen Budgets archivieren, sodass später nachgehalten werden kann, wie diese genutzt wurden. 

Auch lassen sich einzelne Budgets während des Projektverlaufes korrigieren, etwa wenn ersichtlich wird, dass weniger Mittel für einzelne Projektschritte benötigt werden, oder das Budget droht an einer Stelle aus dem Ruder zu laufen.

Budgets verwenden 

Bei der Budgetverwendung geht es dann schließlich darum die Mittel auszugeben. Dies kann im Rahmen der Projektvorkalkulation oder auch im Rahmen einer Visualisierung der Projektstruktur im Projektstrukturbaum geschehen. 

Budgets überwachen 

Während des Projektes selbst könnend die einzelnen Budgets kontinuierlich überwacht werden. So lässt sich die Kostenentwicklung des jeweiligen Projektes die ganze Zeit kontrollieren. Dazu werden dann beispielsweise verschiedene Projektwerte, wie die Sollkosten aus der Planung von Ressourcen oder die Ist-Kosten aus der Rückmeldung herangezogen. 

Budgets archivieren 

Am Ende eines Projektes können die Budgets gespeichert und archiviert werden. So kann man für nachfolgende Projekte auf diese Daten zugreifen und diese zur besseren Planung nutzen. Das macht die Budgetplanung nochmals um ein Vielfaches schneller und sicherer. Kein Projektschritt wird mehr übersehen und man kann deutlich sicherer planen.

Fazit: Budgets übersichtlich planen und überwachen 

Die Funktion der Budgetplanung innerhalb eines Projektmanagement-Moduls bietet viele Möglichkeiten, die Planung und auch die nachfolgende Durchführung von Projekten zu unterstützen. Budgets lassen sich so besser und einfacher planen. Zudem liefert das System zuverlässigere Kennzahlen durch vorangegangene Projektplanungen. 

Durch die Anbindung an die ERP-Software kann die Budgetplanung alle betrieblich verfügbaren Ressourcen direkt in die Planung einbeziehen. Das sorgt für ein ganzheitliches Bild und hilft bei der Angebotserstellung enorm.