Projektverwaltung mit der ERP-Software

Alles Wichtige zum Modul Projektverwaltung in einer ERP-Software. Funktionen, Best-Practice-Modelle und Tipps für die Auswahl des passenden Systems.

Viele Unternehmen arbeiten projektbasiert und müssen dafür entsprechend flexibel aufgestellt sein. Immer neue Projekte bringen auch immer neue Anforderungen und Aufgaben mit sich. Diese müssen jedoch auch immer in der ERP-Software abbildbar sein. Zudem bedarf es moderner und intuitiver Funktionen zur Planung, Durchführung und Bewertung von Projekten. 

Wir werfen einen Blick auch die Möglichkeiten des Moduls der Projektverwaltung in einer ERP-Software und zeigen auf, was moderne Lösungen an dieser Stelle leisten. Zuvor beschäftigen wir uns mit der allgemeinen Funktionsweise einer ERP-Software, um besser verstehen zu können, wonach die Projektverwaltung ihren Platz in dieser Anwendung findet.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 
• Aufbau einer ERP-Software
• Was ist die Projektverwaltung? – Definition 
• Funktionen der Projektverwaltung in einer ERP-Software 
• Fazit: Eine integrierte Projektverwaltung für mehr Transparenz

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 

Mit der Abkürzung ERP wird das Enterprise Resource Planning beschrieben. Dabei geht es im Kern um die Aufgabe eines Unternehmens, vorhandene Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen. Dazu braucht es schlanke Prozesse und einer Möglichkeit die einzelnen Ressourcen bedarfsgerecht auf diese Prozesse zu planen. 

Unter Ressourcen versteht man in diesem Zusammenhang sämtliche Betriebsmittel, auf die ein Unternehmen zur Erfüllung der eigenen Geschäftszwecke zurückgreifen kann. Das betrifft zum Beispiel: 

• Materialien (Rohstoffe, Werkstoffe, Bauteile, etc.)
• Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
• Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
• Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
• Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
• Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
• Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)

All diese Ressourcen müssen so auf die vorliegenden Prozesse verteilt werden, sodass Engpässe in der Versorgung in jedem Fall ausgeschlossen werden. Gleichzeitig jedoch sollen Ressourcenverschwendungen aufgedeckt und vermieden werden. Angesichts der Vielzahl an Prozessen die in einem Unternehmen ablaufen, keine leichte Aufgabe. 

Hier kommt eine ERP-Software ins Spiel. Diese bildet sämtliche Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese Weise lassen sich alle Informationen schneller und transparenter teilen und alle Akteure im Unternehmen arbeiten mit demselben Datenstamm.

So lassen sich auch Datensilos aufbrechen und die Prozesse abteilungsübergreifend aufsetzen. Diese werden dadurch deutlich schlanker und ressourcenschonender. Eine ERP-Software hat also das Potential diverse Ressourcen einzusparen, die dann gewinnbringend an anderer Stelle eingebracht werden können. 

Aufbau einer ERP-Software 

Zu diesem Zweck ist eine ERP-Software aus mehreren Modulen aufgebaut. Jedes Modul verfügt über zahlreiche Funktionen, die die einzelnen Prozesse in diesem Bereich unterstützen und einzelne Abläufe sogar automatisieren. Über die zentrale Datenbank sind alle Module miteinander verbunden und in der Lage miteinander zu kommunizieren. 

Gängige Module in einer ERP-Software sind zum Beispiel: 

• Customer-Relationship-Management
• Dokumentenmanagement
• Finanzen
• Global Business Management
• Personalwesen 
• Installation und Wartung
• Produktion
• Warehouse-Management
• Beschaffung
• Projektverwaltung

Nicht jedes Unternehmen hat Verwendung für jedes dieser Module. So benötigt ein Finanzdienstleister kein Produktionsmodul oder eines für die Logistik. Je nach Bedarf und Arbeitsbereich eines Unternehmens setzt sich eine ERP-Software aus all jenen Modulen zusammen, die es zur Abdeckung der eigenen Prozesse benötigt. 

Wir wollen uns an dieser Stelle mit dem Modul der Projektverwaltung auseinandersetzen und einmal etwas genauer auf dessen Möglichkeiten blicken. Dabei greifen wir exemplarisch einige Funktionen dieses Moduls heraus und beschreiben deren Funktionsweise sowie deren konkreten Nutzen in der Praxis von projektbasiert arbeitenden Unternehmen. 

Was ist die Projektverwaltung? – Definition

Die Projektverwaltung in einer ERP-Software zentralisiert alle Schritte, die innerhalb von Projekten zu deren Bearbeitung nötig werden. Dabei lässt sich jedes Projekt in drei wesentliche Schritte unterteilen:

• die Projektvorbereitung
• das Projektcontrolling
• die Projektnachbearbeitung

Gemessen wir der Erfolg eines Projektes an den Kriterien Zeitplan, Qualität und Budget. Wir einer dieser drei Punkte verfehlt, gilt ein Projekt als gescheitert. Um Projekte erfolgreich durchführen zu können, werden Software-Lösungen, wie das Projektverwaltungsmodul in der ERP-Software eingesetzt. 

Der Vorteil der Integration der Projektverwaltung in die ERP-Software liegt dabei auf der Hand. Die Projektverwaltung kann so auf alle betrieblichen Daten zugreifen. So lassen sich Arbeitszeiten erfassen und auch für die Finanzbuchhaltung ist es durch den durchgängigen Datenaustausch einfacher Kosten einzelnen Projekten zuzuordnen. 

Funktionen der Projektverwaltung in einer ERP-Software

Wie eingangs erwähnt unterscheiden sich Module der Projektverwaltung hinsichtlich ihres Standortes voneinander. Eine integrierte Projektverwaltung kann auch auf die Daten aus dem ERP-System zurückgreifen und ist somit auch was den Funktionsumfang angeht deutlich breiter aufgestellt. 

Eine Stand-Alone-Software ist meist limitierter, verfügt jedoch auch über viele wichtige Funktionen, die zur optimalen Projektverwaltung notwendig sind. Auf eben jene elementaren Funktionen wollen wir im Folgenden genauer eingehen.

Fortschrittsüberwachung 

Mit der Fortschrittsüberwachung in der Projektverwaltung lassen sich alle Abläufe und deren Status übersichtlich darstellen. Oftmals laufen mehrere Projekte gleichzeitig ab. Übersichtliche Dashboards zeigen den Fortschritt eines jeden Projektes genau an. So wird ersichtlich, an welchen Stellen es wohlmöglich gerade hakt und wo Verzögerungen drohen. 

Dann kann proaktiv gehandelt und entsprechende Maßnahmen ergriffen werden. Auch lassen sich die einzelnen Projekte nochmals in Teilabschnitte unterteilen. Auch deren Fortschritte können auch übersichtlichen Dashboards angezeigt werden. Dabei können auch die jeweiligen Projektverantwortlichen, bereitstehende Ressourcen oder Deadlines direkt mit angezeigt werden. Das macht den allgemeine Projektablauf in Summe deutlich transparenter und effizienter. 

Projektmanagement-Ressourcenplanung

Mit der Projektverwaltung lassen sich jedem Projekt bedarfsgerecht alle notwendigen Ressourcen zuordnen. Durch die Anbindung an die Warenwirtschaft lassen sich Bestände mit dem Lager abgleichen und eventuelle Nachbestellungen direkt veranlassen. Gleiches gilt für das Personal. Verfügbare Mitarbeiter können direkt auf einzelne Projekte verteilt werden. 

So wird immer und für jeden ersichtlich, welche Ressourcen eingeplant und welche noch verfügbar sind. Das macht die ganzheitliche Planung von Projekten in einem Unternehmen deutlich einfacher und vor Allem transparenter. 

Fakturierung in der Projektverwaltung 

Heute ist es wichtig möglichst transparent zu agieren. Das gilt besonders für die Rechnungsstellung in Projekten. Mit Funktionen zur laufenden Rechnungsstellung hat man die Möglichkeit alle Posten direkt in entsprechende Rechnungen zu übertragen. So lassen sich auch schnell Zwischenrechnungen erstellen. 

Alle Arbeitsstunden werden automatisch von der Zeiterfassung in die Rechnung überführt. Gleiches gilt für alle weiteren Materialien, die aus dem Lager für ein bestimmte Projekt entnommen wurden. Das hilft nicht nur dabei, Budget besser einzuhalten, sondern sorgt auch für deutlich mehr Transparenz. 

Fazit: Eine integrierte Projektverwaltung für mehr Transparenz

Durch die Integration eines Projektverwaltungsmoduls in der eigenen ERP-Software können viele Prozesse deutlich effizienter und schlanker gestaltet werden. Das macht die Projekte letztlich deutlich ertragsreicher. Doch auch in Sachen Transparenz stellt die Integration einen deutlichen Zugewinn dar. 

Alle Posten lassen sich direkt auf einzelne Projektabschnitte zurückführen, was für eine bessere Nachvollziehbarkeit auf Seiten des Kunden, aber auch in den eigenen Reihen sorgt. Letztlich hat man mit einer integrierten Projektverwaltung die Möglichkeit, Projekte besser und sicherer zu bearbeiten und kann freigewordene Ressourcen für weitere Arbeiten einsetzen.